Цель работы: научиться создавать и редактировать формы в режиме мастера форм

И с помощью автоформ

Содержание работы

1 Создание форм и в режиме мастера форм.

2 Создание форм с помощью автоформ.

Кроме таблиц, в БД используются формы, запросы и отчёты.

Формы и запросы служат для вывода части таблицы. Например, если таблица очень большая, занимает несколько страниц, а пользователю нужно из неё 2-3 записи, то проще сделать запрос или форму для вывода только нужных данных. С помощью форм и запросов также можно изменять, ввода и удалять данные в исходной таблице.

Отчёт служит только для вывода данных таблицы с подведением каких-либо итогов – например, суммы, среднего значения и т.п., т.е. в отчёт можно вводить расчётные формулы. Изменять данные в исходной таблице с помощью отчёта нельзя.

Создание форм

Ввод и просмотр данных в больших таблицах БД, которые не помещаются полностью на экране, значительно усложняется из-за необходимости использования полос прокрутки. Это нарушает целостность восприятия таблицы и ориентацию в ней. Если нужно просматривать одновременно не все поля таблицы, а, к примеру, только поля с номерами 1, 14, 22-27 и 96, то удобнее это делать с помощью формы, которая содержит только эти поля и свободно помещается на одном экране.

Это же касается ввода новых и модификации старых данных в полях таблицы, кроме того, с помощью формы можно вводить данные сразу в несколько таблиц.

Таким образом, форма – это фрагмент таблицы БД, содержащий заданные поля исходной таблицыи предназначенный для ввода, редактирования, просмотра и удаления данных. Access позволяет создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. Для каждого поля формы можно выбрать цвет или заливку, линии, рамки, добавить элементы управления текстом (переключатели, флажки, раскрывающиеся списки), добавить правила проверки корректности ввода, поместить в форму вычисляемые поля и др.

OLE-объекгы (такие, как рисунки и графики) могут быть внедрены только в форму или в отчет.

Способы создания форм

Форма создаётся из вкладки Создание, раздел Формы несколькими способами, в основном – с помощью Мастера форми с помощьюКонструктора форм – рисунок 2.1. Режим конструктора предназначен для опытных пользователей, в нём на сетку формы вручную перетаскиваются и настраиваются нужные поля из таблицы. Конструктор позволяет создать каждый элемент формы и её оформление самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно, поэтому режим конструктора используется, в основном, для корректировки форм, созданных с помощью мастера.

Мастер форм автоматически создаёт форму на основе выбранных полей и является самым удобным. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если в этой форме что-либо не удовлетворяет, можно исправить это в режиме конструктора. Мастер форм позволяет создавать форму в один столбец (рис. 2.2), ленточную (рис. 2.3), табличную (рис. 2.4) и выровненную (рис. 2.5).

Автоформы . Кнопка Форма создаёт форму в один столбец – автоматически, по активной таблице.

Кнопка Пустая форма создаёт заготовку формы для Конструктора форм.

Кнопка Другие формы позволяет создать табличную форму, разделённую, сводную диаграмму, сводную таблицу и др.

Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм без участия пользователя. Автоформы удобны, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой (рис. 2.6), а сводная таблица - со сводной таблицей Excel (рис. 2.7).

Рисунок 2.1 Вкладка Создание, раздел Формы, кнопка Мастер форм

Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде строк, перемещение по записям выполняется с помощью полосы прокрутки внизу формы. Эта форма применяется чаще всего.

Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид исходной таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. В ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления элементов формы (фона и ячеек) из Windows.

Выровненный вид формы - на экран выводятся все поля одной записи, если полей много, то они располагаются рядами - один под другим.

Если форма разрабатывается на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора, который позволяет использовать большое количество Инструментов и Свойств формы.

Перемещение в форме выполняется простым щелчком по нужному полю и внесением изменений или дополнений в данные.

Операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных в режиме формы, просмотр и печать форм выполняются теми же способами, что и в режиме таблицы.

Рисунок 2.2Форма в один столбец Рисунок 2.3Ленточная форма

Рисунок 2.4 Табличная форма Рисунок 2.5 Выровненный вид формы

Рисунок 2.6 Сводная диаграмма Рисунок 2.7 Сводная таблица

Целью создания формы является в первую очередь облегчение ввода данных в таблицы БД, при этом выполняются следующие правила:

1.2 Правила ввода данных в форму:

1 Открывание формы: в области переходов окна БД (область слева со стрелкой (▼ ) и строкой Поиск) щелкнуть по стрелке (▼ ), в списке выбрать строку Формы и щелкнуть мышью по имени формы.

2 Начало ввода – щелкнуть в нужном поле.

3 Переход в следующее поле – нажать клавишу Tab.

4 Возврат в предыдущее поле – нажать сочетание клавиш Shift+Tab.

5 Переход к следующей или предыдущей записи – кнопками со стрелками " влево" и " вправо" на полосе прокрутки внизу формы.

Данные в форме сохраняются автоматически по мере их ввода, в файле созданной БД, например, в файле БД " Справочник".

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒