|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Бланки организационно-распорядительной документации
Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат) с на-несенными на нем постоянными реквизитами. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм).
Стандартом предусматриваются следующие виды бланков до-кументов:
общие виды бланков; бланки писем; бланки конкретного вида документа.
Согласно ГОСТ Р 6.30—2003, каждый лист документа, оформлен-ный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
На верхнем поле посередине (см. рис. 4.2, 4.3) при составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы.
Общие виды бланков используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк, согласно учредительным документам организации (учредительный договор, устав) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Образцы бланков приведены на рис. 4.4 и 4.5. Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04—06, 08, 09 и в целях ускорения оформления ограничительные отметки (линии) для верхних границ зон расположе-ния реквизитов 11—20.
Рис. 4.4. Образец общего продольного бланка организации
Тюменский государственный университет №ИК-00948 51
Рис. 4.5. Образец общего углового бланка организации
Для бланков писем, как и для общих бланков, характерны два вари-анта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Образцы соответствующих бланков приведены нарис. 4.6—4.8.
Рис. 4.6. Образец углового бланка письма организации
Рис. 4.7. Образец продольного бланка письма должностноголица (возможно оформление в угловом варианте)
52 Тюменский государственный университет №ИК-00948
Рис. 4.8. Образец углового бланка письма организации
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные от-метки для границ зон расположения реквизитов 11—13, 18, 19. Образец бланка приведен на рис. 4.9.
Рис. 4.9. Образец бланка конкретного вида документа организации(возможно оформление в угловом варианте)
ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01—03 располагаются над серединой реквизита 08.
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08—10, 14, трафарет-
Тюменский государственный университет №ИК-00948 53 ные места для реквизитов 11—13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов: центрованным, рекомендованным ГОСТ Р 6.30—2003 (началои конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны рас-положения реквизитов);
флаговым, нередко используемым на практике (каждая строкареквизита начинается от левой границы зоны расположения рекви-зитов).
Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под рек-визитами 11—13 оставляются трафаретные места:
Центрованный вариант расположения реквизитов
Флаговый вариант расположения реквизитов
54 Тюменский государственный университет №ИК-00948 Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью персонального компьютера непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных рекви-зитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30—2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01—07, 14) не воспроизводится, опускается.
На бланках организации субъектов Российской Федерации, име-ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио-нальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.
Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в от-ношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб РФ) оговорены Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2‑ ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Примеры оформления гербового бланка были приведены на рис. 4.4, 4.5, 4.9. Гербовые бланки в организациях подлежат специаль-ному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумера-тором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за документационное обеспечение ее деятельности, — службу ДОУ.
Качество подготовки ОРД немыслимо без знания требований ГОСТ Р 6.30—2003 по оформлению реквизитов. Стандарт, безусловно, должен быть в числе важнейших правовых, нормативных и инструк-тивных документов и материалов, составляющих библиотеку службы ДОУ организации. Стандарт также доступен для чтения и скачивания в Интернете как студенту, так и любому практическому работнику, сталкивающемуся с оформлением ОРД.
В данном пособии не будем приводить изложение требований ГОСТ Р 6.30—2003 по оформлению реквизитов. Приведем здесь доста-точное число образцов — макетов основных видов ОРД (рис. 4.10—4.13), внимательное ознакомление с которыми позволит студенту определить как место расположения любого реквизита в поле формата, так и со-ставить себе представление о его оформлении1.
1 Макет — это образец, модель документа, отображающая текстом методику оформления как документа в целом, так и отдельных его реквизитов, включая место их расположения.
Тюменский государственный университет №ИК-00948 55
• • • • •,
• •• • • • «? …», • •: «? •? ».
† • ‡ˆ ‰ • • • ˆ •• • •, Š , ‡-• Œ ‡ •• • Š • Ž . † ‘ • ‡-• •‘, •• • • • •, • ‡ˆ ‰ • • • Ž ‡• -••. • •• Ž • • • Ž • •• • •:
’† “:
1. † • ‡ • •• • • • •-
•, • •..?., • ‡ ‡ • • • -
• ( • Ž • • ), • • •• • • • • • ‘ • • ( • •• • • • • – -
• Ž ... (‡ •• • • • Ž, •..?.
• Ž (• • •..?.)
– (000 00 00)
† • 00-00 ( • •Ž ) • – 00.00.0000 • ‡
Рис. 4.10. Макет приказа по основной деятельности
56 Тюменский государственный университет №ИК-00948
(, )
• • •, “ Œ , ‡, .. •Ÿ •, •? , /Ÿ , •Ÿ ¢ Ÿ • •? •›£
‚:
•
.•. • • (
• )., ‡ Œ., “
ƒ Œ “ • - Œ «•...», “: «• “? ».
Ž † ‘, - “ • Œ • • • — • Œ
•. • ‘ • “ • Œ • •
• — Œ • •.
• • –“ †:
– “, Œ –— – • •; -
– “, •— –, -
; –“ – “, Œ – •, Œ -
, . • • • •:
–“ • “ •. ™ •-
† • š •— † Œ ‘.
•: ...., ....
:
Рис. 4.11. Макет служебного письма
Тюменский государственный университет №ИК-00948 57
Рис. 4.12. Макет оформления протокола
58 Тюменский государственный университет №ИК-00948
(подпись) И.О. Фамилия дата
Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным суще-ствительным в именительном падеже
Основание: Распорядительный, нормативный документ или уст-ное указание, послужившие основанием для состав-
Текст констатирующей части акта; описание проведенной ра-боты, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирую-щая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересован-ных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Составлен в ___ экземплярах: 1-й — кому (куда); 2-й — кому (куда) и т. д.
Приложение: Наименование приложения, если оно есть.
В дело 00-00 (подпись), дата
Рис. 4.13. Макет оформления акта
Тюменский государственный университет №ИК-00948 59 4.4. Оформление распорядительных документо對
Систему распорядительной документации в управлении состав-ляют такие виды документов, как приказы, постановления, указания, решения и распоряжения.
Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (пер-соналу) организации (см. п. 4.6).
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке — бланке приказа (см. рис. 4.9) или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатиру-ющей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основа-ния, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. В распорядительной части попунктно в сжатой, повелительной форме излагаются предписывае-мые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.
Макет построения приказа приводился выше (см. рис. 4.10), в нем в сжатой форме изложена методика оформления документа.
Распоряжение — распорядительный документ, носящий характеробязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организа-циями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.
Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа — РАСПОРЯЖЕНИЕ.
В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть
с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ:. Указание — распорядительный документ федеральных органов ис-полнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанным
с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и других руководящих документов. Руководители низовых организа-ций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и ад-министративным вопросам.
Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и располо-
60 Тюменский государственный университет №ИК-00948 жение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста в зависимости от содержания вместо слова ПРИКАЗЫВАЮ используются слова ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.
Решение представляет собой правовой акт коллегиального илисовещательного органа министерств, комитетов, общественных ор-ганизаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично распоряжению, при этом текст распорядительной части начинается с ключевого слова РЕШИЛ.
В соответствии с уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.
Постановление является правовым актом, принимаемым высшимифедеральными органами государственной власти, некоторыми орга-нами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и власт-ными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются ру-ководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.
Требования по оформлению постановления, как и других рас-порядительных документов, в полном объеме с приведением макетов и большим числом практических примеров отражены в работе [2].
Оформление служебных писем и других оперативно-справочных документов |
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 1124; Нарушение авторского права страницы
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ