Тема 29. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода

I. Определение задач и уровня автоматизации:

Подготовка и оформление документов:

- унифицированные формы документов

- новое качество и повышение оперативной подготовки документов.

2. Организация документооборота и исполнения документов:

- исключить дублирование при регистрации

- уменьшить вероятность потери документов

- упорядочить документооборот

- повысить оперативность и качество исполнения. Сократились сроки исполнения документов.

- своевременное информирование о поступивших и созданных документах.

3. Организация контроля исполнения документов

- оперативное получение информации об использовании и местонахождении документов

- отслеживание этапа прохождения документов в подразделениях

4. Организация хранения документов и справочно-поисковая система

- централизация хранения текстов документов, их графических образов и материалов к ним

- оперативный поиск логически связанных документов по одному вопросу

- возможность подборки документов по любому признаку

Уровень автоматизации, т.е. что документ охватывает процесс автоматизации.

1. Автоматизация всей организации включает все территориально удаленные подразделения.

2. Автоматизация головного офиса организации.

3. Автоматизация нескольких структурных подразделений

4. Автоматизация структуры отвечает за организацию ДОУ

5. Автоматизация отдельных структурных подразделений

II. Изучение рынка автоматизированного документооборота.

1. Собрать информацию о самих автоматизированных системах.

2. Собрать информацию о разработчиках и продавцах.

3. Анализ полученной информации

III. Выбор компании, занимающейся автоматизацией ДОУ

1. Надежность компании.

2. Организационная структура компании (наличие собственного офиса, наличие представительства в других регионах, контракты с производителями встраиваемых модулей)

3. Кадровый состав компании

4. Наличие методической и технологической документации (руководство по эксплуатации, задокументированная технология внедрения).

5. Возможность обучения

6. Наличие успешной реализации проектов по внедрению.

7. Поддержка долговременной работы системы (гарантированная техническая поддержка)

8. Обеспечение этапности внедрения системы

IV. Выбор автоматизированной системы.

Группы параметров оценки автоматизированных систем ДОУ:

1. Область применения.

2. Функциональные характеристики системы.

3. Эксплуатационные характеристики:

- объем документооборота (система должна обеспечивать работу со всеми документами организации и иметь документационный резерв).

- надежность системы (запас, надежность должна быть достаточным и сбои не должны оказывать влияние на безопасность и сохранность документа)

- количество одновременно работающих пользователей

4. Программная реализация с программными приложениями и интеграция в информационную среду организации и возможность интеграции с архивом организации.

- Поддержка русского языка

- Технические требования к системе (технология клиент-сервер, СУБД, которая используется в качестве основы)

- Маршрутизация документов (возможность изменения маршрута документа, т.е. внесение изменения в маршрут)

- Отслеживание версий и подверсий документов

- Возможность работы с удаленными пользователями

- Наличие модулей для сканирования документов (для поточного ввода документов)

- Возможность совместной работы над документом

- Протоколирование действий в системе

5. Технология делопроизводства (российская и западная)

6. Способы защиты информации:

- программное

- организационное

- разграничение прав доступа

- ЭЦП

7. Открытость системы

8. Стоимость.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: