Организационные документы - уставы, положения, инструкции, правила, регламенты, договора

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 24Следующая ⇒

Значительную часть документов составляют специалисты аппарата, но и секретарю высокой квалификации руководитель часто поручает составление проектов отдельных документов. Как правило это документы, входящие в систему организационно-распорядительной документации. Помимо составления, секретарь обязан печатать документы по заданию руководства, проверить правильность оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю или на отправку.

Общие требования к тексту документа и оформлению реквизитов были уже рассмотрены ранее. Остановимся на особенностях составления и оформления отдельных видов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационные документы чаще всего представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, правилами, регламентами, инструкциями, в частности на должностных лиц, правилами, договорами. Секретарю часто приходится к ним обращаться или представлять на подпись или утверждение.

Под уставом — как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав и т.п. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Именно на основании уставов действуют юридические лица различных организационно-правовых форм и форм собственности, в том числе государственные и муниципальные предприятия, хозяйственные товарищества и общества, некоммерческие организации (фонды, ассоциации и др.). Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения; цели и задачи; права; деятельность; имущество; управление; реорганизацию и ликвидацию. Требования к уставам организаций и предприятий различных организационно-правовых форм закрепляются в соответствующих законодательных актах: федеральном законе «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», в законах «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д. Законы определяют состав информации, входящей в содержание устава и порядок его удостоверения.

Так, например, Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учет и отчетность; распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности. Сведения, которые должны быть отражены в уставе акционерного общества всех типов перечислены в специальной статье Федерального закона «Об акционерных обществах»:

· полное и сокращенное фирменное наименование общества;

· местонахождение общества;

· тип общества (открытое или закрытое);

· количество, номинальная стоимость, категории и тип акций, размер уставного капитала;

· структура и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;

· порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в т.ч. перечень вопросов, решение по которым принимается квалифицированным большинством голосов или единогласно;

· сведения о филиалах и представительствах общества (если они есть);

· определение порядка и сроков осуществления преимущественного права приобретения акций и др.

Устав оформляется на формате А4 и имеет титульный лист. На нем размещается вид документа — Устав и фирменное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы. Обязательно указывается место составления, например Санкт-Петербург и год. В верхнем правом углу будет расположен гриф утверждения устава. Например:

УТВЕРЖДЕН Протоколом собрания учредителей от 05.02.2011 № 1

УСТАВ открытого акционерного общества «Маяк» Санкт-Петербург, 2011

Устав является главным локальным нормативным актом организации, обязательным для исполнения всеми его работниками. Создаваемые в организации внутренние нормативные документы строятся на его основе и не могут противоречить положениям устава.

Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» или «Положение о системе межведомственного электронного документооборота». Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.

Часто индивидуальные положения создаются на основе типовых, которые, как правило, разрабатываются и утверждаются вышестоящими органами управления.

Положения утверждаются в установленном порядке.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия 1. Общие положения 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную¹ документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия. 1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения…

Положения и уставы учреждений (предприятий) входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеют установленную структуру текста. Наибольшее распространение имеют положения о структурных подразделениях. В организации (фирме) должны быть положения о каждом структурном подразделении. Они оформляются на общем бланке, подписываются руководителем структурного подразделения и утверждаются руководителем организации (фирмы).

Например:

ЗАО «Икс-ком.ру» ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.0000 №00 Москва [Об отделе кадров]

Гриф утверждения

Структура текста · Общие положения · Цели и задачи · Функции · Права и обязанности · Руководство · Взаимоотношения (служебные связи) · Организация работы Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи Визы согласования

Секретарь в организации, имеющей службу ДОУ, обязан руководствоваться положением о службе ДОУ, так как он или непосредственно входит в её штат или подчиняется службе ДОУ методически. Этот документ является для него обязательным организационно-правовым документом.

В настоящее время в каждой организации обязательно должно быть положение о работе с персональными данными (или Положение о защите персональных данных). Секретарь, как правило, входит в число лиц, допущенных к работе с персональными данными и поэтому все требования Положения должен выполнять неукоснительно.

Инструкции — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в цепях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная инструкция секретаря руководителя.», «Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации»,

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…»; «Годовой бухгалтерский отчет составляют предприятия и организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, независимо от форм собственности в порядке и по формам, утверждаемым Министерством финансов Российской Федерации») или в безличной форме (например: «При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел»).

Обязательной для секретаря является Инструкция по делопроизводству его организации. Напомним, что сегодня она должна быть составлена на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, например правила нотариального делопроизводства. В первом десятилетии XXI века большое распространение получили регламенты выполнения функций или оказания услуг, составляемые в органах власти и управления. Секретарь обязан иметь и руководствоваться регламентами, разработанными в его организации.

Инструкции, правила, регламенты утверждаются специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.

Например:

УТВЕРЖДЕНА
Приказом
Министерства юстиции РФ
от 19 ноября 2009г. № 43

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒