Тема 27. Универсальные информационные технологии.

Типология универсальных информационных технологий.

В основу систематизации универсальных информационных технологий положены отдельные этапы процесса документационно-информационного обеспечения управления в типовые функции организационного обеспечения управления.

Организация работы с документами (делопроизводство) обязательно включает следующие этапы:

- подготовку, создание и оформление документов;

- прием-передачу документов

- организацию движения документов внутри организации;

- информационно-справочную работу;

- хранение документов

Текущая организационная деятельность секретарских служб включает множество рутинных операций. Один из представителей универсальных информационных технологий, помогающих реализовать виды организаций деятельности является программа microsoft outlook, входящая в пакет Microsoft office. Информация в этой программе представлена в виде папок, эти папки и являются основными элементами этой программы –контакты эта папка предназначена для хранения различных сведений о лицах, с которыми поддерживаются деловые и личные отношения (от самых необходимых официальных до личных), календарь, задачи, дневник, заметки, почта. Планировщик рабочего времени – все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собрания, задачи, телефонные звонки. Для планирования встреч, собраний, событий, предназначена папка календарь. Встреча – это мероприятие, касающееся 1-2 лиц. Для встречи определяется время, можно определить тему, место ,так же можно определить начало и конец встречи и разослать приглашения на встречу. Если встреча повторяющаяся, то ее можно запланировать( задать функцию повторения). Не требует привлечения дополнительных ресурсов (материальных затрат, времени на подготовку, специального помещения). Собрание – это тоже встреча, но с привлечением большого количества лиц и требует привлечения дополнительных ресурсов. При проведении собрания необходимо согласовать время со всеми участниками. Выбор места, составление плана проведения собрания. Событие- совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, протекающее в течение длительного времени. Предполагает составление плана мероприятия и требует подготовки каждого из этих мероприятий. Задачи – эта папка используется для описания сведений о задаче и организация решения задач. Задача – это дело, которое необходимо выполнить к определенному сроку и связано со значительными временными затратами. Любую задачу можно поручить конкретному лицу, выбранному из папки контакты, информация представлена в виде таблицы, всю информацию можно отсортировать. Дневник – это папка, которая содержит расширенный по дням перечень выполненных дел и событий. Почта содержит входящие и исходящие сообщения, которые представлены в виде таблиц. Заметка – возможность создавать заметки. Для создания документов используется текстовый процессор Word. Возможности Word, различные стили оформления различные шрифты, возможность изготовления, вставки рисунков и таблиц, редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка, создание форм и бланков. Для автоматизированного делопроизводства процессов чаще всего используется заранее созданные шаблоны для основных видов документов. Это ускоряет процесс создания документов. Изначально word содержит большой набор шаблонов, по расположению реквизитов не соответствует российским правилам составления документов. Word служит основным инструментом создания, оформления и подготовки документов. Для создания табличных документов используется табличный процессор Microsoft excel. Документ представляет собой набор таблиц (книга). Книга состоит из листов. Ячейка может содержать: текст, цифры, формулы. Excel служит для создания табличных элементов. Программа Access. С ее помощью создаются фактографические Базы данных. Конкретные значения данных представлены в виде совокупности записей. Технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов, осуществление справочной работы над документом, составление описей документов. Информация в базе данных представлена в виде таблицы. Могут создаваться однотабличные и многотабличные БД. Для реализации всех функций документооборота удобней использовать многотабличные базы данных, где все данные связаны между собой. В Access представлены 4 основных объекта – 1. Таблица – основное место хранения данных о документе, можно установить связи между таблицами, посмотреть, редактировать, сортировать, реализовывать поиск по самой таблице, регистрировать. 2. С помощью запроса мы можем организовать справочную работу по документам, т.е. отобрать записи по какому-то признаку. Можем организовать поиск по всем взаимосвязанным таблицам и оформить в удобном и наглядном виде и вывести на печать. 4. Форма используется для облегчения информации и дает возможность различать права доступа различных пользователей к информации.

Для секретарских служб кроме того, характерно организационное обеспечение управления, к типовым функциям которого можно отнести подготовку и организацию совещаний, деловых встреч, презентаций, организацию рабочего дня и т.п.

Характеристика основных информационных технологий:

Документационно-информационное обеспечение управления

Создание документа: подготовка содержания, составление, оформление, подготовка бланка, коллективная работа по созданию документа – технология работы с информацией различного типа, в том числе текстовой редактор, табличный процессор, графический редактор. Технология баз данных. Интеллектуальные информационные технологии (электронные словари). Сетевые информационные технологии.

Прием и передача информации – сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь. Электронная почта.

Регистрация документов и контроль исполнения – технология баз данных.

Хранение информации и организация доступа к ней, справочно-информационная деятельность – технология преобразования бумажного документа. Технология баз данных. Технология создания каталогов системы. Технология сжатия информации. Технология поиска информации. Технологии, обеспечивающие безопасность документов.

Информационное обеспечение процедур принятий решений – интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы).

Наиболее известными информационными технологиями, используемыми при оформлении документов, являются текстовой, табличный и графический. В качестве текстового редактора в большинстве случаев выбирают Word интегрированного Ms Office. Использование различных компонентов этого пакета (как и любого пакета программных продуктов) имеет целый ряд преимуществ – полная совместимость отдельных компонентов, т.е. возможность передачи информации из одной программы в другую, единообразие методов работы. MS office предоставляет массу возможностей для оформления текста. Это различные стили оформления, различные шрифты, возможности изготовления и вставки рисунков, таблиц, редактирование, проверка правописания, многоязыковая поддержка, создание форм и бланков, возможности создания и редактирования сообщений электронной почты, разнообразие операций по работе со сложными по структуре многостраничными документами и многое другое. В качестве табличного редактора (его называют электронной таблицей) в большинстве случаев выбирают Excel пакета MS office. С его помощью можно моделировать реальные ситуации и оценивать получающиеся результаты. Электронные таблицы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достичь заметных результатов, оценить отдачу от будущих проектов. Excel предоставляет большие возможности по оформлению документов, по поиску нужной информации по оформлению результатов поиска, построению диаграмм различного типа.

Иллюстрированный материал – важный элемент многих документов. Одним из наиболее популярных способов его создания является компьютерная графика. В настоящее время пользователю предлагается много различных программ компьютерной графики от простейшего графического редактора Paint, входящего в комплект стандартных программ windows, до сложных профессиональных программ для эффективного использования. Об этих информационных технологиях нужно знать, понимать их возможности в целом и возможности каждого отдельно взятого продукта, уметь грамотно пользоваться.

Наиболее разнообразные и многофункциональные информационные технологии, предназначенные для хранения информации, организации к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой. Она позволяет создать систему папок в соответствии с номенклатурой дел организации. При этом особого внимания заслуживают технологии, обеспечивающие безопасность документов как от порчи, так и от несанкционированного вторжения. Тем не менее есть варианты защиты. Существуют утилиты, различные по своему назначению, решающие эту задачу.

Для организации хранения объемных документов для организации архивного хранения необходимо использовать технологии сжатия информации, реализуемые программами-архиваторами. Использование этих программ дает возможность значительно сэкономить дисковое пространство. Наиболее распространенными программами-архиваторами являются winzip и win rar. Для эффективного сжатия информации необходимо знать функциональные особенности каждого из них. Однако сфера применения этих информационных технологий намного шире. Она полезна при пересылке документов по электронной почте, при передаче их на дискетах и так далее.

Зависит скорость от доступа к информации. Поэтому при подготовке веб-страниц используют форматы, обеспечивающие более плотное сжатие.

Для хранения многоцветных нерегулярных изображений (фотографий) используют формат ЛРР-С. Этот формат отличается тем, что обеспечивает хранение данных с ощутимой степенью сжатия, но за счет потери части данных. Однако на таких иллюстрациях, как цветные фотографии, это малозаметно. Формат СП – самый плотный из графических форматов, не имеющих потери информации. В этом формате хранятся и передаются малоцветовые изображения, например рисованные иллюстрации. У формата СИР есть весьма интересные особенности, позволяющие создавать необычные эффекты, прозрачность фона и анимацию изображения.

Существует множество программ, предназначенных для работы с растровыми изображениями, их называют растровыми графическими редакторами. Вид таких редакторов ориентирован непосредственно на процесс рисования. В них акцент сделан на использование удобных инструментов рисования. К простейшим программам этого класса относится Paint, входящий в состав операционной системы Windows. Другой класс растровых графических редакторов предназначен не для создания изображения «с нуля», а для обработки готовых рисунков с целью улучшения их качества. К таким программам относятся Photoshop. Программные средства для работы с векторной графикой ориентированы в первую очередь для создания иллюстраций и в меньшей степени для их обработки. Такие средства широко используют для создания рекламы, дизайнерской деятельности, оформительские работы, основанные на применении шрифтов и простейших геометрических элементов, решаются средствами векторной графики намного проще.

Рекламный ролик или презентация – это набор отдельных слайдов с эффектами анимации в следующие друг за другом загаданным прототипом. К пакетам данного класса можно отнести в первую очередь наиболее модулярный пакет power point, входящий в состав пакета MS office, пакет достаточно прост в освоении, т.к. интерфейс пакета, является типовым для пакетов MS office, тем не менее освоение пакета требует определенных навыков работы. При создании презентации возможен экспорт графических файлов, подготовленных другими системами графики.

Пакеты презантационной графики относятся к динамическим системам компьютерной графики. В таких системах изображение меняется со временем и создается эффект перемещения или действия. Наиболее часто анимационные изображения вставляют в web-страницы для рекламных целей. 

Информационные технологии данного функционального назначения многообразны, ибо круг задач, которые приходится решать при хранении информации и организации доступа к ней, чрезвычайно широк и разнообразен. Выделим и охарактеризуем основные из них.

Для хранения документальной или иной информации в ПК она должна быть представлена в электронном виде. Одним из методов решения этой задачи является ввод данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирования. Сканирование обеспечивает получение графического образа бумажного документа, т.е. в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое (т.е. состоящее из точек) изображение документа. Для ввода текста и иллюстраций можно использовать листовые и планшетные сканеры. Наилучшее качество и максимальное удобство при работе с бумажными документами обеспечивают планшетные сканеры. Подключение сканера к ПК обеспечивает аппаратные и программные интерфейсы. Большинство программ работы со сканерами обеспечивают возможность:

- отсканировать весь документ и далее уточнить (выбрать) область окончательного сканирования

- выбрать место размещения сканированного изображения (передать для печати на принтер, сохранить в файле передать, в графический редактор, отправить по электронной почте);

- автоматической настройки параметров сканирования;

- вручную задать дополнительные настройки (разбиение, размер вывода и т.д.).

После обработки документа сканером получается графическое изображение документа, но оно не является текстовым документом с точки зрения Компьютера. Следовательно, он не может быть полноценно обработан текстовым процессором. Для преобразования графического образа в текстовой документ используется технология распознавания текста.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: