Положение о службе документационного обеспечения управления организации

 

Нормативная регламентация работы службы ДОУ организации независимо от ее масштабов, отраслевой специфики и формы соб-ственности определяется Положением о службе. Положение о службе ДОУ (отделе, канцелярии, бюро, группе) подготавливает руководитель службы (начальник отдела, заведующий канцелярией, секретарь), со-гласовывает его с руководителями заинтересованных подразделений, юридической службой организации и представляет проект на утверж-дение руководителю организации.

 

Типовая структура Положения о службе ДОУ включает следующие разделы.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 35

1. Общие положения (кому подчиняется служба, ее наимено-вание, степень самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами она руководствуется в своей деятельности).

 

2. Задачи службы ДОУ.

 

3. Организационная структура службы (схема с указанием ад-министративной (линейно-функциональной), методической и иной подчиненности ее отдельных звеньев и работников).

 

4. Функции службы ДОУ, ее руководителя и отдельных звеньев.

 

5. Взаимоотношения службы с другими подразделениями орга-низации с указанием информации, документации, получаемой и пере-даваемой службой (от кого и кому, сроки и периодичность).

 

6. Права службы (в пределах возложенных не нее функций).

 

7. Ответственность службы (в рамках переданных ей полномочий за некачественное или несвоевременное их исполнение).

 

Положение о службе ДОУ утверждается приказом руководителя организации. Возможные изменения Положения также оформляются приказом по организации.

 

Содержательная часть положений о службах ДОУ конкретных организаций базируется на примерных (типовых) положениях, реко-мендуемых отраслевыми методическими пособиями или специальной литературой. Основным источником рекомендуемых положений явля-ется Примерное положение о службе документационного обеспечения управления ГСДОУ [6], на базе которого в Приложении 1 приводится вариант положения, которое, с нашей точки зрения, отвечает современ-ным требованиям. Естественно, при разработке положения о службе ДОУ конкретной организации текст данного варианта должен подверг­ нуться доработке, уточнению применительно к условиям деятельности организации и самой службы ДОУ.

 

В том случае, если в средней или крупной организации, учреждении служба ДОУ организационно представляет собой канцелярию, то для ознакомления с ее функциями приведем здесь отдельные фрагменты текста положения о таком варианте службы.

 

Секретариат — подразделение канцелярии, предназначенное дляобслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-ре-ферент, технические секретари, секретари заместителей руководителя организации) выполняет следующие основные функции:

 

zz рассматривает и подготавливает к докладу руководству органи-

 

зации поступающую корреспонденцию;

 

zz подготавливает по указанию руководителя организации про-екты отдельных приказов, писем, справок и других документов и со-гласовывает их со структурными подразделениями;

 

36 Тюменский государственный университет №ИК-00948

zz осуществляет анализ справок и докладов структурных подраз-делений и дает заключения и предложения по ним;

 

zz следит за правильностью составления и оформления докумен-тов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации;

 

zz обеспечивает подготовку соответствующих материалов к со-вещаниям, созываемым руководством организации;

 

zz производит оформление протоколов заседаний, рассылкупротоколов и выписок из них, контролирует исполнение принятых решений;

 

zz составляет сводную номенклатуру дел организации и представ-ляет ее руководству на утверждение;

 

zz осуществляет бездокументное обслуживание руководителей(организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

Группа по учету и регистрации корреспонденции: zz осуществляет учет и регистрацию документов;

 

zz ведет контроль за оформлением исходящих и внутреннихдокументов (в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям);

 

zz осуществляет формирование и ведение справочно-информа-ционного массива;

zz осуществляет учет документов «для служебного пользования»

и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных подраз-делениях;

zz производит оформление и рассылку распорядительных доку-

 

ментов по указанию заведующего канцелярией;

 

zz составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в  со-ответствии с номенклатурой дел, подготавливает дела к сдаче в архив организации.

Группа по техобслуживанию и рационализации ДОУ:

 

zz принимает участие в постановке задач, проектировании, экс-плуатации и совершенствовании (в части информационного обеспече-ния) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых

в организации;

 

zz участвует в разработке внедрений новых технологических про-цессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в  том числе упорядочение состава документов и информационных пока-зателей, сокращение их количества и оптимизацию документопотоков;

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 37

zz обеспечивает обслуживание технических средств, используемых

в управлении и документационном обеспечении.

Архив ¹:

zz производит прием, учет, хранение и использование дел;

 

zz оказывает методическую помощь подразделениям организации

в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

 

zz осуществляет контроль за правильностью составления номен-клатуры дел в структурных подразделениях организации;

zz осуществляет контроль за правильным формированием, хране-

 

нием и использованием дел в структурных подразделениях;

 

zz подготавливает дела к передаче на хранение в государственныйархив.

 

Студенту предлагается остальные разделы положения о канцелярии доработать самостоятельно, предложив проект положения о  канцелярии своего учебного заведения, поставив при этом себе задачу максимально освободить руководство учебного заведения от рутинной работы с до-кументами.

 

3.5. Инструкция по документированию управленческой деятельности и работ對 архива организации

 

Инструкция по документированию управленческой деятельности и работе архива организации устанавливает способы, приемы, процессы подготовки, обработки и хранения документов, является обязательным организационно-методическим документом для всех сотрудников ор-ганизации в их повседневной работе.

 

При составлении Инструкции руководствуются основными по-ложениями ГСДОУ [6], государственными (национальными) стандар-тами, прежде всего ГОСТ Р 6.30—2003 [4], и примерными (типовыми) инструкциями по ДОУ в отраслях народного хозяйства. При этом учи-тывается специфика работы организации, масштабы ее деятельности, объем документооборота, штат сотрудников службы ДОУ и другие факторы, влияющие на процессы документирования (квалификация специалистов, техническое оснащение и др.).

 

Структура Инструкции включает в себя, как правило, следующие разделы (названия условные).

 

1. Общие положения. В разделе оговариваются цели и задачи ДОУ

 

в организации, ответственность за нарушение требований Инструкции, порядок проведения проверок состояния ДОУ в аппарате управления,

 

порядок корректировки и дополнения Инструкции и др.

 

¹ В средних и крупных по численности персонала и масштабам документооборота организациях архив может создаваться как самостоятельное подразделение.

 

38 Тюменский государственный университет №ИК-00948

2. Организационные формы ДОУ. В разделе устанавливаются струк-тура процессов приема, обработки документов, функции работников организации в области ДОУ, взаимоотношения службы ДОУ и ее от-дельных подразделений с другими службами организации, порядок контроля за использованием служебных документов, печатей, штампов

 

и бланков документов.

 

3. Перечень вопросов, подлежащих документированию. В разделеперечисляются виды и разновидности документов, используемых в  ор-ганизации, правила их подготовки и оформления, приводится порядок приема и отправки корреспонденции, правила учета объема докумен-тооборота.

4. Регистрация документов. В разделе оговариваются вопросыорганизации, методы и правила регистрации документов, регистраци-онные формы, порядок заполнения форм, порядок построения учетных, справочных и контрольных картотек, порядок индексации документов.

 

5. Контроль исполнения документов. В разделе устанавливаютсяорганизационные, методические и технические вопросы контроля за исполнением документов и их отдельных групп (например, обращения и  заявления граждан), излагаются обязанности работников по заполне-нию карт, информированию руководства, снятию документов с контроля.

 

6. Разработка номенклатур дел. В разделе оговариваются методикаразработки дел и создания свободной номенклатуры дел организации, порядок утверждения и использования номенклатур дел подразделе-ний. Описываются техника формирования дел, правила размещения документов в делах, приводится система индексации дел.

 

7. Работа экспертной комиссии организации и организация архив-ной работы. В разделе устанавливаются порядок организации работыэкспертной комиссии, ее состав и процедура проведения экспертизы ценности документов. Особо выделяются вопросы хранения и использо-вания исполненных документов, участия архива организации в  решении методических и организационных вопросов ДОУ.

 

8. Принципы организации труда работников службы ДОУ в органи-зации. В разделе описываются вопросы распределения обязанностеймежду отдельными подразделениями службы ДОУ и ее сотрудниками, перечисляются нормативные акты (инструкции, правила, требования), на основе которых осуществляются функции работников службы ДОУ.

 

9. Применение технических средств. В разделе оговариваютсявопросы использования в процессах ДОУ организационной техники (оргтехники), включая средства для составления служебных документов, технику управленческой связи, копировально-множительную технику и  др. Отдельный подраздел посвящен описанию автоматизации ведения архива электронных документов.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 39

Инструкция по ДОУ в организации сопровождается рядом при-ложений. Приложения к Инструкции оформляются в виде самостоя-тельных документов и заполненных форм. При изложении процессов выполнения отдельных операций в приложениях приводятся реко-мендации по использованию соответствующих технических средств и  приемов их эксплуатации.

 

Приведем возможный состав приложений к Инструкции. Это могут быть: структура службы ДОУ организации; формы основных видов и разновидностей документов, используемых в организации; образцы типовых текстов; виды бланков и примеры их заполнения; схемы прохождения различных документов (приказов по вопросам основной деятельности, приказов по личному составу, входящих пи-сем, протоколов заседаний и др.); формы учета документов (карточки, описи, номенклатуры дел и т.д.); формы, заполняемые работниками подразделений, данные об объеме документооборота и т.д.; формы, заполняемые в процессе контроля исполнения документов; перечни нерегистрируемых документов и документов, подлежащих контролю; список структурных подразделений с указанием их индексов; форма акта о выделении к уничтожению документов и дел; форма внутренней описи документов, хранящихся в деле; форма заказов на производство множительных и машинописных работ; памятки о правилах написа-ния служебных документов и условностях, соблюдаемых в их тексте; перечни документов, на которых ставится печать и проставляется гриф утверждения, и др.

 

В конечном счете содержание Инструкции должно охватывать весь процесс документирования управленческой деятельности ор-ганизации, чтобы каждый ее сотрудник в работе с документами мог руководствоваться четкими наставлениями по осуществлению той или иной операции по ДОУ.

 

В составлении Инструкции принимают участие в качестве кон-сультантов юрист организации, работники службы по применению информационных технологий и средств автоматизации работы с доку-ментами, референты и помощники руководителей, наиболее опытные сотрудники службы ДОУ, работники местных архивных учреждений.

 

Инструкцию по ДОУ утверждает своим приказом руководитель организации. В приказе указываются: срок ввода Инструкции в дей-ствие; лица, ответственные за внедрение Инструкции в целом и от-дельных ее положений, а также лица, осуществляющие контроль за ее внедрением и использованием; мероприятия по организационному, правовому и  материально-техническому обеспечению внедрения Инструкции.

 

40 Тюменский государственный университет №ИК-00948

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: