Распределение поступивших документов

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 24Следующая ⇒

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в крупном учреждении эту работу проводит опытный сотрудник службы делопроизводства, а в небольшой фирме – секретарь-референт.

Рис. Маршрут движения документов, адресованных главе администрации, поступающих в отдел опеки и попечительства администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан

Рис. Маршрут движения документов, адресованных сотрудникам отдела опеки и попечительства администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан ¹

Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача службы делопроизводства на данном этапе — освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в отделы или непосредственно исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления, срочных документов — немедленно.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него при традиционной технологии снимается копия или устанавливается очередность исполнения. При автоматизированной технологии документ сразу может быть направлен каждому исполнителю.

¹ Ахмадулина А.Т., Куклева Ю.Н. Организация работы с документами в отделе опеки и попечительства администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан // Делопроизводство, 2010, № 2, с. 71, 73.

Регистрация документов

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения» ¹.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой ДОУ и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам (в тех отделах, где они создаются и оформляются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

· дата получения;

· регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

· дата документа;

· регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

· автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;

· заголовок (о чем документ, т.е. краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

· срок исполнения;

· исполнитель (кто с ним работает);

· ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

· № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

В приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дан Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти:

1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на компьютере).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. В журналах часто ведут регистрацию приказов по личному составу.

ВНИИДАД в методических рекомендациях «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» дает образцы форм журнала.

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела ², так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148):

Лицевая сторона

Оборотная сторона

Ручная карточная система регистрации быстро заменяется сегодня регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе ³.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

· одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

· на основе базы данных организации организовать информационно-справочную работу;

· организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

Карточку на документ можно заполнить сначала до передачи документа руководителю, не полностью, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

¹ ГОСТ Р51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65. С. 4. ² Журнальная система регистрации была введена в России в 1720 г. Генеральным регламентом Петра I. ³ Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения. — «Секретарское дело», 1996, № 4(2). С. 58—65.

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 789 10 11 12 Следующая ⇒