Делопроизводство по личному составу

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 6Следующая ⇒

К общим документам личного состава относятся: 1. Личное дело.2. Личная карточка (в форме Т2)3. Резюме.4. Автобиография.5. Характеристика.6. Трудовая книжка. 7. Трудовой договор

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· трудовой договор (контракт);

· дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

· личный листок (анкета) по учету кадров;

· биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

· автобиография;

· направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;

· письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности; решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

· заявление о приеме на работу;

· характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

· копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

· список научных трудов и изобретений;

· копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

· копии других приказов (при необходимости).

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.), и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале должны быть предусмотрены графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников».

18.Требования к оформлению трудовой книжки и вкладыша к ней

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

· о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

· о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

· основания прекращения трудового договора;

· о награждениях за успехи в работе (записи о премиях, если они предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются регулярно, в трудовую книжку вносить не надо).

Записи о наименовании работы или должности, на которую принят работник, должны производиться в соответствии с трудовым дого-вором.Не должны записываться в трудовую книжку сведения о взысканиях, применяемых к работнику, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся также сведения о времени прохождения работником военной службы (службы в органах внутренних дел, таможенных органах) и о времени обучения работника на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.Нововведением следует признать внесение в трудовую книжку работника, отбывшего исправительные работы без лишения свободы (ст. 50 УК РФ), записи о том, что время работы за этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж (п. 22 Правил).Пунктом 10 Правил установлен срок, в течение которого работодатель обязан вносить записи в трудовые книжки. Согласно указанной норме, все записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа либо распоряжения работодателя (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, награждении и др.) в течение недельного срока. Если же работник впервые поступает на работу, работодатель в тот же срок (одна неделя) обязан оформить работнику трудовую книжку (п. 8 Правил).Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или специально уполномоченного им лица и печатью только при увольнении.Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 11 августа 2006 г. в трудовой книжке делается запись: «11.09.2006».Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке (унифицированная форма № Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Оформление документов по приему, переводу, увольнению.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (или печать отдела кадров), на которой впервые заполняется трудовая книжка. Образец заполнения см. в Примере 11.

Прием на работу оформляется приказом работодателя (по унифицированной форме Т-1), изданным на основании личного заявления работника о приеме на работу (с резолюцией руководителя о приеме на работу) и трудового договора. На основании приказа о приеме в трудовую книжку вносится соответствующая запись. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. Затем заполняется наименование профессии, номер и дата приказа.

Увольнение работника

Записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в точном соответствии с формулировками ТК РФ, иных законов и со ссылкой на соответствующую статью и пункт ТК РФ или закона.В статье 77 ТК РФ указаны общие основания прекращения трудового договора, при этом каждый ее пункт конкретизирует другая статья ТК РФ. На практике возникает вопрос: на какую статью ТК РФ надо ссылаться, оформляя приказ об увольнении и делая запись в трудовой книжке? В новых Правилах указано, что ссылаться надо на пункты
ст.77 ТК РФ. Но есть два исключения. Первое — увольнение по инициативе работодателя (п.4 ст.77 ТК РФ). В этом случае надо ссылаться на пункты статьи 81 ТК РФ. Второе — увольнение по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п.10 ст.77 ТК РФ). В этом случае надо ссылаться на пункты ст.83 ТК РФ.Запись об увольнении производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения; в графе 3 делается запись о причине увольнения; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ или иное решение работодателя, егодата и номер.

Перевод на другую работу

Согласно ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса перевод на другую работу у того же работодателя - это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) смена структурного подразделения, в котором трудится сотрудник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.
В соответствии с ч. 1 ст. 72.1 Трудового кодекса перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Исключение составляют случаи, предусмотренные ч. 2 и 3 ст. 72.2 Трудового кодекса, о которых будет рассказано ниже (например, стихийные бедствия).
Работодатель не имеет права переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья. Об этом говорится в ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ.
Трудовым законодательством предусмотрено два вида перевода сотрудника на другую работу: временный и постоянный. Перевод может быть инициирован как работником, так и работодателем.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 Следующая ⇒