Работа с несколькими документами

+ Несколько документов. Чаще всего вы будете рабо­тать только с одним документом, но в некоторых ситуа­циях возможность работать с несколькими документами одновременно очень выручит вас. К примеру, вы можете обращаться к одному документу, работая с другим, а так­же копировать и перемещать текст из одного документа в другой. Word позволяет открывать столько документов, сколько вам нужно.

+ Как создать или открыть второй документ? Рабо­тая с одним документом, можно создать новый или от­крыть уже существующий. Для этого выполните все дей­ствия, необходимые для создания документа или для его открытия. Вкратце напомним, что нужно сделать.

 

• Для создания документа, основанного на шаблоне Normal, щелкните на кнопке Создать стандартной па­нели инструментов.

• Для того чтобы создать документ на основе другого шаблона или с помощью мастеров Word, выберите ко­манду Файл ► Создать.

• Для открытия уже созданного документа выберите ко­манду Файл ► Открыть или щелкните на кнопке От­крыть стандартной панели инструментов.

После выполнения одного из этих действий появится новое окно, содержащее ваш документ. Неважно, создан этот документ только что или хранится на диске, — вы можете редактировать и распечатывать его. Открывайте дополнительные документы до тех пор, пока не обеспечи­те себя всем необходимым для работы.

+ Переключение между документами. При работе с несколькими документами одновременно только один из них может быть активным в данный момент. Активный документ виден на экране (хотя остальные тоже могут быть выведены на экран). Строка заголовка активного документа выделяется более темным цветом, и если доку­менты располагаются один за другим, то активный доку­мент всегда находится поверх остальных окон. Но самое важное — команды редактирования применяются только к активному документу.

Для переключения между документами выполните сле­дующее.

1. Откройте меню Окно. Внизу этого меню находится список всех открытых документов, причем название ак­тивного в данный момент документа отмечено галочкой.

2. Выберите из этого списка тот документ, к которому вы хотите обратиться. Для этого щелкните мышью на его названии или наберите на клавиатуре порядковый номер документа.

После этого выбранный документ станет активным и будет отображаться поверх остальных.

+ Как управлять расположением нескольких доку­ментов на экране? Word предоставляет несколько спосо­бов расположения документов в окне. Активный доку­мент может занимать все окно, при этом все остальные

документы будут временно скрыты. Можно вывести на экран несколько документов одновременно и каждый из них будет находиться в своем небольшом окне. Окно до­кумента может находиться в одном из трех состояний.

• Максимизированное. Занимает всю рабочую область, остальные документы невидимы. При этом название активного документа появляется в строке заголовка Word вверху экрана.

• Минимизированное (свернутое). Превращается в ма­ленькую пиктограмму, расположенную внизу экрана Word.

• Восстановленное. Документ располагается в окне сред­него размера. Название документа находится вверху строки заголовка окна документа, а не окна Word, как в максимизированном состоянии.

+ Как просмотреть все открытые документы? В Word есть команда, которая позволяет просматривать сразу все открытые документы. В меню Окно выберите команду Упорядочить все, чтобы расположить окна всех откры­тых документов на экране. Когда вы это сделаете, каж­дый открытый документ появится на экране в небольшом окне, которое не перекрывается остальными. Если вы от­крыли слишком много документов, эти окна будут черес­чур маленькими, и вы вряд ли сможете работать с ними. Этот режим просмотра очень полезен, когда необходимо увидеть сразу все открытые документы и выбрать один для работы с ним.

+ Перемещение и копирование текста из документа в документ. Если вы открыли больше одного документа, можете перемещать и копировать текст и рисунки из до­кумента в документ. Для этого выполните следующее.

1. Сделайте активным документ-источник и выделите фрагмент текста и/или рисунок для перемещения или копирования в другой документ.

2. Если вам нужно переместить текст, нажмите клави­ши Ctrl+X или выберите команду Правка ► Вырезать, или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов. Нажмите клавиши Ctrl+C или выберите команду Правка ► Копировать, или щелкните на кнопке

 

Копировать стандартной панели инструментов для копи­рования выделенного текста.

3. Сделайте активным документ, в который вы хотите поместить выделенный объект. Установите курсор туда, где будет находиться текст или рисунок.

4. Нажмите клавиши Ctrl+V или выберите команду Правка ► Вставить, или щелкните на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов.

Если оба документа видимы на экране, можете копиро­вать и перемещать текст из одного в другой таким образом.

1. Выделите текст, который собираетесь копировать или переносить.

2. Установите указатель мыши на выделенный текст. Для перетаскивания нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, для копирования одновременно нажмите и удер­живайте клавишу Ctrl и левую кнопку мыши.

3. Перетащите текст в другой документ и отпустите кнопку мыши (и, если вы копировали, клавишу Ctrl).

+ Сохранение нескольких документов. При работе с несколькими документами можно сохранять каждый из них в отдельности, используя команды Файл ► Сохранить и Файл ► Сохранить как. С помощью этих команд можно сохранить только активный документ. К сожалению, не существует команды, которая сохраняла бы все открытые документы одновременно. Если вы попытаетесь закрыть несохраненный документ, Word предложит сохранить его на диске. При попытке закрыть Word с несколькими не сохраненными документами, вам придется закрывать или сохранять каждый документ в отдельности.

+ Как закрыть документ? Чтобы закончить работать с документом, закройте его следующим образом.

1. Активизируйте документ, который собираетесь зак­рыть.

2. Выберите команду Файл ► Закрыть или щелкните на кнопке Закрыть, которая находится справа в строке заголовка документа. Убедитесь, что вы не щелкаете на кнопке Закрыть в строке заголовка Word.

3. Если в документе есть несохраненные изменения, Word предложит вам сохранить их.

После выполнения этих пунктов документ будет закрыт.

Word и World Wide Web

+ Что такое Web-страница? World Wide Web, или про­сто Web, — часть Internet, всемирной сети, с помощью которой пользователи компьютеров могут обменивать­ся информацией и программными средствами. В Web ис­пользуются документы особого формата HTML (HyperText Markup Language — язык разметки гипертекста), а также специальные типы ссылок URL (Uniform Resource Locator) для распознавания определенных документов и их место­нахождения. В Word есть множество средств для облегче­ния работы с документами HTML 11 URL.

+ Создание Web-страниц. Можно сохранить документ Word в формате HTML, тем самым сделав возможным использовать его как Web-страницу. Вы уже умеете со­здавать и редактировать документы, используя стандарт­ные приемы Word, располагать текст и рисунки на экра­не по своему усмотрению. При сохранении обычного до­кумента как HTML-файла Word преобразовывает его в коды HTML для воспроизведения существующего или подобного ему вида документа. Однако не все форматы Word могут быть преобразованы в HTML-коды. Это зна­чит, что окончательный вариант (т.е. документ HTML) может выглядеть не совсем так, как исходный документ Word.

Для сохранения документа Word в формате HTML вы­полните следующее.

1. Выберите команду Файл ► Сохранить как для от­крытия диалогового окна Сохранение документа.

2. Выберите из раскрывающегося списка Тип файла опцию HTML Document.

3. Введите имя файла в текстовом поле Имя файла.

4. Щелкните на кнопке Сохранить.

+ Редактирование документов Web. Вы вполне мо­жете использовать Word для редактирования Web-стра­ниц в формате HTML. При открытии документа HTML он автоматически преобразовывается в формат Word. А ког­да вы его сохраняете, он снова конвертируется в формат HTML. Чтобы открыть документ HTML для редактирова­ния, выполните следующее.

 

1. Выберите Файл ► Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов, чтобы открыть диалоговое окно Открытие документа.

2. Щелкните на стрелке в поле Тип файла и выберите из списка документ HTML.

3. Выберите нужный файл в списке файлов.

4. Щелкните на кнопке Открыть, документ готов для редактирования.

5. Используйте обычные команды редактирования Word для внесения изменений в документ.

6. Выберите Файл ► Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Документ будет автоматически сохранен в формате HTML.

+ Как работать со ссылками? Ссылка — это адрес или указатель какого-нибудь объекта в Web, такого как Web-страница или адрес абонента электронной почты. Вот два наиболее распространенных типа ссылок, с кото­рыми вы будете иметь дело.

• Адрес электронной почты для связи с каким-нибудь ад­ресатом электронной почты. Например, jsmith@abc. com.

• Гипертекстовая ссылка, указывающая на документ Web. Например, http: //www.abc.com.

В Word есть средство распознавания ссылок в доку­менте, которые трактуются именно как ссылки, а не как обычный текст. Ссылки относятся к разновидности полей документа и отличаются от обычного текста следующим:

• ссылка выделяется на экране другим цветом и/или подчеркиванием;

• когда вы указываете на ссылку с помощью мыши, ука­затель мыши принимает вид руки с поднятым указа­тельным пальцем;

• вы можете удалить всю ссылку, но не можете непо­средственно редактировать ее;

• при щелчке на гиперссылке автоматически запускает­ся ваш Web-броузер и на экране появляется та Web-страница, на которую ссылается гиперссылка;

• при щелчке на адресе электронной почты автоматиче­ски начинает работу программа запуска электронной почты и на экране появляется пустой бланк сообще-

ния, которое вы можете отправить по адресу, на кото­ром щелкнули.

Автоматический запуск вашего Web-броузера и про­граммы электронной почты, конечно, зависит от пара­метров установки этих программ в системе. Можно на­строить Word для распознавания ссылок при вводе. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Сервис ► Автозамена для откры­
тия диалогового окна Автозамена.

2. Щелкните на корешке вкладки Автоформат при вводе.

3. В области Заменять при вводе установите флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Другой способ распознавания гиперссылок — просмот­реть уже набранный текст, находя текст ссылок и преоб­разовывая его. Это часть процесса автоформатирования, описанного в уроке 16. Кратко напомним основные шаги преобразования ссылок.

1. Выберите команду Формат ► Автоформат для от­крытия диалогового окна Автоформат.

2. Выберите опцию Сразу весь документ.

3. Щелкните на кнопке Параметры для просмотра вкладки Автоформат диалогового окна Автозамена.

4. В области Заменять установите флажок Адреса Ин­тернета и сетевые пути гиперссылками.

5. Снимите все остальные флажки.

6. Щелкните на кнопке ОК для возвращения в диало­говое окно Автоформат.

7. Щелкните на кнопке ОК.

Для преобразования гиперссылки в обычный текст выполните следующие действия.

1. Установите курсор где-нибудь в гиперссылке.

2. Нажмите Crtl+Shift+F9.

+ Вставка гипессылки. При работе с документом мож­но вставить ссылку, просто набрав ее адрес и позволив Word автоматически распознать ее, как описано выше. Самый легкий путь — использовать команду Вставка ► Гиперссылка. Вы сможете связаться с файлами Internet,

 

докуметами Word и другими типами файлов. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Вставка ► Гиперссылка, или на­жмите клавиши Ctrl+K, или щелкните на кнопке Доба­вить гиперссылку на стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Добавить гиперссылку.

2. Если вы знаете адрес ссылки, наберите его в тексто­вом поле.

Связать с файлом/URL. Для указания адреса на жест­ком или сетевом диске щелкните на кнопке Обзор и ис­пользуйте диалоговое окно Связать с файлом.

3. Если вы хотите добавить ссылку на определенный объект файла, например, на закладку файла Word, введи­те имя в текстовом поле Имя объекта в документе или щелкните на кнопке Обзор для просмотра списка объек­тов, доступных в файле, выбранном на шаге 2.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Выводы

1. Чаще всего ПК используют в качестве пишущей машинки, то есть для создания, редактирования и хране­ния текстовой информации.

2. Эту работу позволяют выполнить программы: тек­стовые блокноты, записные книжки, редакторы (процес­соры), офисные издательские системы и другие, постав­ляемые в составе операционных систем и операционных оболочек.

3. Текстовый редактор позволяет осуществить действия по перемещению на экране окон и курсора; корректиров­ку, вставку и удаление символов, строк и абзацев; откат­ку (отмену) внесенных изменений; выделение, удаление, перенос, дублирование фрагментов текста; форматирова­ние; поиск и вывод данных на печатающее устройство.

4. Наиболее распространенным является многофункци­ональный текстовый процессор фирмы Microsoft — Word.

5. Текстовый редактор — это программа обработки тек­ста, которая используется для создания новых докумен­тов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже су­ществующих.

 

6. В работе на компьютере, связанной с обработкой тек­стовой информации, можно выделить три основных эта­па: ввод информации, обработку, вывод результатов.

7. Графический интерфейс данного текстового редак­тора представлен в виде информационной строки, где выводится информации о названии используемого тексто­вого редактора и названии создаваемого документа; кно­пок управления окном, расположенных в верхнем правом углу экрана монитора и предназначенных для управле­ния работой окна; строки меню; панели инструментов; позиционных линеек; рабочего поля редактора; двух по­лос прокрутки; строки состояния и помощника.

 

8. Большинство команд Word также представлены в виде диалоговых окон.

9. Мерцающая вертикальная линия — курсор, или точ­ка ввода, которая отмечает место в документе, где по­явится набранный вами текст и где можно осуществлять редактирование.

 

10. Горизонтальная линия — это отметка конца доку­мента.

11. Курсор можно перемещать по области экрана как с помощью клавиш управления курсором, так и с помощью манипулятора.

12. Полноэкранный режим обеспечивает использование максимальной площади экрана для показа документа.

13. Word позволяет разделить рабочую область окна на две части, чтобы были видны разные части одного до­кумента одновременно.

14. Word предлагает широкий выбор шрифтов для ис­пользования в документах. Каждый шрифт имеет специфи­ческую гарнитуру, которая определяет вид его символов.

 

15. Любой шрифт Word используется с различными начертаниями: полужирным, курсивом или с подчерки­ванием. Можно использовать два или три эффекта одно­временно.

16. В Word существует множество специальных эффек­тов шрифтов: верхние и нижние индексы, зачеркивание, тень, контур и др.

17. Страницы во многих документах, особенно объем­ных, следует нумеровать. Word предлагает несколько ва­риантов размещения и форматирования номеров страниц.

 

18. Верхний или нижний колонтитул — это текст ввер­ху (верхний колонтитул) или внизу (нижний колонтитул) каждой страницы документа. В верхних и нижних ко­лонтитулах могут быть записаны номера страниц, назва­ние главы, имя автора и т. п.

19. Специальные символы не являются частью стан­дартного набора символов, поэтому их нет на клавиатуре. Это, например, такие символы, как гласные буквы со зна­ком ударения (ё), буквы греческого алфавита (ф), знак авторского права (©) и т. д. Word может вставить их в ваш документ.

20. Комбинация клавиш — это сочетания обычных кла­виш; их можно создавать по примерам, описанным ниже (здесь клавиша обозначает клавишу-букву, клавишу-циф­ру, функциональную клавишу или клавишу пробела).

21. Большинству специальных символов назначаются комбинации клавиш, и они стоят в списке рядом с соот­ветствующими специальными символами в диалоговом окне Символ.

22. Проверка орфографии — это средство Word, позво­ляющее проверить и исправить написание слов в доку­менте. Word сравнивает слова в вашем документе в соот­ветствии со словарем, причем неизвестные слова отмеча­ются. После этого вы можете пропустить слово, откоррек­тировать его или занести в словарь.

23. Тезаурус помогает находить синонимы, или слова, имеющие близкий смысл, и антонимы. Использование тезауруса поможет избежать повторения.

24. Таблица позволяет вам упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент таблицы, который называется ячейкой, не зависит от других элементов.

25. Графический образ — это рисунок, который хра­нится на диске в графическом файле.

26. Картинки — это особая категория рисунков, содер­жащих маленькие простые изображения, которые можно использовать для улучшения вида документов.

27. World Wide Web, или просто Web, — часть Internet, всемирной сети, с помощью которой пользователи компь­ютеров могут обмениваться информацией и программны­ми средствами.

28. Ссылка — это адрес или указатель какого-нибудь объекта в Web, такого как Web-страница или адрес або­нента электронной почты.

Контрольные вопросы____________________

1. Что такое текстовый редактор?

2. Какие операции может выполнять текстовый редак­тор над текстовыми массивами? .

3. Перечислите наиболее популярные текстовые редак­торы.

4. Какие основные этапы выделяют при работе на ком­пьютере, связанной с обработкой текстовой информации?

5. Существуют ли требования графических редакторов, предъявляемые к монитору при их установке? Если да, то перечислите их.

6. Что представляет собой графический интерфейс дан­ного текстового редактора Word для Windows?

7. Укажите назначение кнопок управления окном.

 

8. Что представляет собой строка меню Word для Windows?

9. Поясните назначение позиционных линеек.

 

10. Для чего организована работа Помощника?

11. Перечислите основные операции над диалоговыми окнами.

12. Как используются шаблоны при создании документов?

13. Что такое мастер?

14. Как необходимо организовать порядок работы, что­бы создать документ с помощью мастера?

 

15. Какие операции над текстом реализуются в Word для Windows?

16. Каково назначение справочной системы Word для Windows?

 

17. Какие виды помощи предлагает помощник по Office?

18. Как можно облегчить поиск и замену текста или его части?

19. Перечислите режимы отображения документа на экране.

20. Как изменить масштабирование документа на экране?

 

21. Что такое схема документа?

22. Как происходит разделение экрана в Word для Windows?

23. Опишите алгоритм распечатки документа.

24. Каким образом изменить параметры печати?

25. Что такое гарнитура шрифта?

26. Какие вам известны приемы оформления текста?

27. Для чего используются табуляторы? Перечислите их типы.

28. Как изменяется межстрочный интервал?

29. Дайте понятие стиля.

30. Какие типы стилей вам известны?

31. Существует ли стиль символа?

32. Как присвоить стиль тексту в Word для Windows?

33. Как создать новый стиль?

34. Можно ли выполнять операции над полями, стра­ницами и разделами?

35. Как указать размер и ориентацию страницы?

36. Что такое автотекст и автозамена?

37. Какие функции выполняет режим автоматическо­го форматирования?

38. Как можно создать таблицу или начертить рамку?

39. Расскажите, как создать маркированные списки.

40. Что такое йаблон?

41. Что называют колонтитулом?

42. Как осуществить вставку не используемого в алфа­вите символа?

43. Как производится проверка орфографии, правопи­сания и грамматики?

44. Что такое таблица?

45. Какие основные операции можно выполнить в таб­лице?

46. Как перенести рисунок из графического редактора или другого файла в текст?

47. Как можно организовать одновременную работу с несколькими документами?

48. Расскажите о порядке создания Web-документов.

49. Как работать со ссылками?

50. Перечислите способы распознавания ссылок.

⇐ Предыдущая31323334353637383940Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I WORK UNDER MANY DIFFICULTIES (я работаю в трудных условиях: «под многими сложностями»)
2. А. В. Петровский разработал следующую схему развития групп. Он утверждает, что существует пять уровней развития групп: диффузная группа, ассоциация, кооперация, корпорация и коллектив.
3. Бакалаврская выпускная работа
4. Безопасность объектов почтовой связи и работающего персонала.
5. БИЛЕТ 13. Работа по перемещению контура с током в магнитном поле. Энергия магнитного поля
6. БУДЕТ ЛИ ЭТО РАБОТАТЬ У ВАС?
7. В помещении насосного блока находится электрооборудование, работающее под высоким напряжением, и подача жидкости пенообразователя может вызвать замыкание.
8. Ваня: В ТОС меня привело желание подзаработать денег на свою мечту. Я хочу приобрести себе новый телефон. Про Трудовой отряд я узнал от своего друга Леши. И вот мы решили пойти работать .
9. Взаимосвязь экономического и психологического подхода в работах Даниэля Канемана и Вернона Смита.
10. Вопрос 22. Параллельная работа источников электроэнергии постоянного и переменного токов в авиационных системах электроснабжения.
11. Вопрос 37. Работа читального зала архива
12. Вопрос 43. Работа с персоналом архива