|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Министерское делопроизводствоСтр 1 из 6Следующая ⇒
Приказное делопроизводство Приказами назывались административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв. Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 г.г., Соборном уложении 1649 г. Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.).
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом (рис. 1.) С усложнением государственных задач число приказов росло. На местах были такие органы, как земская изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной стороны подписью. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а при чтении его сворачивать. От такого обращения документы быстро ветшали. Сложился определенный порядок составления документа в приказе. По указанию дьяка проект документа - " черное письмо" - составлял подьячий " средней руки", дьяк " чернил" его, т.е. исправлял, а " молодший" подьячий " белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, " старый" подьячий " справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подделки. В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению. В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми. Приказная систем с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу века приказная система пришла в упадок.
Коллежское делопроизводство Коллегии, как центральные отраслевые органы управления, были созданы в России в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами. В начале XVIII в. в России, в период царствования Петра I, происходит реформа приказного делопроизводства.Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром I " Генеральный регламент", который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине. Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, " Генеральный регламент" закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. В " Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие " гербовая бумага", на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В " Генеральном регламенте" были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов. Например, было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Так же им был установлен порядок пользования печатями. Коллежское делопроизводство было прогрессивнее по сравнению с приказным делопроизводством (рис. 2). Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах. Для учета входящих документов велись две книги: в книгу " С" записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу " Д" - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги " А" и " Б". В книге " А" регистрировались документы, адресованные царю, в книге " Б" - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно тогда появилось название " архив". " Генеральный регламент" установил иметь два архива - общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой. В целом реформы государственного аппарата первой четверти
Подготовка документов к архивному хранению Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за…годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание в том случае, если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передачи дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается в опись включать дела за несколько лет. Описи дел по личному (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.
Виды деловых писем 1.Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышеназванную организацию), «Направляем Вам...» (в подведомственную организацию) «Высылаем Вам...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...»Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения. 2.Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого заключается в получении информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас провести...», «Просим Вас предоставить...», «Просим Вас сообщить...» и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса...», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используют следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)», «Одновременно про-сим Вас...». 3.Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.Письмо-запрос требует письма-ответа. 4.Письмо-ответ – служебное письмо, оставляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.Не следует на ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от ________№___...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…».В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. 5.Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также Письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного – двух предложений.Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: Сообщаем Вам, что... Доводим до Вашего сведения, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о... 6.Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)».Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. 7.Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. 8.Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнении работы и др.В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. 9.Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (сообщениях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать вспомогательную информацию.Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение – отдельным документом.Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно с несколькими организациями. 10.Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличаете от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста - орнамент, рисунки и т.п. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый...! » 11.Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. 12.Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обстоятельства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Ключевой фразой письма-напоминания является: Напоминаем Вам… Вторично напоминаем Вам… Обращаем Ваше внимание на то, что… Ставим Вас в известность, что… Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п. 13.Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены. 14.Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: Благодарим за оказанную помощь в...Выражаем Вам свою благодарность за...Позвольте Вас поблагодарить за...Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за... и т.п. 15.Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно – два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации подразделения.В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: Поздравляем Вас в связи с… Искренне поздравляем Вас с… Примите наши искренние поздравления в связи с… Сердечно поздравляем Вас… Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
Стиль делового письма Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать, с одной стороны, радушие, но с другой, - и достоинство. Письма, написанные в таком стиле, вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму. Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того, в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием) должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц. Каждое письмо преследует определенные цели, поэтому оно должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени, может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
Оформление документов по приему, переводу, увольнению. Увольнение работника Записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в точном соответствии с формулировками ТК РФ, иных законов и со ссылкой на соответствующую статью и пункт ТК РФ или закона.В статье 77 ТК РФ указаны общие основания прекращения трудового договора, при этом каждый ее пункт конкретизирует другая статья ТК РФ. На практике возникает вопрос: на какую статью ТК РФ надо ссылаться, оформляя приказ об увольнении и делая запись в трудовой книжке? В новых Правилах указано, что ссылаться надо на пункты Перевод на другую работу Согласно ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса перевод на другую работу у того же работодателя - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) смена структурного подразделения, в котором трудится сотрудник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
Приказное делопроизводство Приказами назывались административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв. Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 г.г., Соборном уложении 1649 г. Необходимо отметить, что делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информации между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.).
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом (рис. 1.) С усложнением государственных задач число приказов росло. На местах были такие органы, как земская изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной стороны подписью. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а при чтении его сворачивать. От такого обращения документы быстро ветшали. Сложился определенный порядок составления документа в приказе. По указанию дьяка проект документа - " черное письмо" - составлял подьячий " средней руки", дьяк " чернил" его, т.е. исправлял, а " молодший" подьячий " белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, " старый" подьячий " справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью. Подпись растягивалась во всю ширину документа с целью охраны от подделки. В период приказного делопроизводства зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживались без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению. В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры. Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми. Приказная систем с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу века приказная система пришла в упадок.
Коллежское делопроизводство Коллегии, как центральные отраслевые органы управления, были созданы в России в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами. В начале XVIII в. в России, в период царствования Петра I, происходит реформа приказного делопроизводства.Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром I " Генеральный регламент", который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине. Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, " Генеральный регламент" закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. В " Генеральном регламенте" 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие " гербовая бумага", на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В " Генеральном регламенте" были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов. Например, было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Так же им был установлен порядок пользования печатями. Коллежское делопроизводство было прогрессивнее по сравнению с приказным делопроизводством (рис. 2). Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах. Для учета входящих документов велись две книги: в книгу " С" записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу " Д" - документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги " А" и " Б". В книге " А" регистрировались документы, адресованные царю, в книге " Б" - отправляемые в другие коллегии, губернские учреждения и отдельным лицам. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно тогда появилось название " архив". " Генеральный регламент" установил иметь два архива - общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой. В целом реформы государственного аппарата первой четверти
Министерское делопроизводство Министерствами назывались в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, взамен существовавших Петровских коллегий: военно-сухопутные силы, военно-морские силы, иностранные дела, внутренние дела, внешние дела, коммерция, финансы, народное просвещение, юстиция, государственное казначейство на правах министерства. Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-07-14; Просмотров: 2608; Нарушение авторского права страницы
коллегии
столы