Классификация деловых документов

 

Деятельность организации обеспечивается системой взаимо­ увязанных управленческих документов, составляющих ее документаци-онную базу. Все документы, обращающиеся в организациях, классифи-цируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

 

В частности, по видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологи-ческие, проектно-сметные, нормативные, организационно-распоря-дительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, фи-нансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др. По наименованию документы делятся на научные отчеты, чертежи, графики, приказы, распоряжения, указания, реше-ния, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты и т.д.

 

Из числа перечисленных видов важнейшими управленческими документами являются организационно-распорядительные документы

и  документы по личному составу (персоналу) организации.

 

Согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [5], понятие организационно -рас-порядительного документа определяется следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решения администра-тивных и организационных вопросов, а также вопросов управления,

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 45

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и  должностных лиц».

 

Исходя из назначения организационно-распорядительная доку-ментация (ОРД) подразделяется на следующие четыре группы:

 

1) организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, по-становления, решения, указания);

3) информационно-справочная документация, которая в свою оче-редь может быть условно подразделена:

—— на оперативно-информационную (письма, телеграммы, теле-фонограммы, факсы, докладные и служебные записки и др.),

—— справочно-информационную (акты, протоколы, отчеты и  др.);

 

4) документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.).

Оформление ОРД (кроме документов по личному составу) осу-ществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003 [4].

Документация по личному составу организации подразделяется на две группы документов:

1) по учету кадров;

 

2) учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Что касается форм документов по учету труда и его оплаты, то в на-стоящее время во всех организациях действует альбом унифицированных форм первичной учетной документации, разработанный НИПИстатин-форм Госкомстата России. Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 [25].

 

В данном разделе будет уделено достаточное внимание оформле-нию ОРД как важнейшему виду управленческой документации, знание требований к которой является необходимым для каждого работника управления организации.

 

4.2. Состав и оформление реквизитов организационно-распорядительной документации

 

Состав и схемы расположения информационных элементов документов­ — реквизитов; требования к их оформлению, требования к  бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государ-ственного герба устанавливает ГОСТ Р 6.30—2003. Титульный лист ГОСТ Р 6.30—2003 приведен на рис. 4.1.

 

46 Тюменский государственный университет №ИК-00948

При подготовке и оформле-нии документов используют сле-дующие реквизиты:

 

01 — Государственный герб Рос-сийской Федерации; 02 — герб субъекта РоссийскойФедерации;

 

03 — эмблема организации или то-варный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный

 

регистрационный номер юридиче-ского лица (ОГРН); 06 — идентификационный номер

 

налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации;

 

09 — справочные данные об орга-низации; 10 — наименование вида до­кумента;

 

11 — дата документа;

 

 

Рис. 4.1. Титульный лист

ГОСТ Р 6.30—2003

 

12 — регистрационный номер до-кумента;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 47

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, по-скольку набор их при подготовке различных видов документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным (см. рис. 4.10—4.13). Среди реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные наносятся непосредственно в про-цессе составления конкретного документа.

 

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа. Стандартом предусматриваются два варианта размещения реквизитов — угловое и  продольное.

 

Схемы расположения реквизитов для наиболее широко приме­ няемого формата А4 при угловом и продольном размещении посто-янных реквизитов (их совокупность по традиции называют соответ-ственно угловым и продольным штампами) приведены соответственно на рис.  4.2, 4.3. Ориентировочные границы зон расположения рекви-зитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокуп-ностью входящих в нее реквизитов. Сочетание всех зон между собой образует формуляр документа. Площадь для размещения реквизитов углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в  верхней его части, посредине, при продольном варианте располо-жения штампа. Остальную часть площади формата составляет рабочее поле документа.

 

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4—84, который предусматри-вает реквизиты машиночитаемых документов.

 

ГОСТ Р 6.30—2003 не оговаривает оформление реквизита (грифа) «Коммерческая тайна», применяемого нередко на практике. Его месторасположения в документах — правый верхний угол формата в зоне, где располагается реквизит 19 «Отметка о контроле». Гриф ограниче-ния доступа к документации (в том числе электронной), содержащей коммерческую тайну, ставится на всех экземплярах документов, их черновиках и копиях.

 

Правовой основой охраны внутренних секретов организации явля-ется Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон о коммерческой тайне).

 

48 Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

20 3

 

17 51

 

22 18

 

16 20 40 20

 

 

 

Рис. 4.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4углового бланка

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 49

 

 

10 20 17 73

 

 

16 20 40 20

 

 

 

 

 

21 22 25

 

23 24 26

 

 

28 30 29

 

 

Рис. 4.3. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4продольного бланка

 

 

50 Тюменский государственный университет №ИК-00948

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: