Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси

Стр 1 из 17Следующая ⇒

Приор-издат

Содержание

Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения.. 6

1. Предмет архивоведения. 6

2. Основные понятия архивоведения. 6

3. Особенности учебной дисциплины " Архивоведение ". 6

Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси.. 7

1.Основные виды документов в Киевской Руси. 7

2. Первые архивы Киевской Руси. 7

Вопрос 3. Архивное дело в Московской Руси.. 9

1.Становление архивного дела в Московской Руси. 9

2.Государственный архив России. 9

3.Формирование сети приказных архивов. 10

Вопрос 4. Архивное дело в XVIII в. 12

1. Влияние реформ Петра I на архивное дело. 12

2. Порядок учета и хранения архивов в петровскую и постпетровскую эру. 15

Вопрос 5. Архивное дело в первой половине XIX в. 16

1.Министерская система начала XIX в. и архивное дело. 16

2. Учет архивов, эволюция архивного дела в начале и середине XIX в. 17

Вопрос 6. Архивное дело во второй половине XIX в. 19

1.Влияние реформ Александра II на архивное дело. 19

2.Система архивного дела и его совершенствование во второй половине XIX в. 21

Вопрос 7. Архивное дело на рубеже XIX-XX в.в. 23

1.Состояние архивного дела на рубеже XIX—XX в.в. 23

2. Архивные комиссии. Первая мировая война. 23

Вопрос 8. Становление советской архивной системы... 24

1.Первые декреты советской власти в области архивов. 24

2.Новые архивы, созданные при советской власти. 25

3.Новый порядок пользования архивами. 27

4.Новый порядок управления архивным делом.. 27

Вопрос 9. Развитие архивного дела в довоенный и военный периоды 28

1.Создание новых архивов в 1930-е гг. 28

2.Влияние тоталитарной системы на архивное дело. 29

3.Положение о Государственном архивном фонде от 29.03.1941. Новая система архивов в СССР 31

Вопрос 10. Архивное дело в послевоенный период.. 33

1. Влияние последствий ВОВ на архивное дело. 33

2.Положение о ГАФ СССР от 13.08.1958. 34

3.Положение о ГАФ СССР и ГАУ СССР от 04.04.1980. 36

Вопрос 11. Становление архивного дела в Российской Федерации.. 38

1. Изменения в системе архивного дела в связи с распадом советской системы и прекращением деятельности КПСС.. 38

2.Основные принципы организации архивного дела, закрепленные в Соглашении глав государств СНГ от 06.07.1992 о правопреемстве в отношении архивов бывшего СССР. 38

3.Строительство архивной системы Российской Федерации. 38

Вопрос 12. Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах 40

1.Характеристика Закона РФ " Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" от 07.07.93. 40

2.Порядок хранения документов Архивного фонда РФ.. 41

3. Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ.. 43

Вопрос 13. Система Росархива.. 43

1.Понятие и структура Росархива. 43

2.Современные федеральные госархивы.. 44

3. Нормативные акты, регулирующие порядок делопроизводства и работу архивов. 44

Вопрос 14. Архивный фонд РФ... 45

1.Архивный фонд РФ.. 45

2. Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ.. 45

Вопрос 15. Федеральная архивная служба Российской Федерации.. 46

1.Центральные и иные органы государственной власти РФ, управляющие архивным делом 46

2.Федеральная архивная служба РФ — Росархив. 46

3.Государственный архив. 48

4.Ведомственный архив. 49

Вопрос 16. Организация документов Архивного фонда РФ... 50

1.Критерии организации документов в РФ.. 50

2. Фондообразование. 51

Вопрос 17. Комплектование архива.. 52

1.Понятие и содержание комплектования архива. 52

2.Источник комплектования. 54

Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив 55

1.Понятие архивного дела и порядок его комплектования. 55

2.Требования к архивному делу. 56

3.Передача дела в архив. 57

Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве 58

1.Понятие фондирования. 58

2.Единый фонд и образование нового фонда. 60

Вопрос 20. Экспертиза ценности документов.. 61

1. Понятие экспертизы ценности документов. 61

2.Задачи и этапы экспертизы.. 62

3.Экспертные комиссии. 63

Вопрос 21. Учет документов в архивах.. 65

1.Понятие государственного учета документов. 65

2. Учетные документы архива. 66

Вопрос 22. Научно-справочный Архивный аппарат.. 69

1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата. 69

2.Принципы построения научно-справочного аппарата. 70

3.Понятие архивного справочника. 70

4.Структура архивных справочников. 70

Вопрос 23. Архивная опись. 71

1.Понятие и функции архивной описи. 71

2.Правила составления архивной описи. 72

Вопрос 24. Система архивных каталогов.. 74

1.Понятие архивного каталога. 74

2.Порядок каталогизации архивных документов. 74

3.Виды архивных каталогов. 75

Вопрос 25. Архивные путеводители.. 77

1.Понятие архивного путеводителя. 77

2.Виды архивных путеводителей. 77

3.Структура путеводителя. 78

Вопрос 26. Обзоры архивных документов.. 78

1.Понятие обзора архивных документов. 78

2.Система построения обзора. 79

Вопрос 27. Архивные указатели.. 80

1.Понятие архивного указателя. 80

2. Основные виды указателей. 80

Вопрос 28. Архивная историческая справка.. 81

1.Понятие исторической справки. 81

2.Содержание истории фонда. 81

3. Содержание истории фондообразования. 81

Вопрос 29. Архивное описание документов и дел.. 82

1.Понятие архивного описания. 82

2.Описание на уровне фонда, единицы измерения документа. 82

Вопрос 30. Информатизация архивного дела.. 83

1.Понятие информатизации. 83

2.Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле 84

3.Объекты информатизации. 84

4.Цели информатизации. 84

5.Принципы информатизации. 85

6.Информационные системы.. 85

7.Содержание базы данных архивов. 86

Вопрос 31. Обеспечение сохранности документов в архивах.. 87

1.Понятие режима хранения документов. 87

2.Требования к зданиям и помещениям архива. 88

3.Световой режим.. 88

4.Температурно-влажностный режим.. 89

5.Санитарно-гигиенический режим.. 89

6.Охранный режим.. 90

7.Оборудование архивохранилищ.. 90

Вопрос 32. Первичная реставрация и консервация архивных документов 92

1.Понятие первичной реставрации и консервации архивных документов. 92

2.Содержание реставрации и консервант. 92

Вопрос 33. Проверка наличия и состояния документов в архивах 93

1.Задачи проверки документов в архиве. 93

2. Порядок проведения проверки. 93

Вопрос 34. Доступ к документам Архивного фонда РФ... 95

1.Основные нормативные акты, регулирующие доступ к документам архивного фонда РФ 95

2. Порядок допуска к документам архивного фонда. 96

Вопрос 35. Использование архивных документов.. 97

1.Понятие использования архивных документов. 97

2.Основные направления, цели, формы использования архивных документов. 97

3.Основные требования к работе по использованию архивных документов. 98

4. Этапы поиска документной информации. 98

Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей.. 99

1.Характеристика информационного обеспечения пользователей. 99

2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива. 99

Вопрос 37. Работа читального зала архива.. 100

1.Понятие читального зала. 100

2.Порядок работы в читальном зале. 100

Вопрос 38. Формы массового использования архивных документов 101

1.Понятие форм массового использования архивных документов. 101

2. Содержание форм массового использования архивных документов. 101

Вопрос 39. Учет использования архивных документов.. 103

1.Цели учета использования архивных документов. 103

2.Первичные документы ведомственного архива. 104

3.Первичные документы государственного архива. 104

4.Вторичная обобщающая информация. 104

5.Аналитические обзоры.. 104

Вопрос 40. Технотронные архивы... 105

1.Понятием виды технотронных архивов. 105

2.Ведущие технотронные архивы.. 106

3.Порядок хранения документов в технотронных архивах. 107

Вопрос 41. Электронные архивы... 112

1.Понятие электронных архивов. 112

2.Порядок принятия электронных документов в архив. 113

Вопрос 42. Организация работы архива.. 115

1.Создание государственного и ведомственного архива. 115

2. Порядок работы архива. 116

Вопрос 43. Работа с персоналом архива.. 117

1.Организация труда персонала архива. 117

2.Международный этический кодекс архивистов 1966 года. 118

3.Заведующий архивом.. 119

4.Архивариус. 119

Вопрос 44. Архивный маркетинг.. 121

1.Понятие маркетинга архивной организации. 121

2. Содержание архивного маркетинга. 121

Вопрос 45. Архив негосударственной организации.. 122

1.Характеристика негосударственной части Архивного фонда РФ.. 122

2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ. 124

Список литературы... 127

Вопрос 1. Предмет и основные понятия архивоведения

Предмет архивоведения

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Предмет архивоведения включает следующие вопросы:

ü принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

ü способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

ü создание системы информации о содержании документов,

ü организацию всестороннего использования документальной информации;

ü организацию работы архивных учреждений.

Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксировались различными способами. С момента появления письменности основным видом фиксирования информации стал письменный документ.

Основные понятия архивоведения

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В зависимости от носителя история знает самые разнообразные документы: от наскальных надписей первобытных людей до современных компьютерных документов. Их содержание адекватно отражает всю жизнедеятельность человека и общества.

В своем развитии документ проходит эволюцию от документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам - до его архивного хранения. Порядок документирования изучает делопроизводство, порядок архивного хранения - архивное дело.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

3. Особенности учебной дисциплины " Архивоведение "

Наука " Архивоведение'' отличается от соответствующей учебной дисциплины и преподаваемого студентам учебного курса.

Наука - фундаментальное знание об истории архивного дела, общих закономерностях его развития, его важнейших теоретических вопросах, обобщение многочисленной практики.

Учебная дисциплина - первичное знание о предмете архивоведения.

Главная цель учебного курса - обучение первичным навыкам архивной работы будущих архивных работников, а также специалистов делопроизводства, непосредственно связанных с работой ведомственных архивов.

Задачи учебного курса архивоведения;

ü дать первичные понятия о развитии архивного дела в России;

ü дать первичные навыки современных архивных технологий;

ü подготовить к работе в ведомственном или государственном архиве;

ü подготовить к сдаче экзамена по данной дисциплине на уровне среднего специального образования.

Первые архивы Киевской Руси

В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в архивах.

Первыми архивами Киевской Руси были:

ü Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный архив;

ü местные архивы (хранили посадники);

ü архивы храмов и монастырей (хранились особо важные документы).

Наиболее известными центрами хранения документов, кроме Казны Княжьего двора, являлись:

ü Софийский собор и Десятинная церковь в Киеве;

ü Софийский собор в Новгороде;

ü соборы имонастыри в городах Киевской Руси.

Архивные документы использовались в юридической, хозяйственной, идеологической жизни, во внешних сношениях Киевской Руси с соседними странами, прежде всего с Византией. Документы являлись основой летописей, благодаря чему многие из них дошли до нас в списках.

По мере развития феодальной раздробленности русских земель происходило обособление и их архивов. При сохранении прежнего набора особо значимых документов, мест их хранения, их использования появляется определенная специфика архивного дела периода раздробленности.

Владимиро-Суздальская Русь, как наследница Киевской Руси, хранила не только общегосударственные, киевские, но и свои документы. Такой объединенный архив лег затем в основу Государева архива Московской Руси.

В XIV в. появилась дьяческая делопроизводственная система.

Дьяки были должностными лицами, ведущими письменное делопроизводство и руководившими подведомственными им канцеляриями. Они же хранили вышедшие из делопроизводства документы, на основе которых писались новые. Преемственность документации требовала упорядочения архивов, составления формулярнпков — образцов делопроизводственных документов.

Новгород и Псков, как феодальные республики, имели свою архивную специфику. Основой их архивов бьша торгово-промыииенная хозяйственная документация. Высокий уровень городской культуры определялся уровнем грамотности населения. Археологические раскопки выявили массив берестяных грамот.

Архивы хранились в Софийском соборе Новгородского Кремля и вечевой башне Великого Новгорода на Торговой стороне. Псковское вече собиралось у Троицкого собора, в котором для хранения архива был установлен специальный ларь. Ларь Святой Троицы, как он назывался, имел юридическую силу. Попадавшие в него документы становились основой всей юридической жизни Пскова. Изъятые из ларя, они утрачивали юридическое значение. Заведывавший ларем ларник имел право скреплять печатью частноправовые акты, становившиеся при этом юридическими документами. Именно с этим ларем связаны первые архивные подлоги, совершенные в хозяйственных интересах.

Наряду с общегородскими в Новгороде и Пскове существоваличастные архивы. В частном собрании псковских посадниковДойниковичей находился список" Слова о полку Игореве".

Развитие архивного дела проявлялосьвсовершенствовании научно-справочного аппарата и использования документов.

Первой архивной описью считается помещенный в Ипатьевской летописи под1288 г. перечень принадлежавших владимиро-во-лынскому князю Владимиру Васильковичу рукописей.

Документы использовались в поземельных опорах, закреплении крестьян за владельцами, дипломатических отношениях. При этом они приобретали особое значение, нередко фальсифицировались, особенно касавшиеся земельных владений. Феодальная раздробленность привела к составлению на местах своих летописных сводов, продолжавших общерусскую Повесть временных лет.

В 1236—1242 в результате нашествия татаро-монголов произошло массовое уничтожение документов домонгольского периода.

Половине XIX в.

В начале и середине XIX в.

Третьей разделительной датой в развитии архивного дела (после 1626 г. и 1737 г.) стал 1812 г., когда Москва была сожжена и захвачена Наполеоном, что привело к гибели значительной части имевшихся на тот момент архивов.

Вторая четверть XIX века характеризовалась развитием исторических архивов. МАКИД пополнялся за счет включения в него архивов петербургских ликвидированных учреждений, а также коллекций видных историков, таких, как Н.Н. Бантыш-Каменский и А.Ф. Малиновский. Велась работа по упорядочению, описанию, использованию документов. В связи с ликвидацией его деления на секретную и несекретную части расширился допуск в него исследователей. Во вторую четверть XIX в. архивное дело приобрело историческую направленность.

В 1834 г. создан Петербургский государственный архив при Министерстве иностранных дел. В его основе находились семейные фонды Императорского Дома, Сенатский архив, Государственный архив старых дел, Главный архив Министерства иностранных дел. Большая часть документов была засекречена, так как они отражали не столько историю внешней политики России, сколько историю Дома Романовых, историю общественной мысли и революционного движения в России. Здесь находились следственные дела декабристов, документы Отечественной войны 1812 года. Допуск в архив разрешался только лично Николаем I. Тайный архив просуществовал до 1917 года.

В 1835 г. создан Комитет для описания московских архивов — Разрядного, Вотчинного, Архива старых дел. Цель — упорядочение данных архивов после Отечественной войны 1812 года. Комитет провел систематизацию и описание сохранившихся дел. Работа завершилась к 1842 году.

В 1841—1850 гг. изданы описания Разрядного, Вотчинного, Архива старых дел как подготовка к их объединению.

В 1852 г. объединены все три архива в единый Московский архив Министерства юстиции. В основе объединения была однородность документов, отражающих землевладение и родословные российского дворянства. На этой основе было введено унифицированное хранение и описание архивных дел. Впоследствии в него вошло до 25 млн. дел ликвидированных учреждений России XIV—XIX в.в. На основе МАМЮ, как одного из ведущих архивов России, впоследствии сформировался РГАДА.

В 1851 г. на основе рукописного собрания Оружейной палаты Кремля был сформирован новый архив — Государственное древлехранилище хартий и рукописей, хранившее документы до XVIII в. Впоследствии оно вошло в состав МАМИД, а через него в РГАДА. Находящиеся в этом собрании документы были опубликованы в разных изданиях XIX—XX в.в.

К середине XIX в., в основном, сформировалась сеть центральных архивов, ведущими среди которых были МАМИД и МАМЮ. Ведомственные архивы были децентрализованы. На местах сохранялись только особо ценные документы. Передовые архивисты XIX в. (Н. Калачов, Д. Самоквасов, и др.) пытались перенести опыт МАМИД и МАМЮ на работу остальных архивов, однако это не всегда удавалось, поскольку на большое количество архивов, расположенных по всей России, приходилось мало квалифицированных специалистов. Это приводило к низкому качеству работы провинциальных архивов, гибели ценных документов.

В первой половине XIX в. начинаются теоретические разработки архивоведения.

В 1820 г. был издан проект ГА. Розенкампфа " План о приведении в лучшее устройство архивов вообще" — проект создания единой системы Госархива путем объединения в него всех архивов Москвы и Петербурга, создания единой описи на все их дела, подчинения Госархива Государственному Совету через созданное Главное Архивное Управление. Проект предусматривал унификацию и развитие архивного дела.

В связи с тем, что отсутствие критериев отбора дел вело, зачастую, к бесконтрольному уничтожению документов, в хранении дел произошли изменения, такие как:

ü введение министерских инструкций по отбору документов на хранение и уничтожение — выделение трех категорий дел: всегдашние, временные от 5 до 20 лет, краткосрочные от 1 до 3 лет;

ü описи на министерские архивы стали утверждаться с санкции Комитета министров, акты на уничтожение рассматриваются министрами с ведения Комитета министров;

ü хранение осуществлялось в соответствии с происхождением в архивах учреждений и по принадлежности в исторических архивах.

В 1845 г. были учреждены губернские правления. Одновременно был регламентирован порядок хранения документов в их архивах. Документы систематизировались по отделам, стопам, годам и фиксировались в делопроизводственных реестрах.

Хранение документов в МАМИД осуществлялось по следующим историческим периодам:

ü древний архив 1265—1700 гг.;

ü архив старых дел 1700—1762 гг.;

ü архив новых дел 1762—1801 гг.;

ü внутри указанных периодов документы классифицировались на внутренние и внешние (внутренние документы классифицировались по видам документов и хронологии, внешние — по государствам и хронологии).

Хранение в Государственном архиве Российской империи осуществлялось по:

ü отделениям династических материалов;

ü отделениям материалов революционного движения и общественной мысли;

ü внутри отделений — по коллекциям.

Возникла проблема составления описей:

ü П.М. Строев предлагал ввести краткое описание документов - в описи делать предисловие, аннотацию и именной, географический и предметный указатели;

ü А.Х. Востоков, принимая за основу проект П.М. Строева, считал необходимым ввести в опись подробное описание документов: анализ их текста, раскрытие содержания, в особых случаях — цитирование, что превращало опись в справочник. Фактически описи сообщали первичные сведения о документах с краткими их аннотациями.

Улучшились условия использования архивных материалов, созданы первые читальные залы, был открыт допуск к использованию через разрешение руководителей ведомств, но с правом использования только несекретных документов.

Началось развитие археографии — в 1804 г. создано Московское общество истории и древностей российских при МУ, в котором проходила разработка проблем архивоведения. В 1823 г. П.М. Строев предложил проект регулярного проведения археографических экспедиций по России — обследование местностей с целью выявления документов, их изучения и публикации.

В 1828 г. проект П.М. Строева был принят и субсидирован Академией наук. В 1829—1835 гг. состоялась первая экспедиция П.М. Строева, во время которой было выявлено более 3000 документов 1339— 1700 годов.

В 1834 г. была организована Археографическая комиссия при Министерстве народного просвещения, началась публикация серии выпусков " Акты Археографической комиссии".

В 1852—1854 состоялась экспедиция Н.В. Калачова — на ее основе было положено начало публикаций таких изданий как: " Архив историко-юридических сведений, относящихся до России", " Архив исторических и практических сведений, относящихся до России", " Акты, относящиеся до юридического быта древней России".

Вопрос 14. Архивный фонд РФ

Архивный фонд РФ

Архивный фонд РФ — совокупность документов, отражающих
материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Государственный архив

Государственный архив - государственное учреждение, выполняющее социально-культурные и другие функции некоммерческого характера, входящее в единую систему Росархива и взаимодействующее с органами власти, государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Архивного фонда РФ, осуществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.

Задачи госархива:

ü комплектование и учет документов;

ü обеспечение их сохранности;

ü обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним;

ü обеспечение использования документов в научных и практических целях;

ü ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии;

ü контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

Ведомственный архив

Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в госархив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

ü комплектование документами, законченными делопроизводством;

ü учет и обеспечение сохранности документов;

ü создание к ним научно-справочного аппарата;

ü использование хранящихся в архиве документов;

ü оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами;

ü подготовка и передача в госархивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы:

ü центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;

ü центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности независимо от их территориального расположения;

ü объединенный архив, осуществляющий хранение документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

ü архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

Входящие в систему Росархива научно-исследовательские и другие организации и предприятия обеспечивают разработку научно-теоретических проблем архивного дела и внедрение их в жизнь. Ведущей организацией является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), чьи разработки применяются на практике в архивах России.

Источник комплектования

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

ü учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

ü учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

ü учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

ü учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив

Требования к архивному делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

ü подшивка или переплет дела;

ü нумерация листов дела;

ü составление листа-заверителя дела;

ü составление внутренней описи документов;

ü внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

ü дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;

ü особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

ü в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

ü нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

ü листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

ü подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

ü при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

ü помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;

ü внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

ü наименование организации и ее подчиненность;

ü наименование структурного подразделения;

ü индекс дела;

ü номер дела по описи;

ü заголовок дела;

ü аннотация (при особо ценных документах);

ü дата дела;

ü количество листов в деле;

ü срок хранения дела;

ü архивный шифр дела;

ü наличие места для нанесения архивных атрибутов.

Передача дела в архив

Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

ü передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;

ü передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

ü прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

ü при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

ü при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

ü передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

ü по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

ü передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

ü документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

ü документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒