Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Бланки организационно-распорядительной документации



 

Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат) с  на-несенными на нем постоянными реквизитами. ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 × 297  мм) и А5 (148 × 210 мм).

 

Стандартом предусматриваются следующие виды бланков до-кументов:

 

общие виды бланков; бланки писем;

бланки конкретного вида документа.

 

Согласно ГОСТ Р 6.30—2003, каждый лист документа, оформлен-ный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

 

20 мм — левое;

 

10 мм — правое;

 

20 мм — верхнее;

 

20 мм — нижнее.

 

На верхнем поле посередине (см. рис. 4.2, 4.3) при составлении многостраничных документов на второй и последующих страницах наносится номер страницы.

 

Общие виды бланков используют для изготовления любых видов документов, кроме писем.

 

Общий бланк, согласно учредительным документам организации (учредительный договор, устав) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Образцы бланков приведены на рис. 4.4 и 4.5. Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04—06, 08, 09 и в целях ускорения оформления ограничительные отметки (линии) для верхних границ зон расположе-ния реквизитов 11—20.

 

 

Рис. 4.4. Образец общего продольного бланка организации


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 51


 

 

Рис. 4.5. Образец общего углового бланка организации

 

Для бланков писем, как и для общих бланков, характерны два вари-анта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Образцы соответствующих бланков приведены нарис. 4.6—4.8.

 

 

Рис. 4.6. Образец углового бланка письма организации

 

 

Рис. 4.7. Образец продольного бланка письма должностноголица (возможно оформление в угловом варианте)


 

52 Тюменский государственный университет №ИК-00948


 

Рис. 4.8. Образец углового бланка письма организации

 

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные от-метки для границ зон расположения реквизитов 11—13, 18, 19. Образец бланка приведен на рис. 4.9.

 

Рис. 4.9. Образец бланка конкретного вида документа организации(возможно оформление в угловом варианте)

 

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает определенные требования к  размещению на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01—03 располагаются над серединой реквизита 08.

 

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки. Реквизиты 08—10, 14, трафарет-


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 53


ные места для реквизитов 11—13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

центрованным, рекомендованным ГОСТ Р 6.30—2003 (началои  конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны рас-положения реквизитов);

 

флаговым, нередко используемым на практике (каждая строкареквизита начинается от левой границы зоны расположения рекви-зитов).

 

Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под рек-визитами 11—13 оставляются трафаретные места:

 

Центрованный вариант расположения реквизитов

 

Флаговый вариант расположения реквизитов


 

 

54 Тюменский государственный университет №ИК-00948


Флаговый вариант расположения реквизитов используется в  основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью персонального компьютера непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных рекви-зитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30—2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01—07, 14) не воспроизводится, опускается.

 

На бланках организации субъектов Российской Федерации, име-ющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио-нальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и  национальном, на одном уровне продольного бланка.

 

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и  хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в  от-ношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб РФ) оговорены Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2‑ ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

 

Примеры оформления гербового бланка были приведены на рис.  4.4, 4.5, 4.9. Гербовые бланки в организациях подлежат специаль-ному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумера-тором проставляют порядковые номера, а при необходимости и  серии этих номеров. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за документационное обеспечение ее деятельности, — службу ДОУ.

 

Качество подготовки ОРД немыслимо без знания требований ГОСТ Р 6.30—2003 по оформлению реквизитов. Стандарт, безусловно, должен быть в числе важнейших правовых, нормативных и инструк-тивных документов и материалов, составляющих библиотеку службы ДОУ организации. Стандарт также доступен для чтения и скачивания в Интернете как студенту, так и любому практическому работнику, сталкивающемуся с оформлением ОРД.

 

В данном пособии не будем приводить изложение требований ГОСТ Р 6.30—2003 по оформлению реквизитов. Приведем здесь доста-точное число образцов — макетов основных видов ОРД (рис. 4.10—4.13), внимательное ознакомление с которыми позволит студенту определить как место расположения любого реквизита в поле формата, так и со-ставить себе представление о его оформлении1.

 

1 Макет — это образец, модель документа, отображающая текстом методику оформления как документа в целом, так и отдельных его реквизитов, включая место их расположения.


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 55


)  
(,  
   
     
00.00.0000  
• • •    

 

• • • • •,

 

• •• • • • «? …», •

•: «? •? ».

 

† • ‡ˆ ‰ • • • ˆ •• • •, Š , ‡-• Œ ‡ •• • Š • Ž . † ‘ • ‡-• •‘, •• • • • •, • ‡ˆ ‰ • • • Ž ‡• -••. • •• Ž • • • Ž • •• • •:

 

’† “:

 

1. † • ‡ • •• • • • •-

 

•, • •..?., • ‡ ‡ • • • -

 

• ( • Ž • • ), • • •• • • • • • ‘ • • ( • •• • • • • – -

 

) ‡ •• • • •.  
2. ˜ ‡ ‡ • •‡ˆ ‰ ‘ ‡ • •. ‡ -
•‡ Ž •• • ‡ (1.1, 2.3.•.). † • Ž ‘ • ‡• -
•‘ • • •• • Ž •• • Š .  
3. † • • ‡ • •• ‡ -
: Ž • -

• Ž ... (‡ •• • • • Ž, •..?.

 

• ‡ ‡ • • • •).    
š • • •    
‡ • • ( • •Ž ) .?. • •
† • ‘ Š:    
› • • Ž ( • •Ž ) .?. • •
00.00.0000      

 

• Ž (• • •..?.)

 

– (000 00 00)

 

† • 00-00 ( • •Ž ) • –

00.00.0000 • ‡

 

 

Рис. 4.10. Макет приказа по основной деятельности


 

56 Тюменский государственный университет №ИК-00948


(, )

 

• • •, “ Œ ,

‡, .. •Ÿ •, •? , /Ÿ , •Ÿ ¢


Ÿ • •? •›£

 

‚:

 

 

.•. • • (

 

• )., ‡

Œ., “


 

00.00.0000 ‡ 00/00-000
‡ 00 00.00.0000

 

 

ƒ Œ “ • - Œ «•...», “: «• “? ».


 

 

    :    
     
    .    
  .•  
? Ž ƒ •›œ „    
• •    
Œ  
  ,  
     
       
       

 

Ž † ‘, - “ • Œ • • • — • Œ

 

•. • ‘ • “ • Œ • •

 

• — Œ • •.

 

• • –“ †:

 

– “, Œ –— – • •; -

 

– “, •— –, -

 

; –“ – “, Œ – •, Œ -

 

, . • • • •:

 

–“ • “ •. ™ •-

 

† • š •— † Œ ‘.

 

•: ...., ....

 

:

 

( ) .•. • •  
• ( • • ):      
• ( ) .•. • •    
00.00.0000      
( •, • •, “ )    
  •? ‚ ƒ ‚„ …  
•( )  
  •†. ‡_____  
00-00 00.00.0000   «__»____200_Œ.  

 

Рис. 4.11. Макет служебного письма


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 57


                 
00.00.0000                       ™ 00  
                     
                             
    (   , )  
          •..                    
            •..                    
    : 00( •     - •, ?      
                    -  
                  „ …?   ‚, †- )  
‡ˆ • ‰ Š ‹Œ:                              
1. •‘ ‚ (?   ). Š (   ’-  
  , ?   ,   ,   ‚ ’ ).        
2. ‡ ‘ ‚ (?   ). Š (?       -  
).                                      
1. • ”•‰ •:                                  
•.. (     • ‚ ’ ) —     -  
  ’ ’ • ‚ ( ‚     - ).      
‡—• ” • •:                                
•..   • ‚ ( ‚? -  
    † …   ’ †• • ’ • • ‚ „ ).    
• ‰‹ ‡• •:                              
1.1. •?   ‚ ‚   -  
— • ‘ ‚ ‘? (‚ •,  
  .‚.), ‚ • ( ’ -,      
‚ ),   ‚.                      
1.2. ‰ ? ‚ ‘ ‚ ‚ ‚ -  
  ‚.                                  
2. • ”•‰ •:                                
?            
.                                    
        (‚ ‚ •)         •..      
          (‚ ‚ •)         •..      
                        •?        
‡00-00 (‚ ‚ •),       ˜        
               

 

 

Рис. 4.12. Макет оформления протокола


 

58 Тюменский государственный университет №ИК-00948


НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

 

АКТ   УТВЕРЖДАЮ
00.00.0000 № 00 (при необходимости)
место издания   должность,

(подпись) И.О. Фамилия дата

 

Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным суще-ствительным в именительном падеже

 

Основание: Распорядительный, нормативный документ или уст-ное указание, послужившие основанием для состав-

ления акта.    
Составлен комиссией: Наименование должности, И.О. Фамилия  
Председатель:  
Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии  
  (располагаются в алфавитном порядке)  
Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии  
  лиц, присутствующих при составлении акта  
  (располагаются в алфавитном порядке)  

 

Текст констатирующей части акта; описание проведенной ра-боты, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирую-щая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересован-ных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

 

Составлен в ___ экземплярах: 1-й — кому (куда); 2-й — кому (куда) и т. д.

 

Приложение: Наименование приложения, если оно есть.

Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии (подпись) И.О. Фамилия
  (подпись) И.О. Фамилия
Присутствовали (подписи) И.О. Фамилия

 

В дело 00-00 (подпись), дата

 

Рис. 4.13. Макет оформления акта


 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 59


4.4. Оформление распорядительных документо對

 

Систему распорядительной документации в управлении состав-ляют такие виды документов, как приказы, постановления, указания, решения и распоряжения.

 

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (пер-соналу) организации (см. п. 4.6).

 

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке — бланке приказа (см. рис. 4.9) или на

общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

 

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатиру-ющей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основа-ния, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. В распорядительной части попунктно в сжатой, повелительной форме излагаются предписывае-мые действия и указываются сроки исполнения мероприятий.

 

Макет построения приказа приводился выше (см. рис. 4.10), в нем в сжатой форме изложена методика оформления документа.

 

Распоряжение — распорядительный документ, носящий характеробязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости проведения подчиненными организа-циями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

 

Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа — РАСПОРЯЖЕНИЕ.

 

В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть

 

с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ:.

Указание — распорядительный документ федеральных органов ис-полнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанным

 

с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методик и  других руководящих документов. Руководители низовых организа-ций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и  ад-министративным вопросам.

 

Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и располо-


 

60 Тюменский государственный университет №ИК-00948


жение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста в зависимости от содержания вместо слова ПРИКАЗЫВАЮ используются слова ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.

 

Решение представляет собой правовой акт коллегиального илисовещательного органа министерств, комитетов, общественных ор-ганизаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично распоряжению, при этом текст распорядительной части начинается с  ключевого слова РЕШИЛ.

 

В соответствии с уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.

 

Постановление является правовым актом, принимаемым высшимифедеральными органами государственной власти, некоторыми орга-нами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и власт-ными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются ру-ководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.

 

Требования по оформлению постановления, как и других рас-порядительных документов, в полном объеме с приведением макетов и  большим числом практических примеров отражены в работе [2].

 

Оформление служебных писем

и других оперативно-справочных документов


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 1067; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.087 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь