Глава 1. Информационные системы бухгалтерского учета

Общая характеристика. Описание задач

 

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета (ИПБУ) принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, каждый из которых выполняется отдельным участком учета.

Комплекс задач характеризуется:

– определенным экономическим содержанием;

– ведением утвержденных синтетических счетов;

– первичными и сводными документами;

– взаимосвязанными алгоритмами расчетов;

– методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета.

 

Комплексы задач ИПБУ

 

Комплекс задач ИПБУ включает в себя:

– учет основных средств;

– учет материальных ценностей;

– учет труда и заработной платы;

– учет готовой продукции;

– учет финансово-расчетных операций;

– учет затрат на производство;

– сводный учет;

– составление отчетности.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого.

Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки.

 

Фазы обработки

На первой фазе производятся первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.).

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Расшифруем некоторые необходимые понятия, относящиеся к предметной области бухгалтерского учета.

Синтетический счет – счет бухгалтерского учета, который содержит информацию о хозяйственных средствах и операциях в обобщенных показателях. Аналитический счет – счет бухгалтерского учета, который используется в целях детальной характеристики учитываемых объектов. Синтетический счет разворачивается как совокупность аналитических и субсчетов. Субсчет – счет, являющийся частью синтетического счета и включающий в себя несколько аналитических счетов. Используется для дополнительной группировки аналитических счетов. Систематизированный перечень синтетических счетов и субсчетов, используемых предприятием, представляет собой план счетов.

План счетов может формироваться бухгалтерией предприятия в соответствии с потребностями предприятия, в частности, типовые планы счетов могут дополняться субсчетами и аналитическими счетами. Однако на практике в большинстве случаев «изобретения», которые выполняют бухгалтеры в плане счетов, являются следствием недостаточного понимания технологии использования типового плана счетов. В существующих системах автоматизации бухгалтерского учета типовые хозяйственные операции сопровождаются типовыми проводками по типовым счетам. Разработка нетиповых счетов требует настройки проводок, которая, как правило, реализована с некоторыми ограничениями.

Требование непротиворечивости бухгалтерского учета гласит, что сумма оборотов по синтетическому счету должна быть равна сумме оборотов по составляющим его аналитическим счетам. Журнал-ордер – учетный регистр, формируемый по шахматному принципу, т.е. как таблица, строки и столбцы которой соответствуют счетам, а в ячейках размещаются суммы проводок, проходящих по дебету и по кредиту корреспондирующих счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПЭВМ; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по каналам связи.

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «клиент-банк». Программа «клиент-банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк в электронном виде через Интернет, а также получать выписки из расчетного счета.

Расчетный счет (основной активно-пассивный счет) – бухгалтерский счет, предназначенный для учета расчетов со сторонними лицами (дебиторами и кредиторами). В ходе электронного обмена с банком используется электронная подпись, а также специальная система шифрования. Система «Клиент-банк» предназначена для ускорения обслуживания клиентов банка и устранения необходимости поездок.

При организации обмена с банком задача специалиста, осуществляющего информационное обслуживание и администрирование, сводится к настройке программного обеспечения «Клиент-банк» и бухгалтерской ИС в целях обеспечения их интеграции. Существует большой ряд продуктов, предназначенных для обмена с банком. И программы «Клиент-банк» и бухгалтерские ИС ориентируются на использование аналогичных открытых форматов передачи данных. На практике настройка интеграции сводится к указанию путей размещения файлов обмена.

 

Бухгалтерские документы

 

Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе – полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Общее методическое руководство по формированию и применению документов осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.

Типовые бухгалтерские документы делятся на отраслевые и межотраслевые. Межотраслевые документы являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

Отраслевые формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: