Создание гипертекстовых документов

Цель работы – освоение приемов работы
с гипертекстовыми документами

Общие сведения

Современные компьютерные средства предоставляют много возможностей для создания сложных документов, структурирования и быстрого поиска информации. В настоящее время можно не только одним щелчком мыши открыть файл, находящийся на другом конце света. Можно также легко создать информационную сеть, в которой установлены такие связи между документами.

Основным инструментом создания сложных информационных структур являются редакторы WEB-страниц, а средой для их работы – сеть Internet.

Однако и Word дает возможность создавать достаточно сложные структуры связанных документов. Работа с ними аналогична работе с WEB-страницами.

При создании сложного документа главная проблема – четкое определение цели его создания. На ее основе формируется структура информации, задаются связи между отдельными фрагментами данных. В типичном случае фрагментами данных, объединяемыми в гипертекстовый документ, являются текстовые файлы, запросы к базам данных, электронные таблицы, графики и диаграммы, рисунки. Для полноты картины иногда добавляются звуко- и видеозаписи.

Обычно доступ к фрагментам осуществляется из главного документа, которым может быть WEB-страница или файл Word. Этот главный документ играет роль оглавления или указателя расположения фрагментов.

Переход к любому включенному в документ фрагменту производится с помощью гиперссылки, в которой указывается местоположение фрагмента данных – путь к файлу, содержащему соответствующий фрагмент данных и (иногда) имя фрагмента этого файла, например, имя листа Excel, таблицы базы данных или перекрестной ссылки для документа Word.

Документ с гиперссылками называтеся гипертекстовым документом.

Конечно, Word – не самый лучший инструмент для создания WEB-страниц. Но в данной работе главное – освоить принципы их создания.

Если используется сеть Internet, то местоположение файла задается как адрес Internet. В локальной сети местоположение файла задается как адрес, включающий имя компьютера, имя диска и путь к заданному файлу на диске.

Гиперссылка имеет следующие особенности.

¨ Для ее создания обычно не требуется вводить путь к источнику информации посимвольно. При создании гиперссылок используются средства автоматизации с наглядными средствами поиска нужного файла, аналогичные, например, средствам открытия файлов в приложениях MS Office.

¨ Гиперссылка имеет произвольно задаваемый внешний вид. Она не обязательно выглядит в документе как адрес. Чаще всего это просто текст, выделенный определенным цветом. Гиперссылка может быть присоединена и к рисунку, и к кнопке, и даже к невидимой области экрана (например, к определенному участку рисунка карты).

Таким образом, при работе с гиперссылкой различают действия с ее внешним видом и действия с содержимым адресной части.

Пусть требуется разработать два документа, показанные на Рис. 7 и Рис. 8. Они располагаются каждый в своем файле.

Дисциплина информатика

Информатика – общее название группы дисциплин, занимающихся различными аспектами применения и разработки компьютеров.

Студенты нашей кафедры изучают Windows, Word, Excel, Access.

У нас есть лаборатория, в которой установлены компьютеры.

……………………

(Программа изучения дисциплины).

……………………

Лаборатория расположена на первом этаже третьего корпуса СПбГПУ, в аудитории 110.

Ждем Вас.

Рис 7. Документ, описывающий дисциплину

При чтении каждого из этих документов возникает непреодолимое желание узнать больше информации из другого документа.

Если требуется, чтобы эти документы были пригодны для быстрого просмотра, необходимо обеспечить быстрый переход с одного на другой. Если пользоваться Проводником, то нужно будет знать названия файлов этих документов. Конечно, можно, вставить в текст соответствующие комментарии типа «Смотри файл C: \Information\General Information\About Department\Department.doc.» Но перспектива искать этот файл с помощью Проводника не вдохновляет.

Кафедра

" Предпринимательство и коммерция"

Относится к факультету Экономики и менеджмента – одному из старейших в СПбГТУ.

Расположена в третьем учебном корпусе СПбГТУ.

Готовит специалистов в области маркетинга и бухгалтерского учета.

………….

Одной из самых полезных дисциплин является информатика.

Рис 8. Документ, описывающий кафедру

Похожая задача возникает при чтении книги с экрана. Она содержит длинный текст, разбитый на главы. Оглавление может быть либо в начале, либо в конце книги. Пусть даже Вы нашли оглавление и узнали номер нужной страницы. После этого нужно еще перейти к ней, «прокручивая» весь текст.

Выходом из создавшегося положения и служат гиперссылки.

Документы с гиперссылками будут иметь вид Рис. 9, Рис. 10.

Обратите внимание на ссылку Переход к началу документа на Рис. 9. Теперь не требуется долго искать начало файла или вспоминать, какой комбинацией клавиш можно туда перейти. Достаточно щелкнуть по ссылке – и Вы в начале текста.

Выделенные и подчеркнутые слова также являются указателями. Щелчок по ним позволит перейти к описанию того, где находится лаборатория (ссылка лаборатория) или к описанию кафедры (ссылка нашей кафедры).

Точно по такому же принципу работает и ссылка в документе с информацией о кафедре.

Чтобы создать ссылку лаборатория внутри файла[34], проще всего

¨ выделить первое слово абзаца, в который нужно перейти,

¨ скопировать его в буфер,

¨ перейти на то место, где требуется гиперссылка и

¨ выбрать меню à Правка à Вставить как гиперссылку.

Дисциплина информатика

Студенты нашей кафедры изучают Windows, Word, Excel, Access.

У нас есть лаборатория, в которой установлены компьютеры.

……………………

(Программа изучения дисциплины).

……………………

Лаборатория нашей кафедры расположена на первом этаже третьего корпуса СПбГТУ, в аудитории 108.

Переход к началу документа

Ждем Вас.

Рис 9. Документ с гиперссылками, описывающий дисциплину

Кафедра

" Предпринимательство и коммерция"

Относится к факультету Экономики и менеджмента – одному из старейших в СПбГТУ.

Расположена в третьем учебном корпусе СПбГТУ.

Готовит специалистов в области маркетинга и бухгалтерского учета.

………….

Одной из самых полезных дисциплин является информатика.

Рис 10. Документ с гиперссылками, описывающий кафедру

При этом выбранное слово повторится в месте вставки. Оно будет выделено цветом и подчеркнуто. Это и есть гиперссылка. Когда указатель мыши проходит над ней, он принимает вид руки. Щелчок вызывает переход к тому месту, откуда производилось копирование[35].

Чтобы поменять видимую в тексте надпись гиперссылки, нельзя пользоваться мышью, так как при щелчке по ссылке сразу же произойдет переход. Следует щелкнуть около ссылки и передвинуть курсор внутрь текста ссылки с помощью клавиш Влево/Вправо.

Ссылку можно установить и другим способом.

¨ Перейдите к тому месту, куда должна указывать будущая ссылка (конец текста, где дан адрес лаборатории).

¨ Выберите меню à Вставка à Закладка…. Добавьте закладку. Это может быть любое слово, например, ааа.

¨ Выделите то слово, которое должно стать ссылкой (это слово лаборатория в начале документа).

¨ Выберите меню à Вставка à Гиперссылка… Откроется окно определения гиперссылки. В нем нужно задать имя файла ( в данном случае – того же, в котором Вы работаете) и имя созданной закладки.

Таким же способом устанавливаются ссылки, связанные с рисунками (щелчок по рисунку вызовет переход), а также ссылки на другие файлы.

«Настоящие» Web-страницы отличаются следующим.

¨ Они обычно создаются на языке HTML (Hypertext Markup Language), который воспринимается большим числом браузеров (" просматривателей" ) и позволяет вставлять множество различных объектов. Word позволяет сохранить созданные в нем файлы в этом формате, но, во-первых, эта функция работает неустойчиво во многих версиях Word, во-вторых, не все объекты, которые позволяет создавать и просматривать Word, могут быть сохранены в формате HTML. Наконец, в третьих, не все, что можно сделать в HTML, можно сделать в Word. Для файлов HTML имеются специальные редакторы.

¨ Файлы HTML помещаются на сервер – мощную машину, имеющую быстрый доступ к сети и специальное программное обеспечение.

¨ Специальные программы передают эти файлы по одновременным запросам многих пользователей.

Итак, самое сложное при создании WEB-страниц – определить их содержание. Но это может сделать только разработчик.

Задание, часть 1

Сделайте гипертекстовый документ, содержащий сведения о себе.

Он должен содержать общие сведения о студенте, сведения о работе, учебе, хобби, планах на будущее, вкусах, домашних животных и проч. Всего следует создать не менее 5 разделов. Тематика их произвольна. По крайней мере один из разделов должен содержать подразделы. Например, раздел хобби может содержать такие хобби, как чтение книг (любимые жанры и проч.), лыжные прогулки зимой (карта местности), успехи рыбалки летом (максимальный вес пойманной рыбы, место поимки). Каждый раздел и подраздел лучше оформить в виде отдельного файла Word. Далее следует продумать расположение ссылок и создать их.

Рекомендации по работе

¨ Очень важно следить за расположением создаваемых файлов. Они должны находиться в Вашей индивидуальной папке.

¨ Оформление документов должно быть красивым (с использованием текстур, рисунков, других элементов оформления), но не слишком пестрым.

¨ Не следует выполнять никаких действий, связанных с форматом HTML, так как в некоторых версиях программы MS Office это может привести к разрушению всего программного обеспечения.

Результат работы

Информация о каждом студенте в группе в нескольких файлах, соединенных гиперссылками.

Задание, часть 2

На каждом компьютере должен находиться документ о группе в целом. Наряду с общими сведениями о группе (номер, количество человек, специальность, ФИО старосты), этот документ обязательно должен включать в себя гиперссылки на информацию о каждом студенте.

Рекомендации по работе

Для того, чтобы Вы могли работать, не мешая другим студентам, сделайте копии Ваших файлов. Расположите их в своем каталоге, но под другими именами. Рекомендуется просто добавить перед именем символ _.

Внимание. Копии предназначены для работы других студентов и не должны в дальнейшем изменяться.

Имя главного файла следует сообщить всем другим студентам в группе.

При создании ссылки на другие компьютеры выйдите на уровень рабочего стола. Найдите значок Сетевое окружение. Откройте его. Вы увидите список компьютеров. Узнайте, какой номер имеет тот компьютер, с которым Вы хотите связаться (например, 20), и откройте его. Вы увидите папки, одна из которых называется С. Это диск С: компьютера номер 20. Откройте его, найдите в нем папку USER и персональную папку Вашего коллеги. Создайте ссылку на его главный файл, имя которого он Вам сообщит.

Надо продумать, каким образом в главный документ будут включаться сведения о студентах, которые еще не создали своего персонального документа.

Результаты работы

Гипертекстовый документ о группе на каждом компьютере со ссылками на гипертекстовые документы сведений о каждом студенте группы.

Заключение

Итак, Вы выполнили первую группу лабораторных работ и освоили принципы работы с MS Word. Эти умения и навыки не просто облегчат Вам дальнейшую работу с компьютером. Они помогут и в выполнении любой другой работы, так как Вы действовали по универсальной схеме:

¨ осознать цель работы, которую предстоит сделать;

¨ определить, что нужно сделать для достижения цели;

¨ найти средства для этого;

¨ выполнить работу;

¨ проверить результат;

¨ оформить и представить его.

Надеемся также, что приобретенные практические навыки помогут Вам быстро и качественно готовить различные документы как в процессе обучения, так и в работе.

Желаем дальнейших творческих успехов!

Содержание

Введение..................................................................................................................... 3

Лабораторные работы........................................................................................... 7

1. Запуск Word и открытие документов....................................................... 7

2. Создание простых документов в редакторе Word............................. 10

3. Использование шаблонов и защита файлов документов................ 17

4. Использование стилей для форматирования текста......................... 19

5. Форматирование текста большого объема......................................... 24

6. Иллюстрирование документов графическими изображениями..... 27

7. Работа с колонками.................................................................................... 32

8. Печать документов..................................................................................... 35

9. Создание форм............................................................................................. 38

10. Рассылка однотипных документов...................................................... 40

11. Запись макросов........................................................................................ 43

12. Создание гипертекстовых документов............................................... 46

Заключение.............................................................................................................. 53

Составители: Павлов Николай Вячеславович

Попов Евгений Олегович

Информатика

Работа в Microsoft Word

Методические указания

по выполнению лабораторных работ

Лицензия ЛР №020593 от 07.08.97

Налоговая льгота – общероссийский классификатор продукции

ОК 005-93, т.2; 95 3005 – учебная литература

Подписано в печать 01.12.2002. Формат 60´ 84/16.

Усл. печ. л. 3, 5. Тираж 300. Зак..

Отпечатано с готового оригинал-макета, предоставленного составителями,

в типографии Издательства СПбГПУ.

195251, Санкт-Петербург, Политехническая ул., д. 29

Отпечатано на ризографе RN-2000FP

поставщик оборудования – фирма «Р-ПРИНТ»

Телефон: (812) 110-65-09

Факс: (812) 315-23-04

[1] Эта версия остается на сегодняшний день наиболее надежной. В то же время она обеспечивает достаточный набор возможностей для быстрого и удобного создания качественных документов.

[2] Объект в данном случае – конструкция, с которой работает пользователь, задавая ее свойства и выполняя над ней определенные действия. Система Windows основана на широком использовании объектов. К объектам относятся окна, кнопки, файлы, папки, абзацы текста, отдельные символы текста.

[3] Понятие виртуальный объект означает, что этого объекта не существует, но пользователь может с ним работать.

[4] В MS Office 2000 появилась новая возможность временного хранения фрагментов документа – буфер обмена Office. Специальная панель инструментов позволяет выбирать между двенадцатью последними помещенными в него фрагментами. Каждый из этих фрагментов представляется в виде пиктограммы, соответствующей приложению, из которого он был взят.

[5] Это означает, что требуется

¨ нажать и удерживать клавишу CTRL;

¨ нажать и отпустить клавишу латинской буквы X;

¨ отпустить клавишу CTRL.

[6] Можно пользоваться и другими программами управления файлами.

[7] Этот режим устанавливается по умолчанию, но может быть изменен.

[8] Диски обозначаются латинской буквой с двоеточием. Обратная косая черта обозначает папку.

[9] Для переименования требуется, чтобы в названии папки находился мигающий курсор. Этого можно добиться, выбрав в контекстном меню названия папки пункт Переименовать.

[10] Многоточие означает, что при выборе этого пункта меню откроется окно, в котором надо задавать дополнительные параметры. Рекомендуется всегда пользоваться именно этим пунктом, так как Вы сможете проверить, в какую папку и под каким именем сохраняется ваш файл.

[11] При чтении этого раздела рекомендуется находить каждый из описываемых органов управления на экране компьютера.

[12] Стили будут рассмотрены ниже.

[13] Автотекст – текстовые или графические элементы, которые могут неоднократно вставляться в документы, например, часто используемые почтовые адреса, стандартные пункты договора или наименования отпускаемых товаров. Каждый текстовый или графический элемент сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. С помощью автотекста удобно изменять элементы, встречающиеся в различных местах текста (например, имя адресата) или быстро вставлять в текст часто используемые фразы или рисунки.

[14] О макросах будет рассказано ниже.

[15] Найти этот файл можно по имени, выбрав, например, Пуск à Найти à Файлы и папки…

[16] Правда, файл с паролями можно будет просто удалить в Проводнике.

[17] Используется для заголовков самых крупных частей документа, например частей книги или разделов (глав) пояснительной записки к дипломному проекту.

[18] Используется для подзаголовков, например, параграфов пояснительной записки.

Распространенная ошибка состоит в том, что используется стиль того заголовка, который больше нравится. Используйте стили заголовков только так, как указано. Затем, если Вам не нравится оформление заголовка, измените соответствующий стиль.

[19] Напоминаем, что для центрирования заголовков отступ в них должен быть нулевым, так что выделение всего текста в данном случае невозможно.

[20] Это может быть Ваша расчетно-графическая работа, курсовая работа, курсовой проект. Исходный текст может предложить преподаватель.

[21] Другим примером поля является номер страницы.

[22] При обычной настройке на мониторе с диагональю 15” содержится 800x600 пикселей. Для каждого из них требуется 4 бита, что позволяет различать 2 млрд. цветов.

[23] Растровые изображения в Word часто выглядят размытыми из-за того, что специальная программа пытается сгладить изображение.

[24] Последний режим лучше не использовать, так как могут возникнуть трудности с «доставанием» рисунка «из-под» текста при необходимости переместить или отредактировать его.

[25] Если потребуется принудительно начать новую строку, но не новый абзац, введите с клавиатуры Shift+Enter.

[26] Установка принтера – функция Windows, а не Word. После того, как Вы установили в Windows один или несколько принтеров, их может использовать любое программное приложение.

Принтеры устанавливаются в Windows с помощью папки Принтеры, доступ к которой Вы можете получить через пиктограмму Мой Компьютер на рабочем столе или с помощью панели управления Windows. В папке Принтеры дважды щелкните на пиктограмме Установка принтера и следуйте инструкциям мастера установки.

Маленькие офисы с небольшими потребностями в печати могут совместно использовать принтер, подключив его к одному из компьютеров в сети офиса. Все задания на печать направляются по сети на этот компьютер. Задания помещаются в очередь для печати, обычно в том порядке, в котором они получены.

Если вы хотите использовать общедоступный сетевой принтер, дважды щелкните на пиктограмме Сетевое окружение на рабочем столе Windows. Откройте компьютер, к которому подключен общедоступный принтер. Щелкните правой кнопкой на пиктограмме принтера и выберите Установка.

[27] Установить принтер по умолчанию можно, щелкнув правой кнопкой мыши на пиктограмме принтера в папке Принтеры. Из контекстного меню выбирается пункт Использовать по умолчанию. Заданный по умолчанию принтер всегда стоит первым в списке.

[28] В таком формате печатаются выпускная работа бакалавра, дипломный проект и магистерская диссертация.

[29] Если Вам надо разрезать листы A4, то это лучше сделать в типографии, так как при ручной резке часто захватывается несколько листов и двусторонняя печать невозможна.

[30] Размер текста – от 4 до 32 страниц.

[31] Для печати брошюры из 20 страниц требуется печатать страницы 20, 1 2, 19; 18, 3 4, 17; 16, 5 6, 15; 14, 7 8, 13; 12, 9 10, 11 (через запятую даны страницы на одном листе, пробел означает повторную вставку того же листа, точка с запятой – новый лист).

[32] Под полем формы понимается часть текста, в которую можно вносить данные в защищенном режиме (см. ниже). По умолчанию поля формы выделяются серым цветом.

[33] Один из полезных макросов – задание языка. Word часто ошибается в выборе языка и приходится задавать язык, выполняя несколько щелчков мышью. Макрос, связанный с кнопкой, позволит обойтись одним щелчком.

[34] Ссылка и место, на которое она указывает, не должны быть видны одновременно. Для этого файл должен быть достаточно велик.

[35] На самом деле, гиперссылка обращается к набору букв по их порядковому номеру от начала текста.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 89