Информационно-правовые системы (слд 133)

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 12Следующая ⇒

В современном обществе работа специалиста экономического профиля решающего правовые и финансовые вопросы, должна опираться на нормативные акты: Кодексы, Законы, Указы Президента, Приказы и письма министерств и ведомств. Учитывая, что Российское законодательство, в том числе налоговое и бухгалтерское, является очень объемным и динамичным, работа в этой предметной области требуют от специалистов использования специальных современных инструментов для работы с юридической информацией – информационно правовых систем.

ИНФОРМАЦИОННО-ПРАВОВАЯ СИСТЕМА (слд 134) - автоматизированный банк данных правовой информации, устанавливаемый на ЭВМ и способный с помощью специального программного комплекса выполнять различного рода поисковые функции (поиск актов по названию документа, дате принятия, виду нормативного акта и т.д.).

Современные И.-п.с. состоят обычно из собственно программной оболочки и подключаемых к ней различных баз данных (напр., по отраслям права). Следует отметить, что информация, содержащаяся в И.-п.с., носит неофициальный характер; ее можно использовать только как справочную.

К числу таких инструментов, работающих с Российским законодательством, относятся системы (слд 135): Консультант Плюс, Гарант, Кодекс. В силу специфичности объектов с которыми работают системы они обладают многими общими свойствами.

Эти системы содержат полную, систематизированную и регулярно обновляемую информацию по законодательству. В ИПС присутствуют комментарии к законодательству, проекты федеральных законов, судебная и арбитражная практика, международные договоры. Кроме того, в системах также представлены новости и обзоры законодательства, бизнес-справки, налоговый календарь бухгалтера.

Для удобства пользования вся информация в ИПС разделена на тематические информационные блоки. Например (слд 136), Консультант Плюс, имеет следующий набор блоков: законодательство, судебная практика, финансовые консультации, комментарии законодательства, законопроекты, формы документов, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению, технические нормы и правила. Гарант: Документы, Судебная и арбитражная практика, Международные договоры, Разъяснения, комментарии, схемы, Проекты законов, Формы документов, Региональное законодательство

Учитывая специфику конкретной компании, можно подобрать набор необходимых тематических блоков правовой информации и оформить их абонентское обслуживание.

При подключении в ИПС документы проходят многоэтапную юридическую обработку. Информация тщательно проверяется, анализируется и систематизируется. Юридическая обработка обеспечивает пользователям системы актуальность и достоверность информации, быстрый и точный поиск, простоту и удобство в работе.

В каждой ИПС реализована система поиска. Поиск осуществляется по атрибутивным признакам документов. Однако, в последних версиях продуктов все активнее развиваются технологии т.н. ситуационного поиска – запрос с использованием привычных в предметной области терминов и определений.

Автоматизация офисной деятельности

Задачи автоматизации офисной деятельности

Основные возможности систем электронного документооборота

• автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства

• реализация электронного документооборота с сохранением процессов обработки бумажных документов

• организация потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов

• масштабируемость – система может быть установлена на

– одном компьютере

– в учрежденческой сети

– в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством

• поддержка централизованной и децентрализованной схемы организации делопроизводства

• гибкость конфигурации (поставляются как в готовом варианте, так и по индивидуальному заказу)

Основные функции САД

• Работа над проектами документов

• Регистрация документов

• Контроль исполнения

• Обработка и хранение документов

• Расширение состава реквизитов карточки документа

• Поточный ввод документов

• Движение документов

• Обеспечение юридической полноценности

• Отправка документов

• Справочно-аналитическая работа

• Полнотекстовый поиск по содержанию документа

• Работа с взаимосвязанными документами

• Регламентация прав доступа

Технология создания ЭД. Работа над проектами документов

1. Создание проекта документа;

2. Изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

3. Согласование проекта документа;

4. Утверждение проекта документа;

5. Регистрация документа, созданного на основе проекта

Состав реквизитов регистрационно-контрольной карты документа

• корреспондент,

• краткое содержание,

• дата создания,

• регистрационный номер документа,

• подпись,

• тематика,

• гриф доступа,

• отметка о наличии приложений,

• номенклатура,

• состав документа,

• резолюция

• др..

Контроль исполнения

• Контроль исполнения резолюций

• Контроль исполнения документа в целом.

• Автоматически отслеживаются сроки исполнения документов и резолюций.

• Особо выделяются документы с истекшими сроками исполнения.

• Формируются напоминания исполнителям.

• Формируются сводки об исполнении документов.

Обработка и хранение документов

• К РК «прикрепляется» любое число файлов, содержащих собственно документ.

• Форма представления документа в файле

– факсимильное изображение бумажного документа,

– текст,

– аудио- или видеоматериал и т. д.

• Файлы могут поступать

– по линиям связи

– создаваться в организации с использованием

• текстовых редакторов,

• сканеров,

• микрофонов и др. периферийных устройств

Работа с взаимосвязанными документами

• Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д.

• Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов.

• Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL – universal Resource Language).

Схема обработки и хранения документа

(схема)

Поточный ввод документов

• Решает проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов.

• При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах печатается назначаемый системой уникальный штрих-код.

• В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, система анализирует штрих-код и обрабатывает документы в соответствии с указанной в коде информацией.

• В результате электронные образы документов, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Движение документов

• Несколько механизмов организации движения документов.

• Механизм обеспечивает

– оптимальное выполнение того или иного процесса делопроизводства

– автоматическую пересылку РК документа по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами.

– учет характера вынесенных виз,

– контроль сроков рассмотрения.

– контроль сроков исполнения поручений.

• Могут быть реализованы другие механизмы движения

– внутренняя адресация,

– пересылка электронных документов внешним организациям,

– полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.

Обеспечение юридической полноценности

• В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

• Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться

– сторонний удостоверяющий центр

– внутрикорпоративный центр

Отправка документов

В системе

• формируются реестры рассылки,

• осуществляется надпечатка конвертов,

• осуществляется отправка документов с помощью систем электронной почты,

– документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП.

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 7 8910 11 12 Следующая ⇒