Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Экспертиза ценности документов



Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна.

Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК организации, утверждается ЭКП соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

 

Примерная форма акта приема-передачи документов на хранение

УТВЕРЖДАЮ                                                             УТВЕРЖДАЮ

_______________________                               ________________________

_______________________                               ________________________

наименование организации-сдатчика             наименование организации-приемщика

Подпись                                                                          Подпись

Расшифровка подписи                                                  Расшифровка подписи

Дата                                                                                 Дата

М.П.                                                                                М.П.

А К Т

______________    № __________

                                                     (дата)      

Приема-передачи документов на хранения

_________________________________________________________________               (основные передачи)

____________________________________________________________________________________________                               

(название передаваемого фонда)

____________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________сдал,                            (наименование организации-сдатчика)

____________________________________________________________________________________принял                           (наименование организации-приемщика)

 

Документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ п/п Название, номер описи Количество экземпляров описи Количество единиц хранения   Примечание
1 2 3 4 5
         

Итого принято______________________________________________________

Фонду присвоен номер ______________________________________________

Передачу произвели:                                                     Прием произвели:

Подпись                                                                          Подпись

Расшифровка подписи                                                  Расшифровка подписи

Дата                                                                                 Дата

Изменения в учетные документы внесены:

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Оформление дел

 

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Его проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, или секретарь. В зависимости от ценности документов, сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. Полное оформление включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

 

Оформление обложки дел

 

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

- наименование учреждения и его подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- делопроизводственный индекс дела;

- заголовок дела;

- срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также:

- дата дела;

- количество листов в деле;

- архивный шифр дела.

Составление описей

 

На документы постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи – это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-19; Просмотров: 302; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.017 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь