Информация, управление, документ

 

Современное общество справедливо называют информационным. Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека основы-ваются на информации, информационных технологиях.

 

Информация обладает рядом свойств, таких как коммуникатив-ность, т.е. способность к обмену, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, т.е. в управлении.

 

В практике управления используется информация различных видов. Основными из них считаются социально-экономическая, на-учная, техническая, культурная, медицинская, сельскохозяйственная. Важнейшей из них является социально-экономическая информация. Ее характерная черта — тесная связь с процессами управления коллекти-вами людей, управлением разного рода организациями, учреждениями, предприятиями и другими структурами народного хозяйства.

 

Социально-экономическая информация на практике более из-вестна под названием управленческая информация. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной дея-тельности людей, используемых для руководства этой деятельностью.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 5

В настоящее время преобладающая часть управленческой инфор-мации (до 90% объема), согласно общим требованиям многих законода-тельных актов Российской Федерации, должна в обязательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация информации осуществляется в  виде документов на материальном носителе — бумаге или в электрон-ном виде. Документальное оформление управленческой информации не-обходимо не только для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых решений и анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

 

Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от docco — documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и практической деятельности человека, в частности в сфере управления, закрепилась в качестве спе-циального термина.

 

Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для организации коор-динации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако

 

в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем

 

в советское время вплоть до 20-х гг. XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как «грамота», «акт» и в особенности — «деловая бумага».

 

Позднее, в 30-х гг. XX в. в нормативных актах Советской власти появился термин «служебный документ», затем, по мере накопления знаний о закономерностях образования и функционирования доку-ментов, внедрения новых видов материальных носителей информации, термин «документ», постепенно эволюционируя, стал наполняться со-временным содержанием и закрепился сначала в формулировках госу-дарственных стандартов СССР, а затем, с учетом уточнений и необходи-мости удостоверения официальности документа (его идентификации),

 

в национальном стандарте Российской Федерации — ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [5].

С учетом получившего распространение в научной среде наряду с  термином «документ» словосочетания «документированная информа-ция» — ГОСТ Р 51141—98 дает следующую формулировку определения термина «документ»: «документ; документированная информация — за-

 

фиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

 

позволяющими ее идентифицировать».

 

Под реквизитами, согласно ГОСТ Р 51141—98, понимаются обязательные информационные элементы оформления официального

 

6 Тюменский государственный университет №ИК-00948

документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандартопределяет официальный документ как любой вид документа, создан-ный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостове-ренный в установленном порядке (например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение личности, книга, автобусный билет и т.д.). Официальный документ обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую категорию официальных документов составляют служебные документы — докумен-ты, образующиеся в сфере управления, которые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоряжения, служебные письма, акты, протоколы и др.).

 

ГОСТ Р 51141—98 определяет служебный документ как офици-альный документ, используемый в текущей деятельности организации. Служебная документация в практике управления широко известна под названием «управленческая документация». В дальнейшем изложении учебного материала термины «документ», «служебный документ», «управленческий документ» будут применяться как синонимы в зна-чении документа, призванного обеспечить управленческий процесс в  организации, учреждении, фирме.

 

Важным моментом, требующим пояснения для изучающих ос-новы делопроизводства, является вопрос о том, распространяется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 51141—98 на документ в  электронной форме.

 

В структуре электронного документа различают общую и осо-бенную части. Общая часть содержит информацию, включающую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Особенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с  этим подчеркнем, что при соблюдении соответствующих требований (см. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», далее — Закон о цифровой подписи, Гражданский кодекс Российской Федерации, далее — ГК РФ, и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически равносильной под-писи в документе на бумажном носителе. В Законе о цифровой подписи четко указано, что электронные документы — это всего лишь особая категория документов; к электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе.

 

Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном носителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 7

труда, и как его результат. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Тем самым документ выполняет важнейшую свою функцию — информацион-ную. К информационной функции документа тесно примыкает органи-зационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействиена группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функ-цию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготов-ки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации.

 

Процесс создания служебной документации в соответствии с дей-ствующими нормами и правилами, технология работы с документами, вплоть до управления их огромными массивами, требуют своего мето-дологического и организационного обеспечения в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленческой информации и организацию рабо-ты с  документами, в старину называли «вершением дел», в настоящее время, согласно ГОСТ Р 51141—98, официально именуют терминами «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». В  дальнейшем, излагая в учебном пособии исторический аспект станов-ления документационного обеспечения управления в России, автором будут использоваться оба термина по ситуации.

 

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: