Приемы работы с делопроизводственной документацией

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 7Следующая ⇒

Одной из особенностей информации о событиях прошлого, дошедшей до нас в делопроизводственной документации, является ее фрагментарность. К принятию решения по какому-либо вопросу и его исполнению было причастно много инстанций, где создавалась своя документация. Наиболее полное представление об изучаемом конкретно-историческом событии может дать только совокупность взаимосвязанных делопроизводственных материалов, которые возникли во всех учреждениях, имеющих отношение к рассмотрению конкретного вопроса. Поэтому при анализе делопроизводственной документации как вида исторических источников и при использовании ее сведений для изучения конкретных исторических сюжетов необходим комплексный подход.

Источники, возникшие в связи с одними и теми же событиями, зачастую хранятся в разных архивных хранилищах, а внутри одного архива — в разных фондах. Таким образом, перед исследователем, обратившимся к изучению делопроизводственной документации, стоит задача ее поиска и формирования документальной системы. В создании подобной документальной основы помогает знание системы государственных учреждений и их взаимоотношений, процедуры принятия и исполнения решений на разных уровнях, а также основных направлений деятельности учреждения, зафиксированных в письменном виде.

Несмотря на тщательные поиски делопроизводственных материалов в архивах, в формируемых учеными документальных совокупностях возможны пробелы. Особенно это касается приказного делопроизводства. Его плохая сохранность объясняется тем, что многие накапливавшиеся в течение продолжительного периода комплексы материалов погибли в огне московских пожаров (1547, 1571, 1626 гг. и др.). Кроме того, в XVI —начале XVII вв. многие делопроизводственные материалы уничтожались за ненадобностью, а также были утеряны в годы Смутного времени, «в разоренье», во время народных движений. Так, во время стрелецкого восстания в 1682 г. были уничтожены документы Судного и Холопьего приказов. Таким образом, одной из источников поведенческих задач является разработка путей восполнения пробелов, которые существуют в любом комплексе делопроизводственных документов.

Пытаясь восстановить состав утраченных документов, ученые обращаются к так называемым описям Царского архива и описям документов отдельных приказов, составленным еще в XVI — XVIIвв. Вместе с тем в ряде случаев выявить документацию XVII в., которая фиксировала принятие решений и их исполнение, можно, обратившись к сохранившемуся специальному делопроизводству. Покажем возможности этого пути исследования на примере материалов сыска беглых крестьян.

Вопросу о сыске беглых крестьян посвящены указы 90-х гг. XVI в. Указ 24 ноября 1597 г. ввел урочные лета сыска, предписывая разыскивать и возвращать прежним владельцам всех беглых и насильно выведенных крестьян в течение пяти лет. По коллективной челобитной помещиков в 1637 г. срок был продлен до девяти лет,;.а в 1641 г. — еще на один год. Наличие урочных лет предполагало порядок индивидуального сыска беглых крестьян по челобитным их владельцев. В каждом конкретном случае при организации сыска учитывались срок побега крестьян и холопов и срок подачи владельцем челобитной.

Реконструировать процедуру сыска и делопроизводство сыскных комиссий начала XVII в. можно по так называемым свозным книгам Троице-Сергиева монастыря 1614 г. Они представляют собой разновидность специального делопроизводства — итоговую письменную фиксацию работы приказных людей, отправленных на поиск беглых крестьян. В настоящее время из всех письменных материалов, возникших в ходе сыска в 1614 г. троицких крестьян, сохранились только две книги. Однако на их основе можно определить основные разновидности материалов общего документирования, обеспечивавших начало и проведение сыска, и реконструировать их содержание.

Свозные книги 1614 г. состоят из предисловия и двух частей. В предисловии изложены причины и предыстория составления книги. Из предисловия следует, что архимандрит Дионисий и келарь старец Авраамий Палицын вместе с братиею подали челобитную о сыске беглых монастырских крестьян. К челобитной прилагалась именная роспись (список беглых) «за Троецкою Сергиева монастыря келарскою печатью». Челобитная монастыря была принята к рассмотрению, и во исполнение указа царя Михаила Федоровича из Приказа Большого дворца был дан наказ сыщикам отправиться в Владимир, Юрьев Польской, Суздаль, Стародуб Ряполовский, Муром, Гороховец и «троецких старинных крестьян», бежавших «от (7)113 году (1604/1605 г.) от насилства», свезти в вотчины монастыря.

В первой части книг поименно названы беглые крестьяне, которых сыщики возвратили «на старые жеребьи», также указано, с какого времени они «в бегах», какую долю окладной единицы составляла их пашня и где они проживали после побега. Возвращенные на прежнее место жительства крестьяне давали сыщикам поручные записи. Эти крестьянские письменные документы в большинстве случаев представляли собой обязательства в том, «что им жить за Троицею, и государевы подати и их монастырские платить, и изделья делати, а впредь никуды от Троицы не бегать».

Во второй части книг записаны крестьяне, которых новые владельцы, крестьянские общины или посады отказались возвратить монастырю. По терминологии книг, эти люди «учинилися государеву указу силны». Новые владельцы должны были явиться в Москву в суд вместе с крестьянами, из-за которых предстояла тяжба. О своем согласии явиться в суд владельцы сообщали в письменном обязательстве, называвшемся статной (от слова «стать, встать») поручной записью: «подавали по себе в тех троецких крестьянех статные поручные записи, что стати им в тех троецких спорных крестьянех на Москве в Приказе Болшого дворца перед боярином перед Борисом Михайловичем Салтыковым да перед дияки Иваном Болотниковым с товарыщы».

По ходу сыска возникала, по-видимому, разнообразная по содержанию переписка сыщиков и приказа. Однако в свозных книгах 1614 г. упомянуты только послания сыщиков в связи с нежеланием новых владельцев крестьян исполнять царский указ. Так, князь «Роман Петрович Пожарский государева указу не послушал и тех троецких крестьян вывести из-за себя не дал, учинился силен», а свозчика (свозчик — должностное лицо, обязанное отвозить найденных беглых крестьян к прежнему хозяину) Григория Ильича Терпигорева и приехавших с ним троицких крестьян хотел побить «до смерти», при этом говорил: «" Государева де мне указу не слушивать". И о том на него писано к государю».

О том, что в свозных книгах обобщалась информация многих первичных документов, свидетельствуют замечания составителей книги о поручных записях: «И поручные записи по всех (возвращенных крестьян.) пойманы и вклеены в столп и свезены в Троетцкой Сергиев монастырь»; «И поручные записи по них взяты и вклеены в столп, и отданы поручные записи в монастыре»; «И запись поручная (статная) взята и вклеена в столп».

Таким образом, подлинная документация накапливалась в виде столбца. Затем столбы, скорее всего, поступали в приказ, где и хранились. Книги создавались на основе исходной документации, которая отложилась в столбце, но ее информацию передавали в сжатом виде. Следовательно, столбец и книга не были идентичными итоговыми документами. По завершении розыска свозные книги были переданы монастырю.

Важной вехой в развитии комплекса делопроизводственных документов, оформлявших сыск беглых крестьян и холопов, стало утверждение в 1649 г. Соборного уложения. Этот свод законов отменил урочные лета и узаконил бессрочный сыск помещиками и вотчинниками бежавших крестьян и холопов. Иначе говоря, было законодательно установлено крепостное право. С этого времени сыск крестьян и холопов и возвращение их владельцам заняли важное место в деятельности государственных учреждений. Ликвидация урочных лет создала условия для массового сыска. Под влиянием челобитных от владельцев крестьян новая функция государства — сыск беглых крестьян — была узаконена. Ее осуществляли специально назначаемые сыщики из дворян.

В основных своих чертах письменное оформление процесса сыска и его результатов на новом этапе оставалось таким же, как и в первой половине XVII в. Правительственный сыск беглых организовывался по инициативе самих феодалов. Дело начиналось с челобитной помещика или вотчинника, просившего найти и допросить крестьянина, которого он считал своим. После рассмотрения челобитных возникали указы, боярские приговоры и наказы сыщикам.

Во второй половине XVII в. деятельность членов сыскной комиссии сопровождалась большим количеством документов. Из комиссии посылалась память рассыльщику (рассыльщик — один из членов комиссии, в обязанности которого входили поиск беглых и их доставка на допрос к сыщику) о необходимости поймать беглого. О результатах выполнения поручения рассыльщик сообщал в доезде (доездной грамоте). Доставленный в комиссию крестьянин допрашивался. В допросе участвовали и крестьяне, и их прежний владелец. Обе стороны доказывали свою правоту. На этом этапе расследования использовались выписки из разнообразных документов: писцовых, переписных и отказных книг, раздельных записей и других документов. Результаты допроса оформлялись в письменном виде. Допрос включал информацию об именах отца беглого и самого беглого, месте жительства, имени прежнего владельца, жизни в бегах, последнем месте жительства, известных допрашиваемому других беглых крестьянах, семье и имуществе.

По окончании расследования сыщик на основании Соборного уложения, наказа, допросов и представленных выписок принимал решение. Оно оформлялось в виде записи, под которой стояла подпись сыщика. От тех владельцев, которым возвращали крестьян, требовалась отпись («отписи за их руками впередь для спору»).

Окончательно результаты деятельности сыщиков и информация из перечисленных выше документов обобщались в так называемых отдаточных книгах.

Одной из ранних отдаточных книг является книга Троице-Сергиева монастыря. Сыск беглых троицких крестьян начался в конце 1649 г., после утвержденного Соборного уложения, и продолжался до 7 июня 1650 г. Территориально он охватил Кострому, Галич и их уезды.

По построению отдаточная книга сходна со свозной книгой. Она имеет предисловие и основную часть, назначение которой состоит в поименном перечислении возвращенных крестьян. В отдаточной книге отсутствует раздел свозной книги, в котором отмечались спорные случаи владения крестьянами.

В предисловии отдаточной книги 1649—1650 гг. указывалась причина организации правительственного сыска беглых крестьян Троице-Сергиева монастыря. Инициатива сыска исходила от монастырских властей — архимандрита Андреана, келаря старца Лимона, казначея старца Калинника с братею. На их челобитную последовал указ царя в Поместный приказ, где был составлен наказ определенным для проведения сыска Петру Федоровичу Шетневу и подьячему Федору Корчемкину. Порядок их работы отражен в предисловии достаточно полно: указано, где искать беглых, перечислены документы (Соборное уложение, выписки из писцовых и переписных книг), на основании которых крестьяне должны возвращаться их прежнему владельцу. Этот сюжет предисловия, несомненно, раскрыт на основе текста наказа сыщиками.

В то же время главная часть отдаточной книги отличается от свозной книги формой записей и информацией, в ней зафиксированной. В отдаточной книге в стандартных формулировках отражена повседневная работа людей, специально назначенных для сыска беглых. По своей форме этот итоговый документ близок журналу специальной комиссии, в котором на протяжении нескольких месяцев накапливались подневные записи об «отдачи» [беглых. Сама запись включает дату, юридическое обоснование [«отдачи» (расспросные речи, выписки из писцовых книг, сказки и т.д.), имя лица, у кого крестьяне жили в бегах, и имена возвращенных монастырю «беглецов». Последним элементом записей является количество переданных монастырю крестьян с упоминанием об уплате «поголовных денег» — «по три алтына с головы».

Если соотнести информацию отдаточной книги с информациейстолбцов, в виде которых накапливалась первичная документация (остатки столбцового делопроизводства второй половины [XVII в. по сыску беглых сохранились в архивах), то можно заметить информационную неполноту книги. В ней не упоминается переписка сыщиков с приказами и между собой, нет крестьянских допросов и т.д. Кроме того, в ходе сыска опрашивалось больше беглых крестьян и холопов, чем это отражено в книге, поскольку в отдаточной книге регистрировались только те крестьяне и их семьи, которые возвращались прежним владельцам. Дополнить сведения отдаточных книг о работе сыщиков могут специальные книги с записями «полюбовных договоров» и «мировых зарушных челобитных» о беглых крестьянах.

Интересные результаты дает сопоставление формуляров книг, которые фиксировали результаты деятельности сыскных комиссий первых десятилетий и середины XVII в.:

Одинаковые по своему назначению книги, регистрирующие возвращенных владельцам беглых крестьян, по содержащейся в них информации различаются. Эти различия обусловлены исторической ситуацией, в которой они создавались. Так, в свозной книге указан год побега крестьянина, а в отдаточной книге этого показателя нет. Это принципиально важное различие, оно указывает на изменение условий сыска крестьян в середине XVII в. В начале столетия действовали урочные лета, в течение которых позволялся сыск беглых крестьян. Именно этим объясняется включение в формуляр свозной книги даты побега монастырских крестьян. Отсутствие подобной даты в отдаточной книге свидетельствует о том, что после отмены урочных лет срок давности побега уже не играл никакой роли. В свозной книге указан размер пашни, которую обрабатывал крестьянин. Эта пашня привязана у мелкой окладной единице, с которой крестьяне несли государственные налоги — выти.

В начале XVII в. окладные единицы выть и соха формировались в ходе писцового описания. В середине XVII в. окладные единицы изменились (стали учитываться крестьянские и бобыльские дворы) — и информация о том, какой размер пахотной земли обрабатывал крестьянин в качестве тяглой, перестала иметь государственное значение.

В середине XVII в. отдаточная книга составлялась для сыска крестьян, навечно закрепленных за владельцем, поэтому в ее формуляре отсутствуют ссылки на документы, имевшие по закону юридическую силу в доказательстве права феодала на крестьянина.

Таким образом, комплексный сравнительный анализ делопроизводства общего и специального назначения показывает, что, во-первых, общая документация и специальная документация государственных учреждений были взаимосвязаны, поэтому для реконструкции документального комплекса по какому-либо вопросу необходимо использовать и ту и другую.

Во-вторых, можно говорить о двух вариантах делопроизводства - столбцовом и книжном, которые велись по одному делу, но различались назначением и содержанием. Вся совокупность документов накапливалась в ходе сыска в столбцах, а в книгах отражались в решениях сыщиков по поводу конкретных случаев. В то же время решения принимались на основе документов, отложившихся в столбцах. Если в. свозных книгах первой половины XVII в. еще видны следы обработки первичной документации, то в отдаточных книгах их почти нет.

В-третьих, для отдаточных книг характерен отбор информации, которая отвечала новым историческим условиям. Отметим также специализацию отдаточных книг, которая связана со способами передачи крестьян их бывшим владельцам.

В-четвертых, при реконструкции делопроизводственной документации следует обращаться к законодательным источникам, которые раскрывают некоторые стороны процедуры принятия решения и его исполнения, регламентацию деятельности должностных лиц и письменного оформления этой деятельности. Уровень разработанности законодательства показывает также масштабы явления, с которым связана информация делопроизводства общего и специального характера.

ИСТОЧНИКИ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Частная переписка

Выделение источников личного происхождения в самостоятельный комплекс предполагает их противопоставление материалам, возникшим в сфере государственного управления, законотворчества, оформления политических, экономических и социальных отношений и т.д. Название комплекса указывает на совершенно иную область, породившую материалы личного происхождения. Она связана с личностными потребностями конкретного человека, проявлением его социальной активности, интеллектуальным развитием, профессиональными интересами и т.д.

В этот комплекс включают несколько видов исторических источников: частную переписку, личные дневники и воспоминания.

Хотя в отечественном источниковедении изучение источников личного происхождения является традиционным направлением, исследуются они неравномерно. Наибольшее внимание ученых привлекают мемуары, поэтому в данной главе приведена общая характеристика и раскрыта эволюция частной переписки и дневников.

Обмен информацией является одним из необходимых условий развития человечества. Потребность людей в коммуникации первоначально удовлетворялась жестами, потом появилось речевое (устное) общение. С изобретением письменности важным средством коммуникации стал обмен информацией, закодированной знаками различных письменных систем. С точки зрения сохранения информации, ее распространения и точности воспроизведения этот способ более совершенен, чем другие.

Обмен письменной информацией подразумевает взаимодействие, по крайней мере, двух субъектов: автора и адресата. Через посредника или специальные службы автор передает информацию в письменном виде, а адресат, получив послание и ознакомившись с его содержанием, как правило, отвечает на него.

На основе этого обмена письменной информацией постепенно развивались системы переписки, различавшиеся по назначению, содержанию, форме и месту в специализированных комплексах письменных материалов. Одним из важных признаков, характеризующих происхождение переписки, является юридическое положение корреспондентов. Автором письма мог быть человек, социальное и должностное положение которого при написании текста не играло никакой роли (назовем его частным лицом). Письмо также могло исходить от лица, наделенного властными полномочиями и представлявшего тот или иной уровень государственного управления, положение которого было определяющим при возникновении послания (назовем такого корреспондента лицом с властными полномочиями). Адресат также мог являться частным лицом или человеком, наделенным властными полномочиями. В этих двух ипостасях мог выступать один и тот же человек. Так, императрица Екатерина II как глава государства обращалась с письменными посланиями к губернаторам, статс-секретарям, сенаторам и другим должностным лицам, а как частное лицо — писала письма мужу князю Григорию Александровичу Потемкину. Каждая разновидность переписки имела свое особое происхождение, форму, стиль.

В результате обмена письменной информацией возникают различные взаимоотношения лиц, участвующих в переписке. Обнаруживаются три системы переписки: во-первых, переписка между собой частных лиц; во-вторых, переписка между собой лиц, наделенных властными полномочиями; в-третьих, переписка между частными лицами и лицами с властными полномочиями.

Переписка, одним из участников которой выступало официальное лицо (учреждение), представляет собой делопроизводственную документацию. Для того чтобы на основании действующего законодательства решить свою проблему, частное лицо обращалось с письменным заявлением (посланием) в учреждение, которое представляло государственную власть, и в котором служили лица, наделенные властными полномочиями. В ходе рассмотрения конкретной проблемы возникала переписка органов власти, а также переписка официальных лиц с заявителем (частным лицом). Все эти документы носят официальный характер. При определенных исторических условиях они оформились в специфическую документальную систему, которая выделилась из общей массы писем.

Между частными лицами велась частная переписка, которая изначально не была однородной по содержанию. Уже на раннем этапе существования этой переписки наметилось ее разделение на деловую и личную.

Деловая переписка на основе традиции или договора решала в первую очередь хозяйственные задачи. По мере развития экономики увеличивалось разнообразие документов, фиксировавших состояние и деятельность хозяйственных единиц, причем необходимость в такой документации, прежде всего, испытывали крупные землевладельцы (вотчинники и помещики) и купцы. Со временем в каждом крупном хозяйстве документы стали представлять собой более или менее устойчивые комплексы, называемые поместно-вотчинным и торгово-промышленным делопроизводством. Деловая переписка хозяев и управляющих стала неотъемлемой частью этих делопроизводственных комплексов. Она велась постоянно, так как помещичьи (вотчинные) владения могли быть оторваны от места постоянного проживания хозяина, а торговый приказчик мог совершать операции вдали от главной конторы своего хозяина. Деловая переписка содержала по преимуществу регулярные отчеты приказчиков и наставления хозяев. Письма этой группы частной переписки отличаются предельной лаконичностью и деловитостью.

Личная переписка велась между родственниками, знакомыми и друзьями. Повествование личных писем часто окрашено эмоционально-личностным восприятием действительности. В этих письмах затрагивались многие темы, не подлежавшие обсуждению в деловой, и тем более, в официальной переписке. Их авторы рассказывали о домашних заботах и происшествиях, своих взаимоотношениях с другими лицами, описывали свои чувства, передавали доверительную информацию. На Руси личная переписка не была регулярной, так как близкие люди редко расставались надолго, а прочных дружеских связей между людьми, жившими на значительном расстоянии друг от друга, еще не существовало.

В корпусе древнерусских письменных источников есть тексты, которые лишь по форме напоминают письма. Их содержание имеет публицистическую направленность. Автор текста давал свою оценку каким-либо современным событиям с намерением повлиять на мнение адресата (или более широкого круга лиц) по поводу этих событий. В таких текстах в качестве адресата могло выступать как реальное, так и вымышленное лицо. Эти послания являлись, прежде всего, средством политической и религиозней борьбы и представляли собой определенный литературный жанр, ближе всего стоящий к поучениям. В древнерусской церковной и светской литературе было создано немало публицистических сочине ний, оформленных в виде посланий. Широко известна, например, полемическая переписка царя Ивана Грозного и князя Андрея Курбского 1564—1579 гг. о самодержавной власти в России, внутренней и внешней политике.

В древнерусском языке для обозначения письменного обращения одного лица к другому существовало несколько понятий: «послание», «епистолия», «грамота» («грамотка»). Слова «письмо», «письмишко», «письмецо» использовались как собирательное наименование текстов различного характера и назначения. Средневековая лексика, таким образом, свидетельствует об отсутствии четкого разделения переписки на определенные разновидности, что говорит о недостаточной развитости эпистолярной практики.

Письмо одного лица к другому строилось по определенной схеме. Оно состояло из трех композиционных частей: зачина (начала), основного текста и заключения (конца). Один из исторических путей размежевания разновидностей переписки заключался в выработке более или менее устойчивых начальных и заключительных формул для каждой группы посланий, а также особых этикетных оборотов для отдельных структурных частей эпистолярного текста.

Личные дневники

Записи различного содержания, ведущиеся каждодневно, называются дневниками. Назначение дневников заключается в накоплении и сохранении информации для анализа ее в будущем. Единое назначение разнообразных по содержанию дневников порождает единую форму их текстов, структурной единицей которых является подневная запись. В пределах таких записей повторяющимся элементом выступает календарная дата. Она объединяет самые разные события и организует изложение.

Объекты, взятые для дневникового наблюдения, могут принадлежать к различным системам государственной, общественной и хозяйственной жизни. К их числу относятся управленческая, военная и учебная системы, наука, поместно-вотчинная система и т.д. В каждой их этих систем с помощью регулярно фиксируемой информации решаются профессиональные задачи. Например, служебные дневники освещают деятельность сотрудников государственных учреждений. В научном дневнике регистрируются результаты экспериментов, наблюдений за изменением состояния изучаемых объектов. Во время учебы школьник ведет дневник, в котором учитывается его успеваемость.

Дневники, отражающие состояние объектов самых разных сфер, имеют специфическое содержание, связанное исключительно с задачами профессиональной деятельности и оформленное по установленным формулярам. Такие профессиональные дневники входят в системы делопроизводственной документации и называются официальными.

Существуют также хозяйственные дневники, которые представляют собой одну из разновидностей поместно-вотчинной документации. Составление такого рода дневников предусматривалось в XVIII в. вотчинными инструкциями, в которых задавались объекты описания и их признаки.

В то же время объектом собственного наблюдения может быть и сам человек. Независимо от своей профессиональной и социальной принадлежности, возраста, образовательного уровня и т.д., он мог создавать дневник, изо дня в день фиксируя в нем факты своей жизни, переживания, реакцию на события, произошедшие непосредственно с ним, или слухи, дошедшие до него от других лиц, впечатления от встреч и разговоров с разными людьми, надежды на будущее. О подобном дневнике можно сказать, что это частица жизни того, кто его создал. Такие дневники называются личными. Личный дневник дает возможность в наиболее простой и доступной форме запечатлевать изменяющуюся во времени действительность, окружающую его автора.

Об авторе дневника говорят, что он «идет вслед за жизнью». Это означает, что информация о событиях представлена в дневнике по мере того, как они разворачиваются. Наиболее значимые из событий еще не определились и не получили общественной оценки, не выявились взаимосвязи различных событий, их иерархия и т.д. Также особенностью ежедневной записи является то, то текущие события фиксируются в ней выборочно. Иначе говоря, автор по своему усмотрению отбирал информацию, которую представляет дневник.

Содержание личного дневника во многом определяется представлениями его создателя о смысле жизни, которые в свою очередь меняются с возрастом, образованием, профессиональными и общественными интересами, местом проживания, кругом общения и т.д.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 Следующая ⇒