Учет объема документооборота

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и компьютерных бюро ведется учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

25 гост отдельно.

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма включает реквизиты 01(02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости – реквизиты 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа организации (за исключением письма) включает реквизиты 01 (02 или 03), 08.10, 14, а при необходимости – 11-13, 18, 19.

26.Характеристика должностной инструкции:

Для чего нужна должностная инструкция? Прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. В таком случае этот документ не становится тем рабочим инструментом, который поможет организовать и структурировать работу персонала. Кто определяет обязанности сотрудника? Прежде всего руководитель подразделения, которому непосредственно этот работник подчиняется, или сам руководитель организации, если нет разделения на отделы внутри компании. В настоящее время руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы. “Общие положения” Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.“Функции” Определяются направления деятельности специалиста.

“Должностные обязанности” Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д. “Права” Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

“Ответственность” Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и не использование предоставленных ему прав.

“Взаимоотношения. Связи по должности”

Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является приказ директора предприятия. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

27.Организация работы секретаря-референта.

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности. Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

28.Трудовой договор и правила его оформления.

Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Именно поэтому трудовой договор в совокупности с должностной инструкцией является для работника руководством деятельности на предприятии и в силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в трудовом договоре функций, кроме тех, которые предусматривает Трудовой кодекс РФ и соответствующие федеральные законы. Трудовой договор, а точнее его положения, может быть изменен только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания, если не предусмотрено иное.

Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

• фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименование), место работы;

• дату вступления в силу трудового договора;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретную трудовую деятельность;

• взаимные права и обязанности работника и работодателя;

• характеристику условий труда, видов и условий социального страхования, режима труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• иное, предусмотренное работником и работодателем.

Трудовой договор, по обоюдному желанию работника и работодателя, может описывать положения об источниках формирования дохода работника, т. е. в трудовом договоре могут быть указаны различные надбавки, премии, иного рода доплаты, размер которых также может оговариваться.

Трудовой договор не устанавливает основания для увольнения работника, введение полной материальной ответственности работника, дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух подлинных экземплярах, один из которых передается работнику, а второй остается у руководителя. Заверяется договор подписью руководителя и гербовой печатью.

Трудовой договор может быть:

1) срочным, т. е. заключенным на определенный срок (как правило, не более пяти лет) в связи со спецификой трудовой деятельности;

2) заключенным на неопределенный срок.

Если работник впервые заключает трудовой договор и устраивается на работу, то работодатель обязан оформить работнику трудовую книжку и страховое свидетельство.

Существует много разновидностей трудовых договоров, особенности которых определяются спецификой различных должностей.

Трудовой договор включается в состав личного дела, либо всё трудовые договора формируются в отдельное дело, в котором договора располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям работников).

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 56