Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания приказа.

Констатирующая часть приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания приказа очевидна).

Констатирующую часть приказа отделяют от распорядительной разделительным словом " ПРИКАЗЫВАЮ: "

В распорядительной части приказа излагают " кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), " что сделать" (указывают конкретную работу), " до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.

Распорядительную часть текста приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Различают простые и сводные приказы по личному составу. В простых содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения.

Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника, должности и структурного подразделения, даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Специфичная инфа приказов:

1)при приеме-размер оплаты труда, условия приема, с испытательным сроком.

2)при переводе- новая должность, новое подразделение, вид перевода, причина перевода, изменения в оплате труда

3)при увольнении- причина увольнения согласно ТК РФ

4)при предоставлении отпуска-его вид, продолжительность, дата начала и окончания

Согласование приказов

Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

-кто готовит приказ,

-кому даются поручения

-юридической службы,

-службы делопроизводства

-главный бухгалтер

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий.

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов.

Правила внутреннего трудового распорядка

 

ПВТР -локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с Трудовым

кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами порядок

приема и увольнения Работников, основные правила, права, обязанности и

ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха,

применяемые к Работникам меры поощрения и взыскания, а также иные

вопросы регулирования трудовых отношений.

ПВТР разрабатываются и составляются организацией самостоятельно (исходя из специфики работы) кадровой или юридической службой предприятия и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке ПВТР.

Обычно, титульный лист к правилам внутреннего распорядка не оформляется. Первый лист правил должен содержать заголовочную часть с изображением логотипа, полного наименования организации (в некоторых случаях допускается указание сокращенного наименования, если оно закреплено в уставе), а также названия документа - заглавными прописными буквами. Если разработанные правила трудового распорядка являются приложением к коллективному договору, то в вверху делается соответствующая отметка.

В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил.

Датой составления правил является, дата их утверждения.

Во внутренних правилах запрещено прописывать условия, ухудшающие положение работников.

Разработанный свод правил обязательно должен пройти стадию согласования с другими отделами организации, а также с представителями профсоюзного комитета и только после этого утверждены руководителем.

С утвержденным распорядком необходимо ознакомить всех сотрудников под расписку. Таким образом, ПВТР организации должны быть вывешены на видном месте и доступны для прочтения в любое время.

Содержание ПВТР обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) правил. Рекомендуемая структура документа:
-Общие положения

-Порядок приема и увольнения сотрудников

-Основные права и обязанности сотрудников

-Основные права и обязанности работодателя

-Рабочее время

-Время отдыха

-Поощрения сотрудников

-Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины

-Заключительные положения

Оформление командировки:

Оформление приказа о направлении в командировку

Для того чтобы направить сотрудника в командировку, сначала нужно оформить приказ. Можно воспользоваться формой Т-9 (или Т-9а, если в командировку едет несколько сотрудников). Но эта форма уже не является обязательной, и компания может разработать свою форму.

Фиксация факта выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников

В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Можно использовать унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ. Не забудьте, что в соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

Оформление авансового отчета

Вернувшись из командировки, в течение трех рабочих дней работник должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. В авансовом отчете по форме АО-1 работник отражает потраченные в служебной поездке суммы.

Работник должен приложить к авансовому отчету документы, которые подтвердят понесенные им расходы. Это могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д.

Документы, которые подтвердят командировочные расходы:

С 8 января больше не нужно оформлять командировочное удостоверение.

Теперь в качестве свидетельства того, что работник действительно был в командировке, выступают проездные документы (авиабилет, железнодорожный билет).

Но возможно, что работник ездил в командировку на личном автомобиле. В такой ситуации у него не будет билетов. Как же подтвердить сроки командировки? В этом случае работник должен написать служебную записку в произвольной форме, в которой и отразит фактический срок командировки. А к ней он должен приложить документы, подтверждающие использование автомобиля в командировке: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. И уже весь пакет этих документов нужно сдать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: