Тема. Введение. Понятия в документационном обеспечении управления

Краткая теоретическая часть

Практика составления официальных документов восходит еще к седой древности. Уже в те далекие времена письменный документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, а также в церквах и монастырях. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц, татаро-монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Благодаря летописанию до наших дней дошли такие бесценные материалы, как «Повесть временных лет», договоры Руси с греками.

В жизни Новгородской республики большую роль играло вече. Оно являлось носителем верховной власти: разрешало вопросы войны и мира, внутренней политики, утверждало уставы и законы.

До 15 века деловым письмом при князях занимались дьяки, а при наместниках – писцы и подьячие.

В 16-18 вв. в Русском государстве действовала система приказов – центральных государственных учреждений, которые подчинялись царю и Боярской Думе. Во главе приказа стоял судья, который управлял с помощниками или заместителями – дьяками. Дьяки из простых писцов становились начальниками приказных канцелярий, руководили всеми текущими делами и делопроизводством.

Дьяки, подьячие бывали членами дипломатических миссий.

С середины 16 в. имеются прямые указания на необходимость коллективного составления ряда документов. Делопроизводство в учреждениях 16-17 вв. основывалось на канцелярских традициях и не регулировалось законодательством.

В 1720 году Петром I была оформлена новая система документирования. Он подчеркивал важность коллегиальности. Наиболее важные документы составлялись секретарем и канцеляристами. Появились обязательные формы документов. В 1722 году издается «Табель о рангах», положившая начало строгой системе чинов, званий, титулов.

В начале 19 в. коллегии были заменены министерствами.

После Великой октябрьской социалистической революции В.И.Ленин поставил вопрос о коренной перестройке ведения служебной документации и практики подготовки официальных писем.

В 60-80-е гг. были разработаны государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства. В основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства.

Изложите свое представление о делопроизводстве и его истоках

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Какие виды деятельности охватываются этим понятием?

Расшифруйте аббревиатуру ДОУ

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Как соотносятся между собой термин «делопроизводство» и термин, скрывающийся под аббревиатурой ДОУ?

Какие этапы своего становления пережило делопроизводство в России? Охарактеризуйте вклад в развитие делопроизводства каждого из этапов

Изложите предысторию и опыт создания в стране ГСДОУ

Охарактеризуйте нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства в современных условиях. Каковы, на ваш взгляд, пути совершенствования документационного обеспечения управления?

Дайте определения терминов:

Делопроизводство – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Документ – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Реквизиты –

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Дело –

Оформление документов –

Номенклатура дел -

Регистрация документов –

Порядковый номер записи

Исходящий документ –

Входящий документ –

Документооборот –

Архив –

Подлинник документа –

Аннотация –

Архивная справка –

Бланк –

Виза –

Выписка –

Гриф –

Дубликат –

Корреспондент –

Личное дело – ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Нормативные документы –

Опись –

Оригинал документа –

Проект документа –

Регистрационная карточка –

Резолюция –

Формуляр документа –

Тема. Унификация текстов служебных документов

Краткая теоретическая часть

Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации обеспечивается:

1. сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;

2. наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

3. максимальная универсализация представления документированной информации;

4. совершенство структуры служебных документов.

Осуществление работы по унификации текста служебного документа производится поэтапно:

1. унификация структуры текста посредством выбора последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа.

2. унификация стилистических средств выражения текста служебного документа.

3. разработка предварительного варианта унифицированного текста.

4. разработка окончательного варианта унифицированного текста.

Три важнейшие требования: ясность, информативность, убедительность.

Что такое унификация текстов служебных документов?

________________________________________________________________________

Что обеспечивается в результате унификации?

Что достигается на основе унификации и чему это способствует?

________________________________________________________________________

Этапы осуществления работы по унификации текста служебного документа

________________________________________________________________________

Перечислите три важнейших требования унификации

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Охарактеризуйте деловые и личностные качества, необходимые секретарю

________________________________________________________________________

Назовите преимущества машинописного текста, перед рукописным

________________________________________________________________________

Назовите основные преимущества работы на клавиатуре компьютера по сравнению с работой на клавиатуре пишущей машины

________________________________________________________________________

Тема. Государственная система документационного обеспечения управления. Организация работы с документами

Краткая теоретическая часть

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это общегосударственный нормативно-методический документ, который включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности (т.е. созданию документов) и организации работы с документами в органах государственного управления и на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция предназначена для организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, многие ее положения могут быть использованы в любой организации.

ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др.

ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Для каждого понятия установлен стандартный термин.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это

________________________________________________________________________

Что включает в себя ГСДОУ?

________________________________________________________________________

Что содержит ГСДОУ?

________________________________________________________________________

Для чего предназначена типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти?

________________________________________________________________________

Что закрепляет ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов?

________________________________________________________________________

Каковы назначение и область применения ГОСТ Р 6.30-2003?

________________________________________________________________________

Что такое «формат»? Какие форматы разрешены к применению национальным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 для подготовки служебных документов?

Какие размеры полей для служебных документов предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?

Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете?

Изложите известные вам виды сокращений слов и словосочетаний, приведите примеры

Что такое «таблица» и как осуществляется оформление таблиц в служебных документах?

________________________________________________________________________

Каковы требования к оформлению некоторых знаков препинания и символов в служебных документах?

________________________________________________________________________

Что закрепляет ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения?

________________________________________________________________________

Организация работы с документами – это

________________________________________________________________________

Заполните таблицу:

Виды работ с документами

	Составные части делопроизводства	Операции делопроизводства	Группы документов
Делопроизводство	Документирование	Составление проекта документа
Согласование проекта со специалистами
Проверка правильности оформления документа
Подписание (утверждение) документа руководителем
Регистрация
Организация работы с документами	Контроль исполнения
Исполнение документов
Формирование дел
Текущее хранение и использование
Передача на архивное хранение
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
Уничтожение документов

Контрольные задания:

1. На каких документах располагается реквизит «Государственный герб РФ»? Где он располагается на документе? Может ли изображение Государственного герба РФ располагаться одновременно с гербом субъекта РФ?

2. Для чего и как используется товарный знак?

3. Где располагается реквизит «наименование организации»? В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации? В каком случае указывается наименование структурного подразделения?

4. Определите ошибочные варианты при оформлении реквизита «наименование организации»:

1. МГУ, РУДН, ВНИИсельхозмаш,

2. Всероссийская академия сельскохозяйственных наук им.В.И.Ленина (ВАСХНИЛ),

3. Открытое Акционерное Общество «Каскад», Закрытое Акционерное Общество «Плутон»,

4. фирма «Спутник», фирма «Виола», пивная компания «Церера», фабрика «Заря»,

5. отдел маркетинга, отдел перевозок,

6. Машстройсклад.

5. В каких видах документов указывается реквизит «справочные данные об организации»?

6. Исправьте ошибки в написании дат. Отметьте вариантные случаи их написания:

1. 1.12.11; 17.07.2010 г.; 1.1.12; 09/25/2011; 12.05-11

2. 12 декабря 2011 г.; 17 апр.2010; 11.декабрь/11; 13 ноября ’12

3. 17/x-11 г; 10/XII-11 г; 25.X.11

4. с 2009 по 2010 гг; 2010 по 2012 г.г.; с 2009-2010; с 2009 года по 2010 год; с 23-25 декабря 2012;

5. девятое мая; восьмое марта (как праздничные дни)

6. 5-ого мая; к 3-ему января; на 1-ое марта; к 17-у февраля.

7. Какую информацию включает реквизит «регистрационный номер документа»? Где располагается данный реквизит?

8. Исправьте ошибки в оформлении реквизита «адресат»:

1. директор открытого акционерного общества «Прима» Н.Е.Сергеев

2. Громозеко П.Р., г. Воркута, 630075, ул. Геодезическая, 32-12

3. Председатель производственного кооператива «Луч» Н.И.Луговая

4. ООО «Свет», ул. Мира, д. 35, оф.11, г. Москва, 112031

5. Заместителю директора ЗАО «Трек» Носову Р.П

6. ул. Родненко, 73, г. С-Петербург, 190027, Издательский дом «Селенга», Винокурову П.П. (гл. инженеру)

9. Какие документы подлежат утверждению? Каким способом они утверждаются?

10. В каком случае оформляется резолюция? Где располагается данный реквизит?

11. Каково назначение реквизита «заголовок к тексту»? В какой форме составляется заголовок?

12. Почему реквизит «подпись» обладает особой юридической силой? Где располагается и из каких элементов состоит данный реквизит?

Выполните задания.

1. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов штампа бланка): ОАО «Мосторг». Справочные данные об организации: Москва, 131564, Краснопресненская наб., 15; телефон: 265-45-51. Р/с 53780 в Краснопресненском филиале Московского коммерческого банка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345123789023, ИНН/КПП 4500583453/02387560.

2. Оформите реквизит «адресат»:

2.1. Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И.

2.2. Директор 000 «Орбита-сервис» Соколов В. Ф. 125789, г. Смоленск, у л. Центральная, 28.

2.3. Чугунова Т.Д., 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12;

2.4. Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав. кафедрой профессор Вяземский В. В.

2.5. Документ направляется в два адреса:

1) ОАО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М. И.

2) приборостроительный завод «Электрон» Отдел маркетинга Ст. менеджер Л. Э. Соколова.

3. Оформите гриф утверждения:

3.1. Утверждаю Директор 000 «Лакмин» В. А. Тимофеев 12 марта 2011 года.

3.2. Утверждено Протокол заседания Совета директоров № 12 от 23 марта 2010 года.

3.3. Утверждено Решение общего собрания акционеров № 07 от 12 мая 2010 года.

3.4. Документ утвержденный должностным лицом: 1) Утверждаю Директор ОАО «Протон» Г. И. Борисов 12 апреля 2011 года.

2) Утверждаю Директор ОАО «Квант» В.И.Долгов 13 апреля 2010 года.

4. Оформите отметку о наличии приложения:

4.1. Приложение. На 2 л. в 4 экз.

4.2. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления, 3 экз.

4.3. Приложение 1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз. 2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л.

5. Оформите реквизит «подпись»:

5.1. Директор Департамента внешних связей Р.А.Ерохина.

5.2. Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В.Ильин.

5.3. Директор ЗАО « Факел» В. Е. Семенов и начальник финансового управления Я. Э. Королев.

5.4. Комиссия в составе: председатель комиссии Пономарева В.Л., члены

комиссии Потапов Р. Т., Свиридов Р. В.

6. Оформите гриф согласования:

6.1. Согласовано Директор ОАО «Продинторг» К. А. Перязе 10 апреля 2011 года.

6.2. Согласовано Протокол № 2 от 23 марта 2010 года заседания цикловой методической комиссии;

6.3. Согласовано Директор Банковского колледжа № 245 М. А Мохов 12 апреля 2010 года.

6.4. Согласовано Решение собрания трудового коллектива от 14 апреля 2010 года.

7. Оформите лист согласования:

7.1. Согласовано Директор АО «Альгида» А Ф. Ерахин 21 мая 2010 года.

7.2. Согласовано Председатель профсоюзного комитета Е. И. Рапцевич 22 мая 2010 года.

Домашние задания:

I. Ответить на вопросы, используя при этом ГОСТ Р 6.30 – 2003.

1. На какие документы распространяется настоящий стандарт?

2. Состав реквизитов документов.

3. Размещение реквизитов на бланках документов.

4. Два стандартных формата бланков документов.

5. Поля любого документа.

6. Схемы расположения реквизитов документов.

II. Используя ГОСТ Р 51141-98, написать стандартизированные термины с определениями: письменный документ, рукописный документ, машинописный документ, черновой документ, автор документа, официальный документ, служебный документ, документирование, система документации, унифицированная система документации, формуляр-образец документа, срок исполнения документа, формирование дела, архивный документ, комплектование архива, документальный фонд, обеспечение сохранности документов, хранение архивных документов, учет архивных документов, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.

III. Изучив Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сделать конспект лекций ниже перечисленных статей:

1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона.

2. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации.

3. Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе: архивное дело в Российской Федерации, архивный документ, документы по личному составу, архив, архивный фонд Российской Федерации.

4. Полномочия Р.Ф., субъектов Р.Ф, муниципальных образований в области архивного дела.

13. Создание архивов.

17. Хранение и учет архивных документов.

24. Доступ к архивным документам.

27. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒