Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Премьер и Сервис-Партнёр XEROX



 

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер. Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

6. ИНН/КПП. Проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

          7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

     9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) и могут проставляться в виде штампа.

 

р. адрес: 630102, г. Новосибирск, ул. Кирова, 28.Факт, адрес: 630133, г. Новосибирск, ул.

Высоцкого, 9. ИНН 5405266590 р/с 40702810600000000989b ОАО «Инвестиционный Городской Банк» г. Новосибирск. ул. Дуси Ковальчук 276 БИК 045005703 к/с 30101810500000000703 т. 202 54-61. 8-913-481-94-34.

Лицензии: ФСБ-812, ЗГС-00252Г, ЗГС-00252К.

   10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В письме наименование вида документа не указывают.

       11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 года следует оформлять: 05.01.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 года, а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004. 01.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

На №______от________

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Города Москва и Санкт-Петербург указываются без буквы «г.».

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

 

 

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Сибирские просторы»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Новосибирской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Новосибхлеб»

Личная подпись И.В. Сергеев

12.09.2011

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Искитимское»

Личная подпись И.В. Власов

12.09.2011

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.08.2011 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

правления банка

от 01.02.2011 № 82

17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2011

Личная подпись

05.01.2011

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа и заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком), например:

 

О создании аттестационной комиссии;

 

- чего (кого), например:

 

Должностная инструкция секретаря-референта.

 

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.

 

Констатирующая часть:

- вступление (указывают причину издания документа);

- доказательство (излагают основные факты);

- заключение (отмечают цель издания постановления).

Постановляющая (распорядительная) часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов):

- действие, которое необходимо предпринять;

- срок исполнения;

- ответственные за исполнение (ФИО, должность).

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (“постановляет”, “решил”).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (“приказываем”, “решили”).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (“слушали”, “выступили”, “постановили”).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции”, “в состав объединения входят”, “комиссия установила”).

В письмах используют следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа (“просим направить”, “направляем на рассмотрение”);

· от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”);

· от третьего лица единственного числа (“министерство не возражает”, “НГАУ считает возможным”).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 5 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут “Приложение” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:            

                                                                                                                               Приложение 2

к приказу председателя колхоза

от 15.06.2004 № 19

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом.

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ №” печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:                        ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу № 19 директора

АОЗТ «Верх-Ирменское»

 

22. В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Главный зоотехник                       Личная

ООО «Гигант»                              подпись                         Н.А. Федоров

 или:

 

Главный зоотехник                        Личная                          Н.А. Федоров

                                                          подпись

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Генеральный директор                     Личная                             М.А. Медведев

                                                          подпись

             

Главный бухгалтер                           Личная                         Н.И. Логинова

                                                          подпись             

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель министра                             Заместитель министра

юстиции Российской Федерации            финансов Российской Федерации

 

Личная            В.М. Степанов             Личная               А.П. Миронов

подпись                                                     подпись

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии                     Личная подпись       Н.В. Куликов

Члены комиссии                                 Личная подпись       К.М. Артемьева

                                                             Личная подпись             С.П. Матвеев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, подпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

23.04.2010

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо Российской академии

сельскохозяйственных наук

от 30.05.2010 № 451-805

 

24. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

 

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2011

 

При наличии замечания к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2011

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (при необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами).

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную подпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

Инспектор отдела кадров                Личная подпись                М.В. Верховцев

07.06.2011

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяют.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

Петров                         или                   Петров Иван Васильевич

24 45 67                                                    24 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Издан приказ № 25

В дело № 1-7

Сергеева 04.02.2004

 

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

 

Вх. № 75

02.02.2011

14:35 

 

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка, проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наиме- нование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Iet. 115 doc


 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-19; Просмотров: 255; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.074 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь