Учет расчетов санатория с заказчиками в условиях автоматизации

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 9Следующая ⇒

Для автоматизации отделов бронирования и размещения отдыхающих фирма ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» внедрил разработанное на платформе «1С: Предприятие 8» прикладное решение «КомпасПлюс: Регистратура санатория». Это программа, разработанная непосредственно под потребности и по заказу исследуемой организации. При разработке программного продукта был проанализирован и учтен опыт, полученный при автоматизации более 20 санаториев Кавказских Минеральных Вод.

Используемое в ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» решение позволяет автоматизировать учет номерного фонда, процедуру предварительного бронирования, в том числе группового с заездом по графику, а также расселение отдыхающих. Значительно облегчают работу с программой сервисы, позволяющие получать графическое представление занятости номерного фонда, а также выполнять автоподбор номеров. Рассмотрим более подробно некоторые возможности используемого в ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» прикладного решения.

В функции отдела маркетинга входят бронирование номеров и формирование счетов на оплату для частных лиц, коммерческих и бюджетных организаций, туристических фирм, а также дилеров-распространителей путевок. Кроме того, отдел маркетинга составляет графики заезда отдыхающих и контролирует во избежание перегрузки занятость номерного фонда.

Бронирование номеров выполняется с помощью документа «Заявка на бронь», в котором определяются сроки заезда и категория выбранной услуги, например одноместный или двухместный номер и т.д. В документе также указываются сведения о заказчике и отдыхающих, фиксируется категория заказчика – «Бюджет», «Хозрасчет», «Дилер» и другие данные.

Для оптимизации работы специалиста отдела маркетинга используется форма «Диаграмма занятости номеров», в которой графически отображается занятость всех номеров по дням в выбранном периоде в разрезе корпусов, этажей и категорий. Кроме того, ускорить работу позволяет механизм группового бронирования, предусмотренный в документе «График», а также автоматический подбор номеров.

Рис. 2.1 - «Диаграмма занятости номеров»

При автоподборе номеров учитываются такие параметры, как срок заезда, категория услуги, пол и возраст отдыхающего, наличие или отсутствие согласия отдыхающего на подселение. В процессе автоподбора система позволяет минимизировать количество номеров, которые остаются свободными между заездами.

В системе реализован механизм для автоматического снятия «просроченной» брони, заезд по которой не состоялся на заданную дату. При этом снятие брони выполняется по правилам, которые определены в настройках для каждой категории заказчиков.

Для формирования счетов на оплату предназначен документ «Счет». Программа предусматривает создание как счета на основании документа бронирования, так и документ бронирования на основании счета. Отражение в системе планируемой занятости номерного фонда для иных целей, например для ремонта, размещения командированных сотрудников, выполняется с помощью документа «Прочая занятость номеров».

Получить информацию о существующей брони в разнообразных разрезах позволяет универсальный отчет по забронированным номерам, созданный с использованием гибкой системы компоновки данных платформы «1С: Предприятие 8».

Факт заезда отдыхающего в санаторий фиксируется в системе посредством документа «Регистрация отдыхающего», в котором указываются даты планового и фактического заезда, а также предполагаемого выезда, категория услуги, сведения о плательщике и отдыхающем. В случае заезда по брони документ «Регистрация отдыхающего» можно создать на основании документа «Заявка на бронь».

Рис. 2.2 - «Бронирование номеров и прочая занятость»

Использование общих механизмов по учету номерного фонда позволяет контролировать занятость номеров и заселять отдыхающего непосредственно в забронированный номер. Возможна ситуация, в которой отдыхающего заселяют в номер, который забронирован для другого клиента. В этом случае система обеспечивает поиск аналогичного номера среди свободных и перенос брони клиента на найденный номер.

В прикладном решении предусмотрена возможность учета гостиничных услуг, в том числе почасового проживания, а также услуг питания – «Завтрак», «Обед», «Ужин» и «Дополнительное VIP-питание».

Для изменения срока или условий проживания используется документ «Заявление», который позволяет оформить такие операции, как переселение, продление путевки, досрочный отъезд, временная отлучка и восстановление проживания после отлучки. Расчет сумм доплаты или возврата в документе выполняется автоматически. Предусмотрено корректное отражение ситуаций, в которых путевку оплачивает организация, а доплату осуществляет отдыхающий. Программа позволяет оформлять и получение оплаты за путевку от нескольких плательщиков.

С помощью универсального отчета «Список отдыхающих» можно получить информацию об отдыхающих, которые заехали, выехали или проживали в указанном периоде в различных разрезах. Отчет можно сформировать, например, в виде обычного журнала регистрации отдыхающих или ведомости заездов по контрагентам. Можно также получить список детей отдыхающих, именинников, сводные отчеты по регионам или социальным статусам и т.д. В отчетах «Сводка и движения» и «Табель» представлена информация о движении отдыхающих по дням в указанном месяце, а также о проведенных койко-днях.

Для получения сведений о реализованных услугах в суммовом выражении применяется «Сводный отчет по реализации услуг». Заметим, что достаточно часто даты заезда и выезда отдыхающего по путевке попадают в разные налоговые периоды. В то же время при учете услуг необходимо исходить из количества койко-дней, фактически предоставленных отдыхающему в данном периоде. Это означает, что часть койко-дней по «переходящей» путевке будет относиться к одному периоду, а другая часть дней – к последующему. В «Сводном отчете по реализации услуг» предусмотрено разделение «переходящих» путевок по периодам, ведется подсчет койко-дней, которые были фактически реализованы в каждом периоде. Данный отчет также является универсальным и формируется во многих разрезах.

Предусмотренная в программе выгрузка данных в прикладное решение «1С: Бухгалтерия предприятия 8» позволяет отразить в бухгалтерском учете ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» фактическую продажу услуг, а также списать использованные бланки строгой отчетности.

Программа, которая использовалась в ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» ранее, позволяла автоматизировать выписку документов для отдыхающих, а также сформировать необходимые отчеты. В то же время она была недостаточно приспособлена для работы с большим количеством заявок на бронирование, которые поступали от туристических фирм.

Для автоматизации бухгалтерского и налогового учета в ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» использовалось прикладное решение «1С: Бухгалтерия 8» на платформе «1С: Предприятие 8». Поэтому руководство приняло решение об автоматизации отделов маркетинга и размещения с помощью программного продукта также на этой платформе.

Внедрение прикладного решения «КомпасПлюс: Регистратура санатория» в ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» было выполнено специалистами фирмы «КомпасПлюс».

Бронирование номеров в санатории имеет свои особенности. В рамках сотрудничества с туристическими фирмами санаторий выделяет им некоторую квоту номеров. Номера, которые вошли в квоту, считаются забронированными на срок, определенный в договоре с туристической фирмой. В случае если за 14 дней до заезда заявка на бронирование от туристической фирмы отсутствует, то квота должна автоматически аннулироваться. После этого услуги по поселению в такие номера становятся доступны отделу маркетинга для реализации. Для отражения этой особенности в системе создана специальная категория заказчика «Квоты турфирмам», для которой настроены свои правила автоматического снятия брони – за 14 дней до заезда. При подтверждении бронирования выполняется переоформление заказчиков в другие категории.

Другой особенностью ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» является учет времени заезда по гостиничным правилам, при этом расчетный час назначен на 8.00 утра. Это создавало некоторые проблемы при выезде отдыхающего, который происходил, как правило, позже расчетного часа. Для отражения этой особенности система была настроена таким образом, чтобы время выезда учитывалось по факту, но «лишний» день, а именно день выезда, при этом не засчитывался. В системе также реализован отчет, позволяющий рассчитать количество приемов пищи, которые посетил отдыхающий. Расчет производится на основании данных о фактическом времени, проведенном в санатории с учетом расписания работы столовой.

Таким образом, система расчетов с заказчиками услуг в ООО «Санаторий «Целебный Нарзан» автоматизирована современным программным продуктом, который позволяет осуществлять комплексный учет и контроль оказания услуг и получения оплаты.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 Следующая ⇒