Законодательная база документационного обеспечения управления

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Документационное обеспечение управления

Методическое пособие для практических занятий

НОВОСИБИРСК 2012

Кафедра менеджмента

Документационное обеспечение управления: Методическое пособие для практических занятий / Новосиб. гос. аграр. ун-т; Сост. С.Г. Чернова – Новосибирск, 2012. – 49 с.

Рецензент: канд.экон.наук Д.М. Матвеев

В методическом пособие изложен материал, помогающий освоению студентами практических навыков создания и оформления важнейших документов.

Пособие предназначено для студентов очной формы обучения по специаль-ности 080110 Экономика и бухгалтерский учет (в сельском хозяйстве) СПО (техникум)

Утверждено и рекомендовано к изданию кафедрой менеджмента (протокол №2 от «15» сентября 2011 г.).

@ Новосибирский государственный аграрный университет, 2012

@ Светлана Георгиевна Чернова, 2012

Содержание

Введение............................................................................................................................................................................................................. 4

Законодательная база документационного обеспечения управления…………………………………4

Государственные системы документации................................................................................................................................................ 5

Реквизиты по государственному отраслевому стандарту................................................................................................................... 7

Требования к бланкам документов и оформлению документов......................................................................................................... 8

Расположение реквизитов документов углового бланка...................................................................................................................... 9

Расположение реквизитов документов продольного бланка............................................................................................................ 10

Требования к оформлению реквизитов документов............................................................................................................................ 11

Классификация управленческой документации................................................................................................................................... 19

Организационные документы.................................................................................................................................................................... 20

Устав............................................................................................................................................................................................................. 20

Протокол...................................................................................................................................................................................................... 21

Положение................................................................................................................................................................................................... 22

Инструкция..................................................................................................................................................................................................... 23

Распорядительные документы................................................................................................................................................................... 24

Приказ........................................................................................................................................................................................................... 24

Указание....................................................................................................................................................................................................... 25

Решение........................................................................................................................................................................................................ 26

Распоряжение............................................................................................................................................................................................. 27

Постановление........................................................................................................................................................................................... 28

Информационно-справочная документация.......................................................................................................................................... 28

Акт.................................................................................................................................................................................................................. 28

Докладная записка.................................................................................................................................................................................... 29

Объяснительная записка......................................................................................................................................................................... 32

Справка........................................................................................................................................................................................................ 32

Деловая переписка.................................................................................................................................................................................... 34

Документы по личному составу................................................................................................................................................................ 34

Заявление..................................................................................................................................................................................................... 35

Характеристика......................................................................................................................................................................................... 36

Автобиография........................................................................................................................................................................................... 37

Трудовой договор ………….……………………………………………………………………………………………… .37

Трудовая книжка……………………………………………………………………………………………………………..37

Личное дело…………………………………………………………………………………………………………………..40

Личная карточка……………………………………………………………………………………………………………...40

Организация работы с документами........................................................................................................................................................ 40

Порядок первичной обработки документов...................................................................................................................................... 40

Правила регистрации и индексирования документов.................................................................................................................... 41

Составление номенклатуры дел................................................................................................................................................................ 42

Формирование дел......................................................................................................................................................................................... 44

Хранение документации.............................................................................................................................................................................. 44

Подготовка к передаче в архив.................................................................................................................................................................. 45

Библиографический список........................................................................................................................................................................ 49

Введение

В различных учреждениях всю работу связанную с документами и информацией в них выполняют делопроизводственные службы управления, в обязанности которых входит: регистрация и сортировка, сбор и отправление, оформление и составление, контроль и учет, разбор и сортировка, копирование и хранение и т.д. всех видов документов при работе организации. Любая проверка в любой организации или фирме начинается и кончается проверкой документации, формированием которой обязаны заниматься делопроизводственные службы.

Все это называется делопроизводством, а документационное обеспечение управления, это один из его компонентов. Документационное обеспечение управления - это деятельность осуществляемая посредством фиксации информации на различных носителях в соответствии с установленными порядками и правилами. Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ 51141-98). Слово делопроизводство появилось несколько веков назад и означало дело производить (делать дело), т.е. решать вопрос, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово дело зафиксировано в документах в 1594 г.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно - методическими актами, знание и выполнение которых обязательно при ведении делопроизводства.

Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». В нем указано: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ».

В январе 2002 г. вышел Федеральный закон №1-ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» и постановление Правительства РФ № 65 от 28 января 2002 г. «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» предусматривающие «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйственными субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».

Стандарту (ГОСТ Р.6.30-2003)

В государственных отраслевых стандартах приняты следующие реквизиты:

01 – изображение Государственного герба РФ;

02 - изображение герба субъекта РФ;

03 - изображение эмблемы (логотипа) предприятии (изображение товарного знака или знака обслуживания);

04 – указание на код предприятия;

05 – указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - указание на код формы документа;

08 - наименование предприятия;

09 - справочные данные о предприятии;

10 - наименование вида документа;

11 - дата составления документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату регистрации документа;

14 – указание на место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – указание на гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту документа;

19 - отметка о поступлении документа на контроль;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии у документа приложения (приложений);

22 – подпись (лица-отправителя или лица-разработчика);

23 – указание на гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати предприятия;

26 - отметка о заверении копии документа;

27 - отметка об исполнителе документа;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29- отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Документы изготавливают на бланках. Установлены два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 20 – левое, 10- правое, 20 – верхнее, 20- нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки документов проектируют в соответствии с типовыми. Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром - переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 08 допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 10, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строчки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 08.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11- 15, 17- 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11 - 13, 18 и 19.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Прокуратура

Российской Федерации

Т. 229-51-48

15.09.2010 № 59

На № 41 от 02.09.2010

2. Герб субъекта РФ. Помещается в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ.

ДЕПАРТАМЕНТ АГРОПРОМЫШЛЕННОГО

Сибирская Сервис Служба

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Новосибхлеб»

Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2011

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Искитимское»

Личная подпись И.В. Власов

12.09.2011

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2011 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

правления банка

от 01.02.2011 № 82

17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2011

Личная подпись

05.01.2011

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа и заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком), например:

О создании аттестационной комиссии;

- чего (кого), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.

Констатирующая часть:

- вступление (указывают причину издания документа);

- доказательство (излагают основные факты);

- заключение (отмечают цель издания постановления).

Постановляющая (распорядительная) часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов):

- действие, которое необходимо предпринять;

- срок исполнения;

- ответственные за исполнение (ФИО, должность).

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (“постановляет”, “решил”).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (“приказываем”, “решили”).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (“слушали”, “выступили”, “постановили”).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции”, “в состав объединения входят”, “комиссия установила”).

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);

· от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);

· от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает”, “НГАУ считает возможным”).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 5 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу председателя колхоза

от 15.06.2004 № 19

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом.

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ №” печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу № 19 директора

АОЗТ «Верх-Ирменское»

22. В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Главный зоотехник Личная

ООО «Гигант» подпись Н.А. Федоров

или:

Главный зоотехник Личная Н.А. Федоров

подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная М.А. Медведев

подпись

Главный бухгалтер Личная Н.И. Логинова

подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная В.М. Степанов Личная А.П. Миронов

подпись подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьева

Личная подпись С.П. Матвеев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, подпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

23.04.2010

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

сельскохозяйственных наук

от 30.05.2010 № 451-805

24. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2011

При наличии замечания к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2011

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (при необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами).

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную подпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Верховцев

07.06.2011

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяют.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

24 45 67 24 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Издан приказ № 25

В дело № 1-7

Сергеева 04.02.2004

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Вх. № 75

02.02.2011

14:35

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наиме- нование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Iet. 115 doc

Организационные документы

Организации в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти и государственного управления, руководствуются положениями, уставами, инструкциями.

Устав

Устав представляет собой свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой ГК РФ.

Образец оформления устава

УТВЕРЖДЕНО Новосибирская

Общим собранием регистрационная палата

учредителей Зарегистрировано:

Протокол № 1 в реестре за №_____ 20___г.

от “__” _______20___г. постановление №______

__________________ от “__”_________20___г.

Подпись директора Представитель палаты_______

Подпись

М.П.

У С Т А В

(наименование организации)

г. Новосибирск

(юридический адрес)

Статья 1. Наименование, местонахождение и срок действия.

Статья 2. Цель и предмет деятельности.

Статья 3. Юридический статус.

Статья 4. Учредители.

Статья 5. Уставный фонд.

Статья 6. Состав учредителей.

Статья 7. Порядок распределения прибыли и возмещения убытков.

Статья 8. Экономическая и социальная деятельность.

Статья 9. Внешнеэкономическая деятельность.

Статья 10.Финансовая деятельность.

Статья 11. Коммерческая тайна.

Статья 12. Органы управления.

Статья 13. Ревизионная комиссия и аудит.

Статья 14. Ликвидация и реорганизация.

Генеральный директор Личная ФИО

подпись

Протокол

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Образец оформления протокола

О А О “Сибирские зори”

Собрание учредителей

ПРОТОКОЛ №1

19.02.2011 г. Новосибирск

Председатель - С.С. Смирнов

Секретарь - М.И. Иванова

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

(Если до 15 человек, то в протоколе указывают фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую) Должность указывается по желанию, но если проставлена для секретаря и председателя, то и для присутствующих тоже.

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Об учреждении.

2. Об утверждении Устава.

3. Об избрании генерального директора.

4. Разное.

1. СЛУШАЛИ:

Соколову А.И. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов М.И. – краткая запись выступления (от третьего лица)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить…

1.2. ….

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель Подпись С.С. Смирнов

Секретарь Подпись М.И. Иванова

Положение

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов, предприятий и организаций.

Положения бывают типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий и состоят из двух разделов: общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и другие, в зависимости от характера положения.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями - разработчиками.

Образец оформления положения

ТОО “Заварзино” УТВЕРЖДАЮ

Томская область Директор ТОО “Заварзино”

Производственный отдел Подпись А. В. Никандров

Положение 13.08.2004

10.08.2004 № 3

Общие положения.

1.1.Производственный отдел осуществляет переработку сельскохозяйственной продукции.

1.2. Производственный отдел возглавляет заместитель директора по производству, подчиненный непосредственно директору ТОО.

1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от занимаемой должности директором.

1.4. Производственный отдел в своей деятельности руководствуется:

- законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ:

- правилами и инструкциями по производству, утвержденными директором ТОО;

- положением о ТОО;

- настоящим положением.

1.5. Производственный отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основные цели и задачи.

2.1. Основными целями производственного отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация производственного процесса.

2.2. Производственный отдел решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов производства;

- организация производства и контроль за выполнением работ;

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий в производство;

- организация подготовки и повышения квалификации работников отдела.

Права и ответственность.

Инструкция

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и другие.

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в какой пользователь должен изучать и использовать инструкцию.

Примером распространенности применения инструкций может служить должностная инструкция, которая составляется на каждого работника учреждения (организации).

Образец оформления должностной инструкции

Новосибирский государственный аграрный университет

г. Новосибирск, ул. Добролюбова, 160 УТВЕРЖДАЮ Тел.: 267-35-46 Ректор НГАУ

Отдел делопроизводства Подпись А.С. Денисов ИНСТРУКЦИЯ 13.01.2010

10.01.2010 № 1 - д

по организации и ведению делопроизводства

в университете и структурных подразделениях

университета

Общие положения.

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в университете устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, учета, хранения.

Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92г., и инструкцией по делопроизводству в Минобразования России, утвержденной Приказом Минобразования России от 23.04.97 г. №790 и приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 536 от 08.11.2005 г.

1.2.

1.3.

1.4

2. Документы университета.

2.1.

2.2.

Бланки документов.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных документов.

Приказ

Приказ - правовой акт, созданный руководителем организации государственного управления, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Образец оформления приказа

НАЗНАЧИТЬ:

1. Иванову Нину Петровну на должность бухгалтера с 12 февраля 2010 г., с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Ивановой Н.П. с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера.

ПЕРЕВЕСТИ:

2. Адуева Сергея Ивановича, тракториста, на постоянную работу, на должность бригадира с 18 февраля 2010 г.

Основание: докладная записка главного механика.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

3. Иванову Виктору Владимировичу, зоотехнику, очередной отпуск с 16 февраля 2010 г. по 15 марта 2010 г. на 24 дня.

ОСВОБОДИТЬ:

4. Герасимову Екатерину Андреевну, бухгалтера, от занимаемой должности с 12 февраля 2010 г. в связи с уходом на пенсию.

Основание: заявление Герасимовой Е.А.

Директор Личная п одпись С.И. Кольцов

Согласовано

Начальник юридического отдела Личная подпись А.С. Орлов

Начальник отдела кадров Личная подпись Л.К. Сидорова

Протопопова

291-94-33

Указание

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим замам. Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

ЗАО «Том-МАС»

УКАЗАНИЕ

05.11.2011 № 54

г. Томск

О графике отпусков на 2012 г.

Для составления графика отпусков на 2012 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2012 г. Срок представления списков - 10.12.2011 г.

2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников фирмы на 2012 г. и представить его на утверждение в дирекцию фирмы. Срок представления графика - 20.12.2011 г.

3. Ответственный - начальник отдела кадров О.Ю. Панкратова

Заместитель директора Подпись П.И. Абрамов

Решение

Решение - правовой акт, принимаемый исполнительными органами коллегией местной власти, министерства или ведомства, научным советом и т.д. Решениями могут именоваться и совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами.

Кооператив “Урожай”

Новосибирская область,

Новосибирский район,

с. Раздольное

РЕШЕНИЕ

15.08.2010 № 15

О премировании

В целях поощрения члена кооператива за успешную работу по итогам года на общем собрании кооператива

Решили:

1. Премировать Лапина Анатолия Петровича в размере 5000 руб.

2. Ответственный - главный бухгалтер Репин Л.Б.

Председатель кооператива Личная подпись С.П. Конкин

Аверина

314-4101

Распоряжение

Распоряжение – правовой, акт издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа государственного управления для разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Излагается в следующей форме: ОБЯЗАТЬ, УКАЗАТЬ, ПРЕДЛОЖИТЬ, УТВЕРДИТЬ.

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение.

Пример оформления внутренней докладной записки

Генеральному директору

Иванову Н.К.

Гл. бухгалтера

Петровой В.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О замене компьютеров

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтерия в настоящее время оснащено компьютерами устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении пяти новых компьютеров.

Гл. бухгалтер Подпись В.С. Петрова

10.05.2010

Объяснительная записка

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Декану экономического

факультета

Стаднику А.Т.

Студента 431 гр.

Харченко С.Г.

Образец оформления объяснительной записки

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Об утрате студенческого билета

В связи с потерей студенческого билета прошу выдать дубликат.

Студент 431 гр. Подпись С.Г. Харченко

27.10.2010 г.

Акт

Акт — документ, составленный коллегиально комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации, несколькими лицами — для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации; коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Образец акта УТВЕРЖДАЮ

Руководитель __________ ______________

учреждения (подпись) (расшифровка подписи)

«________» ___________________________ ___________ г.

Акт №_____

Справка

Справка - документ, содержащий текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленные данные.

Образец оформления справки

ЗАО «Ирмень»

СПРАВКА

10.08.2010 № 11

г. Новосибирск

Морозов Виктор Александрович работает электриком с 01.03.2002 г. (Пр. № 23 от 26.02.2002 г.). Его месячный оклад – 4000 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров Личная подпись А.В. Иванов

Ветрова А.И.

т. 291-90-11

Деловая переписка

Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с другими организациями и часто численно превалирует над остальными документами. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, рекламными, рекламационными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами на запросы и т. д.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и др.— на экземпляре, остающемся в организации.

Текст письма излагается от первого и третьего лица единственного и множественного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо ─ часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки и т.д.

Письмо - приглашение ─ предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.

Информационное письмо — сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Рекламное письмо ─ разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Письмо–извещение ─ составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на вопрос.

Письмо–подтверждение ─ содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, перевода и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе.

Письмо-напоминание ─ содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведение мероприятия.

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.

Инициативное письмо ─ письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письма–ответы ─ по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана и остается изложить характер решения постановленного в инициативном письме вопроса.

Примеры текстов писем

Сопроводительное письмо:

Высылаем наложенным платежом…

Направляем заявку на…

Письмо – приглашение:

Уважаемый Иван Степанович!

10 марта 2004 г. в конференц-зале состоится торжественное заседание…

Информационное письмо:

В соответствии с планом изданий в 2005 г. институтом будет издаваться сборник. Просим направлять статьи объемом не более 5 страниц до 10.09.2004 г.

Рекламное письмо:

Компания «Кодак» предлагает новые усовершенствованные аппараты по проявке и печати фотографий…

Письмо - извещение:

На ваше имя получен денежный перевод…

Письмо – подтверждение:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма от… или получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

Письмо – напоминание:

Ваша задолженность по квартплате на 02.09.2005 составляет 2000 рублей...

Гарантийное письмо:

Банк «Алемар» обязуется оплатить или согласен выступить гарантом оплаты…

Инициативное письмо:

«Прошу…»

«принять меры, сообщить данные о сроках поставки, направить нам договор, подтвердить получение документов…»

Письмо – ответ:

На ваш запрос сообщаем…

В Вашей просьбе… вынуждены отказать.

Образцы оформления писем

Россельхозакадемия Генеральному директору

Россия, 115209, Москва научно-технического

ул. Пятницкая, 21 центра «Семена-агро»

Тел. (095) 9311117 О.С. Еремееву

Факс (095) 9310027

E- Mall: msm@inter. msk.ru

F- http: // www. inter. msk.ru

ОКПО 03944527

01.02.2011 № 3/115

НА №______ от________

О семинаре “Современные технологии”

Уважаемый Олег Святославович!

Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современные технологии», который состоится 05.02.2009 в Государственной думе. Начало семинара в 11:00.

В программе семинара: рассмотрение вопросов автоматизации производственных процессов.

Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 04.02.2009.

Заявку необходимо выслать по факсу 9310027.

Приложение: 1. Программа выставки «Технические средства автоматизации» на 5 л. в 1 экз.

С уважением

Председатель оргкомитета Личная подпись И.В. Нестеров

Заявление

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Также могут составляться заявления о переводе на другую должность, о предоставлении отпуска, увольнении, о предоставлении каких-либо материальных благ и т.д. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки

Директору ФГУП ОПХ «Боровское» Директору фирмы

Иванову Ю.С.

Г-на Ворохова В.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу, на должность старшего механика с 02.05.2011 г.

Личная подпись В.С. Ворохова

Характеристика

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика имеет следующие реквизиты: название; указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилию сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики составляется от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно в произвольной форме. Пишут автобиографию от руки, форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Трудовой договор

Трудовой договор - документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений нанимателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Из ст. 56 ТК РФ «Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка».

Трудовой договор в письменной форме является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, а при возникновении трудовых споров может быть представлен в суде в качестве основного документа.

При заключении трудового договора следует указать следующие основные условия:

- место работы (наименование предприятия – нанимателя, его адрес);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и ее окончания (если заключается срочный трудовой контракт);

- порядок оплаты труда;

- обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации и т.д.).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем предприятия и работником и заверяется печатью. Один экземпляр хранится на предприятии, второй - у работника. Трудовой контракт может включаться в состав личных дел, а если личные дела не заводятся, то формируются в отдельное дело по алфавитному порядку согласно фамилии работников.

Решение о приеме (отказе в приеме) на работу принимается работодателем по результатам рассмотрения документов в строгом соответствии с положениями законодательства РФ. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного договора. О приказе сообщается работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Трудовая книжка

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный стаж работы. Заполняется на каждого проработавшего свыше 5 дней. При первичном поступлении на работу после окончания учебного заведения первая запись в трудовой книжке делается на основании диплома (свидетельства) о полученном профессиональном образовании. Следующая запись – наименование организации, в которую принят сотрудник. Ставится штамп предприятия. Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если же возникает необходимость исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. В записи об увольнении указывается соответствующая статья согласно ТК РФ, ставится подпись должностного лица. Трудовая книжка выдается в день увольнения. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Форма трудовой книжки Утверждена

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 16 апреля 2003 г. № 225

(обложка)

Герб Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(титульный лист)

Герб Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Фамилия_____________________________________________________________

Имя _________________________________________________________________

Отчество_____________________________________________________________

Дата рождения________________________________________________________

(число, месяц, год)

Образование__________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Профессия, специальность______________________________________________

Дата заполнения ______________________________________________________

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки______________________________________________

Дата

М.П. Подпись лица, ответственного за ведение

трудовых книжек ___________________

(разборчиво)

Сведения о работе

Серия и номер (10 разворотов)

№	Дата			Сведения о приеме на работу,	Наименование,
записи	число	месяц	год	переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольне-нии (с указанием причин и ссыл кой на статью, пункт закона)	дата и номер доку мента, на основа нии которого внесена запись

1 2 3 4

Сведения о награждении

Серия и номер 10 разворотов

№	Дата			Сведения	Наименование,
записи	число	месяц	год	о награждении (поощрении)	дата и номер доку- мента, на основа- нии которого внесена запись

1 2 3 4

Серия и номер указывается на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.

Вкладыш в трудовую книжку – это документ равный по значимости с трудовой книжкой, но без нее не действителен.

Образец Утверждена

Постановлением правительства

Российской Федерации

от 16 апреля 2003 г. № 225

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)

Фамилия_________________________________________________

Имя _____________________________________________________

Отчество _________________________________________________

Дата рождения_____________________________________________

(число, месяц, год)

Образование ______________________________________________

__________________________________________________________

Профессия, специальность ___________________________________

Дата заполнения ____________________________________________

(число, месяц, год)

Подпись владельца книжки ___________________________________

Дата

М.П. Подпись лица, ответственного за ведение

трудовых книжек

__________________________________________

(разборчиво)

Личное дело

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы по их формированию и ведению.

Личная карточка

Личная карточка (форма № Т-2) и государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информацией о населении (ОКИН), профессией рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

Хранение документации

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся сейфах, шкафах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела их располагают на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номер листа.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Подготовка к передаче в архив

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве –это обработка дел для последующего их хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременными сроками хранения.

Примерная форма акта приема-передачи документов на хранение

А К Т

______________ № __________

(дата)

Оформление дел

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Его проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов, сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Полное оформление включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

Оформление обложки дел

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также:

- дата дела;

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Библиографический список

Список основной литературы

1. Бардаев Э.А. Документирование: учебник для студентов высших учебных заведений./Э.А Бардаев, В.Б. Кравченко. – м.: Академия, 2008,-304с.

2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб.-практ. Пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.

3. Типовые инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – Новосибирск: Сиб.унив.изд-во, -2008. -79 с.

НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Документационное обеспечение управления

Методическое пособие для практических занятий

НОВОСИБИРСК 2012

Кафедра менеджмента

Рецензент: канд.экон.наук Д.М. Матвеев

Утверждено и рекомендовано к изданию кафедрой менеджмента (протокол №2 от «15» сентября 2011 г.).

@ Новосибирский государственный аграрный университет, 2012

@ Светлана Георгиевна Чернова, 2012

Содержание

Законодательная база документационного обеспечения управления…………………………………4

Трудовой договор ………….……………………………………………………………………………………………… .37

Трудовая книжка……………………………………………………………………………………………………………..37

Личное дело…………………………………………………………………………………………………………………..40

Личная карточка……………………………………………………………………………………………………………...40

Введение

Законодательная база документационного обеспечения управления

Вся документационная деятельность в любой организации или фирме ведется согласно законам, постановлениям Президента или Правительства Российской Федерации, а так же нормативно-правовым документам и ГОСТам.

Регламентация документирования ведется в нескольких направлениях:
- законодательное регулирование;

- стандартизация;

- нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Они могут содержать отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, или могут быть целиком посвящены данным вопросам.

Схема Законодательная база делопроизводства.

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

- законов;

- нормативных правовых актов;

- методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2019-04-19; Просмотров: 282; Нарушение авторского права страницы