Создание сложных форм и отчетов

Цель работы: научиться создавать сложные формы и отчёты.

Содержание работы:

1 Разработка сложной формы

2 Разработка сложного отчёта

3 Разработка кнопочной формы-меню

Сложные формы и отчёты

Сложным называется объект БД (запрос, форма или отчёт), который имеет подчинённые объекты. MS Access позволяет разрабатывать сложные формы и отчёты, которые не только используют данные подчинённых им структур, но выполняют дополнительные функции. В них можно не только выполнять фильтрацию, сортировку, поиск и замену данных и т.п., но и автоматически выполнять группировку данных, математические операции (вычислительные и логические), изменять структуру таблиц, строить диаграммы по табличным данным и др. Эти операции производятся в режиме Конструктор и с помощью Мастеров: запросов, форм, отчётов, с использованием OLE-технологии – вставки объектов из других приложений и программ, например, Мастера диаграмм, с помощью новых панелей инструментов и др.

Кроме того, MS Access позволяет создавать кнопочную форму-меню для вывода форм и отчётов.

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления- кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню является очень удобным инструментом работы с базами данных и практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий и фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или использовать диспетчер кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и иметь более привлекательный интерфейс, чем меню, созданные диспетчером, нотребуют много времени на разработку, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут. Впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню.

Пример 1 Создание сложных форм.

1 Разработать сложную форму, в которой с названиями дисциплин связана подчиненная форма Спортсмены и подчиненная форма Оценки.

2 Изменить расположение элементов в форме.

3 Вставить в форму диаграмму, графически отражающую оценки спортсменов.

4 Отредактировать вид осей диаграммы.

Порядок работы:

1 Создание сложной формы. Для её разработки:

- на объекте Формы щелкните по вкладке Создание;

- запустите Мастер форм из раздела Формы;

- в таблице Виды спорта выберите поле Вид спорта;

- в таблице Спортсмены выберите поля Название дисциплины, Код спортсмена, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;

- в таблице Оценки выберите поле Оценки и щелкните по кнопке Далее;

Рисунок 6.1 Окно Создание форм с полями, включёнными в форму и полем переключения

- в появившемся окне Создание форм (рис. 6.1) показано, из каких таблиц БД (Спортсмены, Виды спорта, Оценки) в форму включены поля (Название дисциплины, Код спортсмена, Фамилия, Имя, Отчество, № группы, Оценки), вверху указано поле (Название дисциплины), по которому будут меняться значение этих полей. Щелкните по кнопке Далее;

Рисунок 6.2 Форма Виды спорта и оценки в режиме Конструктор

- выберете табличный вариант подчиненной формы, щелкните по кнопке Далее;

- введите название формы Виды спорта и оценки;

- щелкните по кнопке Готово и просмотрите полученную форму.

Если расположение полей на экране пользователя не удовлетворяет, то его можно изменить из режима Конструктор (рис. 6.2) стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop , т.е. " перетащил и бросил" ).

Поменяем местами столбцы Оценки и № группы, и выделим место для диаграммы.

Редактирование формы.

2.1 Для перемещения столбца нужно выделить его щелчком по заголовку и перетащить на новое место (на рис. 6.2 выделен столбец № группы).

2.2 Чтобы вставить в форму диаграмму оценок спортсменов по видам спорта необходимо:

- в режим конструктора переместить правую границу формы для подготовки места расположения диаграммы (поставить курсор на правую границу до превращения его в двунаправленную стрелку и перетащить границу влево);

- на вкладке Конструктор в разделе Элементы управления щелкнуть по кнопке [Аа] – " Надпись";

- создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы, для чего растянуть мышью рамку прямоугольника для надписи - поставьте курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;

- ввести надпись Диаграмма оценок;

- в разделе Элементы управления раскрыть список элементов (стрелка [ ▼ ] справа) и нажать кнопку Диаграмма (рисунок 6.3) для создания прямоугольника под диаграмму.

Рисунок 6.3 Элементы управления

- на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы;

- в окне Создание диаграмм выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке Далее;

- выбрать поля Код спортсмена и Оценки, перевести их вправо, щелкнуть по кнопке Далее;

- выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке Далее;

- дважды щелкнуть по надписи Сумма_ оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке ОК (рис. 6.4);

- щелкнуть по кнопке Далее;

- вновь щелкнуть по кнопке Далее, так как в строке Поля формы и в

Рисунок 6.4 Окно Создание диаграммы

строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что и требуется);

- стереть название диаграммы Оценки ( так как уже задана надпись Диаграмма оценок), щелкнуть по кнопке Далее.

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 7 8 9 101112 Следующая ⇒