СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

БАЗЫ ДАННЫХ

УЧЕБНИК

г. Ставрополь 2014г.

СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Общие сведения

Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) - специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office - дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface - интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями - источниками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню?. При этом можно, например, получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью " полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно создавать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Информация для пользователей электронных таблиц

Те, кто знакомы с Excel, заметят, что Access во многом похож на Excel. Прежде всего, обе программы являются продуктами для Windows, следовательно, можно использовать свой опыт применения специфичных для Windows соглашений. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Вы обнаружите, что размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации; в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации.

Контекстно-зависимая справка и Помощник

Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access компания Microsoft добавила новое средство - Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто - курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются (клавишами < Del> или < Backspasе> ) и вводятся новые данные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это делается следующим образом; переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке < Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заменяемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке < 3аменить>, а если нет - один раз щелкнуть по кнопке < 3аменить все>.

Сортировка данных

Дня удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки - и данные отобразятся в отсортированном порядке, В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) - по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Примечание . Современные СУБД такие, как Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Подготовка к печати

Записи таблицы можно распечатать. Простейший способ сделать это - выбрать команду Файл, Печать или щелкнуть по кнопке < Печать> на панели инструментов. Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице. Управлять распечатыванием можно из диалогового окна " Печать", выбирая представленные ниже опции:

Опция	Назначение
Печатать	Распечатывает либо всю таблицу, либо только выбранные стра ницы, либо выделенные записи
Копии	Определяет число копий
Разобрать	Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям

С помощью кнопки < Свойства> можно вывести диалоговое окно настройки принтера. Кнопка < Настройка> позволит определить поля и заголовки.

Перед печатью всегда необходимо просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого щелкните по кнопке < Предварительный просмотр> на панели инструментов или выберите команду Файл, Предварительный просмотр. При этом появится окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.

ЗАДАНИЕ 1

Создание базы данных.

1. Создайте новую базу данных.

2. Создайте таблицу базы данных.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.1.

4. Сохраните созданную таблицу.

Таблица.1.1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый
Предмет	Текстовый
Телефон	Текстовый
Зарплата	Денежный

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания новой базы данных:

· загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

· в окне " Файл новой базы данных" задайте имя вашей базы (пункт Имя Файла) и выберите папку (пункт Папка ), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла - Базы данные Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

· щелкните по кнопке < Создать>.

Для создания таблицы базы данных:

· в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке < Создать>;

· в окне " Новая таблица" выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке < ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режим конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

Для определения полей таблицы:

· введите в строку столбца Имя поля имя первого поля Код преподавателя;

· в строке столбца " Тип данных" щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Примечание. Заполнение строки столбца " Описание" необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с табл. 1.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рассмотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле " Фамилия" будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться - в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда надо выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой.. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные. В результате ваша таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

4. Для сохранения таблицы:

· выберите пункт меню Файл, Сохранить;

· в диалоговом окне " Сохранение" введите имя таблицы Преподаватели',

· щелкните по кнопке < ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке < ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке < Нет>.

ЗАДАНИЕ 2

Заполнение базы данных.

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле " Должность"; должны вводиться только слова Директор, Учитель или Завуч.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле " Должность".

3. Задайте значение по умолчанию для поля " Должность" в виде слова Учитель.

4. Введите ограничения на данные в поле < Код>; эти данные не должны повторяться.

5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 1.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле " Должность".

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Ломовой.

8.Произведите замену данных: измените заработную плату учителю Ладиной с 4900 р, на 5100 р.

9. Произведите сортировку данных в поле " Год рождения" по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям " Должность" и " Предмет".

Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица 1.2

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для задания условия на значение для вводимых данных:

· войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке < Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Вид, Конструктор;

· в верхней части окна щелкните по полю " Должность";

· в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

· щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи построителя выражений;

· в появившемся окне напишите слово Директор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Учитель, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Завуч и щелкните по кнопке < ОК>. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле " Должность" могут вводиться только указанные значения.

2. В строке Сообщение об ошибке введите предложение " Такой должности нет, правильно введите данные".

3. В строке Значение по умолчанию введите слово " Учитель".

4. Введите ограничения на данные в поле " Код". Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле " Код" тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

· щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание. Индекс - это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка vim полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов.

· выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке < Да>.

5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 1.2.. Попробуйте в поле < Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение; " Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

· щелкните в любой строке поля " Код";

· выполните команду Формат, Ширина столбца;

· в появившемся окне щелкните по кнопке < По ширине данных>. Ширина поля изменится;

· проделайте эту операцию с остальными полями.

7. Для поиска в таблице преподавателя Ломовой:

· переведите курсор в первую строку поля " Фамилия";

· выполните команду Правка, Найти;

· в появившейся строке параметра Образец введите Ломова;

· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

· в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

· в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять галочка);

· щелкните по кнопке < Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Ломова;

· щелкните по кнопке < Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Ломова;

· щелкните по кнопке < 3акрыть> для выхода из режима поиска.

8.Для замены заработной платы учителю Ладиной с 4900 р. на 5100 р.:

· переведите курсор в первую строку поля " Зарплата";

· выполните команду Правка, Заменить;

· в появившемся окне в строке Образец введите 4900 р.;

· в строке Заменить на введите 5100. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

· щелкните по кнопке < Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке < Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись - это то, что нам надо;

· щелкните по кнопке < 3аменить>. Данные будут изменены;

Примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кнопкой < 3аменить все>. щелкните по кнопке < 3акрыть>.

9. Для сортировки данных в поле " Год рождения" по убыванию:

· щелкните по любой записи поля " Год рождения";

· щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле " Год рождения".

· Для фильтрации данных по полям " Должность" и " Предмет":

· щелкните по записи Учитель поля " Должность";

· щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - учителях;

· щелкните по записи География поля " Предмет";

· щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях - учителях географии;

· для отмены фильтрации щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

Для просмотра созданной таблицы:

· щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный, просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

· закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открывшемся окне можете изменять указанные параметры.

Если у вас есть принтер, то созданную страницу можете распечатать.

ЗАДАНИЕ 3

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания формы Состав преподавателей:

· откройте вкладку Формы в окне базы данных;

· щелкните по кнопке < Создать>;

· в появившемся окне выберите (подведите курсор мыши и щелкните левой кнопкой) пункт Мастер форм;

· щелкните по значку списка в нижней части окна;

· выберите из появившегося списка таблицу Преподаватель;

· щелкните по кнопке < ОК>;

· в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке;

· щелкните по кнопке < Далее>;

· в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкните по кнопке < Далее>;

· в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке < Далее>;

· в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

· щелкните по кнопке < Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева - это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра " 1" ). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке (в сторону записей с большими номерами) или (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка - это переход на первую запись, кнопка - переход на последнюю запись.

Для поиска преподавателя Ломовой:

· переведите курсор в первую строку поля " Фамилия';

· выполните команду Правка, Найти;

· в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Ломова;

· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

· в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

· в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять " галочка" );

· щелкните по кнопке < Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Ломова;

· щелкните по кнопке < Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Ломова;

· щелкните по кнопке < 3акрыть> для выхода из режима поиска;

· Для замены зарплаты учителю Ладиной с 4900 р. на 5100 р.:

· переведите курсор в первую строку поля " Зарплата";

· выполните команду Правка, Заменить;

· в появившемся окне в строке параметра Образец введите 4900 р.;

· в строке параметра Заменить на введите 5100 р. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

· щелкните по кнопке < 3аменить>. Данные будут изменены;

· щелкните по кнопке < 3акрыть>.

4. Дня сортировки данных в поле " Год рождения" по убыванию:

· щелкните по любой записи поля " Год рождения";

· щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле " Год рождения".

5. Для фильтрации данных по полю " Должность":

· щелкните по записи Учитель поля " Должность";

· щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - учителях;

· щелкните по записи география поля " Предмет";

· щелкните по кнопке или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях - учителях географии;

· для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные;

6. Измените название поля " Предмет" на " Название предмета". Дли этого:

· перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

· щелкните правой кнопкой мыши в поле " Предмет" (на названии поля - оно слева, а строка справа с именем Предмет - это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля " Предмет";

· щелкните по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Предмет;

· сотрите слово " Предмет" и введите " Название предмета";

· для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

7.Для просмотра созданной формы:

· щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;

· закройте окно просмотра.

Примечание. Не удивляйтесь полученному результату, так как на листе поместилось несколько страниц формы. Распечатывать форму не будем, потому что основное назначение подобной формы - удобный построчный ввод и просмотр данных, а не сохранение данных в виде бумажного документа.

КРАТКАЯ СПРАВКА

Формирование отчетов

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать (т.е. как вы отвечаете на вопросы мастера) Access предлагает вам различные варианты макетов отчета. Например, если вы создаете простой отчет без группировки данных, то вам предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если вы задаете уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то вам предлагаются шесть видов макетов. Перечислять их не будем, так как они хорошо проиллюстрированы в окне создания макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке < Создать>. Откроется окно " Новый отчет", в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец. Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

ЗАДАНИЕ 4

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания простого запроса:

· в окне базы данных откройте вкладку Запросы;

· в открывшемся окне щелкните по кнопке < Создать>;

· из появившихся пунктов окна " Новый запрос" выберите Простой запрос и щелкните по кнопке < ОК>;

· в появившемся окне в строке Таблицы/запросы выберите таблицу Преподаватели (если других таблиц или запросов не было создано, она будет одна в открывающемся списке);

· в окне " Доступные поля" переведите выделение на параметр Фамилия,

· щелкните по кнопке. Слово Фамилия перейдет в окно " Выбранные поля";

· аналогично в окно " Выбранные поля" переведите поля " Имя", " Отчество", " Должность" (порядок важен - в таком порядке данные и будут выводиться);

· щелкните по кнопке. < Далее>;

· в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности преподавателей;

· щелкните по кнопке < Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса.

2. Для сортировки данных:

· щелкните в любой строке поля " Должность";

· отсортируйте данные по убыванию. Для этого щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию.

3. Для сохранения запроса:

· щелкните по кнопке или выполните команду Файл, Сохранить;

· закройте окно запроса.

4. Для создания запроса на выборку с параметром:

· создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: " Фамилия", " Имя", " Отчество", " Преподаваемая дисциплина". Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1;

· задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины;

· щелкните по кнопке < Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса;

· перейдите в режиме конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив команду Вид, Конструктор;

· в строке параметра Условия отбора для поля " Фамилия" введите фразу (скобки тоже вводить): [Введите фамилию преподавателя]

· выполните запрос, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Запрос, Запуск;

Примечание. Вышеописанным способом запрос выполняется только в режиме конструктора. Для того чтобы выполнить запрос из другого режима, надо открыть вкладку Запросы, выделить требуемый запрос и щелкнуть по кнопке < Открыть>.

· в появившемся окне введите фамилию Назаркова и щелкните по кнопке < ОК>. На экране появится таблица с данными о преподавателе Назарковой - его имя, отчество и преподаваемый им предмет;

· сохраните запрос;

· закройте окно запроса.

ЗАДАНИЕ 5

На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания отчета:

· откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке < Создать>;

· в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

· щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

· выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

· щелкните по кнопке < OK>, В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке

· щелкните по кнопке < Далее>;

· в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на поле " Должность";

· щелкните по кнопке. Таким образом вы задаете группировку данных по должности;

· щелкните по кнопке < Далее>;

· параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке < Далее>;

· в появившемся окне выберите стиль оформления отчета;

· щелкните по кнопке. < Далее>;

· в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

· щелкните по кнопке < Готово>. На экране появится сформированный отчет;

· просмотрите, а затем закройте отчет.

Примечание: в конструкторе отчета Преподаватели можно заменить вывод полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» на поле «ФИО», в котором будет содержаться объединенная информация из этих полей (в свойствах поля «Фамилия» задать в строке Имя – «ФИО», а в строке Данные – =[Фамилия ] & ” “ & [Имя ] & “ “ & [Отчество ] ).

КРАТКАЯ СПРАВКА

Организация данных

12 3 4 5 6 7 Следующая ⇒