Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Тема 42. Основные процессы организации документного фонда



Под размещением документного фонда понимается пространственное расположение фонда по структурным подразделениям и помещениям службы информации с целью удобства его использования и хранения.

Основные задачи размещения:

1. Все документы должны быть размещены таким образом, чтобы они были приближены именно к тем группам объектов, которые в них наиболее нуждаются.

2. Размещение должно способствовать оперативному поиску документов в фонде.

3. Необходимо максимально использовать каждую единицу площади нашей информационной структуры.

Чтобы эти задачи были успешно решены, необходимо выполнить 5 условий:

1. Правильно выбрать архитектурно-планировочное решение здания. Выбор здания зависит от многих факторов, и в первую очередь от величины фонда. Для размещения фондов разной величины существует 3 основных варианта:

- горизонтальное размещение (стелящиеся) – 50-60 тыс.экземпляров, применяется для фондов небольшой величины. Фонды располагаются в одной плоскости. Достоинством является простота доставки документов, простота обслуживания. При строительстве таких зданий не требуется конструкторских решений.

- вертикальное размещение (башенное) – привлекает своей компактностью. При таком размещении фонды, читальные залы и функциональные помещения расположены в одном здании башенного типа. Башенное размещение применяется для средних и крупных фондов. Для сверхкрупных фондов применяется смешанное размещение.

2.    Продумать интерьер помещений. Организация интерьера зависит от задач, выполняемых ОМИ от видов документов и от наличия свободных площадей. Существуют 2 основных способа размещения в интерьере – магазинное хранение (применяется в закрытом доступе) и способ гибкой планировки.

Он применяется при наличии других помещений и при отрытом доступе к фондам.

При гибкой планировке не существует стационарных перегородок внутри помещения, фонды, места для работы и для отдыха разделяются стеллажами, шкафами или декоративными перегородками. Гибкая планировка при всех своих достоинствах имеет один существенный недостаток – не экономится площадь помещения. Компактное хранение является вариантом магазинного хранения.

3. Организовать коммуникации в помещениях. Имеется ввиду транспортные средства, которые связывают отделы обслуживания с читательскими местами, подразумеваются обычные средства связи, пневмопочта.

4. Оптимально расставить фонд.

Основные виды содержательных расстановок:

1. Систематическая расстановка (расстановка по отраслям знания, в соответствии с принятой в информационной системе комплектации). Эта расстановка обеспечивает раскрытие содержание фонда, может быть при открытом доступе к фондам. При всех «+» обладает и «-». Может быть успешно использована только для небольших фондов. Кроме того, расстановка не экономна, т.к. необходимо оставлять место для новых поступлений. Система расстановки применяется в сочетании с другими расстановками, шифром служит классификационный индекс.

2. Тематическая расстановка - в чистом виде практически не используется, т.к. нет таблиц, которые позволяли бы унифицировать этот процесс. Эта расстановка собирает документы различных отраслей знания, но посвящена одной теме.

3. Предметная расстановка. В ней один предмет может рассматриваться в самых различных аспектах. В чистом виде не применяется.

Формальнее расстановки:

1. Алфавитная – авторов и названий. Основной «+» - простота. В одном месте можно собрать все произведения автора. Используется только в сочетании с другими расстановками. Помогают авторские таблицы (авторский знак).

2. Языковая расстановка предполагает распределение документов по языкам, т.е.на которых они написаны. Расстановка пока не имеет четкой схемы, что существенно осложняет ее использование. Шифром служит сокращение наименования языка.

3. Географическая расстановка группирует документы по месту их издания или по месту, которому посвящен этот документ. С помощью этой расстановки формируются фонды описания изобретений, промышленные каталоги, стандарты, а также краеведческие фонды. Шифром служит географическое название.

4. Хронологическая расстановка организует фонд по времени издания книг и других документов используемых для периодики. Шифром является год издания.

5. Форматная расстановка группирует документы по исходному размеру (по высоте). Основное назначение – экономия площади. Расстановка не имеет схемы и таблиц, поэтому информационные службы сами должны определить классы внутри расстановок.

6. Нумерация расстановки. Организуются документы по номерам.

Сохранность документного фонда - означает целостность и неизменность физического состояния документов, их содержание в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режимах, соблюдение привил их выдачи и приема, а также соблюдение их охраны.

Основное правило сохранности в том, что она не должна противоречить использованию фонда, так же соблюдение их охраны.

Основное правило сохранности в том, что она не должна противоречить использованию фонда, также как и его использование не должно идти в ущерб сохранности. Для обеспечения сохранности следует использовать положения, отраженные в различных гостах:

7.48-2002 Консервация документов. Основные термины и определения

7.50-2002 Консервация документов. Общие требования.

7.65-92 Кинодокументы, фотодокументы и документы на микрофильмах. Общие требования к архивному хранению.

7.68-95. Фоно-видео документы. Общие технические требования к архивному хранению.


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-04-19; Просмотров: 305; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.013 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь