Расчеты с персоналом, пенсионный и налоговый учет

 

К расчету начислений заработной платы относятся следующие функции:

1. Расчет сумм начислений. Должны поддерживаться различные алгоритмы расчетов: автоматизированный расчет с использованием табеля, автоматизированный расчет на основании фиксированной ставки, автоматизированный расчет по сдельной системе при оплате за единицу работы и пр.

2. Ведение картотек на сотрудников. В подсистеме ведутся картотеки: налоговых карточек, лицевых карточек, расчетных карточек, оперативного архива начислений, пенсионных карточек, карточек учета стажа, платежных документов, сформированных справок и отчетов, депонентов, исполнительных документов.

3. Формирование отчетов. Формируются отчеты по расчетным листкам, перечислениям, различным типам платежных документов для налоговой инспекции с возможностью передачи данных о доходах сотрудников в электронном виде. Ведется персонифицированный учет отчислений в пенсионный фонд.

В рамках учета расчетов с подотчетными лицами должны быть автоматизированы следующие функции:

1. Ведение данных о видах и нормах расходов по подотчетным суммам.

2. Расчет и регистрация выдаваемых денежных сумм.

3. Настройка и автоматическое формирование бухгалтерских поводок с аналитикой по учету подотчетных сумм.

4. Подведение итогов и закрытие подотчетной суммы с автоматизированным формированием необходимых кассовых документов или документов об удержаниях.

 

3.4. HRM – системы

 

Под HRM (Human Resource Management - управление человеческим ресурсом)-системой понимается автоматизированная комплексная система управления персоналом. По сравнению с традиционными системами автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты HRM-системы обладают расширенной функциональностью. Кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетного ( зарплата , налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т. п.) контуров, обрабатывающих количественные данные, подобные системы также включают в себя как таковой HR-контур, предназначенный для работы с качественными показателями персонала.

 

3.4.1. Классификация HRM-систем

HRM-системы делят на расчетные, учетные и системы управления трудовыми ресурсами по уровням автоматизации управления персоналом, которые соответствуют этапам развития прикладных программных решений для кадровых служб.

Полнофункциональные HRM-системы, соответственно, включают в себя «учетный контур», «расчетный контур», «HR-контур», а также функции генерации отчетности.

В настоящее время принято выделять три уровня автоматизации управления персоналом компании: автоматизация расчета зарплаты, автоматизация кадрового учета и автоматизация управления трудовыми ресурсами. Эти уровни соответствуют этапам информатизации управления персоналом и отражают ее хронологический порядок. Действительно, автоматизация сначала затронула рутинные и наиболее трудоемкие операции, в первую очередь – расчет зарплаты, начислений и удержаний, а также соответствующих налоговых выплат. В то же время указанные операции хорошо поддаются автоматизации, так как, во-первых, являются вычислительными, а во-вторых, четко регламентированы, что позволяет легко их алгоритмизировать.

Автоматизация первого уровня естественным образом вызвала переход ко второму, так как без него необходимо было постоянно заносить в систему данные кадрового учета, что вызывало дополнительные трудозатраты и, кроме того, дублировало «бумажный» кадровый учет. Таким образом, ведение штатного расписания, учет кадров, кадровый документооборот, табельный учет и подобные функции также были автоматизированы. В силу того, что в данном случае автоматизировались уже бизнес-процессы, системы автоматизации кадрового учета были в организационном плане сложнее, чем «расчетные» системы.

В зависимости от реализации того или иного уровня автоматизации можно достаточно условно классифицировать и непосредственно HRM-системы. Так, существуют решения, направленные исключительно на автоматизацию расчета зарплаты. Их принято называть системами первого уровня. Более развитые системы позволяют рассчитывать зарплату, формировать и вести штатное расписание, отражать движение кадров и т.д. Они относятся к системам второго уровня. Наиболее комплексные решения позволяют проводить аттестацию сотрудников, составлять «портреты» специалистов, разрабатывать индивидуальные программы их обучения и служебного продвижения и т.д. – это системы третьего уровня.

Решения первого уровня зачастую представляют собой предварительно настроенный, так называемый «коробочный» продукт. Но их низкая функциональность и невозможность дальнейшей настройки существенно ограничивают круг потенциальных пользователей. Системы второго уровня сегодня все чаще подходят очень близко к решениям третьего уровня, и провести четкую грань между ними все сложнее. Это связано с тем, что, как отмечают многие эксперты и игроки рынка, в последние годы заказчики проявляют все большее внимание именно к управленческому функционалу HRM-системы.

Системы третьего уровня, как правило, уже не являются самостоятельными, а входят в качестве специализированного модуля в системы комплексной автоматизации предприятий (ERP-системы). В то же время существуют и отдельные HRM-системы третьего уровня, обладающие возможностями интеграции с целым рядом популярных ERP-систем.

В настоящее время, в силу упомянутого выше факта приближения систем второго уровня к системам третьего уровня, возможно, корректнее говорить не об уровне HRM-системы, а о полноте ее функционального наполнения. С этой точки зрения можно классифицировать существующие сегодня продукты на «учетно-расчетные» системы (которые также можно подразделить на «расчетные», «учетные» и собственно «учетно-расчетные» системы), HRM-системы с неполной функциональностью и полнофункциональные HRM-системы.

Что касается функционального наполнения современных HRM-систем, то сегодня в России оно, как правило, включает в себя:

1. Учетный контур:

• ведение организационной структуры предприятия;

• составление и ведение штатного расписания;

• ведение учетных карточек сотрудников;

• кадровый документооборот;

• пенсионный учет;

• военный учет;

• табельный учет;

• учет больничных;

• учет командировок;

• учет отпусков и отсутствия;

• учет различных видов стажа.

2. Расчетный контур:

• расчет заработной платы;

• расчет командировочных расходов;

• расчет начислений и удержаний;

• оформление и расчет нарядов на выполнение работ.

3. HR-контур:

• управление кадровым бюджетом;

• ведение «профилей компетенций» сотрудников;

• управление мотивацией персонала;

• планирование использования персонала;

• управление данными кандидатов для найма;

• управление квалификационными требованиями и системой аттестации;

• управление обучением и переподготовкой;

• дистанционное обучение;

• анализ эффективности персонала;

• управление оценкой персонала;

• анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям;

• моделирование и оптимизация штатного расписания;

• «информационное самообслуживание» сотрудников.

4. Отчетные функции (распределенные по системе):

• формирование регламентированной отчетной документации для контрольных органов (в том числе для ее сдачи в электронном виде);

• формирование регламентированной отчетности для управляющей компании холдинга;

• формирование регламентированной внутрифирменной отчетности;

• формирование различных статистических отчетов для менеджмента и HR-специалистов.

 

3.4.2. HRMS-систем

 

Система управления персоналом (Human Resource Management System) позволяет оптимизировать работу в первую очередь руководства и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений).

В частности, такие системы избавляют менеджеров по персоналу от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учету приказов (существуют данные, что только на работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).

Анализ реализованной в HRMS-системах функциональности позволил разбить их на классы, соответствующие уровню технологического развития продукта и его разработчика. Всего было выделено четыре класса: A, B, C и D. Поставщиками лучших в своих классах зарубежных решений являются SAP, Oracle и Robertson & Blums. Лучшие по функциональности российские HRMS-системы разрабатывают «БОСС. Кадровые системы», «Корпорация «Галактика»» и «Компас».

3.4.3. ERP-системы

ERP-система – единая система, которая обслуживает все запросы сотрудников отдела кадров, коммерческого отдела, склада и других подразделений. Каждый из этих отделов обычно имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную под особенности его работы. ERP-система комбинирует их все в рамках одной системы, которая работает с единой базой данных, так, что все отделы могут обмениваться информацией друг с другом.

Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и в некоммерческих структурах, в правительственных и неправительственных организациях.

Системы планирования ресурсов предприятия – ERP (Enterprise Resource Planning) – служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.

Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность, которая обычно выполняется двумя или более системами. Формально, программный пакет, включающий одновременно и расчет заработной платы, и ведение учета (например, QuickBooks), считается системой класса ERP. Но чаще этот термин обозначает более крупные и универсальные программы. Внедрение ERP-системы, чтобы заменить два или более независимых приложения, устраняет необходимость во внешних интерфейсах между системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку все данные хранятся в единой базе данных. Некогда отдельные приложения стали модулями единой ERP-системы, управляющими производством, цепочками поставок, финансовыми потоками, взаимоотношениями с заказчиками, трудовыми ресурсами и складами.

Ключевая особенность ERP-системы состоит в интеграции данных из всех аспектов деятельности организации. Для этого используется единая база данных и многочисленные программные модули, обеспечивающие выполнение различных бизнес-функций предприятия.

Руководство некоторых организаций, как правило , тех, которые располагают квалифицированными IT-специалистами, предпочитает внедрять лишь элементы ERP-системы и разрабатывать внешний интерфейс к другим ERP-системам или независимым приложениям, которые применяются на предприятии. Например, системы управления персоналом (HRMS) и финансами (Financials) от одного поставщика могут восприниматься лучше, чем HRMS-решение другого. В свою очередь системы последнего для управления производством и связями с заказчиками (CRM) могут считаться лучше, чем эквиваленты от другого поставщика. В данном случае руководство организации может признать необходимость внедрения ERP-системы, но приобрести систему для управления персоналом от одного поставщика, финансовые модули от второго, а остальное ПО еще от других ИТ-поставщиков.

В идеале, единая база данных ERP-системы содержит все данные программных модулей:

1. Производство: управление подготовкой и обеспечением производственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком.

2. Управление поставками: учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных.

3. Финансы: главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств.

4. Проекты: калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ.

5. Трудовые ресурсы: управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы, обучение, учет отработанных часов, поощрения.

6. Управление связями с заказчиками: сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба.

7. Информационное хранилище: различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников.

На российском рынке программных продуктов ERP-системы представляет компания «АйТи» – российский системный интегратор и производитель ряда собственных высокотехнологичных продуктов, ориентированных на отечественный рынок, таких как комплексная система управления «БОСС», «Галактика», «Парус».

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: