Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии 


Основные части делового письма (The main parts of a business letter)




К.А. КАСАТКИНА, Е.В. КОСС

 

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПЕРЕВОДУ

(АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК)

Тольятти 2008

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

К.А. КАСАТКИНА, Е.В. КОСС

 

 

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПЕРЕВОДУ (АНГЛИЙСКИЙ ЯЗЫК)

(учебно-методическое пособие)

 

Тольятти 2008

 

УДК (811.111: 81`25)(075.8)

ББК 81.2 Англ. : 81-7

К 28

 

Рецензент:

кандидат филологических наук, доцент,

заместитель декана факультета лингвистики

Международного Института Рынка Т.Г. Никитина

 

 

Касаткина, К.А., Косс, Е.В. Учебно-методическое пособие по коммерческому переводу (английский язык) для студентов старших курсов лингвистических специальностей / К.А.Касаткина, Е.В Косс.– Тольятти: ТГУ, 2008. – 92 с.

 

 

Данное учебно-методическое пособие, состоящее из теоретической и практической частей, предназначено для студентов языковых вузов, обучающихся на лингвистических отделениях. Пособие направлено на обучение переводу коммерческих текстов с английского языка на русский и развитие умения распознавать штампы в деловой корреспонденции и переводить их соответствующими эквивалентами на русский язык.

Рекомендовано в качестве учебного материала на занятиях по теории перевода, а также по практическому курсу перевода деловой корреспонденции.

 

Рекомендовано к изданию научно-методическим советом

гуманитарного института Тольяттинского государственного университета

 

© Тольяттинский государственный университет, 2008

© К.А. Касаткина, Е.В. Косс, 2008


Введение

Данное учебное пособие предназначено для студентов языковых вузов, обучающихся на лингвистических отделениях. Пособие направлено на обучение переводу деловых писем с английского языка на русский и развитие умения распознавать штампы в деловой корреспонденции и переводить их соответствующими эквивалентами на русский язык.

Данное пособие состоит из введения и 6 основных разделов, содержащих теоретическую информацию. В каждом разделе описывается основная интенция делового письма и её варианты. Теоретическая часть иллюстрируется примерами. Пособие снабжено приложением, в котором представлены оригинальные деловые письма, классифицированные по основным интенциям и их вариантам, для каждого письма приводится таблица использованных клише с переводом. Цель данного пособия – познакомить студентов с основными видами деловых писем, дать представление об их структуре, используемых в них клише, а также тренировать навык перевода с английского на русский с использованием изученных клише. Также мы планируем с помощью данного пособия научить студентов составлять деловые письма самостоятельно.

Общеизвестно, что коммуникация в различных сферах человеческого общения, в том числе и в профессиональной деятельности специалистов, осуществляется в устной и письменной формах. Одним из способов установления деловых отношений и достижения договоренности по тому или иному вопросу является деловое письмо. Соответственно этим целям, в любом деловом письме содержатся конкретные намерения его адресата. В зависимости от того, насколько адекватно целям автора письма его намерения материализованы в конкретном речевом произведении, определяется эффективность деловой переписки как способа коммуникации.

Деловое письмо представляет собой текст, который содержит отдельные коммуникативные намерения адресата, что и проявляется в прагматических установках, содержащихся в тексте делового письма. В этом случае адекватная материализация интенции пишущего имеет очень большое значение для дальнейшей успешной коммуникации деловых партнеров.

Результаты анализа позволили определить реестр коммуникативных намерений, реализуемых пишущим в деловых письмах, а также выявить некоторые закономерности их функционирования в деловой переписке. Таким образом, можно сделать следующие выводы:

1) в деловых письмах отражается разнообразная тематика той или иной сферы человеческой деятельности, а также специфика взаимоотношений между деловыми партнерами (строго официальные, официальные, полуофициальные); число коммуникативных намерений, реализуемых в письмах, может быть сведено к следующим основным интенциям: информирование, побуждение, благодарность, жалоба, извинение, напоминание, согласие, отказ, уклонение, сожаление, соболезнование;

2) в деловом письме может быть выражено либо одно коммуникативное намерение адресата, либо несколько (два и более) коммуникативных намерений; при этом возможны самые различные их сочетания;

3) коммуникативные намерения в принципе разделяются на две группы: инициативные по своему характеру, т.е. в системе взаимоотношений "стимул-реакция" они реализуют стимул (информирование, побуждение, жалоба, напоминание и соболезнование). Реактивные, они имеют место в различных ответных письмах, т.е. их можно рассматривать с позиций "реакции" (согласие, отказ, уклонение, извинение, сожаление);

4) реализация той или иной интенции в деловом письме связана с различными экстралингвистическими ситуациями общения, что определяет относительно высокую регулярность одних и довольно низкую других намерений, например, соболезнование, благодарность, сожаление;

5) отдельные интенции могут рассматриваться как варианты других выявленных намерений. При этом речь может идти о пересечении нескольких интенций, как, например, в случае реализации такой интенции пишущего, как напоминание.

Наиболее частотными можно считать коммуникативные интенции: побуждение, информирование, жалоба-рекламация, согласие, извинение, отказ, уклонение.

Раздел 1.

Коммуникативное намерение "побуждение к действию"

Побуждение к действию (так же, как и информирование) является одним из тех намерений, с необходимостью реализовывать которое пишущий сталкивается довольно часто. Суть этого намерения заключается в том, что, как очевидно из его названия, отправной позицией пишущего является передача адресату определенной установки на выполнение каких-либо действий. Мы обнаружили, что наиболее часто необходимость в побуждении адресата к совершению какого-либо действия возникает у пишущего, когда он просит что-то или запрашивает о чем-либо, заказывает что-то, приглашает кого-либо или договаривается о встрече. При этом в ходе нашего исследования были выделены следующие стереотипы текстов делового письма с коммуникативным намерением «побуждение к действию»: письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-заказ; письмо-приглашение; письмо-договоренность о встрече (см. Приложение).

В каждой из этих ситуаций возникает конкретный текст - ситуативный вариант делового письма определенного типа, в котором прослеживается общая схема реализации коммуникативного намерения побуждения. Эта схема выглядит следующим образом: 1) выражение побуждения к совершению определенного действия; 2) обоснование этого побуждения; 3) завершение письма, содержащее предварительное выражение благодарности.

Данная схема конкретизируется в планах ситуативных вариантов перечисленных стереотипов текстов деловых писем. Исходя из общей схемы реализации коммуникативного намерения, представляется возможным выявить план изложения каждого из указанных ситуативных вариантов, с тем, чтобы учитывать этот факт при отработке специфических умений в курсе профессионального обучения коммерческому переводу текстов делового письма.

Письмо-просьба:1) изложение сути просьбы; 2) аргументирование просьбы; 3) выражение благодарности.

Письмо-запрос:1) изложение сути запроса; 2) изложение необходимых объяснений или комментариев; 3) выражение благодарности.

 

October 20th,19 ... Messrs. Fallady and Co., Moscow   Dear Sir or Madam, Please send us your current catalogue and price list for bicycles. We are interested in models for both men and women, and also for children. We are the leading bicycle dealers in this city where cycling is popular and have branches in five neighboring towns. If the quality of your products is satisfactory and the prices are reasonable, we expect to place regular orders for fairly large numbers. In the circumstances please indicate whether you will allow us a special discount. This would enable us to maintain the low selling prices, which have been an important reason for the growth of our business. In return we would be prepared to place orders for a guaranteed annual minimum number of bicycles, the figure to be mutually agreed. If you wish to discuss this please contact me. Yours faithfully,
The main parts of a business letter (Основные части делового письма)
The opening salutation (Вступительное обращение)
  Cliché Translation
  Dear Sir or Madam,   Уважаемый господин/ госпожа
The subject heading (Заголовок к тексту)
  Cliché Translation
  - -
The opening paragraph (Начальный абзац)
  Cliché Translation
  Please send us … We are interested in … Просим Вас выслать нам … Мы заинтересованы в …; Нас интересуют …
The body of the letter (Текст письма)
  Cliché Translation
  If the quality of your products is satisfactory and the prices are reasonable, we expect to place regular orders for fairly large numbers.   Если качество вашей продукции будет отвечать нашим требованиям, и цены будут приемлемы, мы собираемся размещать у вас заказы на большие партии.
The closing paragraph (Конечный (заключительный) абзац)
  Cliché Translation
  If you wish to discuss this please contact me. Если Вы хотите это обсудить, пожалуйста, свяжитесь со мной.
The complimentary closing (Заключительная формула вежливости)
  Cliché Translation
  Yours faithfully, C уважением,
The signature (Подпись)
  Cliché Translation
  - -
Enclosures and postscripts (Отметки о наличии приложений и постскриптумов)
  Cliché Translation
  - -

 

Сфера применения "просьбы" настолько широка, что она фактически охватывает и "запрос", который на деле означает просьбу прислать или сообщить сведения, как правило, связанные с внешнеэкономической деятельностью организации (например, сведения о наличии какого-либо товара, его качестве и др.). Именно это обстоятельство, определяющее специфику данного коммуникативного намерения, т. е. связь с конкретной областью деятельности (например, с внешнеэкономической), и обусловило выделение "запроса" как отдельного ситуативного варианта, в отличие от "просьбы", имеющей скорее "общечеловеческую", нежели "произ­водственную" (профессиональную) значимость.

Письмо-заказ:1) изложение заказа; 2) комментирование положений заказа; 3) выражение благодарности (см. Приложение).

Посылая заказ, пишущий побуждает партнера по переписке к целой серии разнообразных действий, целью которых является подписание контракта или другого документа, на основе которого осуществляется дальнейшее производственное взаимодействие партнеров. Широко распространенным в деловой практике является заказ на приобретение товаров. В этом случае в письме-заказе обычно указываются параметры требуемых товаров (цвет, размер, форма и т.д.), их количество, упаковка, а также условия возможной сделки - цена, условия поставки, платежа, сроки и др.

Письмо-приглашение:1) изложение приглашения (официального или неофициального); 2) выражение благодарности.

Специфика приглашения заключается в возможности варьировать тон изложения, который в письме может быть официальным, полуофициальным и неофициальным. Строго официально обычно выглядит приглашение на торжественную церемонию, прием или банкет; оно пишется на специальном, особо оформленном бланке. Текст подобного письма строго клиширован, вариативность содержания крайне низка. На такие мероприятия, как семинар, совещание, выставку и др., может быть выслано полуофициальное приглашение. Его текст более произволен и может, помимо указания на место и время проведения мероприятия, содержать также его характеристику (например, сообщать тематику семинара или вопросы, которые будут обсуждаться на совещании; возможна и рекламная информация, например, о выставке и др.). Написание неофициального приглашения может быть предназначено только такому лицу, с которым пишущий находится в неформальных, дружеских отношениях (такие письма выходят за пределы данной работы, проблематика которой ограничивается деловой тематикой).

Письмо-договоренность о встрече:1) выражение просьбы о встрече; 2) аргументирование просьбы; 3) выражение благодарности.

Эти письма являются наименее клишированными среди ситуативных вариантов, выражающих побуждение к действию. Языковое наполнение таких писем варьируется от текста к тексту в зависимости от желания пишущего, что, однако, не сказывается на общей логике письма, отраженной в предложенном плане. Именно это обстоятельство способствовало вычленению в рамках группы писем-просьб отдельного ситуативного варианта, выражающего договоренность о встрече.

 

Раздел 2.

Коммуникативное намерение "информирование"

Сообщение тех или иных сведений – информирование – является целью значительного количества текстов деловых писем.

Необходимость в информировании с помощью переписки возникает в ряде ситуаций, типичных для современной практики деловых отношений, а именно, когда: требуется сообщить о приложенных к письму материалах; нужно подтвердить получение посланных материалов; возникает необходимость в объявлении, уведомлении или оповещении партнера по переписке о чем-либо; необходимо подтвердить получение предложения и подготовить запрос.

Список таких ситуаций может быть продолжен. Мы не ставили цель исследовать все подобные ситуации, а лишь стремились обозначить связь между интенциями пишущего деловое письмо и теми возможными текстами, в которых конкретное намерение автора письма является основным (доминирующим) и, соответственно, этот факт должен учитываться при переводе

Таким образом, каждая их таких ситуаций характеризуется определенным содержанием, в результате чего складываются некие стереотипы текстов деловых писем, в которых, несмотря на все их внешнее разнообразие, заложена одна основная интенция - информирование.

Как показало изучение упоминаемых выше ситуаций деловой практики, для каждой из них характерно использование определенных стереотипов делового письма. Такими стереотипами, как нам удалось установить, являются следующие: письмо-сопровождение - сообщает о прилагаемых к нему материалах; письмо-подтверждение - информирует о получении отправленных материалов; письмо-уведомление, письмо-объявление /письмо-извещение - сообщает о каком-либо факте или событии.

Каждый из этих стереотипов делового письма (мы называем их ситуативными вариантами делового письма) ставит цель сообщить партнеру по переписке ту или иную информацию. При этом мы обнаружили определенные закономерности в логической схеме раскрытия в тексте делового письма интенции по информированию адресата. Эта схема разворачивается следующим образом: 1) сообщение партнеру по переписке определенных сведений; 2) комментирование этой информации автором письма и/или изложение им каких-либо инструкций; 3) завершение письма.

Colombo. February 12th, 19 … Dear Sirs, We are obliged for your name and address to the Russian Trade Representative office in Sri Lanka im­porters and distributors of different produce in this country and at the same time we act as agents to the Government for the purchase of goods to cover the country’s requirements. We run showrooms in different parts of Ceylon provided with the best modern facilities and serviced by qualified stuffs. We therefore assure you that should you wish to cooperate with us our connections will be to mutual benefit. May we bring to your notice that our Government will shortly send out worldwide enquiries for Railway Sleepers and we would like you particularly to answer them. We can let you have any information to enable you to quote the most competitive prices including our 2% commission. As we have regu­lar contacts with shipping agents we can easily come to terms about delivery dates. As to the business integrity of our firm we refer you to the Merchantile Bank Ltd., Colombo, who will submit at their expense any information you may require. We assure you of our best services.   Yours faithfully,
The main parts of a business letter
The opening salutation
  Cliché Translation
  Dear Sirs, Уважаемые господа,
The subject heading  
  Cliché Translation
  - -
The opening paragraph
  Cliché Translation
  We are obliged for your name and address to … and wish to introduce ourselves as … Мы узнали о Вас от …и хотели бы представиться сами как…
The body of the letter
  Cliché Translation
  We therefore assure you that should you wish to cooperate with us our connections will be to mutual benefit. May we bring to your notice that As we have regular contacts with shipping agents we can easily come to terms about delivery dates. As to the business integrity of our firm we refer you to …who will submit at their expense any information you may require. Поэтому мы полагаем, что если Вы согласитесь с нами сотрудничать, это будет взаимовыгодное партнёрство. Позвольте заметить, что … Благодаря тому, что мы поддерживаем постоянный контакт с судовыми агентами, мы без труда cможем договориться о сроках поставки. Что касается нашей деловой репутации, обратитесь в …, он предоставит вам любую требующуюся информацию о нас за свой счёт.
The closing paragraph
  Cliché Translation
  We assure you of… Уверяем Вас в том, что …
The complimentary closing
  Cliché Translation
  Yours faithfully С уважением,
The signature
  Cliché Translation
  - -
Enclosures and postscripts
  Cliché Translation
  - -

 

 

Приведенная типичная схема реализации коммуникативного намерения «информирование» в деловом письме, варьирующаяся в зависимости от конкретной ситуации письменного общения, отражается в планах различных ситуативных вариантов деловых писем с данным коммуникативным намерением. В соответствии с выявленной логической схемой реализации коммуникативного намерения информирования, можно составить примерные планы изложения в каждом ситуативном варианте.

Письмо-сопровождение:1) сообщение о направлении партнеру по переписке тех или иных материалов, прилагаемых к данному письму (документов, литературы, образцов и др.); 2) пояснение относительно прилагаемых материалов либо изложение инструкций (если это необходимо); 3) завершение письма (см. Приложение).

Письмо-подтверждение:1) сообщение о получении отправленных материалов (документов, образцов и др.); 2) концовка письма.

Интересная особенность двух приведенных ситуативных вариантов (сопровождения и подтверждения) заключается в том, что в реальной деловой переписке они составляют "инициативно-реактивное единство" (пару, комплекс), т.е. письмом-подтверждением обычно отвечают на полученные материалы, образцы, литературу и, соответственно, на письмо-сопровождение. Следует заметить, что наличие трех позиций плана не является строго обязательным для письма-сопровождения; изложение инструкций или каких-либо других пояснений относительно прилагаемых материалов (вторая позиция плана) определяется исключительно желанием автора письма. Это, однако, не относится к началу и концу письма-сопровождения. Аналогичная картина складывается и в письмах-подтверждениях, в которых может, при необходимости, появиться подобный пункт плана, т.е. комментирование полученных материалов.

Письмо-уведомление:1) сообщение о каком-либо факте/событии, которые имели, имеют или будут иметь место в будущем; 2) изложение необходимых деталей/подробностей этого факта, события; 3) концовка письма.

Данный ситуативный вариант может иметь и другое название, а именно: письмо-извещение или письмо-уведомление. Это зависит от характера (направленности) самого информирования, которое может иметь вид уведомления, объявления или извещения. В реальной деловой практике подобные письма являются инициативными и, как правило, остаются без ответа, поскольку ответ на них не требуется.

Каждый из приведенных ситуативных вариантов делового письма, функционирующего с целью реализации коммуникативного намерения информировать адресата, отличается спецификой использования языковых средств немецкого языка, что непременно должно учитываться при разрабатывании методики обучения переводу с листа.

Раздел 3.

Коммуникативное намерение "жалоба"

В практике деловых отношений довольно часто встречаются письма-рекламации (или письма-претензии). Необходимость в написании такого письма возникает, например, при нарушении деловым партнером каких-либо договоренностей или контрактных обязательств. В результате несоблюдения тех или иных условий сделки в коммерческой практике возникает проблемная ситуация, которая находит отражение в письме. Иногда поводом для выражения претензии может послужить ошибка в документе или недоразумение, возникшее в связи с нечетко сформулированной фразой. Намерение пишущего в таких письмах заключается в выражении его недовольства в связи с возникшей проблемной ситуацией. При этом он вынужден, во-первых, изложить суть проблемы (т.е. информировать адресата), а во-вторых, побудить партнера по переписке к принятию какого-либо решения. Таким образом, при раскрытии претензии в тексте письма его автор выражает не одно, а сразу несколько своих намерений, что, соответственно, находит свое отражение при переводе. В результате претензия представляет собой сложный многоплановый текст, при написании которого авторы обычно придерживаются следующей схемы: 1) ссылка на предыдущие письменные или устные контакты; 2) тактичное изложение сути проблемы; 3) выражение оценки случившегося; 4) изложение варианта (ов) решения проблемы.

Carsons Inc.

Bay Avenue

San Francisco

 

July 23, 2000

 

Dear Mr. Carsons:

According to our records payment of our invoice №. 3564, sent to you in April, has not yet been made.

As specified on all our estimates and invoices our terms of business are 30 days net. Your invoice has now been outstanding for 90 days. In the case of unsettled debt of this duration it is our company policy to take legal action.

We would naturally prefer not to have to go so far. Would you please send us a check by return. In case you have lost or mislaid the original I am enclosing a copy of our invoice.

We look forward to receiving your payment by return.

 

Yours sincerely,

Pierre Lacoste

Credit Controller

 

The main parts of a business letter
The opening salutation
  Cliché Translation
  Dear Mr. Уважаемый господин …
The subject heading  
  Cliché Translation
  - -
The opening paragraph
  Cliché Translation
  According to our records payment of our invoice №…., sent to you in…, has not yet been made. По нашим данным, платёж по счёту № …, высланный Вам в …, ещё не произведён.
The body of the letter
  Cliché Translation
  Your invoice has now been outstanding for … days. In the case of unsettled debt of this duration it is our company policy to take legal action. We would naturally prefer not to have to go so far. Would you please send us a check by return. На данный момент Вы просрочили оплату Вашего счёта на … В случае невыплаты данного долга, наша компания имеет право обратиться в суд. Мы бы не хотели заходить так далеко Пожалуйста, вышлите нам чек почтой.
The closing paragraph
  Cliché Translation
  We look forward to receiving your payment by return. С нетерпением ожидаем Вашего платежа по почте.
The complimentary closing
  Cliché Translation
  Yours sincerely С искренним уважением,
The signature
  Cliché Translation
  Credit Controller   Контролёр Отдела кредитов
Enclosures and postscripts
  Cliché Translation
  - -

Ситуативные варианты, материализующие претензию пишущего, немногочисленны: письмо-претензия и письмо-напоминание. План письма-претензии практически совпадает с приведенной выше схемой развертывания самого коммуникативного намерения. Что касается письма-напоминания, то оно обычно строится по следующему плану: 1) ссылка на предыдущие устные или письменные контакты; 2) выражение претензии партнеру в связи с нарушением ка­ких-либо договоренностей; 3) побуждение к выполнению договоренностей; 4) вежливое завершение письма.

Специфика письма-напоминания заключается в возможности варьировать тон изложения: от мягкой просьбы-напоминания до жесткой угрозы-напоминания. Это, естественно, сказывается и на выборе языковых средств.

В реальной действительности каждая претензия очень специфична, что отражается прежде всего на содержательной стороне текстов. В результате деловые письма в рамках одного ситуативного варианта (особенно претензии) очень не похожи друг на друга. Это проявляется, в первую очередь, в том, что для конкретной претензии подбираются и соответствующие языковые средства, что существенно затрудняет их классификацию.

Раздел 4.

Коммуникативные намерения "согласие", "отказ",

"уклонение от ответа"

Как уже упоминалось, эти коммуникативные намерения реактивны по своей сути, т.е. они могут быть реализованы в любом ответном деловом письме. Своим согласием, отказом или уклонением от ответа его автор реагирует, например, на побуждение к совершению какого-либо действия. В письмах каждое из этих намерений материализуется в виде положительного, отрицательного или уклончивого ответа. Ситуативная вариативность в каждом отдельном случае выражения рассматриваемого коммуникативного намерения обусловлена содержанием текста письма, на которое дается ответ. Так, отвечая на запрос, пишущий высказывается по существу запроса, выражая при этом и свою реакцию (т.е. согласие, отказ или уклонение от ответа).

Важным элементом содержания ответного письма, независимо от выраженной в нем реакции, является ссылка на полученную кор­респонденцию (полученный стимул). Как правило, с нее начинается любой ответ, причем автор может ссылаться не только на письменные, но и на предыдущие устные контакты с адресатом (например, телефонный разговор или встречу). Ссылка может быть выражена и в форме благодарности партнеру за проявленное внимание. Соответственно, при переводе с листа в условиях временного ограничения данный факт необходимо учитывать. Таким образом, независимо от характера реакции пишущего, ответное письмо содержит: 1) элемент ссылки (возможно и в форме благодарности) на полученную корреспонденцию или предыдущий устный контакт; 2) выражение отношения (позитивного, негативного и др.) пишущего к полученному стимулу; 3) высказывания в связи с вопросами, поднятыми в полученной корреспонденции (в ходе устных контактов).

 

Dear Mrs Billingham,

 

Thank you for your letter of 25 July sending us a cheque for £200 on account and asking for an extension of time in which to pay the balance.

As your account is now more than 2 months overdue we find your present cheque quite insufficient. It is hardly reasonable to expect us to wait a further month for the balance, particularly as we invoiced the goods at a specially low price which was mentioned to you at the time.

We sympathise with your difficulties but need hardly remind you that it is in our customers' long-term interests to pay their accounts promptly so as to qualify for discounts and at the same time build a reputation for financial reliability.

In the circumstances we hope that in your own interests you will make arrangements to clear your account without further delay. We look forward to receiving your cheque for the balance on your account within the next few days.

Yours sincerely

The main parts of a business letter
The opening salutation
  Cliché Translation
  Dear Mrs Billingham, Уважаемая госпожа Билингем
The subject heading  
  Cliché Translation
 
The opening paragraph
  Cliché Translation
  Thank you for your letter of… Благодарим Вас за Ваше письмо от …
The body of the letter
  Cliché Translation
  It is hardly reasonable to expect us to… We sympathize with your difficulties but need hardly remind you that… In the circumstances we hope that in your own interests you will… Едва ли разумно ожидать от нас … Мы очень сочувствуем Вам, но позвольте напомнить, что … В данных обстоятельствах мы надеемся, что в своих же собственных интересах Вы …
The closing paragraph
  Cliché Translation
We look forward to… С нетерпением ожидаем…
The complimentary closing
  Cliché Translation
  Yours sincerely   С искренним уважением,
The signature
  Cliché Translation
  - -
Enclosures and postscripts
  Cliché Translation
  - -

 

Отношение пишущего к стимулу, содержащемуся в полученном письме, в значительной степени определяет логику ответного письма; так, например, выражение отказа сопровождается объяснением его причины, а уклонение от ответа - предложением альтернативы. Соответственно, схемы развертывания указанных коммуникативных намерений при написании ответного письма (его переводе) будут выглядеть следующим образом:

Согласие:1) выражение благодарности корреспонденту за присланное приглашение, заказ, запрос и др., словом, за какое-либо побуждение (элемент ссылки); 2) выражение согласия (позитивная реакция); 3) высказывание в связи с проблемой, заключенной в полученном письме.

Отказ:1) ссылка на полученную корреспонденцию (побуждение); 2) выражение негативной реакции (или отказ) на просьбу, приглашение, заказ, запрос и т.д.; 3) изложение причин отказа (см. Приложение).

Уклонение от ответа:1) выражение благодарности партнеру по переписке за присланную корреспонденцию (элемент ссылки); 2) выражение отказа выполнить изложенную в полученном письме просьбу, приглашение; 3) изложение причин отказа; 4) изложение альтернативного варианта решения проблемы.

На основе данных схем развертывания каждого из указанных коммуникативных намерений представляется возможным составить планы ситуативных вариантов писем, которые в данном случае определяются инициативной корреспонденцией. При этом некоторые положения будут общими для планов всех ситуативных вариантов в рамках одного коммуникативного намерения - это касается ссылки и выражения реакции пишущего. За этими компонентами содержания писем закрепились наборы застывших стереотипных фраз, ставших неотъемлемым атрибутом ответного письма соответствующей направленности (положительной, отрицательной, уклончивой). Вместе с тем в планах имеются и другие структурные компоненты, которые в рамках одного ситуативного варианта имеют различное языковое наполнение. В письмах-согласиях - это высказывания в связи с проблемой полученного письма, в отказах - изложение его причин, в уклонениях от ответа - изложение как причин отказа, так и альтернативного варианта решения проблемы. Наличие единых для всех и индивидуальных для каждого элементов содержания ответного письма, их сочетание в рамках одного ответа, а также соответствующая закрепленность и гибкость используемых языковых средств и составляют главную специфику текстов деловых писем, выражающих ответ, что должно адекватно отражаться в ходе разрабатывания специальных упражнений, направленных на совершенствование текстообразующей компетенции переводчика.

Раздел 5.

Коммуникативное намерение "извинение"

Выше уже шла речь о разнообразных вариантах ответных писем, материализующих такие коммуникативные намерения пишущего, как согласие, отказ или уклонение от ответа. Именно так обычно выражается реакция автора на инициативную корреспонденцию, содержащую побуждение. Если же в полученном письме содержится жалоба, то и реакция пишущего будет несколько иной. Так же, как и в претензии, (которая, по данным нашего анализа может быть охарактеризована как сложный, многоплановый текст), в ответном письме можно выделить не одну, а несколько интенций автора, а именно: его стремление разобраться в случившемся, дать ему оценку, принести извинения партнеру по переписке. Фактор извинения является, на наш взгляд, определяющим для выражения общей тональности письма - именно эту цель ставит перед собой пишущий, и это, соответственно, должно быть адекватно передано при переводе.

Как правило, развертывание коммуникативного намерения извинения осуществляется в тексте по следующей схеме: 1) ссылка на полученную жалобу; 2) выражение извинения в связи с возникшей проблемной ситуацией, допущенной ошибкой и пр.; 3) изложение своей оценки случившегося; 4) вежливое завершение письма.

Visteria Ltd.

P.O.Box 82

Kiev 253206

Ukraine

 

21st April, 1997

 

Ref: Order # 142 of 21st March, 1997

 

Dear Sirs,

 

Your letter of 18th April, 1997, was duly noted. The shirts you returned are indeed defective. We have to admit that these defects were overlooked by our controller and offer apologies for the oversight.

 

We are sending you new shirts as a replacement this week by air, carriage paid, and would ask you to confirm their receipt by fax.

 

If any other problems arise, please do not hesitate to contact us in the shortest possible time.

 

Yours faithfully,

Jack Brown

Claims Department

The main parts of a business letter
The opening salutation
  Cliché Translation
  Dear Sirs, Уважаемые господа,
The subject heading  
  Cliché Translation
  Ref: Order # 142 of 21st March, 1997   Кас. Заказа № 142 от 21 марта, 1997
The opening paragraph
  Cliché Translation
  Your letter of … was duly noted. We have to admit that … … and offer apologies for the … Мы внимательно изучили ваше письмо от … Мы вынуждены признать, что … … и просим прощения за …
The body of the letter
  Cliché Translation
We are sending you new shirts as a replacement this week by air, carriage paid, and would ask you to confirm their receipt by fax. Замена недоброкачественному товару будет поставлена на этой неделе самолётом, без оплаты перевозки. Просим Вас подтвердить его получение по факсу.
The closing paragraph
  Cliché Translation
  If any other problems arise, please do not hesitate to contact us in the shortest possible time. При возникновении любых проблем, пожалуйста, свяжитесь с нами в любое удобное время
The complimentary closing
  Cliché Translation
  Yours faithfully, С уважением
The signature
  Cliché Translation
  Claims Department Отдел Претензий
Enclosures and postscripts
  Cliché Translation
  - -

 

Позиция автора текста определяет ситуативную вариативность писем-извинений. Пишущий может быть согласен с поступившей жалобой - тогда он принимает на себя всю ответственность за случившееся. При этом он стремится изложить причины произошедшей ошибки или создавшегося положения и предложить пути решения возникшей проблемы. Автор видит свою задачу также в том, чтобы сохранить добрые отн





Рекомендуемые страницы:


Читайте также:

Последнее изменение этой страницы: 2017-03-11; Просмотров: 531; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2020 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.035 с.) Главная | Обратная связь