Тема. Классификация и виды документов. Унификация документов

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 16Следующая ⇒

Краткая теоретическая часть

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. организационно-распорядительную (ОРД) –

*положения;

*уставы;

*инструкцию;

*приказы;

*решения;

*протоколы.

2. справочно-информационную –

*письма;

*телеграммы;

*телефонограммы;

*докладные записки;

*справки;

*акты.

3. по личному составу –

*приказы;

*личные дела;

*заявления;

*трудовые книжки;

*характеристики;

*договоры и т.д.

Что такое классификация документов?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Дополните классификацию:

Административная система документирования по видам документов делится на:

организационно-распорядительную (ОРД) –

справочно-информационную –

по личному составу –

Заполните таблицу:

Общая схема классификации документов

По видам
По форме
По содержанию
По происхождению
По месту происхождения
По срокам хранения
По гласности
По средствам фиксации
По стадиям
По срочности

Вариант 1.

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 121000, Москва, ул.Краснопресненская, д. 15

Название организации: ОАО «Сталкер»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор И.С.Круглов);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (инспектор отдела кадров М.И.Потапов);

В) гриф утверждения документа руководителем учреждения;

Г) гриф согласования документа (ректором финансовой академии при Правительстве Российской Федерации).

Вариант 2.

Выполните практические задания по оформлению реквизитов документов, используя предложенные ниже элементы:

Адрес организации: 301264, Липки, Киреевский район, ул. Садовая, д. 5, кв.12

Название организации: ОАО «Северные регионы»

А) адресующую часть на имя руководителя учреждения (генеральный директор В.А.Лагунину);

Б) адресующую часть на имя должностного лица (главному бухгалтеру В.М.Кочетову);

В) адресование документа физическому лицу (О.П.Образцову);

Г) гриф утверждения документа президентом предприятия;

Д) гриф утверждения документа решения общего собрания акционеров;

Е) подписание документа несколькими должностными лицами (директор и главный бухгалтер);

Ж) гриф согласования письма.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства: Изучить ГСДОУ. При этом основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности. Сделать письменный вывод о развитии требований к задачам службы делопроизводства, уяснить степень регламентации организационных основ службы.

2. Проанализировать организацию службы делопроизводства в условной организации и выявить ее особенности: Изучить описание организации и технологии документационного обеспечения управления в условной организации, выяснить особенности организации делопроизводственной службы, ее несоответствие требованиям нормативных документов по статусу, подчиненности, наименованиям структурных частей, их составу. Аргументировать ответ.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите структурные части службы делопроизводства в организациях различных уровней управления.

2. Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие задачи и функции делопроизводства. Чем они отличаются? Охарактеризуйте формы организации ДОУ в учреждениях.

3. Перечислите задачи службы ДОУ.

4. Назовите функции службы ДОУ.

5. Перечислите состав категорий руководителей, возглавляющих службу ДОУ, специалистов, технических исполнителей и назовите их функции.

6. Какие локальные нормативные документы регламентируют деятельность службы ДОУ?

7. Чем руководствуются при разработке должностных инструкций?

8. Перечислите основные факторы, влияющие на численность работников службы ДОУ?

9. Охарактеризуйте «нормативы времени».

10. Назовите требования к структуре и составу информации Положения о службе делопроизводства, к должностной инструкции.

Тема. Документирование управленческой деятельности

Краткая теоретическая часть

Управленческое решение базируется на информации.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация фиксируется на различных носителях (бумага, фотопленка, дискета и др.) разными способами, например, рукописным, графическим, аудиовизуальным, электронным. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5 установил: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

В документировании закрепилось следующее определение: документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все виды управленческих действий фиксируются в соответствующих документах.

Что такое информация?

Какая информация существует?

Требования к управленческой информации

На каких носителях фиксируется информация?

Документирование – это

Как осуществляется документирование информации согласно ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» в статье 5?

Какие документы существуют?

Документ – это

Функции управленческой деятельности:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Формуляр документа - это набор _____________официального письменного документа, расположенных в определенной ____________

2. Бланк документа - это набор _______, идентифицирующий ______________официального письменного документа.

3. На бланке оформляют только ___________ страницу документа.

4. Реквизит «справочные данные об организации» оформляют только в бланке ______________

5. Реквизит «наименование вида документа» должен иметь каждый документ за исключением _____________

6. Реквизит «ссылка на номер и дату документа» оформляется только на бланке ___________

7. Дополните составные части реквизита «адреса»: наименование организации, наименование структурного подразделения, инициалы, фамилия, __________

8. Утверждение - это особый способ документа _____________, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.

9. Резолюция - это сделанная на документе __________и содержащая принятое ______________________

10. Заголовок к тексту документа оформляется в ______________или ___________падеже.

11. Текст документа состоит из _______________частей, в некоторых случаях он может содержать только одну часть.

12. Дополните составные части реквизита «подпись»: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, ____________________

13. Согласование - способ рассмотрения и ______________документа.

14. Копия документа - это воспроизведение всех ________документа рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии.

15. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

оформляется в части нижнего поля _____________листа документа.

16. Отметку о поступлении документа проставляют в ____________ нижнем углу листа документа.

Заполните таблицу.

Подлежат регистрации:	Не подлежат регистрации:

Тема. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Краткая теоретическая часть

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Система документации – это

Стандартизация – это

Что устанавливает стандарт?

Унификация документов – это

Что понимается под унификацией?

К чему приводит унификация?

Унифицированная система документации – это

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Что входит в состав унифицированной системы документации

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒