Тема 5. Составление докладной записки, акта, протокола и работа с ними

1. Докладная записка: определение, виды, формуляр, особенности.

2. Акт: определение, виды, формуляр, особенности.

3. Протокол.

1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю или вышестоящему учреждению, в котором сообщается об имевших место фактах, выполнении служебных поручений либо взятых обязанностях.

Выделяют внутренние и внешние докладные записки.

Внутренняя докладная записка оформляется на чистом листе бумаги.

Содержит следующие реквизиты:

16 – адресат

10 – название вида документа

19 – заголовок к тексту

21 – текст

11 – дата

23 – подпись

Внутренняя докладная записка не регистрируется, но индексируется – проставляется шифр структурного подразделения, номер дела по номенклатуре. Отсутствует автор и наименование организации.

В реквизите подпись указывается наименование структурного подразделения, если докладная записка направляется первому руководителю (экономист отдела труда и заработной платы).

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке.

Содержит следующие реквизиты:

07 – название организации

14 – место составления/ издания

21 – текст

Трафаретные места для даты и индекса.

Текст состоит из двух частей:

1) описание сложившейся ситуации;

2) 2) выводы, предложения, просьбы.

Если докладная записка является информационной, то текст состоит из одной части. Рекомендуется угловой вариант расположения реквизитов.

2. Акт – организационно-распорядительный документ (служенный), который фиксирует состояние объекта и, при необходимости содержит рекомендации комиссии.

Виды актов: акты ликвидации организации; акты приема, передачи (при смене руководства передаче дел, материальных ценностей и др.); акты сдачи, приема (при выполнения заказчиком и исполнителем работы на договорных условиях); акты приема объектов в эксплуатация; акты проведения испытаний (систем, технологий, образцов); акты уничтожения документов и дел, испорченных товаров; акты инвентаризации, акты списания; акты обследования условий труда; результатов деятельности, противопожарной безопасности; акты расследования ДТП и несчастных случаев; акты проверок и т.д.

Как правило, оформляются на общем бланке, на чистом листе бумаги, либо на специальном бланке, предусмотренном в специальной области.

Реквизиты общего бланка для акта:

07 – название организации

14 – место составления/ издания

10 – название вида документов

11 – дата

12 – регистрационный индекс документа

19 – заголовок к тексту

21 – текст

22 – отметка о наличии приложений

23 – подписи (членов комиссии)

17 – гриф утверждения

Особенности оформления реквизитов:

1) дата и место составления должны соответствовать дате и месту рассмотрения события;

2) заголовок к тексту начинается предлогом «О», либо употребляется родительный падеж;

3) текст включает 3 части:

1 – введение, формализованная часть, в которой указывается основание для составления акта, перечисляются члены комиссии и, при необходимости, присутствовавшие лица.

Основания: наименования распорядительных документов, его дата регистрационный индекс, заголовок к тексту. Пишется без отступа от границы левого поля.

Состав комиссии, перечень должностей по рангу распределения обязанностей в комиссии.

Присутствовали – должность, ФИО.

2 – констатирующая часть. Начинается с абзаца, излагаются цели и задачи, сущность работы комиссии и ее результаты.

3 – заключительная. Делаются выводы, сообщаются результаты. Может отсутствовать, если комиссия ограничилась констатацией факта. При необходимости указывается в каком количестве экземпляров составляется акт.

Реквизит подпись. Указывается без наименования должностей: председатель, члены комиссии, росписи и их расшифровка. При необходимости акт подписывается присутствующими лицами.

Большинство видов актов подлежат утверждению, что оформляется соответствующим грифом.

3. Протокол – организационно-распорядительный документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов принятия решений на собрании, совещании, конференции, заседании.

Протокол (Толковый словарь русского языка) – документ с записью всего происходящего на заседании собрания.

Особенности:

1. Создание во время заседания (не применимо понятие «проект»).

2. Составляется секретарем или специально назначенным лицом, имеющим достаточную квалификацию.

3. По ходу ведения собрания можно проводить стенографическую, магнитную звукозапись. Протокол составляется после их расшифровки.

4. Протокол составляется на общем бланке или бланке протокола.

Формуляр протокола:

07 – название организации

10 – название вида документов

11 – дата (заседания)

12 – регистрационный индекс документа

14 – место составления

17 – гриф утверждения (при необходимости)

19 – заголовок к тексту

21 – текст

23 – подписи

27 – отметка о заверении копии

ВЕРНО __________ _______ _________ Наимен. Подпись Инициалы, должности Фамилия ______________ Дата заверения копии

Если собрание происходит несколько дней, указывается дата начала и дата окончания (например, 12-14.10.2011).

Регистрация – указывается порядковый номер заседания в течении года.

Заголовок к тексту отвечает на вопрос «Чего? » (заседания коллегии, заседания коллектива).

Текст.

1-ая часть – вводная:

1.1. Указывается председатель и секретарь с фамилиями и инициалами.

1.2. присутствовали:

1.2.1. Для протокола заседания постоянно действующего коллегиального органа, постоянные члены указываются в алфавитном порядке без указания должностей. После – «Присутствовали: … «(с указанием должностей).

1.2.2. При большом количестве указывается количество и «Список прилагается».

1.2.3. На собрании, где принятие решения требует определенного кворума (обязательной нормы), в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек присутствовало фактически и сколько состоит на учете. Например:

На учете профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует – 117.

2-ая часть – Повестка дня. Повестка дня – это перечисление вопросов, вынесенных на повестку дня. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О…». Например:

1. О перспективах развития предприятия.

2. О результатах экономического опроса.

Основная часть строится по разделам, соответствующим повестке дня ( СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Словом «СЛУШАЛИ» начинается раздел по каждому пункту повестки дня, с указанием цифры, обозначения номера рассмотренного вопроса.

Содержания выступлений излагаются от третьего лица ед. числа. При наличии текста или тезисов выступления, оно может не записываться в протокол, а через тире после фамилии указывается «текст доклада прилагается».

После каждого выступления записываются вопросы и ответы.

Завершающая часть основного текста – запись принятого решения по каждому обсуждаемому вопросу из повестки дня. Решения могут содержать несколько вопросов (подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами). Каждое решение постановочной части имеет следующую структуру: кому, что сделать и до какого срока.

Подписи председателя и секретаря.

Виды протоколов по полноте освещения хода обсуждения вопросов:

1. Краткая форма: указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступающих. Основной недостаток формы – нет возможности получить представление о ходе заседания, характеристики замечаний, нет связи с постановочной частью.

Краткая форма допустима только при наличии стенограмм или текстов. Во всех остальных случаях используется полная форма.

Правила работы с протоколом:

1. В ходе заседания создается черновик протокола.

2. В пятидневный срок текст уточняется, выверяется по стенограмме и записям, оформляется.

3. Если к протоколу прилагается стенограмма, делается запись после повестки дня («Стенограмма прилагается»).

4. Решения коллегиального органа доводятся до исполнителей в виде выписок их протокола.

5. 5. Протокол формируется в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашения на заседание, списки присутствующих, списки приглашенных, тексты выступлений, проекты решений.

Задание. Составить акт ревизии кассы на Донецком металлургическом заводе. Указать недостаток суммы. Оформить в двух экземплярах.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «докладная записка».

2. Перечислите реквизиты внутренней докладной записки.

3. Формуляр внешней внутренней записки.

4. Отличия внешней и внутренней докладной записки.

5. Определение понятия «акт».

6. Формуляр и особенности оформления реквизитов акта.

7. Дайте определение понятию «протокол».

8. Особенности составления протокола.

9. Формуляр протокола.

10. Правила работы с протоколом.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒