Организация работы секретаря

⇐ ПредыдущаяСтр 10 из 24Следующая ⇒

Секретарь работает в сфере управления. Управленческий труд, как и вообще любая работа сегодня, зиждется на основах научной организации труда, предполагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финансовыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, КАК ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ — объект и результат управленческого труда.

Любой труд сегодня совершенствуется путем внедрения машин. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Но машина предъявляет к обрабатываемым ею предметам жесткие требования. В отношении документов это требования к их формату, порядку оформления, изложению текста, организации обработки и работе с ними.

Нормативно-методические документы разрабатывают специальные учреждения, которым это поручается. Над тем, КАК правильно выполнить ту или иную операцию, работают целые коллективы за рубежом. Особенно много в этом направлении сделано в Соединенных Штатах Америки. Нормативно-методические документы по организации труда в сфере управления учитывают как традиционный ручной труд, так и современные автоматизированные технологии.

Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа.

Общегосударственные нормативно-правовые и методические документы по документационному обеспечению управленческой деятельности были даны в теме 1. Здесь мы рассмотрим для каких именно работ секретарь использует тот или иной документ.

Обязательно под рукой должны быть «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации 15.06.2009 № 477 и «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждённые приказом Росархива 23.12.2009 № 76. Эти акты касаются всех этапов работы с документами.

ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» напомнит, как оформляется каждый реквизит документов. Но одновременно следует посмотреть в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», где добавлен реквизит «отметка о конфиденциальности».

Правильное адресование документов указано в «Правилах оказания услуг почтовой связи», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221, а написание телеграммы — в «Правилах оказания услуг телеграфной связи», утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222.

Порядок разработки номенклатуры дел, оформления обложек дел, размещения документов внутри дела, проведения экспертизы ценности документов и подготовки дел для сдачи в архив надо посмотреть в «Основных правилах работы архивов организаций» (более кратко это изложено в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Для определения сроков хранения документов секретарь в обязательном порядке использует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь Федеральный закон о бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходим «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утверждённый постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 01; «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225); «Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере внесения изменений или замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т.д.

Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды работ.

Что же можно найти в нормативах времени? Практически каждый секретарь печатает документы по заданию руководителя. В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 № 189/11—64), используемых секретарем при печатании на компьютере предусмотрены действующие и сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1, 5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 — 210х297 мм, напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29—31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38—41 строка (2450 знаков) — через 1, 5 интервала или 58—61 строка (3630 знаков) — через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60—64 печатных знака.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

I группа — печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа — печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.

III группа — неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Например:

Нормы времени и нормы выработки при печатании с применением диктофона

Нормы времени на одну страницу — в минутах

Нормы выработки — в страницах за смену

⇐ Предыдущая 5 6 7 8 91011 12 13 14 Следующая ⇒