Рассылка однотипных документов

Цель работы – освоение эффективного способа
подготовки документов к рассылке

Общие сведения

Часто возникает задача рассылки однотипных документов (извещений, приглашений и т. п.) многим людям. Каждый документ авторизован: в нем имеется название подразделения, обращение, иногда – специальные сведения. Заполнение этих полей от руки в распечатках – не просто трудоемкая задача. Введенные вручную изменения не фиксируются в электронном виде, что нарушает документооборот. Формирование пакета документов обычными способами – крайне трудоемкая задача. К тому же получается целый набор файлов.

Для автоматизации этой задачи используются возможности Word по слиянию документов.

Задание

Создайте документ для рассылки. Его вид дан на Рис. 5. Подготовьте не менее 10 авторизированных экземпляров, используя слияние файлов Word.

Рис.5. Образец документа для рассылки

Порядок выполнения работы

Для решения поставленной задачи можно либо взять готовые наработки, либо начать всю работу с начала. Будет использован второй подход, так как в процессе работы станет ясно, как воспользоваться заранее подготовленными документами.

1. Подготовка текста рассылаемого документа.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Основной документ à Создать à Документы на бланке… à Создать основной документ;

¨ в появившемся пустом документе напечатайте текст в соответствии с Рис.5, оставляя пустые области там, где требуется ввод номера отдела, фамилии и других данных. Запомните порядок следования данных: Отдел, Фамилия, ИмяОтчество, Сумма;

¨ Сохраните документ, например, под именем Записка.

2. Подготовка списка изменяемых полей.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Источник данных à Получить данные à Создать источник данных;

¨ в списке Поля в строке заголовка следует удалить все имеющиеся там строки, а затем вводить поочередно в левое текстовое поле Поле названия полей и нажимать кнопку Добавить. В результате список Поля в строке заголовка должен приобрести вид

Отдел

Фамилия

ИмяОтчество

Сумма

Это список заголовков столбцов таблицы. Каждая строчка этой таблицы будет использоваться для заполнения одного рассылаемого сообщения.

¨ После нажатия кнопки ОК будет предложено сохранить файл источника данных. Задайте имя сохраняемого файла, например Список;

¨ Вам будет также предложено ввести данные в файл источника данных. Нажмите кнопку Правка источника данных и введите порядка 10 записей.

3. Ввод полей в главный документ.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Основной документ à Правка;

¨ устанавливая курсор на место, где должно находиться каждое из полей, нажимайте кнопку Добавить поле слияния и выбирайте нужное имя поля. В результате на нужных местах должны оказаться поля Отдел, Фамилия, ИмяОтчество, Сумма;

¨ сохраните исправленный текст записки.

4. Печать итогового документа.

¨ Выберите меню à Сервис à Слияние… à Объединение…à Объединить. Будет создан документ, в котором каждое уведомление находится на отдельной странице;

¨ проверьте, выполнено ли чтение данных из файла источника данных: различаются ли названия отделов, фамилии, суммы.

Результирующие данные можно выводить сразу на принтер или передавать по электронной почте. Однако необходимо проверить, правильно ли выполняются все операции, просмотрев результат в режиме Новый документ, устанавливаемом по умолчанию.

Файл источника данных представляет собой обычную таблицу Word, в чем можно убедиться, открыв его. Таблицу можно редактировать и даже создавать вручную, но чтобы не нарушилась работа, нельзя произвольно изменять число столбцов и их названия.

Результаты работы

¨ Рассылаемые уведомления в виде нового документа.

¨ Умение создавать рассылаемые документы, вносить изменения в форму документа и в список рассылки.

Запись макросов

Цель работы – освоение автозаписи простейших макросов

Общие сведения

Повторяющиеся последовательности действий можно записать в Word как последовательность команд на языке Visual Basic for Applications – встроенном языке системы Microsoft Office.

Существуют его диалекты для Word, Excel, Access. Один из диалектов – Visual Basic – может использоваться для создания независимых программ. В целом все диалекты обладают высокой степенью совместимости, что позволяет создавать собственные программы обработки данных, созданных в различных приложениях Microsoft Office.

Создавать программы (макросы) можно как в режиме автозаписи, так и набирая команды вручную. При использовании первого способа Word сохраняет все нажатия клавиш и вызовы команд в виде последовательности соответствующих команд Visual Basic. Но возможности автозаписи ограничены. В частности, она не позволяет изменять последовательность действий в зависимости от некоторого условия, создавать и использовать собственные диалоговые окна. Второй способ позволяет создавать сложные программы, но требует знания зыка программирования.

Для запуска созданного макроса можно воспользоваться меню à Сервис à Макрос à Макросы…, задать для него комбинацию клавиш или связать его с командной кнопкой.

Задание

Придумать макрос и записать его в режиме автозаписи[33].

Порядок выполнения работы

1. Прежде чем приступить к записи макросов, следует четко уяснить, что Word может записать только некоторые операции, выполняемые с помощью мыши, такие как вызов команд и выбор опций в диалоговых окнах, но не перемещения мыши в окне документа. Чтобы записать выделение, копирование или перетаскивание текста документа, необходимо использовать клавиатуру.

2. Решите, к чему будет применяться созданный макрос: к определенному элементу документа, к выделенной части документа или ко всему документу целиком.

3. Тщательно отрепетируйте последовательность действий, так как Ваши ошибки будут также записаны.

4. Запись макроса выполняется в следующей последовательности:

¨ выберите команду меню à Сервис à Макрос à Начать запись.

¨ введите придуманное Вами имя макроса в текстовое поле Имя макроса или оставьте предлагаемое имя без изменения;

¨ задайте опцию макрос доступен для: текущего документа;

¨ введите описание макроса (произвольный текст, который поможет вспомнить назначение макроса) в текстовое поле Описание;

¨ (необязательно) задайте, с чем будет связан макрос: с панелью инструментов или с комбинаций клавиш. Для этого в окне имеются кнопки. В появившемся диалоговом окне не забудьте указать Сохранить в: текущем документе;

¨ щелкните на кнопке ОК. Индикатор ЗАП в строке состояния Word (нижняя часть окна Word) станет выделенным, и в окне документа появится панель инструментов Остановка записи (Рис. 6). На этой панели инструментов находятся только две кнопки: Остановить запись и Пауза записи макроса;

Рис.6. Панель инструментов Остановка записи макроса

¨ выполните всю отрепетированную последовательность действий;

¨ после завершения всех действий, записываемых в макросе, остановите запись на панели инструментов Остановка записи или выберите команду Сервис à Макрос à Остановить запись для отключения регистратора макросов.

5. Проверка работоспособности макроса.

Если макрос был назначен комбинации клавиш, нажмите эту комбинацию. При этом должны выполниться записанные действия.

Если макрос был назначен кнопке, выберите меню à Вид à Панели инструментов à Настройка… à Команды à Категории: Макросы и найдите в правом окне имя созданного макроса. Перетащите его на панель инструментов. Задайте свойства новой кнопки. Закройте окно настройки. Теперь при нажатии на новую кнопку макрос должен запуститься.

Если макрос не был связан ни с комбинацией клавиш, ни с кнопкой, выберите его имя в списке макросов (меню à Сервис à Макрос à Макросы) и нажмите кнопку Выполнить.

Результаты работы

¨ Работающий макрос.

¨ Умение создавать и запускать макросы различными способами.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 789 Следующая ⇒