Тема 10. Организационно-распорядительные документы

Тема 7 управленч. док-т

Информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различ-ных структур и в конечном итоге приводят к достижению эко-номических результатов.

Документы используются в различных областях деятельно-сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой от-расли и для каких целей он используется. Так, для юристов до-кумент является прежде всего способом доказательства или сви-детельства чего-либо, для историка -- историческим источни-ком, кибернетика-документалиста -- носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фик-сации и передачи управленческих решений.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля-ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп-равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля-ются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному соста-ву);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч-реждения.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен-тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую-щее определение:

Реквизит документа -- обязательный элемент оформления официального документа. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до-кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов уста-новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю-бом случае, как следует из определения, информация, зафикси-рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь-ко тогда она становится документом.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж-дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст-вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля-ются основанием для принятия управленческих решений, слу-жат доказательством их исполнения и источником для обобще-ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. [3]

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность -- изданием различных распорядительных доку-ментов; планирование -- посредством подготовки различных планов; учет -- в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль -- путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку-менты можно классифицировать в соответствии с их назначени-ем как средства:

регламентации деятельности (уставы, положения, регла-менты, правила, инструкции и др.);

распорядительной деятельности (приказы, указания, по-становления, решения, распоряжения и др.);

накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

передачи информации (письма, телеграммы, телефоно-граммы и др.).

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3..

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Тема 8. Возникновение и развитие формуляра. Формуляр текстового док 16-17вв. Характеризуется как период приказного делопр-ва, центр-ми органами управл были приказы. Система(С) приказного делопр-ва склад-сь постепенно и прошла неск стадий: 1 Приказ как разовое поручение2. Приказ как постоянное поручение 3.Приказ как спец помещения в кот осуществлялась управ-я деят-ть, они так и наз приказная изба.4. Приказ как центр-го гос учр-я с опред-м кругом управ-х задач, структурными подразделениями, специальным штабом служилых людей и с опред-ой С делопр-ва. Документирование управл-й деят-ти осуществлялась достаточно большим кол-вом видов и разновид-й док-в. Формуляр док-в периода приказного делопр-ва представлял собой сплошной текст, реквизиты из него практически не выд-сь, но однако в зависимости от вида док эти реквизиты расп-сь в строго опред последоват-ти. В этот период издаются образцовые книги (в них содержатся образцы некоторых видов док-в). Основой для док-в этого периода служила бумага до 2 пол 17 в ее привозят из зап Европы, а со 2 пол уже испол-ся отечественная. Основная форма док этого периода это столбец. Текст писался на узких полосочках бумаги на 1 стороне, если одного было мало к нему приклеивался др и т.д. и чаще всего содержал док-ы целого дела. Оборотная сторона используется для помет, резолюций, адреса. Если док состоял из неск листов они склеивались, место склейки наз сставом и дьяк проставлял свою подпись по слову на каждом месте склейки т.о., чтобы буквы захватывали оба листа. Главной особенностью делопр-ва приказов явл то, что орг- работы с док-м основывалась на обычных нормах права т.е. традиции и обычаи передававшиеся от поколения в поколение служилых людей. 1649г. Соборное уложение. В этих законодательных актах опред-е правила офор-я док-в были описаны. Формуляр текстового док 18в. В начале 18в. в России складывается новый тип гос-ва – абсолютная монархия, кот подразумевает сосредоточение в руках монарха законодат-й и испол-й власти. Монарх осуществляет упр-е через центр-е органы упр-я кот наз коллегии (ранее приказы). По названию гос учр-й делопр-во стало наз коллежским. В 1720г. был издан «Генеральный регламент» это закон. Он определял: 1.Внутреннюю орг-ю коллегий (структура, числ-ть, правила поведения чиновников, правила внутреннего распорядка).2 Правила орг-и док-в (регистрация, контроль исполн, правила офор-я, порядок удостоверения док).3 Введено понятие архив и 3 его категории: текущий, ведомст-й, гос В 1700г. Петр I отменяет столбовую форму. Она была заменена тетрадями. В 1708г была проведена реформа азбуки. Целковно-славянский алфавит был сменен на гражданскую азбуку. Были введены арабские цифры для обозначения чисел, до этого они обозначались буквами. Изложение текста было приближено к лит яз. Петр I издает указ о создании спец школ делопр-ва. Учились там дворяне. Все учетные док-ы приобретают табл форму, т.е. создаются в виде табл. В 1702г. указом были ведены метрические записи, происходит переход от подворной описи к подушной описи. 1724г. Выходит закон о сборе подушном и прочим. Этот закон дает начало паспортной системы. Появляется много нов видов док-в и некоторые старые переименовываются. Новые виды док-в: векселя, облигации, мемории, инструкции, реляции, протоколы, журналы. Введена авторская подпись. Генеральный регламент стал считаться 1 законод-м актом, регулирующим вопр создания и орг-и работы с док-ми. Формуляр текстового док 19-20вв. Была проведена реформа, коллегии были заменены министерствами, высшими гос учр-ми стали правительствующий сенат, госсовет, комитет министров. Внедрение всей этой системы следовательно изданием правового акта «общее учр-е министерств» в 1811г. Принципы орг-и упр-я министерств: единоначалие, иерархии (четко распределялись функции, обязанности). В этот период происходит строгая регламентация офор-я и содержания док-в. В первой половине 19в было издано 35 законод-х актов касающихся делоп-ва. Регулярно издаются сборники док-в, «Письмовники». Начинается процесс унификации док-в, кот выражается в создании типовых и трафаретных текстов. Впервые общим учр-ем министерств установлена зависимость юрид-й силы док от правил его оформл-я. К общим учр-ям министерств были приложены и формы док-в, кот служили эталоном для офор-я док-в. Сост-сь на бланках с уловным расположением реквизитов. Бланки сост-сь от руки, и где-то с 20х гг 19в они начинают изгот-ся типографским способом. В связи с созданием новых средств связи и док-ой техники появл новые виды док-в (телеграмма, стенограмма Советское делопр-во с 1917г. по современный период. В связи с преобразованием госаппарата, привлечением к упр-ю гос. учреждений, солдат, крестьян, кот не имели спец образования уровень ДОУ значительно понизился. Выпускается много декретов, кот касаются оформления док-в. В 18г. декрет о введении западано–европ-го календаря. Издается декрет о переводе делоп-ва гос. учр-й в национальных областях и республиках на местные яз. Внутри республики на местном яз, а за пределы на 2х яз или только на русском. В 18 г. конституции дается 1 описание герба и издаются декреты о хранении, изготовлении, испол-и учета печатей (гос, гербовых). В 18г выходит постановление «О форме бланков гос. учр-й», перечисляются все реквизиты и их расположение на листе. В 20-е г. начинается деят-ть по стандартизации и унификации док-в кот ведется в 3х направлениях: 1.Формат бумаги. В 1929г. выходит общесоюзный стандарт кот становится обязательным – ОСТ-363. В основу положены немецкие форматы. АО-АВ (этот ГОСТ исп-ся по сей день). В 1964 г. был введен ГОСТ 60г. кот основывается на ОСТ-363. 2.Разработка форм и бланков док-в. Прежде всего это коснулось бланков писем, как самому распространенному виду док-в.. Бланки писем разрабатывались каждым ведомством для всей системы. Форма бланка основывалась на постановлениях 1918 г. «О формах бланков гос. учреждений». 3.Выработка трафаретов текстов и структур отдельных разновидностей док-в. В 30г. был подготовлен проект «Общих правил док-ции и документооборота». В 1931г. институт, кот разрабатывал этот проект был закрыт. В 1972г. выходит 1 ГОСТ по оформлению док-в.

Тема 9. Формуляр современного управ-го док.Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методич док-в, регламентирующих процессы состав-я и оформ-я док-в. Таких док-в достаточно большое кол-во. Перечислим лишь нормативные док-ы имеющие для орг-ции делопроиз-го процесса первостепенное значение: 1. Гос система (С) ДОУ. Основные положения, общие требования к док-м и к службам ДОУ (ГС ДОУ). 2.ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «Унифицированная С. организ-но-распоряд-й док-ции. Требования к оформлению док-в». Настоящий стандарт распространяется на док-ы включ в ОКУД (общерос-й классификатор управленческой док-ции) класс 02 00000.3. Типовая инструкция по делопроиз-у в Федеральных органах испол-й власти. 4.Основы законодательства РФ об архивном деле РФ и архивах Унификация – сокращение многообразия док-в, приведение рациональному однообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация док-в может быть как самостоятельной так и этапом работы по стандартизации док-в. Стандартизация – это возведение в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и офор-ю док-в, принятых в установленном порядке для всеобщего многократного их применения в делопр-ве. Все результаты по стандартизации оформ-ся в виде: 1.Межгос-х стандартов (ГОСТ) 2.Гос-х стандартов (ГОСТ Р) 3.Отраслевых стандартов (ОСТ) 3.Стандартов предприятий, орг-й и учр-й (СТГ) Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть стандарты на отдельные виды док-в, на их элементы и на унифиц-е системы док-ции прим-м является ГОСТ Р6.20-2003. Гостом установлен набор реквизитов, все вместе они не встреч-ся ни в одном виде док-в, а лишь характеризуют типовой формуляр док-в, входящих в систему ОРД. Формуляр конкретного вида док опред-ся его назначением и правилами сост-я, оформления, разработки и введения в действие. Все реквизиты можно разделить на 3 группы: 1.Реквизиты бланка и ограничительной отметки: гос герб РФ и субъектов РФ, эмблема орг или товарный знак (в док должно входить только 1 изображение), хоз орг-и, основной гос регистрационный номер юридического лица (ОГРН), ИНН/КПП (хоз причины постановки на учет), Хоз формы док (ОКУД), Наименование орг, Справочные данные об орг (адрес, тел, факс и др.), Наименование видов док-в (приказ, заявление), Место восстановления и издания док, Ограничительные отметки, Дата, Регистрационный номер, Ссылка на регистрационный номер и дату док, Адресат, Заголовок к тексту. 2.Реквизиты, опред юридич силу док: автор (наименование орг), регистрационный номер, дата, гриф утверждения, текст, гриф согласования, подпись, печать. 3. Реквизиты отражающие обработку и движение док-в: адресат, резолюция, отметка о приложении , визы согласования, отметка о заверении док, отметка об исполнителе, отметка об исполнении и направлении в дело, отметка о поступлении док в орг, идентификатор эл копии док, отметка о контроле, заголовок, ссылка на регистрационный номер и дату. Бланк док – это стандартный лист бумаги с реквизитами идентифицирующими автора официального док. Для оформления док-в в делопр-ве используется следующие форматы бумаг: А-3(для схем, табл, диаграмм), А-4 и А-5 (для организационно-распоряд-х док-в), А-6 (для различных видов справок)Все эти форматы установлены ГОСТом 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Для изготовления бланков используются форматы А-4 и А-5. Впервые ГОСТ носит рекоменд-й характер (ГОСТ Р6.30-2003) ГОСТом устанав-ся поля: левое, верхние, нижнее – 20мм, правое – 10 мм. ГОСТ устанавливает 2 варианта расположения реквизитов: 1.Угловой 2. Продольный Реквизиты на бланке размещаются 2способами: 1.Центрованный 2.Флаговый. ГОСТ устанавливает 3 вида бланков:

1. Общий бланк (может испол-ся для любых док-в кроме писем) 2. Бланк письма 3.Бланки конкретного вида док. Бланки разрабат-ся для орг, для структурного подразделения и должностного лица. Гербовые бланки док-в с воспроизведением гос герба или герба субъекта РФ. Изготавливаются только типографским способом. Раз в год проводится проверка наличия и испол-я, хранения гербовых бланков. На бланках субъектов РФ проставляются следующие реквизиты: наименование орг, справочные данные, и место издания, указываются на 2 языках, слева на русском, справа на национальном. Если док содержит более 2 страниц, то листы док нум-ся начиная со 2 страницы. В середине верхнего поля арабскими циф, без всяких допол-х элементов. При необходимости может испо-ся оборотная сторона листа.

Адресация обращения граждан

Граждане обязаны или должны знать, кому надавать свои обращения. Запрещено направлять на рассмотрение письменные жалобы органам власти города или должностным лицам, действия (бездействия) которых обжалуются. Если доказательства, представленные жалобами недостаточно, необходимо потребовать документы, объясняющие ситуацию или вопрос или направить работников на места для проверки и обеспечить правильное исполнение решений. Запрещено использовать и распространять информацию о частной жизни гражданина без его согласия.

Тема 22. Анализ и обработка данных в информац-ом обеспечении управл-я (ИОУ). Автоматизир-е рабочие места(АМР) и банки данных. АРМ – совокупность методических и программных средств, позволяющих организовать работу конечного пользователя в некоторой предметной области. Первостепенное значение имеет орг диалога между пользователем и комп. ИО АРМ – банк данных отображает информац-е массивы и потоки той области для кот создано АРМ. Банк данных предназначен для ввода, хранения и обновления данных о конкретных объектах предметной области (экономические показатели, нормативные акты и т.д. Типы диалогов АРМ и пользователя.

Автоматизир-й банк данных – системы инф, математических, программных, языковых, организац-х и технических средств, предназначенных для централизованного нахождения и количеств-го, многократного использ-я данных. Автоматизир-й банк данных позволяет манипулировать любыми информац-ми единицами независимо от др единиц, способствует установлению информац-х отношений между данными, реализует прямой доступ пользователей к любым единицам и их совокупностям, позволяет быстро получать ответы на запросы независимо от орг-ции инф и физических способов хранения данных. Классификация и структура автоматизир-х банков данных: 1.Классификация авторизир-х банков данных по составу и характеру первичной (входной) инф:

Основные подсистемы автоматизир-го банка данных: 1. Подсистема комплектования автоматизир-го банка данных 2.Подсистема первичной обработки инф и ввода данных в комп3. Справочно-информац-ый фонд 4. Средства вычислительной техники 5.Подсистема тиражирования и размножения инф 6. Средства связи, телекоммуникационные модули и абонентские службы пользователя. База данных это наименованная совокупность данных, кот предусматривает общие принципы описания, хранения ми манипулирования данными независимо от прикладных программ. База данных состоит из записей записи делятся на поля. Запись это наименьшая единица обмена инф между оперативной и внешней памятью, а поле наименьшая единица обработки данных. Для создания и обработки данных использ система управля базами данных(СУБД) СУБД= это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использ баз данных.

Тема 23.Защита документа. Всовременных условиях для успешного предпринимательства необходимо держать в тайне коммерческую инф. Конфиденциальный док-док, к кот ограничен доступ. Задачи защиты док. 1.Защита законных прав орг,фирмы 2.Защита и сохранение конфиденциальных док-ов. 3.Формирование у сотрудников понимания необходимости выполнять требования по защите конфиденциальных док. Средства защиты док. 1. Гриф ограничения доступа к док. 2 Цветовые идентификаторы ценных и конфиденциальных док-ов. 3. Создание службы безопасности фирмы. 4. Слставление перечня ценной инф 5регламентация системы разграничения доступа к конфиденциальным доу 6. регламентацию пропускного режима на территорию. Инф и док могут быть: 1.общедоступные 2 доступ к кот может быть ограничен 3. с ограниченным доступом Конфиденциальности сообщения обеспечивается шифрованием Шифр- совокупность обратимых преобразований множества открытых данных во множество зашифрованных данных, осуществляемых по определенным правилам с применением ключей. Ключ – секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования, обеспечивающее выбор одного преобразования из совокупности возможны. Виды шифров: 1.перестановок 2замены 3.гаммирования 4 на аналитическом преобразовании (формуле_ Криптография отличается от кодирования. Код совокупность знаков и системных правил, к помощью кот инф может быть представлены в виде набора из знаков для передачи, обработки и хранения.

Тема 24.Криптография – частный случай кодирования, в ней для преобразований использ секретный элемент или ключ. Эл цифровая подпись – аналог подписи и/или печати, позволяющий установить авторство и целостность эл.документа Обладатель ЭЦП- лицо на имя кот зарегистрировано право использ ЭЦП и кот обладает соответствующим ключом.

С зарождением человеческой цивилизации возникла необходимость передачи информации одним людям так, чтобы она не становилась известной другим. Сначала люди использовали для передачи сообщений исключительно голос и жесты. С возникновением письменности задача обеспечения секретности и подлинности передаваемыхсообщений стала особенно актуальной. Поэтому именно после возникновения письменности появилось искусство тайнописи, искусство «тайно писать» – набор методов, предназначенных для секретной передачи записанных сообщений от одного человека другому.

Человечество изобрело большое число способов секретного письма, например, симпатические чернила, которые исчезают вскоре после написания ими текста или невидимы с самого начала, «растворение» нужной информации в сообщении большего размера с совершенно «посторонним» смыслом, подготовка текста при помощи непонятных знаков.Криптография возникла именно как практическая дисциплина,изучающая и разрабатывающая способы шифрования сообщений, тоесть при передаче сообщений – не скрывать сам факт передачи, а сделать сообщение недоступным посторонним. Для этого сообщениедолжно быть записано так, чтобы с его содержимым не мог ознакомиться никто за исключением самих корреспондентов.

Появление в середине ХХ столетия первых ЭВМ кардинально изменило ситуацию – практическая криптография сделала в своем развитии огромный скачок и термин «криптография» далеко ушел от своего первоначального значения – «тайнопись», «тайное письмо». Сегодня эта дисциплина объединяет методы защиты информационных взаимодействий совершенно различного характера, опирающиеся на преобразование данных по секретным алгоритмам, включая алгоритмы, использующие секретные параметры. Термин «информационное взаимодействие» или «процесс информационного взаимодействия» здесь обозначает такой процесс взаимодействия двух и более субъектов, основным содержанием которого является передача и/или обработка информации. Базовых методов преобразования информации, которыми располагает современная криптография немного, но все они являются «кирпичами» для создания прикладных систем.

На сегодняшний день криптографические методы применяютсядля идентификации и аутентификации пользователей, защиты каналов передачи данных от навязывания ложных данных, защиты электронных докуменов от копирования и подделки. Данный сайт посвящен этой теме.

Бурное развитие криптографические системы получили в годы первой и второй мировых войн. Начиная с послевоенного времени и по нынешний день, появление вычислительных средств ускорило разработку и совершенствование криптографических методов.

Проблема использования криптографических методов в информационных системах стала в настоящий момент особо актуальна потому, что с одной стороны, расширилось использование компьютерных сетей, в частности глобальной сети Интернет, по которым передаются большие объемы информации государственного, военного, коммерческого и частного характера, не допускающего возможность доступа к ней посторонних лиц.

С другой стороны, появление новых мощных компьютеров, технологий сетевых и нейронных вычислений сделало возможным дискредитацию криптографических систем еще недавно считавшихся практически не раскрываемыми.

Проблемой защиты информации путем ее преобразования занимается криптология (kryptos - тайный, logos - наука). Криптология разделяется на два направления - криптографию и криптоанализ. Цели этих направлений прямо противоположны.

Криптография занимается поиском и исследованием математических методов преобразования информации.

Сфера интересов криптоанализа - исследование возможности расшифровывания информации без знания ключей.

Шифрование - преобразовательный процесс: исходный текст, который носит также название открытого текста, заменяется шифрованным текстом.

Дешифрование - обратный шифрованию процесс. На основе ключа шифрованный текст преобразуется в исходный.

Ключ - информация, необходимая для беспрепятственного шифрования и дешифрования текстов.

Криптосистемы разделяются на симметричные и системы с открытым ключом. В симметричных криптосистемах и для шифрования, и для дешифрования используется один и тот же ключ.

В системах с открытым ключом используются два ключа - открытый и закрытый, которые математически связаны друг с другом. Информация шифруется с помощью открытого ключа, который доступен всем желающим, а расшифровывается с помощью закрытого ключа, известного только получателю сообщения.

Электронной (цифровой) подписью называется присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование, которое позволяет при получении текста другим пользователем проверить авторство и подлинность сообщения.

Криптографическая система - набор криптографических преобразований или алгоритмов, предназначенных для работы в единой технологической цепочке с целью решения определенной задачи защиты информационного процесса.

Асимметричная криптографическая система - криптосистема, содержащая преобразования (алгоритмы), наборы параметров которых различны и таковы, что по одному из них вычислительно невозможно определить другие параметры.

Криптография с открытым ключом - раздел криптографии, изучающий и разрабатывающий асимметричные криптографические системы.

Открытый ключ - несекретный набор параметров асимметричной криптографической системы, необходимый и достаточный для выполнения отдельных криптографических преобразований.

криптографическое преобразование информации - процесс преобразования информации, основанный на применении криптографических методов (зашифрование и рас-шифрование, выработка и проверка электронной цифровой подписи, выработка и проверка хэш-функции)

Шифр - совокупность обратимых преобразований множества возможных открытых данных на множество возможных зашифрованных данных, осуществляемых по определенным правилам с применением ключей

Ключ - конкретное секретное состояние некоторых параметров алгоритма криптографического преобразования данных, обеспечивающее выбор одного преобразования из совокупности возможных для данного алгоритма преобразований зашифрование данных - процесс преобразования открытых данных в зашифрованные при помощи шифра

расшифрование данных - процесс преобразования зашифрованных данных в открытые при помощи шифра

электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог подписи и/или печати, позволяющий установить авторство и целостность электронного документа. Реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием секретного ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или подделки содержащейся в электронном документе информации, а также обладателя электронной цифровой подписи. относительно небольшое количество дополнительной аутентифицирующей цифровой информации, передаваемой вместе с подписываемым текстом

обладатель электронной цифровой подписи - лицо, на имя которого зарегистрировано право использования электронной цифровой подписи и который обладает соответствующим секретным ключом ЭЦП, позволяющим с помощью средств ЭЦП создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы)

секретный ключ ЭЦП - уникальная последовательность символов, известная обладателю электронной цифровой подписи и предназначенная для создания им с использованием средств ЭЦП электронной цифровой подписи в электронных документах открытый ключ ЭЦП - уникальная последовательность символов, доступная любому пользователю информационной системы, предназначенная для подтверждения с использованием средств ЭЦП подлинности ЭЦП в электронном документе сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, идентифицирующий обладателя электронной цифровой подписи, включающий открытый ключ ЭЦП и выдаваемый удостоверяющим центром пользователю информационной системы для обеспечения возможности подтверждения подлинности электронной цифровой подписи

Хэш-функция - Функция, преобразующая текст произвольной длины в текст фиксированной (в большинстве случае меньшей) длины. Базовые требования к криптографической хэш-функции: на вход функции может подаваться текст любой длины; на выходе функции получается текст фиксированной длины; хэш-функция достаточно просто вычисляется для любого сообщения; хэш-функция относится к однонаправленным функциям

Код - совокупность знаков (символов) и система определенных правил, при помощи которых информация может быть представлена в виде набора из таких символов, для передачи, обработки и хранения

Пароль - Идентификатор субъекта системы, который является его (субъекта) секретом. Последовательность символов, вводимых с клавиатуры лицом, создающим и/или использующим ключ. Защищает ключи от несанкционированного использования в случае их хищения или потери, определяет своей длиной стойкость системы, хранится в голове у пользователя, применяющего ключ (распечатка пароля и дубликат носителя с ключами должны находиться в сейфе или другом защищенном хранилище

Тема 25. Цели и стратегии использования компьютерных информационных технологий в ДОУ.

I. Область работы с документами

- Упорядочение документооборота

- Оперативность и качество работы с документами

- Снижение круга затрат на рутинные операции

- Исключение, дублирование по вводу информации

- Создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному

2. Область контроля за исполнительной дисциплиной

- Обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов

- Оперативное получение информации о состоянии исполнения и местоположения любого документа

- Сокращение сроков прохождения и исполнения документов

3. Область организации доступа к информации

- Обеспечение централизованного хранения текстов документа и графических образов сопутствующих документов

- Оперативность поиска по тематическому набору реквизитов.

II. Стратегии использования современных информационных технологий в ДОУ:

1. Совершенствование выполнения видов работ путем применения универсальных информационных технологий – оно проще в реализации, ориентировано на существующую структуру предприятия, связано с минимальной степенью риска и возможность оценить эффект внедрения сразу. Минимальные финансовые затраты.

2. Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы ДОУ. Характерно для крупных предприятий. Позволяет создать единое информационное пространство в организации, для реализации этой стратегии используются специализированные комплексные информационные технологии. Наличие больших ресурсов (финансовые, людские, технические). Модернизация организационной структуры предприятия требует продолжительного периода времени для внедрения, но является самым эффективным способом решения проблем в целом.

Критерии отбора

Формальные (формализованные) - критерии, которые определяют отбор документов по соответствию моделей фонда. Несовпадение с любым из параметров модели вызывает отсев документов.

Критерии позволяют оценить содержание документов.

- степень новизны документа по отношению к нахождению в документном фонде

- информационная ценность

- ознакомление с рецензиями, отзывы

- актуальность документов, т.е. предполагается появившийся читательский спрос

Отбор документов по другим признакам:

- финансовые возможности

- техническая возможность воспроизведения документов

- отсутствие источников комплектования

Виды и методы комплектования

Выделяются 3 основные виды комплектования:

· Текущее комплектование. Пополнение фонда новыми, выходящими в свет произведениями печати и другими документами. Новыми считаются документы, вышедшие не более чем за год до момента комплектования. Основным методом текущего комплектования является предварительный заказ. Предварительный заказ – заказ документов, готовящихся к выпуску, к выходу в свет. Среди других методов можно назвать подписку, покупку, получение обязательного экземпляра. Подписка – широко используемый метод работы.

· Ретроспективное комплектование. Пополнение фонда изданиями за прошлые годы, т.е. вышедшими больше, чем за год с момента комплектования. Основными методами являются: покупка, документообмен (внутригосударственный и международный), репродуцирование, получение в дар от отдельных лиц и организаций

· Рекомплектование. Освобождение фонда от изданий и других документов, потерявших свою ценность для данного документного фонда.

Основной информационной базой для получения сведений об изданиях и других документах служат различного рода библиографические указатели. Можно выделить несколько групп таких указателей:

1. Проспективные библиографические указатели (дают информацию о документах, готовящихся к выпуску). Сюда входят:

- аннотированный план выпуска литературы издательства

- проспекты издающих организаций

- каталоги роспечати и других подписных организаций

- рекламные издания

- books in print (книги в наличии и в печати)

2. Текущие библиографические указатели. Дают информацию о вновь выходящих документах:

- каталоги издательств

- издания государственной библиографии

-рекламные издания

- реферативные журналы

- специализированные газеты и журналы

- текущие библиографические указатели по отраслям

3. Ретроспективные библиографические указатели:

- пособия государственной библиографии (особенно книги России)

- научно-вспомогательные указатели

- списки литературы в диссертациях, монографиях, учебниках и т.д.

Система источников комплектования:

· Книжные магазины – наиболее развитая система

· Отделы реализации издательств

· Новые библиографические коллекторы и посреднические фирмы – Грандфаир, бибком.

· Роспечать и другие подписные агентства.

· Система обязательного экземпляра, система обеспечения крупнейших библиотек.

· Внутригосударственный и международный документообмен.

· Акционерное общество «международная книга»

· Источники снабжения информационных служб видами документации – ВИФС, ЦНТИПИ

· Копирование и микрофильмирование

· Бесплатные поступления и дары

Возможности Интернет комплектовании фондов

В Интернет при поиске необходимых объектов можно обращаться к общим справочникам или специализированным справочникам. К специализированным относятся:

1. booker.ru 2.bookland.ru 3. e-книга 4. букинист 5. library.ru

Через поисковые системы можно выйти на нужные объекты, книжные издательства, посреднические фирмы и т.д. После этого мы находим конкретные издательства или магазины, которые нас интересуют. В информации, которая дается об издательстве обязательно расписывается тематика издаваемой литературы. Если нас заинтересовало полное издание, можем получить полную информацию, включая аннотацию, описание и внешний вид. С помощью Интернет можно не только отображать документы, но и оформить договор и сделать заказ. Многие издательства и книжные магазины подписывают на список рассылки, которая будет регулярно оповещать о вновь поступивших изданиях и других документах. Существуют специализированные источник, задача которого заключается исключительно в информировании библиотек и органов информации об имеющихся в наличии изданиях. books in print (книги в наличии и в печати) можно посмотреть на сервере www.books.ru, www.biblion.ru.

В Интернет можно найти виртуальные книжные магазины и заказать литературу с их помощью. Если нам надо разыскать документы прошлых лет издания, то лучше всего войти в крупные каталоги библиотек и институтов информации и найти там желаемые документы.

Противопожарная защита

6. Защита от стихийных бедствий и вооруженных конфликтов.

Тема 7 управленч. док-т

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному соста-ву);

финансовая документация;

документация по материально-техническому обеспечению;

регламентации деятельности (уставы, положения, регла-менты, правила, инструкции и др.);

распорядительной деятельности (приказы, указания, по-становления, решения, распоряжения и др.);

накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

передачи информации (письма, телеграммы, телефоно-граммы и др.).

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Тема 10. Организационно-распорядительные документы

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К организационным документам относятся:

Учредительные документы (УСТАВ И ДОГОВОР), составляемые при создании предприятия:

Штатное расписание;

Правила внутреннего трудового распорядка (или положение о персонале);

Положение о структурных подразделениях;

Должностные инструкции работникам.

В соответствии с Уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем в документе. Здесь указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия. Подписывается заместителем руководителя предприятия. Согласовывается с главным бухгалтером. Утверждается директором.

Изменения в Структуру и Штатную численность вносятся приказом директора предприятия. Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в Штатном расписании. Штатное расписание составляет на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия. Согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносится приказом директора предприятия.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков и командировок сотрудников, внутриобъектовый режим и другие вопросы отражаются в Правилах внутреннего трудового распорядка или в Положении о персонале. Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия.

Если в структуру предприятия входя несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается Положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Текст положения должен содержать следующие основные разделы:

Общие положения (Определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность. Порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности).

Основные задачи (Излагаются направления деятельности данного структурного подразделения).

Функции (перечисляются конкретные виды производственно- хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением).

Права и обязанности (указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям организации и сторонним организациям).

Ответственность (устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, не использование предоставленных прав).

Взаимоотношения. Связи (Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями организации и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.).

Организация работы (определяется порядок деятельности структурного подразделения, организация контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизация и ликвидация).

Положение о структурном подразделении организации разрабатывается руководителем подразделения и им предписывается, согласовывается с заместителем директора организации, юристом и утверждается директором. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ директора организации.

Правовое положение работников организации регламентируется ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Текст Должностной инструкции состоит из следующих разделов:

Общие положения (устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения. От занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

Функции (определяются направления деятельности специалиста).

Должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.);

Права (определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.

Ответственность (устанавливаются виды ответственности за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и невыполнение предоставляемых прав).

Взаимоотношения. Связи по должности (перечисляется круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов). Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку.

Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками предприятия устанавливается распорядительным документом - приказом директора.

Распорядительная деятельность организации документируется, в основном, посредством издания приказов директором организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, финансирования, кредитования, реализации, внешнеэкономической деятельности совершенствования структуры и организации работы организации и т.п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами организации, согласовываются с главным ведущим специалистом, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором организации. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемых действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строчке от нулевого положения табулятора (от начала левого поля). После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами

1 1.1 1.1.1

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа содержит указание должностному лицу, ответственному за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания (например: задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к прикажу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение

к приказу директора

организации "Контакт"

от 11.02.2002 г. № 4

Если приложений несколько, каждое из них нумеруется. Знак "№" перед цифровым обозначением не ставится.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Приложение 2

к приказу директора

организации "Контакт"

от 02.01.94 г. № 1

(Инструкция Минфина РФ)

от 13.04.94 г. № 134/56

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка - это копия определенной части подлинного документа.

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставление отметки о заверении копии.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности организации (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать РАСПОРЯЖЕНИЯ и УКАЗАНИЯ. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяются от распорядительной словами: "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ", "СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ", "РЕКОМЕНДУЮ".

Тема11. Основные СД в управленческой деятельности. По ГОСТу «термины и опред-я» системы док-ции (СД) – это совокупность док-в взаимосвяз-х по признакам происхожд-я, видам, сферы деят, единых треб-й к оформл. Отраслевые СД это те С, кот. присущи только опред-ым группам орг, связаны единством хоз-ой и соци-ой деят (напр мед-я, учеб). СД: 1.С. организац-правовых док-в – созд-ся в любой орг независимо от сферы деят-ти. Эти док-ы содержат: правила, нормы, положения (П), кот. Устанав-ют статус орг, структ и штатную числ-ть, должностной состав, ф-ции орг в целом и каждого подразд-я орг, а также права, обяз-ти и ответст-сть работ-в. Организац-правовые док-ы содер П строго обязат для испол-я и явл правовой основой деят учр-я. Разрабат-я эти док-ы единой орг и утвержд-ся вышестоящим органом. По сроку действия организац-правовые док-ы (кроме штатного расп-я) относятся к бессрочным и действуют они до их отмены или утвержд-я новых. В процессе подготовки организац-правовые док-ы обязат. проходят процедуру визирования. Датой этих док-в явл дата утвержд-я. Док-ы относящиеся к этой группе: А)Устав – правовой акт кот. опред. структ. орг, ф-ции, права т.е. весь полный порядок деят орг. Оформ-ся на стандартных листах формата А4. Сост из разделов, каждый раздел имеет заголовок, все разделы нум арабскими циф, внутри каждого раздела имеется повт-я нум-я. Б)П – правовой акт кот. опред ф-ции, права, обязанности учр-я. (Устав для коммер-их, а П для гос орг). П оформ-ся так же как устав. 1.Об орг бывают: Типовые – разрабат-ся для всей ведомст-й С. и спускаются сверху вниз, Примерные – ведомство разраб-ет, а орг-я дорабатывает для себя, Индивидуальные – орг разраб-ет свое 2. О структурных подразд-ях бываю только типовые и индивид-е. Они разд-ся на: П о структурных подраз-ях, П о коллегиальных и совещательных органах (независимо от того временно или постоянно дейст-их. П об орг оформл на бланке орг. 1.Должностная инструкция - права, ответст-сть, обязанности, ф-ции раб, условия работы, разраб-ся на все должности предусмотренные штатным расписанием, кроме руководителя орг (его обязанности оговариваются в П). Оформ-ся на бланке орг, структура та же самая. 2.Структурная или штатная численность – оформ-ся в виде табл на бланке, обязат проходит процедуру визирования. Датой док явл дата утверждения. Состав-ся на 1 календ-й год. Содержит – структуру орг, общую штатную числ-ть и числ-ть подразд-й. 3.Штатное расписание – устанавливает штатную числ-ть орг, состав должностей и размеры оплаты труда раб-в. Разраб-я на один календ-й год и действует в течении этого года, в виде табл, оформ-ся на бланке орг.4.Правила внутреннего трудового распорядка – док. кот. регламентирует вопр. повседневной деят орг оформ-ся на бланке орг и имеет ту же структуру, что и устав. С. организац-о – распоряд-ой док-ции. Основное назначение этих док-в – регулирование деят орг. Распоряд-е док-ы содержат решения кот идут сверху вниз по С управ-я. Распоряд-е док-ы явл обязат-ми для исполнения. В юридическом плане они относятся к нормативным док-м (актам). В распоряд-ых доку-х излагаются конкретные предписания конкретным адресатам. Распоряд-е док-ы могут издаваться как отдельным учр-ем, так и совместно несколькими учр-ми. С точки зрения порядка принятия решения распоряд-е док-ы делятся на 2 группы: Док-ы изд-е в условиях коллегиальности (издаются постановления и решения), Док-ы изд-е в условиях единоначалия (приказ, распоряжение, указание)2.Постановления – принимаются высшими и центр-ми органами фед-ой исп-ой власти дейст-ей на основе коллегиальности, коллег-ми исп-ми органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач стоящих перед ними и установления стабильных норм и правил. Так же постановления могут приниматься руководящим органами общ-ых орг по наиболее важным вопр касающихся их деят-ти. 3.Решения принимаются коллег-ми и совещательными органами учр-й.4.Приказ издается рук-лем орг. Сущ неск видов приказов: по организац-м вопр, по основной деят-ти, по личному составу 5.Распоряжение – издается единолично президентом РФ, а также рук-лем чаще всего коллег-го органа в целях разрешения оперативных вопр. Распоряжения изд-ся по вопр частного характера (по каким-то оперативным вопр) имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга орг и должностных лиц. 6.Указание – издается единолично руководителем или заместителем орг. По вопр связанным с орг выполнения приказов, инструкций и с вопр инф-но-методического характера.Все док-ы оформ-ся на бланке орг, текст этих док-в состоит из 2частей: Вступительная или констатирующая в этой части дается обоснование издания этого док, Распорядительная – в зависимости от вида док будет начинаться разными словами (Постановление – постановляю, указание – обязываю, предлагаю, поручаю и т.д.).7 С справочно-инф-ой и спр-но-аналитической док-ции. Особ-ти док-в этой С: док-ы этой группы не содержат поручений, все док-ы этой группы идут снизу вверх по С управ. Отдельный вид док. (письмо) исп-ся для реализации инф-ых связей между равными орг-ми и должностными лицами. Деловая переписка составляет 80% всей вход и исход док-ции. Виды док-в входящие в эту С. управ-я: 1.Протокол – содержит запись хода обсуждения вопр и принятия решений. Офор-ся протокол с черновых записей (т.е. это могут быть стенограммы, аудиозаписи) и на основе материалов подготовленных к заседанию. Протокол бывает 2 видов: полный и краткий. Они отличаются 2 частью, в полном содержится запись всех выступлений, а в кратком указываются лишь тема. Офор-ся на общем бланке, сост из 2 частей: Вводная часть – офор-ся одинаково и в краткой и в полной формы. Она сост из 2 пунктов: А)присутствовали – указываются председатель, секретарь и ф-и всех присутствующих. Есть ограничение – указываются до 15 чел, а ост на отдельном списке. Все Ф-и указ-ся в алфавитном порядке. Б)повестка дня – пронумерована арабскими цифрами, указывает вопр выносимые на обсуждение в имен-м падеже и с указанием Ф-и докладчика. Основная часть строится по схеме, кот. повторяется на каждый вопрос: Слушали – указ-ся тема, Ф-я докладчика, Выступали – указ-ся Ф-и лиц выступивших в обсуждении, а также их выступление и вопр к докладчику, Постановили (или решили) – выносятся решения по вопр кот. стоял. Датой этого док явл дата события, подписывается он председателем и секретарем, но бывают искл-я свои визы проставляют выступавшие в этом заседании – напротив своей Ф. 2. Акт – состав-ся для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акт это коллег-ный док, для его сост-я треб-ся не менее 2 чел, составляется на основе черновых записей, оформл-ся на общем бланке или на бланке с унифицированным текстом. Датой явл дата сост-я и текст этого док состоит из 2 частей: вводная часть в ней указ-ся основание его сост-я и, председатель и члены комиссии., Основная часть в ней указ-ся характер проделанной работы, сроки, установленные факты и выводы, заключения, предложения по каждому пункту. Все остальные док-ы оформл-ся на листах формата А4 1.Докладная записка – содержит изложение какого либо вопр. с выводами и предлож-ми. Разновидность докладной записки – предложение – перечисляется перечень конкретных предложений по отдель-му вопр. Текст докладной записки сост из 3 частей: Причины или события послужившие поводом для написания док, Проводится анализ сложившейся ситуации и возможные решения, Излагаются конкретные выводы и предл-я 2.Объяснительная записка – излагаются причины какого-либо события. Сост из 2 частей: Факт; Причина.3. Представление – этот док содержит предложение о наличии перемещении или поощрении раб. учр-я 4.Заявление – этот док содержит просьбу (и начинается со слов прошу…представить и т.д.) 5. Справка – составл с целью описания фактов основной деят-ти орг ли подтверждения сведений биографического или служебного характера.6. Сводка – содержит обобщенные сведения по какому либо 1вопр. 7.Заключение – содержит решения, выводы по какомулибо док-у или вопр, а отзыв по какой либо работе поступившей на рассмотр-е. 8.Перечень – содержит систематизированное перечисление предметов, объектов, лиц, работ с целью распространения на них опред-х норм или требований, чаще всего оформл в виде табл. 9.Список – содержит перечень предметов, лиц, объектов составл-й с целью регистрации или информирования. Может быть самостоят-м док-ом или приложением к док-у. 10 Письмо – оформл на бланке письма, первый лист, а остальные на листах формата А4, имеет огромное кол-во разновидностей. Док-ы передаваемые по каналам связи: 1.Телеграмма – перед-ся сред-ми телеграфной связи (телекс – та же телеграмма, только телеграфная связь абонентская) 2.Факсограмма – перед-ся по каналам факсимальной связи. Не явл самост-ным док-ом, а лишь копией док 3. Телефонограмма – это док кот передается устно по каналам телефонной связи и запис-ся получателем. 4.Электронное сообщ-е – док, передаваемый по эл почте. С. плановой док-ции – деят-ть любой орг-ции обязательно планируется и все результаты планирования фиксируются в плановых док-х. Наиболее яркими явл: Программа – это плановый док. кот. содержит основные направл-я развития той или иной деяте-ти или отрасли. Составл-ся в виде пронумер-х разделов с заголовками, оформл на общем бланке орг. План – устанавливает перечень намеченных к вып-нию мероприятий, их последоват-сть, объем, сроки и ответственных испол-ей, оформ-ся на общем бланке, обычно в виде таблицы. Особенность всех плановых док-ов, то что они состав-ся на опред-ый срок. С. отчетной(От-е) док-ции. От-е док-ы выполняют ф-цию обратной связи т.е. позволяют сопоставлять полученные результаты с показателями намеченными планом или программой. Осн. док-том от-ой док-ции является отчет – содер-ся сведения о результатах деят-ти намеченных программой за опред-ый период времени. От-я док-ция сост. из неск-их комплексов док-ов: 1.Гос.от-ть 2.Ведомств от-ть3. Внутриучережд-я от-ть

Тема 12. Унифицированные системы документации и управленческой деятельности

Унификация док-ов – заключается в установлении единообразия состава и форм управл. Док-в фиксирующих осуществление управл. функций и задач. Унифицированные формы док-в объединяются в унифицированные системы док-ции (УСД). По ГОСТу дается определение УСД - это система док-ции создается по единым правилам требованиям содержащая. УСД разрабатываются на основе:1.Единообразия построения форм док-в 2.На основе регламентации содержания док-в 3. На основе исключения из док-в дублирующих данных, добиваясь тем самым однократности ввода инф в процессе решения управл задач 4.На основе сокращения кол-ва традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных управл задач. 5.На основе единства применяемой терминологии и условных обозначений 6.На основе определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида док-та, на основе создания единых моделей их построения ориентированных на комп обработку и пригодных к восприятию чел. 7.Установление единых правил составления и оформления реквизитов док-в общих для всех систем док-ции и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. К настоящему времени унифицировано свыше 3500 док-в которые были сведены в 1993 г. в общероссийский классификатор управленческой док-ции (ОКУД). Каждый из док-в подучил свое кодовое обозначение кот. Опред. его принадлежность к одной из систем док-ции и место в системе. УСД обязательные для применения: 1.УС банковской док-ции 2.УС финансовой , учетной и отчетной док-ции в бюджетных и учреждениях и организациях3. УС отчетно-статистической док-ции 4.УС учетной и отчетной бухгалтерской док-ции предприятий 5.УС док-ции по труду 6. УС внешнеторговой док-ции 7. Является особо важной для делопр-ва УС организационно-распорядительной док-ции (относится к классу 0200000 – это ее номер в АКУД)

УСД разрабатываются министерствами и ведомствами. На каждую УСД создается ГОСТ (например на УС организационно-распорядительной док-ции издан ГОСТ Р6.30-2003). Кроме общегос-ных УС еще существуют унифицированные формы отраслевой док-ции – отражают специфику информац-го обеспечения управ-я конкретной отрасли деятельности или отдельного предприятия. Эта специфика может быть двух видов: 1.Дополнительные требования к инф при решении типовых управленческих задач.2 Специфическая деятельность для реализации, которой создана та или иная функциональная отрасль унификации отраслевой деятельности. Все формы имеют нормативный характер, они являются дополнением.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2019-04-19; Просмотров: 271; Нарушение авторского права страницы