Организация службы документационного обеспечения управления

На службу ДОУ обычно возлагается организация единой комплексной системы информационно-документационного обеспечения управления в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Работа службы ДОУ требует тщательной организации. Прежде всего необходимо определиться с организационной формой постановки документационного обеспечения управленческой деятельности, которая обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная форма документационного обслуживания чаще всего используется в фирмах и небольших учреждениях. Она предполагает полную централизацию работы с документами от момента получения до хранения. Централизация всех операций по работе с документами наиболее рациональна, так как позволяет максимально и с наибольшим эффектом механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте операций.

Децентрализованная форма постановки документационного обеспечения предполагает, что каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно ведет все виды работ с документами.

Чаще всего в больших фирмах и организациях устанавливается смешанная форма документационного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть — в структурных подразделениях. Так, обычно прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, машинописные и копировально-множительные работы проводятся централизованно, а текущее хранение документов, их подготовка к сдаче в архив — в структурных подразделениях. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в тех отделах, где они создаются. Например, бухгалтерских документов — в бухгалтерии, приказов по личному составу — в службе кадров, договоров — в коммерческих отделах. Внедрение компьютерных технологий меняет организационные формы, позволяет децентрализовать процессы получения и регистрации документов, но в то же время создать централизованную базу данных о документах учреждения. Таким образом, сложившаяся первоначально организационная форма постановки делопроизводства может претерпевать изменения, которые чаще всего связаны с переездом в другие помещения и компьютеризацией управленческого труда.

Выбранная форма документационного обслуживания закрепляется в Положении о службе ДОУ и в Инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению управления).

Не менее важным вопросом организации документационного обслуживания является определение структуры службы ДОУ и ее должностного состава.

В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба ДОУ может включать несколько структурных подразделений:

— секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения);

— экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);

— бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания);

— отдел (бюро) контроля;

— отдел (бюро) писем и приема граждан;

- группа печати и размножения документов;

- отдел автоматизации (IT-служба);

- архив и др.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы ДОУ прежде всего зависит от возложенных функций, объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Расчет численности персонала по работе с документами проводится исходя из трудоемкости выполняемых видов работ по формуле, разработанной Центральным бюро нормативов по труду и предложенной во всех сборниках нормативов времени на делопроизводственные виды работ ¹, в том числе и в последнем — «Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти», утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23.

Методика расчета в них одинакова. Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоемкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле:

H_вр=Н*К

где H_вр — затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч.;

Н — норматив оперативного времени, установленный для выполнения данной работы;

К — коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.

По результатам анализа карт, фотографий и самофотографий рабочего времени К принимается равным 1.1

Затем определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Т_н) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Т_н=H_вр*V_i

где H_вр — затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч;

V_i — объем конкретного вида работы, выполняемый за год.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

Т_нн=H_ннj*V_j

где Н_ннj — трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида,

V_j — годовой объем ненормируемых видов работ.

Общую годовую трудоемкость как нормируемых, так и ненормируемых операций рассчитывают по формуле:

Т_о=Т_н+Т_нн

Зная общую годовую трудоемкость работ, выполняемых службой делопроизводства, рассчитывают сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:

Ч_яв=Т_о/Ф_п

где Ф_п — полезный фонд рабочего времени работника за год ².

Примеры, как провести расчет численности работников службы делопроизводства можно взять в тех же сборниках нормативов времени Центрального бюро нормативов по труду.

Приведем пример расчета численности работников службы делопроизводства, данный в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по документационному обеспечению управления: