Номенклатура дел предприятия

 

№ п/п	Наименование дела	Количество томов	Срок хранения	Статья перечня
1	Раздел 1. Организационные документы
2	Раздел 2. Распорядительные документы
3	Раздел 3. Справочно-информационные материалы и переписка
4	Раздел 4. Документы по личному составу

 

Пример варианта номенклатуры дел бухгалтерии

 

№№ дел	Заголовок	Срок хранения	№ статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
02-01	Директивные документы, приказы и инструктивные письма вышестоящих организаций по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии	До минования надобности	ст. 19а
02-02	Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии	До замены новыми	ст. 38, 56
02-03	Приказы руководителя (директора) по основной деятельности. Копии	До минования надобности	ст. 19

 

Формирование дел

 

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания работы с документом с отметкой об исполнении он передается для помещения в дело.

Чтобы легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, «Бухгалтерия» или «Отдел кадров».

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-24, где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два тома и более.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. Однако в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их целесообразно формировать в самостоятельные тома.

Хранение документации

 

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся сейфах, шкафах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела их располагают на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номер листа.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

 

Подготовка к передаче в архив

 

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве –это обработка дел для последующего их хранения и использования.

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременными сроками хранения.

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: