Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии) произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 24Следующая ⇒

№ п/п	Вид выполняемой работы	Номер норматива	Единица объема работы	Объем работ за год	Норматив времени на единицу объема работ, чел.-ч.	Сумма затрат времени, чел.-ч.
1.	Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации	3.1.1.3	до 200 позиций		40, 00
2.	Автоматизированная регистрация поступающих документов	3.1.2.9	10 документов		0, 40
3.	Автоматизированный учет количества поступающих документов, документов-ответов на поступающие документы, отправляемых инициативных документов	3.1.2.15	100 документов		0, 05	3, 25
4.	Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	3.1.3.2	10 документов		0, 75
-	-	-	-	-	-	-
10.	Передача дел в архив организации из структурного подразделения	3.1.5.8	10 дел		3, 25
Итого

Т_н — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1, 1; учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы и личные потребности) — 11698, 5 чел.-ч.

Т_нн — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником — 96, 8 чел.-ч. (определена экспертным путем).

Ф_п — полезный фонд рабочего времени на одного работника за год, ч., (принимается в среднем равным 2006 ч.).

Ч = (11698.5 + 96.8)/2006 = 5.8 (6 чел.)

Возьмем ещё примеры, данные в нормативах времени 2002 г.

Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы	Норма времени, ч.	№ таблицы	Нормативная трудоемкость, ч.
1. Ведение контрольной картотеки	Одна РКК		0, 15
2. Запись в книге учета отправляемых документов	Одна запись		0, 04
3. Опись входящих документов	Одна опись		0, 23		27, 6
4. Заполнение реестра	Один реестр		0, 19		709, 27
5. Обработка телеграмма	Одна телеграмм		0, 11		71, 5
6. Рассылка документов	Один адресат		0, 023
7. Регистрация получаемых документов коллегиального органа	2 л.		0, 03
8. Регистрация внутренних приказов	2л.		0, 08		4, 8
9. Учет приказов коллегиального органа	Один документ		0, 07		8, 4
10. Учет решений (постановлений) коллегиального органа	Один документ		0, 1
11. Учет телеграмм коллегиального органа	Одна телеграмма		0, 05		7, 5
12. Учет сводок коллегиального органа	Одна сводка		0, 48		28, 8
13. Учет описи документов коллегиального органа	Одна опись		0, 12		50, 4
14. Учет писем-извещений коллегиального органа	Одно письмо		0, 05
15. Учет постановлений коллегиального органа	Один документ		0, 08		9, 6
Итого:					3002, 87

Расчет нормативной численности работников службы документации, обеспечивающих комплекс задач «Учет и регистрация документов»

Регистрационная карточка (РКК) — регистрационно-контрольная карточка, имеющая специально разработанную форму для записи и служащая для учета и контроля поступающих документов, объемом не более 1500 знаков.

Л — лист (л.) — единица измерения объема машинописного текста на листе бумаги, размером 210x297 мм (формат А4) напечатанного с одной стороны, на котором размещается 38—41 строка (2450 знаков) через 1.5 интервала с количеством 60—64 печатных знака в строке (в автоматизированных условиях — 2 Кбайта).

Т_н — затраты времени, рассчитанные по нормам времени — 3002, 87 ч.

Ф_п — норма рабочего времени на одного работника за год — условно принимается равной 2000 ч.

Т_{нн —}438, 9 — затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем)

Т_об = 3002.87 + 438.9 = 3441.77 ч.

Ч_н = Т_об / Ф_п = 3441.77 / 2000 = 1.72 = 2 чел.

Наименование работы	Единица измерения	Годовой объем работы	Норма времени, ч.	№ таблицы	Нормативная трудоемкость, ч.
1. Автоматизированный учет объема документооборота учреждения	100 документов		0, 1
2. Автоматизированная регистрация поступающих документов	10 документов		0, 40
3. Автоматизированный учет количества поступающих документов	100 документов		0, 05		3, 25
4. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов	10 документов		0, 7
-	-	-	-	-	-
10. Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов	100 документов		0, 04
Итого:

Расчет численности основного персонала работников службы документации

Т_н — затраты времени, рассчитанные по нормам времени, –10545 ч.

Т_нн — затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, –1096, 8 ч. (определены экспертным путем)_;

Ф_п — нормы рабочего времени одного работника за год, ч. — условно принимается равной 2000 ч.

Т_о = Т_н + Т_нн = 10545 + 196.8 = 10741.8 ч.

Ч_н = Т_об / Ф_п = 10741.8 / 2000 = 5.37 = 5 чел.

Как видим из приведенных примеров методика расчета одинакова, но нормативы времени вы берете из того сборника, которым вы пользуетесь, а не нормируемые виды работ рассчитываете путем экспертных оценок сами.

Кроме работников, входящих непосредственно в штат службы ДОУ, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий документационное обслуживание в отделе. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за работу с документами.

Таким образом, общая численность работников, занимающихся документационным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы ДОУ и всех работников других подразделений, на которых возложены функции работы с документами.

Рациональная организация постановки ДОУ начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы:

· положение о службе ДОУ;

· должностные инструкции на каждого работника, занимающегося документационным обслуживанием;

· инструкцию по организации делопроизводства.

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем организации.

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ

«Положение» — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения³.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении — документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

· общие положения;

· структура

· цели и задачи;

· функции;

· права и ответственность;

· руководство;

· взаимоотношения (служебные связи);

· организация работы.

Составляя положение о службе ДОУ в Вашей организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, рассмотренном в Рекомендациях ВНИИДАД «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации», 2007.

Начинается Положение о службе ДОУ с раздела «Общие положения», в котором дается ее официальное название и важно указание на то, что служба ДОУ (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость.

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт — какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типа «Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации». При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных в данной учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

Заканчивается раздел «Общие положения», как правило, пунктом о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.

В этом разделе следует указать, что служба ДОУ имеет печать с обозначением своего наименования.

Далее можно дать раздел «Структура службы». Он выделяется в самостоятельный в том случае, если служба крупная и имеет внутреннюю структуру. Например, в состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. На каждую внутреннюю структуру составляется самостоятельное положение. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.

Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не рекомендуется указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться).

Следующий раздел «Цели и задачи». Основная цель службы ДОУ: организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения технических средств в работе с документами. В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по документационному обеспечению управления служба решает следующие задачи:

· постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота, унификация форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.).

Из основной цели и задач вытекает раздел «Функции». В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику Вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.

Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

· документирование управленческой деятельности;

· работа с документами;

· организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

· разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;

· разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;

· тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

· составление документов по поручению руководства;

· оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

· документирование работы совещаний;

· контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;

· контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения операций по работе с документами. Сюда входит:

· прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте, от курьера и первичная (экспедиционная) обработка документов;

· регистрация документов;

· предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

· обеспечение доставки документов исполнителям;

· контроль за прохождением документов в организации;

· контроль за сроками исполнения документов;

· разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

· информационно-справочное обслуживание;

· отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте, курьером;

· подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

· формирование дел;

· организация экспертной комиссии учреждения;

· подготовка дел для сдачи в архив;

· организация работы архива;

· организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

· организация и обслуживание совещаний;

· организация приема посетителей;

· организация телефонных переговоров;

· методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

· совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

· организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

Очень важен раздел « Права и ответственность ». Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба ДОУ имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

· осуществлять контроль за состоянием документационного обслуживания в организации;

· контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

· определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

· разрабатывать должностные инструкции на работников служб ДОУ;

· запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;

· привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;

· проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением установленных требований;

· получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;

· вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

· при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;

· контролировать исполнение поручений руководителя;

· контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

· иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

Вторая часть этого раздела — ответственность — может быть записана обобщенно типа «служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением» или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

В Положении о службе может быть раздел « Руководство », в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:

· распределяет обязанности между работниками службы ДОУ;

· принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы ДОУ;

· подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

· докладывает руководителю о поступивших документах;

· представляет документы на подпись руководителю;

· докладывает и представляет посетителей и т.д.

Объем работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.

В разделе « Взаимоотношения » можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:

· со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;

· с юридической службой (юристом) — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

· с кадровой службой — по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;

· отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) — по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

Последний раздел — « Организация работы » — может содержать лишь пункт о том, что служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации. Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы ДОУ, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.

Даже краткое изложение содержания Положения о службе ДОУ показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Положение действует до замены его новым.

Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы).

Например:

ЗАО «Зоомагазин» ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 №00 Москва		Гриф утверждения
[О канцелярии]
Структура текста – Общие положения – Структура – Цели и задачи – Функции – Права и ответственность – Руководство – Взаимоотношения (служебные связи) – Организация работы
Начальник канцелярии	Подпись	Расшифровка подписи

Имея Положение о службе ДОУ, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления» ⁴, «Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» ⁵ и «Нормативы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти» ⁶. Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы ДОУ. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция (в государственном аппарате — должностной регламент).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должностная инструкция (регламент) — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

· общие положения;

· функции;

· должностные обязанности;

· права;

· ответственность;

· взаимоотношения (связи по должности).

« Общие положения » в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы ДОУ, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта — знание иностранного языка. Подчиняются работники службы ДОУ руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение — они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации документационного обслуживания — начальнику службы ДОУ.

Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе ДОУ.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел — « Функции ». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе « Должностные обязанности » уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один — «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№37 ⁷.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

· организует работу канцелярии;

· обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

· осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

· организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

· организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

· разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

· принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

· осуществляет методическое руководство организацией документационного обслуживания в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

· обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

· · участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

· организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Должностные обязанности секретаря руководителя в Квалификационном справочнике изложены так:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

7. Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

8. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

9. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

11. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:

· постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);

· получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;

· проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);

· проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;

· информирование руководства о ходе исполнения документов;

· составление сводок об исполнении документов и т.д.

Если в составе службы ДОУ выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе «Функции и обязанности» можно указать:

При обработке входящих документов:

· проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;

· вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;

· проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;

· проставление отметки о получении документа;

· сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

· передача регистрируемых документов на регистрацию;

· передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;

· общий учет количества входящих документов.

При обработке отправляемых документов:

· проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;

· проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;

· маркирование почтовых отправлений;

· составление описей на заказную почту;

· отправка факсов и сообщений электронной почты;

· общий учет количества отправляемых из организации документов и т.д.

В должностные обязанности курьера обычно записывают:

· доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;

· доставку документов по городу;

· доставку документов в структурные подразделения;

· запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.

Приведенные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы ДОУ. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов — и это найдет отражение в его должностной инструкции. Другому — копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе ДОУ, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел « Права » очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя — право при организации приема определения приоритетности приема посетителя; «фильтрации» телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов — контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя, а для заведующего архивом — право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции « Ответственность » может быть написан обобщенно типа «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка… и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 ТК, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒