Государственные системы документации

 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

ГСДОУ – это научно порядочный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в учреждениях, организациях и предприятиях.

Основные положения ГСДОУ распространяются на организационно-распорядительную документацию, а на остальную (плановую, статистическую, бухгалтерскую, кадровую и т.д.) в части, касающейся общих принципов работы с документами и подготовки их к сдаче в архив.

Унифицированные системы документации (УСД) – это комплекс взаимоувязных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведения унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической информации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплекса отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

       Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

       Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р 6.30-2003.

По определению специалистов (документоведов), документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа (приказа, акта, договора) называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: