СЛОВАРЬ-МИНИМУМ ТЕРМИНОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ (выборка из гост р 51141—98)

 

 

Словарь-минимум содержит основные термины и их определения документационного обеспечения управления и архивоведения, знание которых облегчит студенту освоение изучаемого материала с  первых страниц книги.

 

Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшеедокумент.

 

Адресант — отправитель. Адресат — получатель.

 

Архивоведение — область знания, наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

 

Архив — отдельная организация, структурное подразделение илиотдельный участок работы юридического лица, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью их использования.

 

Архивная опись — архивный справочник, содержащий системати-зированный перечень единиц хранения архивного фонда юридического лица, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

 

Архивный фонд — совокупность архивных документов, историче-ски или логически связанных между собой, подлежащих дальнейшему хранению после окончания оборота документов в текущем делопро-изводстве.

 

Архивный фонд Российской Федерации — совокупность архивныхдокументов, имеющих историческое, социальное, научное, эко-номическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Рос-сийской Федерации.

 

22 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Бланк — чистый лист бумаги с частично напечатанным текстом(постоянными реквизитами, логотипом адресанта) и свободным местом для основного текста документа.

 

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должност-ного лица с документом.

 

Входящий документ — документ, поступивший в организацию. Государственный архив — федеральное государственное учрежде-

 

ние, создаваемое Правительством РФ (далее — федеральный государ-ственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплекто-вание, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

 

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особыйспособ пересылки деловой корреспонденции.

 

Дело — 1) единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку; 2) совокупность документов или до-кумент по одному вопросу, помещенные в твердую обложку.

 

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль дея-тельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами; синоним — делопроизводство.

 

Документ (документированная информация) — зафиксированнаяна материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 

Документ Архивного фонда Российской Федерации — архивный до-кумент, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

 

Документальный фонд — совокупность документов, образовавша-яся у юридического лица в процессе его деятельности.

 

Документирование — запись информации на различных носителяхпо установленным правилам. Итог документирования — создание до-кумента.

 

Документооборот — движение документов в организации с моментаих создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.

 

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в про-цессе учета (регистрации) и исполнения.

 

Исходящий документ — документ, отправляемый из организации. Корреспондент — организация или отдельное лицо, с которыми

 

ведется переписка.

 

Муниципальный архив — структурное подразделение органаместного самоуправления муниципального района, городского округа

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 23

или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование до-кументов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

 

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в организации с указанным сроком их хранения, оформленный в установленном порядке.

 

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для ко-пирования.

 

Особые отметки — степень открытости (конфиденциальности, секретности), срочности исполнения документов.

 

Официальный документ — документ, созданный юридическим илифизическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

 

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствиис  установленными правилами.

 

Реквизит документа — обязательный элемент оформления офици-ального документа (автор, адрес, текст, подписи и др.).

 

Система документации — совокупность документов, взаимосвязан-ных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятель-ности, единых требований к их оформлению.

 

Система документирования — принятый в организации порядоксоздания, оформления и исполнения документов.

 

Служебный документ — официальный документ, используемыйв  текущей деятельности организации.

 

Стандартизация — деятельность по установлению правил и харак-теристик в целях их добровольного многократного использования в  лю-бой сфере деятельности людей. Результаты работы по стандартизации оформляются в виде стандартов.

 

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в опре-деленном порядке (например, табель форм документов).

 

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпеча-танный повторяющийся текст (часть текста) и свободное поле для на-несения содержательной части текста документа непосредственно при его подготовке.

 

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболеетипичные социально-правовые отношения и воспроизводимые по об-разцам документов.

 

Унификация — установление максимально единообразного наборареквизитов, форматов бумаги, применения «стандартных» оборотов речи.

 

24 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Фонд — упорядоченная совокупность документов, соответству­ющая задачам архива и предназначенная для использования и хранения.

 

Экспертиза ценности документов — процесс определения значениядокументов в целях их отбора для хранения и установления сроков хранения.

 

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией из-давшего его органа и установленным порядком оформления.

 

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, пред-ложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст и закрепленное за конкретным видом документа.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЕ И ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.1. Нормативно-правовые акты, регулирующие документационное обеспечение управл對 㔄 㴄

На государственном уровне

 

Нормативно-правовую базу делопроизводства (документационно-го обеспечения управления (ДОУ)) в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб ДОУ на всех уровнях управления (рис. 3.1).

 

 

Рис. 3.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

 

26 Тюменский государственный университет №ИК-00948

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспе-чению управления и архивному делу оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области ДОУ и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятель-ности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и  норма-тивных актов, как содержащих отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященных данным вопросам, при этом акты, имеющие первосте-пенное значение, будут выделены особо.

 

Исходным правовым актом, определяющим государственную по-литику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, произ-водить и распространять информацию любым законным способом…» Это положение развито в важнейшем правовом акте — Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [23].

 

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую тер-минологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

 

Гражданский кодекс РФ установил не только правовые основы деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учреди-тельного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматрива-ются административные санкции за нарушение правил хранения, ком-плектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс  РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

 

Ряд законодательных актов Российской Федерации (законы «О  языках народов Российской Федерации», «Об участии в между-народном информационном обмене», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «О бухгалтерском учете», постановление Правительства РФ «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничто-жения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат нормы, которые должны учи-

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 27

тываться при составлении и оформлении деловых документов. Действу-ющим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также к приданию докумен-там юридической силы (официальности) и т.д.

 

Назовем также ряд постановлений Правительства РФ: «Об ут-верждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» и др.

 

Остановимся на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации документационного обеспечения управления и архив-ного дела первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы.

 

Государственная система документационного обеспечения управле-ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам

 

документационного обеспечения (ГСДОУ) [6].

 

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным обще-отраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с  деловы-ми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства, созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

 

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управлен-ческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и обще-ственных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрес-сивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.

 

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изме-нений, связанных с появлением негосударственных форм собственности

 

и совершенствованием работы аппарата управления.

 

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в органи-

 

28 Тюменский государственный университет №ИК-00948

зациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информаци-онных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т.д.).

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: