Информационно-справочная работа

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 24Следующая ⇒

Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. Служба ДОУ и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны за несколько минут ответить на вопросы двух типов:

— у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

— в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу?

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек — 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

— по конкретному документу: где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;

— По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

— По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.

— По региону: стране; области; городу.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

— входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

— вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

— приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних — подписания документа, от и до);

— регион, по которому ведется поиск (страна, область);

— организация (корреспондент/адресат);

— содержание (тема).

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация: у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ ¹.

¹ Кузнецов С.Л Автоматизированный контроль исполнения — важное условие успешной работы офиса. — «Секретарское дело», 1997, № 1. С 80. Более, подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. «Делопроизводство на компьютере». — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

Отправка документов

Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводятся обычно централизованно секретарем или в экспедиции (экспедитором).

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

— наличие подписи;

— наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

— наличие заголовка;

— правильность адресования;

— если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

— наличие отметки об исполнителе;

— наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи.

Однако в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки.

Рис. Способы отправки исходящих документов ООО «Бугурусланнефть» за 2008 г. ¹

Вместе с тем, не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи и необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.

¹ Мякотин А.А., Ивлиева Л.П. Организация документооборота в ООО «Бугурусланнефть» // Делопроизводство, 2010, № 2, с. 84.

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под документооборотом и зачем нужен его анализ?

2. Какие операции входят в этап приема и первичной обработки входящих документов?

3. Пути получения документов?

4. Для чего проводится предварительное распределение поступивших документов?

5. Что понимается под регистрацией документов и для чего она проводится?

6. Укажите формы регистрации документов, достоинства и недостатки каждой.

7. Для чего организуется сроковый контроль за исполнением документов и в каких формах он может вестись?

8. Как определяются сроки исполнения документов?

9. Что включает понятие «информационно-справочная работа по документам» и в каких формах она ведется?

10.Какие операции выполняются при отправке документов?

Номенклатура дел

После того, как документ исполнен: выполнены предписанные в документе распоряжения; на основе полученной информации принято решение; дан ответ на запрос и т.д., документ выходит из оперативной работы, становится носителем ретроспективной информации, т.е. выступает в роли памяти учреждения и может через определенное время быть востребованным вновь.

Чтобы исполненный документ в случае необходимости можно было быстро найти, он после окончания работы с ним должен быть помещён в дело (папку). Дело определяется как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» ¹.

Раскладывание исполненных документов в дела происходит на основании номенклатуры дел.

Номенклатура дел — «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» ². Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для хранения и оперативного их поиска.

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения и выполняет ряд функций:

– устанавливает систему хранения документов в учреждении, т.е. она служит планом распределения документов в дела после их исполнения;

– содержит сроки хранения каждого дело, включенного в номенклатуру, следовательно распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, проводят первый этап экспертизы ценности документов;

– индексацию дел по номенклатуре часто используют при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов

– классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы;

– по окончании года становится учётным документом, содержащим сведения о количестве заведённых дел в истекшем году;

– используется вместо описи как учетный документ дел со сроками хранения до 10 лет включительно;

– служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет;

– имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Основных правилах работы архивов организаций», «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел ³.

Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые ⁴.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер» ⁵.

Московским городским объединением архивов в 1993 г. выпущена «Примерная номенклатура дел организации общественно-политического движения».

Обычно разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Например, министром образования Российской Федерации 11 мая 1999 г. утверждена «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения», в 1996 г. опубликована «Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения» ⁶, Сбербанк России разработал типовую номенклатуру дел для своих организаций.

В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с работниками службы ДОУ обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами — «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Основными правилами работы архивов организаций», — и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

При наличии типовой номенклатуры дел «Основные правила работы архивов организаций» рекомендуют: «В номенклатуру дел организаций из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики» ⁷.

Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в конкретной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.

«Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений» ⁸. Так как главным требованием к номенклатуре дел является охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены документы и временно действующих комиссий, творческих групп, других временных образований, созданных для решения или обсуждения каких-либо задач. Обязательно включение в номенклатуру дел общественных организаций, если они есть. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, документы, дело) или вида документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т.п.) Затем содержание заголовка уточняется данными об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который откладываются документы, и т.п. Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

Например:

«Личное дело Казаковой Ирины Анатольевны»

или

«Дело о краже скота в поселке Федоскино Успенского района».

Если в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» употребляется термин «документы» ⁹. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например:

«Документы о строительстве подземного гаража (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ, переписка)»;

«Документы к протоколам заседания коллегии за 2011 год (справки, докладные записки, проекты решений)».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, вид документов указывается во множественном числе.

Например:

«Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2011 г.»;

«Заявки на оборудование».

В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам. Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

Например:

«Переписка с фирмой «X-Com» о поставке принтеров и расходных материалов».

Если в деле переписка с несколькими однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента.

Например:

«Переписка с консервными заводами о поставке и использовании тары».

В том случае, когда переписка ведется с разнородными корреспондентами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос.

Например:

«Переписка о повышении квалификации работников центрального аппарата Росархива».

В практике работы организаций часто бывает удобным сгруппировать в одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район), т.к. переписка с каждым из них сравнительно небольшая и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное дело. В таких случаях группировка документов ведется по географическому признаку.

Например:

«Переписка со школами Окского района об участии в олимпиадах»

или

«Годовые отчеты школ Липецкой области».

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов.

Например:

«Годовые отчеты кафедр факультета о научной работе за I семестр»,

«Месячные отчеты о выпуске продукции» и т.д.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Например:

«Годовые отчеты о работе цехов по форме Б—36»,

«Ведомости №… по счетам…»,

«Ведомости затрат на производство по ф. № 12».

В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после указания вида документа дается автор и год.

Например:

«Приказы директора фирмы за 2011 г.», «Протоколы Правления ЗАО за 2011 г.».

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов. Например, таких:

«Входящие документы», «Исходящие документы», «Переписка по общим вопросам», «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Дела с отчетностью» и т. д.

Подобные заголовки недопустимы.

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех структурных подразделений, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем дела с организационной документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

02—01	Приказы и инструктивные письма Минфина РФ по вопросам бухгалтерского учета и отчетности.
02—02	Положение о бухгалтерии и должностные инструкции сотрудников. Копии.
02—03	Приказы директора предприятия по производственным вопросам. Копии.
02—04	Приказы директора предприятия по личному составу. Копии.
02—05	Штатное расписание.
02—06	Бухгалтерские отчеты предприятия. Годовые.
02—07	Бухгалтерские отчеты предприятия. Квартальные.
02—08	Бухгалтерские отчеты предприятия. Месячные.

При наличии однородных корреспондентов заголовки дел, заведенные по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Например:	Переписка с фирмой «Аврора»;
	Переписка с фирмой «Светлый путь»;
	Переписка с фирмой «Факел» и т.д.
или
	Переписка с вузами Амурской области;
	Переписка с вузами Белгородской области;
	Переписка с вузами Курской области;
	Переписка с вузами Ярославской области и т.д.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и подписывается руководителем структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные организации учреждения и органы, функционирующие на общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

На основе номенклатур дел структурных подразделений (в т.ч. и общественных организаций и органов, действующих на общественных началах) служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в штатном расписании ставится служба ДОУ (канцелярия). Последними разделами помещаются общественные организации и органы, действующие на общественных началах.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится, на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04…).

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года в год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).

Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного подразделения 02, то индекс данного дела будет 02—07.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного заполнения ¹⁰.

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню	Примечания
01—01	Устав фирмы		Пост. ст. 37
01—02	Положения о структурных подразделениях		Пост. ст. 38
01—05	Штатное расписание		Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. В этой графе могут быть проставлены также отметки «до замены новыми» (д.з.н.), «до минования надобности» (д.з.н.). Такие сроки используются обычно для дел, содержащих копии инструктивно-нормативных документов, разработанных органами власти и управления или вышестоящими инстанциями и хранящихся в организации временно, до замены их новыми.

Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа. Кроме того в графе «сроки хранения» могут стоять отметки «ЭК» или «ЭПК», что означает, что часть документов этого дела может иметь научное или историческое значение и поэтому после окончания срока хранения таких дел они обязательно проходят экспертизу.

Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: первый хранится в службе ДОУ учреждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и в видевыписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, непредусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 — количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Номенклатура — достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний, и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.

¹ ГОСТ Р51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». С. 3. ² Там же. С. 4. ³ Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: А.Н.Сокова, Т.Р.Белая, М.Л.Гавлин. — М., 2005. ⁴ Основные правила работы архивов организаций. ⁵ Основные правила работы архивов организаций, п.3.4.4 ⁶ Образование в документах, 1996, №23. С. 78—81. ⁷ Основные правила работы архивов организаций, п. 3.4.5.
⁸ Там же. ⁹ Основные правила работы архивов организаций. — М.: Росархив, 2002, п. 3.4.9. ¹⁰ Форма номенклатуры дел приведена а «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Формирование и хранение дел

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Формирование дела определяется как «группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел» ¹. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций», «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует и хранит секретарь.

В крупных учреждениях формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8910 11 12 13 Следующая ⇒