Тема 37. Документный ресурс социальной системы

При определении основных понятий информационные ресурсы и документные ресурсы следует исходить из понятий «информация» и «документ». Информация – самые различные данные, сведения, знания, предназначенные в процессе передачи коммуникации. Отличительным признаком является то, что в документе информация фиксируется специально для хранения и передачи.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Понятие информация шире понятия документ, поэтому понятие информационные ресурсы шире понятие документные ресурсы. Информационные ресурсы – это все сведения, которые могут представлять интерес независимо от того, зафиксированы они или нет.

Под документными ресурсами будем понимать всю совокупность документов, созданных человечеством независимо от их содержания и формы.

Понятие документные ресурсы состоит из 2-х частей:

1. Документный массив (совокупность документов в покое)

2. Документный поток (совокупность документов в движении)

Если документный массив упорядочен, обладает высшей степенью организованности, то к нему применимо понятие документный фонд. 

В каждой социальной системе можно выделить несколько обязательных компонентов:

- производимый продукт или услуга

- пользователь или потребитель этого продукта и услуги

- служебный персонал

- материально-техническая база

Ценность производителей фирмы – изготавливаемые ею т/у, для посреднической фирмы –реализуемые т/у. Системные ценности – все разновидности результатов деятельности социальной системы. Эти ценности производятся служебным персоналом. Материально-техническая база (МТБ) – это занимаемые системой помещения, мебель, производственное оборудование и т.п.

Пользователь – тот, кто потребляет производимые системой т/у. Он не всегда столь очевиден, как другие компоненты всякой системы. Все элементы социальной системы имеют между собой двусторонние связи. Элементы и связи представляют собой структуру системы.

В качестве примера социальной системы можно привести отдел маркетинговой информации. Компоненты:

- документный фонд

- потребители информации

- информационный персонал

- материально-техническая база

Функциональный анализ специализированных документальных систем:

Свойства документного ресурса:

1. Неисчерпаемость. Документные ресурсы по сравнению с материальными и энергетическими ресурсами не имеют предела, т.к. информация при использовании не уничтожается и не исчезает

2. Возрастаемость. Количество информации и документов при использовании не уменьшается, но и дает возможность создавать новое знание на новой основе.

3. Тиражируемость. Означает, что любое произведение можно скопировать в любом количестве экземпляров.

4. Безальтернативность. Дефицит информации может быть восполнен только информацией. Заменить ее другим видом ресурсов невозможно.

Т.к. внутри документного ресурса существуют их организационная часть, т.е. документный фонд, который является системным объектом, то поэтому фонду присущи системные свойства:

1. Целостность. Целостным называют систему, обладающую качествами более высокими, чем сумма качеств, свойственных каждому из составляющих его элементов.

2. Открытость означает что документный фонд связан с окружающей средой, оказывающей на фонд влияние, и испытывающий влияние фонда на себе. Взаимное влияние друг на друга.

3. Динамичность-статичность (парное). Это свойство обозначает, что фонд находится в постоянном движении и в то же время стремится к покою.

4. Стохастичность (вероятностность) – свойство обозначающее, что все процессы, протекающие в фонде – вероятностны. Имеют определенный процент ошибок.

5. Управляемость процессами, происходящими в фонде можно управлять.

Структурирование документного фонда

Структура – строение, организация документного фонда, его упорядоченность по тем или иным основаниям, т.е. построение какой-либо системы.

Структурирование – это разделение фонда на части. Основание структурирования зависит от того, какие требования мы и наши абоненты применяем к фонду.

Абонента чаще всего в фонде интересуют содержание, поэтому на самом высшем уровне фонды делятся на универсальные, многоотраслевые и отраслевые.

Отраслевой фонд – это литература по одной отрасли.

Многоотраслевой – по нескольким смежным областям.

Универсальный – по всем отраслям

Если нам необходимо разделить фонд по содержанию внутри информационной службы, то мы должны воспользоваться библиотечно-библиографическими классификациями.

Структурирование фонда по форме содержащихся в нем документов гораздо более обширно.

Наиболее частое выделение в едином фонде подфондов по видам документов. При делении фонда по видам документов необходимо учитывать, что каждый вид неоднороден по своему составу, поэтому желательно разделение на подвиды документов. Например, произведения печати следует разделить на книги, газеты, журналы, продолжающиеся издания очень часто встречается структурирование фонда по языковому признаку. Фонд может быть структурирован по хронометрическому признаку, по времени публикации, по степени доступности фонд может быть разделен на фонд неограниченного и ограниченного доступа. Фонд может быть разделен на части в зависимости от структуры самой фирмы. Чем сложнее структура самой фирмы, тем более сложным оказывается строение самого фонда. Он может быть одноуровневым (все документы сосредоточены в службе информации). Двухуровневые (кроме основного есть еще фонды в структурных подразделениях фирмы). Организация двухуровневого фонда требует большого количества информационных работников и большей экземплярности документов. Основной задачей разделения фонда на составные части является улучшение обслуживания абонентов и организация документальных технологических процессов работы с фондом.

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: