IMPROVE YOUR BUSINESS COMMUNICATION SKILLS

Стр 1 из 7Следующая ⇒

IMPROVE YOUR BUSINESS COMMUNICATION SKILLS

Учебно-методическое пособие по дисциплине

«Иностранный язык делового и профессионального общения» (английский)

Для магистрантов заочного отделения

всех магистерских программ подготовки

Воронеж 2015

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

РОССИЙСКИЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Имени Г.В. Плеханова

Воронежский филиал

Кафедра иностранных языков

Н.А. Иванова

Л.В. Рыбакова

IMPROVE YOUR BUSINESS COMMUNICATION SKILLS

Учебно-методическое пособие по дисциплине

«Иностранный язык делового и профессионального общения» (английский)

Для магистрантов заочного отделения

всех магистерских программ подготовки

Воронеж – 2015 г.

ББК 81.2

И 21

Рецензенты:

Ирина Геннадиевна Кожевникова, доктор филологических наук, профессор, зав.кафедрой иностранных языков ВФ РЭУ им. Г.В. Плеханова;

Светлана Анатольевна Шмелева, кандидат педагогических наук, доцент кафедры немецкого языка Воронежского государственного педагогического университета

И 21

Иванова Н.А., Рыбакова Л.В. Improve Your Business Communication Skills: учебно-методическое пособие по дисциплине «Иностранный язык делового и профессионального общения» (английский) для магистрантов заочного отделения всех магистерских программ подготовки. – Воронеж: Издательско-полиграфический центр «Научная книга», 2015. – 95 с.

Учебно-методическое пособие включает в себя методические указания и рекомендации для выполнения контрольных работ, материалы для изучения базовых тем «Деловое письмо» и «Деловые переговоры» вместе с необходимыми грамматическими темами, раздел для самостоятельной работы, а также материалы для подготовки к итоговому экзамену по английскому языку в конце курса изучения дисциплины.

Пособие предназначено для магистрантов заочного отделения всех магистерских программ подготовки вузов экономического профиля, а также всех интересующихся особенностями делового английского языка.

Сведения об авторах:

Иванова Надежда Алексеевна – к.п.н., доцент кафедры иностранных языков Воронежского филиала ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова»

Рыбакова Лариса Владимировна – к.филол.н., доцент кафедры иностранных языков Воронежского филиала ФГБОУ ВПО «РЭУ им. Г.В. Плеханова»

ББК 81.2

ISBN

им. Г.В. Плеханова, 2015

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение
РАЗДЕЛ I. Методические рекомендации для выполнения заданий контрольной работы №1.
Часть 1. Общие указания.
Часть II. Деловое письмо.
Часть III. Пассивный залог.
Часть IV. Герундий.
РАЗДЕЛ II. Контрольная работа №1 (варианты).
РАЗДЕЛ III. Методические рекомендации для выполнения заданий контрольной работы №2
Часть 1. Общие указания.
Часть II. Написание резюме текста.
Часть III. Прямая и косвенная речь в английском языке.
РАЗДЕЛ IV. Контрольная работа №2 (варианты).
РАЗДЕЛ V. Грамматический практикум.
РАЗДЕЛ VI. Тексты и задания для самостоятельной работы.
РАЗДЕЛ VII. Подготовка к итоговому экзамену.
РАЗДЕЛ VIII. Дополнительные ресурсы, содержащие материалы по изучаемым в пособии темам.

ВВЕДЕНИЕ

Настоящее учебно-методическое пособие предназначено для магистрантов заочного отделения всех магистерских программ подготовки и призвано обеспечить достижение практических и общеобразовательных целей учебной дисциплины «Иностранный язык делового и профессионального общения» (английский).

Практические цели включают в себя совершенствование умений практического владения профессиональным языком; владение наиболее употребительными языковыми средствами для осуществления научно-исследовательской работы по своей специальности; умение вести деловую переписку и составлять деловые документы; а также умение осуществлять самостоятельную работу со специальной литературой на иностранном языке с целью получения профессиональной информации.

Реализация этих практических целей обеспечивает достижение конечной цели обучения, которая заключается в формировании языковой и коммуникативной компетенций, включающих в себя необходимые магистру навыки и умения использования иностранного языка в профессиональной деятельности; повышение культуры речи на иностранном языке и общей культуры делового общения; расширение кругозора обучаемых, их знаний о деловом стиле письменной и устной речи.

Образовательные цели предполагают совершенствование у обучающихся навыков и умений ведения самостоятельной и групповой работы, совершенствование умений, связанных с различными видами чтения.

Входные знания и умения студентов формируются на основе освоения ими учебной программы по дисциплине «Иностранный язык» на предыдущих этапах обучения в вузе в рамках получения квалификации (степени) «Бакалавр» или «Специалист».

Заочная форма обучения предполагает, что основную часть работы магистранты должны проделать самостоятельно и представить результаты в форме выполненной контрольной работы. Учебным планом дисциплины «Иностранный язык делового и профессионального общения» предусмотрено 2 установочные сессии и выполнение 2-х контрольных работ. Первый семестр завершается зачетом, второй – экзаменом. Настоящее учебно-методическое пособие содержит все необходимые материалы, позволяющие магистрантам вести аудиторную и внеаудиторную работу, выполнить контрольные работы, подготовиться к сдаче итогового экзамена, при необходимости воспользовавшись дополнительными информационными ресурсами, список которых представлен в последнем разделе пособия.

Пособие состоит из восьми разделов. Раздел I содержит методические рекомендации по выполнению контрольной работы №1 и включает в себя общие указания по ведению работы, материалы по теме «Деловое письмо на английском языке» (включающие основные правила оформления деловых писем, образцы, типичные клише и основные виды писем), а также повторение грамматических тем «Пассивный залог» и «Герундий». Раздел II содержит варианты контрольной работы №1. Раздел III содержит методические рекомендации по выполнению контрольной работы №2 и включает в себя общие указания по ведению работы, а также раскрывает темы «Написание резюме текста» и «Прямая и косвенная речь в английском языке». В разделе IV приводятся варианты контрольной работы №2. Раздел V называется «Грамматический практикум» и включает в себя упражнения и задания для отработки грамматических тем, включенных в контрольные работы. Следующий раздел VI предлагает магистрантам задания для самостоятельной работы с аутентичными текстами по экономической тематике, предполагающие более глубокую проработку ранее изученных тем. Раздел VII посвящен подготовке к итоговому экзамену, демонстрирует структуру экзамена и содержит тексты того же типа, что будут предложены магистрантам во время сдачи экзамена. От студентов требуется выполнить задания, основанные на аналитическом чтении текстов и на понимании их содержания. Каждый текст сопровождается упражнениями, которые рассчитаны на расширение, закрепление и активизацию как специальной, так и общеупотребительной лексики, а также реферирование текстов по специальности. В последнем разделе VIII студентам предлагается перечень дополнительных электронных ресурсов по всем темам, представленным в пособии.

РАЗДЕЛ I

Часть I. Общие указания

1. В задании 1 представлены части делового письма в неправильном порядке. Задача студента заключается в том, восстановить и написать исходный вариант письма, обращая внимание на правильное расположение на листе его элементов. Получившееся письмо является базовым текстом контрольной работы, на основе которого выполняются задания 1-5 контрольной работы №1.

2. Для выполнения заданий 1-5 рекомендуется ознакомиться с правилами и особенностями составления английского делового письма, изложенными в части II настоящего раздела.

3. Для выполнения задания 2 требуется еще раз прочитать письмо и выписать из него основные сведения, касающиеся указанных в задании вопросов.

4. Для выполнения задания 3 следует письменно ответить на вопросы по содержанию письма.

5. Задание 4 требует сделать перевод письма в письменной форме. Будьте внимательны и при переводе используйте соответствующие эквиваленты деловых клише, принятые в русскоязычном деловом письме.

6. Для выполнения заданий 5-6 рекомендуется также ознакомиться с частью III настоящего раздела, в которой представлена грамматическая тема «Страдательный (пассивный) залог». В задании 5 необходимо использовать пассивный залог при написании делового письма. Задание 6 состоит из трех частей: А, В и С. В задании 6А следует расставить слова в правильном порядке так, чтобы получились предложения. В задании 6В требуется выбрать одну из трех форм сказуемого, которые даны в скобках. В задании 6С следует трансформировать предложения из активного залога в пассивный.

7. Для выполнения задания 7 рекомендуется повторить грамматическую тему «Герундий», кратко изложенную в части IV настоящего раздела. В задании требуется определить грамматическую форму герундия и письменно перевести предложения на русский язык.

Часть II. Деловое письмо

В современном деловом мире письма остаются одним из важнейших средств общения. Правильно написанное письмо деловому партнеру, клиенту или официальному лицу – это важный шаг на пути к успеху. И наоборот, плохо составленное письмо может подорвать вашу деловую репутацию, ухудшить отношения с партнерами, лишить шанса на получение работы.

В то время как в частной, неофициальной переписке письма отражают индивидуальность автора, который при их написании не ограничен стилем и манерой изложения мыслей, язык деловой корреспонденции подчиняется строгим правилам, должен быть официален, тактичен, четок и краток.

Письма, используемые в практике делового общения зарубежных организаций, обычно содержат следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (Date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salutation);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительную формулу вежливости (Complimentary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа

Рассмотрим более подробно каждый из перечисленных реквизитов.

1. Если письмо пишется на бланке организации, то сведения об отправителе уже содержатся в «шапке» бланка. Если автор письма самостоятельно указывает сведения об отправителе, то он может разместить их по центру или в левой части письма. Строгих правил на этот счет нет.

2. Если письмо является ответом на предыдущее письмо или составляется в контексте имеющихся договоренностей, то справа вверху даются ссылки на индексы отправителя, обычно в сокращенной форме: Ref., предполагающие, например, указание регистрационного номера предыдущего письма, номера заказа, в связи с которым направляется письмо, и т.п.

3. Дата проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000г., а в США – как 7 июня 2000г. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000). К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

4. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 C

England

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. (эсквайр, т.е. «господин»), которое ставится после фамилии. Например: E.F.White, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы.

Например: Mr. Harold Brown

Mr. A.White

Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black

При указании в адресе имени и фамилии их рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена.

Например:

E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

The Chairman

A. Smith & Co., Ltd A

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в сведениях об адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т.д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S. Jones

Chairman, A. Smith & Co., Ltd

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания адресов юридическим лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

5. Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

6. Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (в США)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

Если обращение делается в отношении нескольких лиц мужского пола, то используется форма обращения Messrs (от франц. Messieurs – господа)

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms.Smith

•«Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

7. Заголовок к тексту письма, также называемый «ТЕМА», включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок» («Resumption of Deliveries»).

8. Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

В языке деловых писем доминируют стандартные, общепринятые фразы и формулы. Существуют типовые формулировки на все случаи жизни, и при написании письма следует стараться придерживаться именно их. Приведем примеры некоторых распространенных выражений на типичные темы.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

• We are writing to inquire about… – Мы пишем, чтобы узнать (навести справки);

• We are writing in connection with … – Мы пишем в связи с …

• We are interested in … and we would like to know … – Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать и т.п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

• We would like to inform you … – Мы хотим сообщить -

• It is my pleasure to inform you …– С удовольствием сообщаю, что …;

• I have the honour to inform you … – Имею честь сообщить Вам …

и т.п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

• Could you please tell me … – Сообщите, пожалуйста, …

• Please let me know if … – Пожалуйста, сообщите…;

• I should be glad to know if … – Я был бы рад узнать и т.п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

• It is very kind of you to … – Очень любезно с Вашей стороны…;

• I am writing to thank you very much indeed for … – Пишу, чтобы поблагодарить Вас за …;

• May I take this opportunity of thanking you for …– Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас…;

• Thank you for contributing so much to … – Благодарим за Ваш большой вклад в …;

• Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help … – Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь - и т.п.

Извинения могут начинаться такими словами:

• We must apologise for … – Мы должны извиниться за;

• We apologise for … – Мы извиняемся за …;

• We are extremely sorry for… – Мы очень огорчены из-за того, что… и т.п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

• I look forward to receiving your soon reply … – Буду ждать Ваш ответ;

• Looking forward to hearing from you … – С нетерпением жду ответа …и т.п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

• I hope that this information will help you – Надеюсь, что эта информация Вам поможет;

• Please, do not hesitate to contact me if you need any further information – Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация … и т.п.

9. Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

• Yours faithfully

• Yours truly

• Yours very truly

• Faithfully yours

• Truly yours

• Best wishes

Указанные фразы, несмотря на то, что в английском языке они используются в разных ситуациях и не всегда являются взаимозаменяемыми, в русском деловом языке всегда передаются фразой «С уважением».

Обычно, если английское письмо начинается со слов Dear Sirs/Sir/Madam, то в его заключительной части пишется Yours faithfully. Если письмо начинается со слов Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith (с указанием имени), то в заключительной части пишется Yours sincerely. Если же письмо носит неформальный характер и начинается фразой, например, Dear John, то заканчивается оно очень часто выражением Best wishes.

10. Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D.Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

11. Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

12. Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c.c. Messrs. Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

13. Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Предпочтительно так составлять письмо, чтобы оно было лаконичным, затрагивало одну тему (указанную в верхней части письма) и умещалось на одной странице. Но если все же письмо оказалось более объемным, то следует придерживаться правил оформления второго и последующих листов письма. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No …

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999

Используются следующие способы расположения частей письма.

1. Все строки, включая адреса, дату и подпись, начинаются на одном уровне с левой стороны страницы:

The British Engineering Co. 12 City New Road London, E.C.I. December 16, 2001 Charles Lyons General Television Services 1201 East Grand Avenue Chicago, Illinois 60611 Dear Mr. Lyons, Thank you for your inquiry about our telephone answering machines and voice mail systems. I am enclosing brochures on our products. A sales representative will be in London next week. We will call you to schedule an appointment. Again, thank you for your interest. Sincerely yours, John Bonds Marketing Manager

2. Шапка письма располагается посередине страницы. Дата письма, заключительная фраза и подпись сдвигаются вправо:

Clarkson Insurance Company 9854 East Springfield Drive Springfield, IL 61703 (217) 916-9513 Fax (217) 916-4053

8 September 2001

Mr. T. Kimura Yashima Life Assurance Company You Tsui Chome Tokyo Japan Dear Mr. Kimura, While I was in Japan recently, I had the pleasure of visiting your company and hearing something of your business operations. Now I am pleased to let you have a copy of our annual report. However, the full report is printed in English only, though we issue a short version of the report and accounts in Japanese.

Sincerely yours, Ralston Crawl Public Relations Dept.

Enc. Annual report (2) Short report (1)

3. Верхняя часть письма сдвигается вправо.

Дата пишется справа на одном уровне с последней строкой внутреннего адреса.

	148 Mortimer Street Cromer Norfolk MP2 6QR
The Receptionist Bunbury Hotel 17 Fen Road London EC3 5AP	17 February 1999
Dear Sir or Madam, I would like to book a single room at your hotel for the nights of 14, 15 and 16 March. Could I possibly have a room with a bath? Please let me know if you need a deposit or a credit card number. Thank you very much. I look forward to hearing from you. Yours faithfully, Mary Smith

Не забудьте, что при любом способе расположения частей письма с левой стороны страницы необходимо оставить поля шириной не менее двух сантиметров.

Поскольку в деловых письмах, по возможности, следует избегать переноса слов, то с правой стороны страницы строки текста могут заканчиваться на разном расстоянии от края листа.

Обратите особое внимание на пунктуацию делового письма.

В названиях организаций, фирм, должностей каждое слово пишется с заглавной буквы. Например:

Ferranti Management Consulting Associates;

Special Projects Office;

Human Resources Director.

В конце сокращенных слов ставится точка: Mr., Mrs., Co., Ltd., Calif., Jr., Enc., Dept., и т.д. Если слово сокращено до первой и последней буквы, то точка необязательна. Например:

Dr (Doctor)

Mr (Mister)

Ltd (Limited)

При написании адреса в конце каждой строки запятая обычно не ставится. Но запятая необходима для разделения написанных на одной строке названий города, района, штата, графства, страны и т.п.:

Exeter, Devon, England EX1 2LU

Chicago, Illinois 60611

Между номером дома и названием улицы (проспекта и т.п.) запятая часто не ставится:

12 City New Road

Номер квартиры ставится после названия улицы и отделяется запятой:

110 Stachek Pr., 216

Существуют следующие варианты написания даты письма:

12th September, 2001

12th Sept., 2001

12 September 2001

12 Sept. 2001

September 12, 2001

После приветствий Dear Sir, Dear Sir or Madam, Gentlemen, Dear Mr. Thrilling и т.д. ставится запятая (британский вариант) либо двоеточие (американский вариант). Иногда обращение вообще не отделяется никакими знаками препинания. Но запомните, что, в отличие от русского языка, после обращения восклицательный знак не ставится.

Заключительные формулы типа Yours faithfully, Sincerely yours и др. обычно отделяются запятой от следующей за ними подписи. Строки подписи запятыми не отделяются:

Sincerely yours,

Joseph Pace

Meeting Planner

PRACTICE

ExerciseI. Write the date of the event in full, then in figures in American (USA) and British (UK) style, as in the example.

Valentine’s Day 14 February GB 14/2 USA 2/14

Christmas Day ____________ _____ _____

New Year’s Day ____________ _____ _____

Victory Day ____________ _____ _____

Your birthday ____________ _____ _____

ExerciseII. Put parts of the letter into correct order.

1) We thank you for the letter dated the 29th September and are pleased to send you our latest catalogue and the current price list. We shall send you a special offer as soon as we have your exact requirements.

2) George Finchley& Sons

68 Bond Street, London

4 October 2003

3) Yours faithfully,

_____________

Sally Blinton

Sales Manager

4) Dear Sirs

5) Messrs Dickson and King,

9 Newgate Street, London

Exercise III. Write the address in the proper order using the following words:

England Essex CM20 2JE Harlow 25 Regent Street

Exercise IV. Write the letter in the proper order using the following words:

1) your ref: MN/LG/100

2) Dear Sirs

3) Compac Systems

96 Rosewell Drive,

Southtown, S03 48T

Tel: 0927-423845

Telex: 69364

4) Subject: results of the market research

5) our ref: AE/KR/101

6) Softchain Ltd

Foss House

Brigham Street

Liverpool

L 13 4AT

7) 14 November 2010

8) Encl: a copy of the report

9) cc F. Henley, Sales Manager

10) Further to our letter of 5 November, we write to advise you of the results of the market research. The findings of the report, a copy of which we enclose herewith, are favourable and clearly indicate the requirement in your product. As to your request regarding further discounts, we regret, that at present we are unable to offer you more favourable terms.

11) Alice Everett

Marketing Manager

12) Yours faithfully

Alice Everett

Exercise V. Make a written translation of this letter into Russian

Dear Sirs Thank you for your letter giving us details of the products we enquired about. The main item we are interested in is the kitchen unit listed in the catalogue under the heading CM214. Please let us know what your terms of trade are. Could you also tell us if you are able to offer discounts on the price for a large order? We would also be grateful for samples of all materials used in the manufacture of your units. I am looking forward to your reply. Yours faithfully Jack Simon

Существует много видов деловых писем, перечислить которые практически невозможно. Однако все эти виды писем характеризуются общим стилем изложения, набором общепринятых стандартных выражений, а также единством структуры и формата.

Например, к деловым письмам относятся: ·

• рекомендательное письмо – letter of reference

• резюме – CV (Curriculum Vitae)

• счет-фактура – invoice

• приглашение – letter of invitation

• письмо-претензия – letter of claim

• письмо-жалоба – letter of complaint

• коммерческое предложение – offering letter и др.

Для достижения успеха в написании делового письма необходимо не только овладеть предлагаемым широким спектром языковых средств делового стиля, но и сложить четкое представление, во-первых, об адресате, точнее о его статусе по отношению к автору письма, и, во-вторых, о цели письма. Первое обусловливает правильный выбор стандартных формулировок (например, формул обращения и вежливости). Второе обеспечивает четкость и ясность изложения основной информации.

Кто кому может писать деловые письма?

• Business (firm) to business (firm) – фирма фирме

• Business (firm) to consumer – фирма потребителю

• Job applicant to company – претендент на вакантную должность

• Citizen to government official – гражданин чиновнику

• Employer to employee – наниматель сотруднику

• Staff member to staff member – сотрудник сотруднику

По какому поводу пишутся деловые письма?

• to persuade – убедить;

• to inform – проинформировать

• to request – сделать запрос

• to express thanks – выразить благодарность

• to remind – напомнить

• to recommend – рекомендовать

• to apologize – извиниться

• to congratulate – поздравить

• to reject a proposal (of cooperation) or offer (of goods) – отказаться от предложения о сотрудничестве или от товара

• to introduce a person or policy – представить человека или новый курс

• to invite or welcome – пригласить или приветствовать

• to follow up – проверить (исполнение)

• to formalize decisions – закрепить решения.

При написании любого вида письма важно правильно его оформить, оставаться вежливым и использовать общепринятые типовые формулировки.

Рассмотрим подробнее такой вид письма как жалоба, с необходимостью написания которого может столкнуться каждый человек, даже обычный турист, которому была оказана некачественная услуга.

Letter of Complaint

В жизни, особенно в бизнесе, случается всякое, и необходимо уметь правильно отстаивать свои права. В деловой жизни принято все жалобы оформлять в форме письма-претензии, которое по-английски называется a letter of complaint. Поэтому такой вид деловой корреспонденции — это то, что полезно освоить каждому человеку, особенно если он собирается за границу или ведет дела с иностранными контрагентами. Несмотря на кажущуюся сложность, написать письмо-претензию просто. Надо только знать несколько основных правил.

Перед написанием письма четко определите тему, то есть то, чем именно вы недовольны. В подобных случаях конкретика превыше всего. Такое письмо можно отправить по факсу, по электронной почте. Но, конечно, если проблема серьезная, то предпочтительнее пользоваться обычной почтой. Старайтесь описывать проблему лаконично, не делясь эмоциями. Вместо того чтобы делать замечания компании, лучше укажите, какие меры возможно предпринять для решения проблемы. И, конечно, отправить письмо, содержащее ошибки, будет выглядеть бестактно и отрицательно отразится на вашей репутации.

Структура письма-претензии

1. Начинается жалоба, как и любое деловое письмо, со стандартных приветствий, например, «Dear Mr/Mrs/Ms/Miss Surname». Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, то напишите просто: Dear Sir/Madam. Одним из самых универсальных обращений считается «Dear Sirs».

2. Затем следует основная часть (тело) письма, которое начинается с объяснения цели письма (причины претензии). Например:

• We would like to inform you…

• We would like to express our dissatisfaction with

• We would like to complain about…

• I am writing with reference to our order No.345 which we received yesterday.

• I am writing to complain about…

• I’m writing to you to bring to notice the problems I’ve met…

• All went smooth and the goods in question were delivered on the agreed day. Only the next day was I to find out that…

Лучше сразу раскрыть суть вопроса и обозначить причину, по которой вы пишете. После этого можно добавить некоторые детали и указать факты. Неплохо упомянуть об истории ваших отношений с компанией, подчеркнув положительный опыт. Например:

Now, I’m a long-standing customer of your company and have been loyal to you for a good many years and I suppose you won’t be glad to have me disappointed about your services. I think it’s not going to be a problem for you too.

В конце основной части письма обязательно напишите о том, что вы ожидаете от получателя письма, предложите решение проблемы или тот результат, который вы ожидаете от жалобы. Например:

• We look forward to hearing from you within the next three days

• We would appreciate it if you could look into the matter and make sure the service meets your usual high standard in future.

• Please ensure that this sort of problem does not arise again.

• We are returning the wrong units and would be grateful if you could send us replacements as soon as possible.

3. Заключение письма, как и другие его части, имеет четко определенную форму. Заключительная формула Yours sincerely используется только в том случае, если вы знаете имя человека и знакомы с ним. Помните, что если в обращении вы использовали форму Dear Sir/Madam или Dear Sirs, то окончание должно иметь вид только Yours faithfully. Обязательно напишите свое имя под подписью.

Полезные рекомендации:

1) Сохраняйте вежливый тон. Помните, что в письме-претензии важно избегать обвинений или угроз, поскольку целью его написания является, прежде всего, решение существующей проблемы, а не создание конфликта. Поэтому в конце письма лучше предложите ваш вариант решения проблемы.

При написании жалобы желательно избегать эмоциональных выражений и не переходить на личности, постарайтесь отвлечься от своих эмоций и использовать смягчающие выражения:

Unfortunately, a few mistakes have been made in the text of the article.

This is the third time the mistake has occurred and we are far from satisfied with the service you offer.

There seems to be some misunderstanding regarding the terms of payment.

12 3 4 5 6 7 Следующая ⇒