Понятие «документооборот», его анализ и основные этапы

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности движения, обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» ¹ называется документооборотом.

На пути движения документа одни будут знакомится с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, в службе ДОУ проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и наконец подготовят к отправке.

Анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата и рационализируя документооборот стремятся к сокращению инстанций, проходимых документом (например при согласовании), и организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке.

Все документы организации представлены двумя большими группами:

· получаемые извне, от других организаций (входящие документы);
· созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам–авторам документов, от которых они получены:

— от вышестоящих инстанций, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, различные предписания, приказы, требующие выполнения и т.п.);

— от подведомственных организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

— от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т.п.;

— частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Входящие документы можно классифицировать по видам:

— распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

— информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.;

— учетно-отчетные и др.

Примеры анализа входящих документов:

Таблица — Количество документов, поступивших в отдел опеки и попечительства администрации городского округа город Салават Республики Башкортостан в 2007-2009гг. ²

Виды документов	Количество документов, шт
2007 г	2008 г	2009 г
Распорядительные документы
- распоряжения (Мин. образования РБ) - приказы (по деятельности отдела)
Информационно-справочные документы
- справки (ЗАГСа, УВД, ДОУ, ср. шк) - заявления (граждан) - письма (органы опеки и попечительства РБ)
Документы из городского суда
- повестки - определения исковые заявления - решения суда
Всего поступающих документов

Рис. Соотношение документов по видам³

Рис. Структура документопотоков Управления фармацевтической деятельности за 2005 - 2007 годы⁴

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации. В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

Документы, созданные в организации, четко делятся на две группы:

— внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри нее;

— исходящие, предполагающие при создании отправку вдругие организации.

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы также как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.). Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый поток будет иметь особенности в движении и обработке.

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для:

— расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

— расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

— определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения;

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Примеры анализа объёма документооборота

Рис. Динамика объема документооборота в 2006-2007 гг. ⁵

Рис. Объём документооборота ООО «Бугурусланнефть» за 2008 г. ⁶

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например: 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов.

При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно. Кроме того, сегодня снятие копии с документов значительно упрощено. Ксерокопировальные аппараты стоят во многих отделах и полученные копии, естественно, не учитываются. Поэтому с большой долей уверенности можно сказать, что повсеместно сведения об объеме документооборота в организации занижены, так как методика учета документов мало совершенна.

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой документационного обеспечения управления. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы.

Например:

Поступающие документы

Внутренние документы

Рис. Цикличность документопотоков Управления фармацевтической деятельности за 2005 - 2007 годы ⁷

Рис. Динамика документооборота ГУ МЧС России с 2004 по 2008 годы ⁸

Простейшая форма справки по объему документооборота выглядит так:

Справка9 об объеме документооборота за _________200__ г.
Документы	Количество документов	всего
подлинники	тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Ее вводят как шаблон в компьютер и распечатывают с заданной периодичностью.

Кроме объема документооборот изучается и с точки зрения цикличности (периодичности) потоков документов, с учетом которого строится рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства. Наконец, документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

— прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

— предварительное рассмотрение и распределение документов;

— регистрация;

— контроль за исполнением;

— информационно-справочная работа;

— исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

— отправка.

Каждый из этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии и заслуживает отдельного рассмотрения.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Gigabit Ethernet на витой паре категории 5
2. I. 14. Понятие о севообороте. Причины, вызывающие необходимость чередования культур.
3. I. 17. Понятие о чистых и занятых парах.
4. I. 49. Основные принципы разработки системы применения удобрений.
5. I. He могли узы смерти удержать Господа нашего.
6. I. Въезд патриарха в столицу. – Остановка и пребывание его в монастыре св. Афанасия и Кирилла в Кремле. – Возвращение патриарха Никона. – Въезд царя.
7. I. Его руки подняты для благословения.
8. I. Основные подходы к определению и изучению культуры.
9. I. Основные физические явления и процессы в электрических аппаратах
10. I. Основные черты и особенности западноевропейской культуры XIX века
11. I. Основные черты и особенности западноевропейской культуры XIX века.
12. I. Понятие органа государственного управления (исполнительной власти)