Особливості бюджетного управління за умов автоматизації системи бюджетування

З позиції користувача обране програмне забезпечення для ав- томатизації бюджетування на підприємстві повинно відповідати таким основним вимогам:

— адаптивність до специфіки організації, її фінансової струк- тури і гнучкість до внесення змін;

— можливість корегування бюджетів;

— забезпечення «дружнього» інтерфейсу для користувача;

— складання всіх основних бюджетів і можливість моделю- вання операційних бюджетів підприємства залежно від його спе- цифіки;

— технічне забезпечення різних схем консолідації бюджетів за обраними на підприємстві об’єктами бюджетування;

— створення можливості для користувача в процесі проведеня фінансових розрахунків усвідомлювати методику власних дій і ро- зуміти взаємозв’язок різних фінансових документів, тобто, яким чином показники одних бюджетних форм трансформуються в інші.

У процесі впровадження системи бюджетування підприємства починають повертатися до планування як способу визначення орієнтирів у бізнесі й бази для порівняння ступеня досягнення очікуваних результатів на новій методологічній основі індикатив-

 

ного планування. Цей підхід передбачає відсутність жорсткої ре- гламентації планування з боку держави, що дає можливість під- приємствам доволі гнучко обирати методи, часові горизонти, до- кументи й показники щодо планування своєї діяльності. Тому доволі просто впровадити на підприємстві процес планування за методологією бюджетування (тобто з використанням комплексу бюджетів як документів, що містять структуровану планову ін- формацію для розрахунку уніфікованих кінцевих показників, та- ких як доходи, витрати, залишки грошових коштів, активи та ка- пітал підприємства).

Технологія отримання планової інформації в системі бюдже- тування методично розроблена доволі ретельно, є певною мірою стандартною і полягає в складанні планових бюджетів різних рі- внів. Залежно від типу організаційної структури підприємства робота з консолідації операційних бюджетів і складання основ- них планових бюджетів (Бюджету доходів і витрат, Бюджету ру- ху грошових коштів, Розрахункового балансу) переважно конце- нтрується у планово-економічному або фінансовому відділі чи безпосередньо в бухгалтерії підприємства на основі вихідних да- них про операційні плани роботи на бюджет-ний період.

Специфіка  автоматизації  бюджетування  залежить  переважно від регламентації збирання та обробки фактичної інформації про доходи й витрати в управлінській обліковій політиці підприємства. Залежно від обраного керівниками підприємства способу ор- ганізації планово-контрольних процесів можна виокремити осно-

вні підходи до автоматизації бюджетування. Назвемо їх.

1. Бюджетування як система індикативного фінансового планування, яка дає змогу проводити розрахунок варіантів розвит- ку бізнесу за різними сценаріями за допомогою програмних про- дуктів автоматизації фінансового планування або багатофункціо- нальних табличних процесорів (електронних таблиць), зокрема, програма Microsoft Excel, завдяки якій здійснюють варіативний аналіз даних, вирішуючи різні економічні завдання.

У програмних комплексах автоматизації сценарного фінансо- вого планування розвитку бізнесу розрахунки проводять на осно- ві стандартизованої фінансової моделі підприємства, яка загалом не є адаптованою до вимог конкретних вітчизняних підприємств, а відповідні звіти формуються за стандартним набором показни- ків для бізнес-планування, що не завжди відповідає потребам оперативного управління. Зазвичай, це локальні варіанти програ- ми, що можуть використовуватися для одночасної роботи що-

 

найбільше п’ятьох користувачів, які знаходяться в одному офісі, наприклад, це система Project Expert.

Цей підхід формування інформаційної бази бюджетування є спрощеним для підприємства й не потребує значних витрат ре- сурсів на автоматизацію бюджетування, щоправда, аналіз госпо- дарської діяльності обмежений. Недоліком такого варіанта авто- матизації системи бюджетування є те, що для формування фактичних бюджетів із системи обліку потрібно переносити дані практично в ручному режимі, що є доволі витратним за часом процесом, тому отримані аналітичні дані стають застарілими й не використовуються для управління.

Для подолання обмежень щодо формування фактичних бю- джетів бюджетування здійснюється за методом грошового пото- ку (касовим методом): плановий бюджет руху грошових коштів формується в автоматизованій системі фінансового планування, а фактичним бюджетом є первинні дані бухгалтерського обліку.

Такий підхід до організації бюджетування дає змогу здійснювати оперативне управління грошовими потоками підприємства та оці- нювання досягнутих результатів на основі результуючих показників у системі бухгалтерського обліку, таких як дебіторська й кредитор- ська заборгованість, запаси готової продукції, обсяги реалізованої продукції, залишки грошових коштів на рахунках тощо.

Цей варіант організації та автоматизації бюджетування можна використовувати на малих підприємствах різних галузей на почат- кових етапах упровадження системи бюджетування, а також з успіхом може використовуватися на підприємствах невиробничої сфери проектно орієнтованого спрямування (консалтингові фір- ми, рекламні агенції тощо), торговельних підприємствах, де по- треби економічного аналізу мінімальні. На таких підприємствах немає складного виробничого циклу й від операційних бюджетів можна або відмовитися (на невеликих торговельних підприємст- вах), або в якості операційних бюджетів використовувати кошто- риси за окремими замовленнями. Тому за розвиненої аналітики бухгалтерського обліку така система бюджетування буде доволі гнучкою, мобільною та ефективною.

Водночас на більшості підприємств для автоматизації бюдже- тування слід впроваджувати спеціалізоване програмне забезпе- чення. Тому зростає інтерес вітчизняних підприємств у впрова- дженні інтегрованих автоматизованих систем управління підприємством класу MRP (Material Requirements Planning), MRP II (Manufactory Resource Planning), і ERP (Enterprise Requirements Planning).

 

2. Бюджетування як поєднання планово-обліково-контрольних процесів на основі програмних засобів автоматизації бухгалтер- ського обліку («1С:Підприємство, «Галактика» тощо).

Перевагою цього підходу є його економічність, адже чимало підприємств здійснюють бухгалтерський облік саме за допомо- гою програмних засобів 1С.

Недоліком цього підходу є те, що всю первинну документацію сконцентровано в бухгалтерії підприємства, тому під час скла- дання фактичних бюджетів і звітів про виконання бюджетів до- водиться користуватися лише тією інформацією, яка є в системі бухгалтерського обліку. Основною ж проблемою розробки та ав- томатизації бюджетування на базі цих програмних комплексів досі залишається проблема відсутності такої програми, яка дала б змогу розраховувати бюджети саме в тих форматах, які потрібні керівникам підприємства для прийняття управлінських рішень, тобто програми, які були б доволі гнучкими й відповідали потре- бам клієнтів (підприємств).

Крім того, суттєвим обмеженням є те, що введення даних у систему планування відбувається за принципом ведення бухгал- терського обліку системах, тобто через заповнення відповідних документів і здійснення технічних проводок, тому процес плану- вання є громіздким і потребує багато часу.

Без додаткового навчання в процесі бюджетування може бра- ти участь обмежена кількість працівників, переважно з економіч- ною освітою, яким знайомий інтерфейс системи 1С, що переван- тажує працівників і робить процес складання операційних планових бюджетів неефективним. Інструментарій аналітичного аналізу є дуже обмеженим, адже ці програмні продукти пропо- нують організацію процесу бюджетування на базі форм встанов- леної бухгалтерської звітності, тому на практиці складно здійс- нювати управління за центрами фінансової відповідальності.

На початковому етапі впровадження системи бюджетування на підприємствах виробничої сфери така система є доволі ефек- тивною, крім того, така система може стати діючою моделлю си- стеми бюджетування в разі розробки технічного завдання для впровадження більш потужних програмних комплексів.

3. Упровадження комплексної системи бюджетування. Авто- матизація бюджетування за такого способу реєстрації фактичної інформації потребує впровадження програмних засобів бізнес- аналізу (Business Intelligence — BI) та управління ефективністю біз- несу (Business Performance Management — BPM). До цієї групи програмних  продуктів  належать,  зокрема  такі:  IBM  Cognos

 

Planning, IBM Cognos BI, Oracle Financial Analyzer, SAP/R3, Hyperion Pillar, Інталев: Бюджетное планирование, Інталев: Корпо- ративный менеджмент, Інталев: Корпоративные финансы.

Це масштабні програмні комплекси, розраховані на одночасну роботу великої кількості користувачів, які можуть бути територі- ально віддалені. Такі програми використовують на підприємст- вах, що мають відокремлені підрозділи, великі холдингові ком- панії, будівельні фірми тощо.

Перевагами впровадження цього програмного забезпечення є можливість однокавого доступу до первинних даних обліку учас- ників бюджетного процесу; відокремлене введення інформації в автоматизовану систему обліку, тобто дані управлінського обліку (інформаційна база системи бюджетування) й бухгалтерського обліку систематизуються, групуються, обробляються та аналізу- ються паралельно, незалежно один від одного. Застосування на підприємстві такого підходу вимагає від розробників системи бюджетування на етапі впровадження ретельної розробки кожно- го елемента системи бюджетування й моделювання взаємо- зв’язків між ними, тобто особливу увагу необхідно приділити ви- значенню технічного завдання на автоматизацію бюджетування.

Програми типу ВІ та BPM мають широкі функціональні можли- вості, але це лише набір інструментів, що дають змогу створити де- що передбачуване (за запропонованою розробниками до певної міри типовою конфігурацією системи), або щось власне, але за відсутнос- ті досвіду бюджетування в компанії це дуже складне завдання.

Тому, незважаючи на широкі можливості цих програм, у про- цесі їх впровадження на підприємстві виникають методологічні проблеми розробки системи бюджетування та сумісності цих програмних засобів з програмами ведення бухгалтерського та оперативного планування й обліку на підприємстві.

Особливо це відчутно в галузях, у яких операційна діяльність здійснюється за допомогою спеціалізованих програмних продук- тів, що вже впроваджені на підприємстві й містять необхідні ма- сиви даних для оперативного управління. Наприклад, у будівни- цтві такими спеціалізованими програмними засобами є програми кошторисного планування та управління проектами.

Обираючи програмне забезпечення автоматизації бюджетування, необхідно визначити, які саме можливості різних програмних про- дуктів є найбільш необхідними для підприємства, а також оцінити реальні можливості використання тих чи інших інструментів. Ре- зультати порівняння поширених на українському ринку програмних продуктів автоматизації бюджетування наведено в табл. 9.1.

 

 

Таблиця 9. 1

⇐ Предыдущая30313233343536373839Следующая ⇒

Поделиться: