Особенности делового языка документов

 

Язык служебного (делового) письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. Ос-новными чертами официально-делового стиля считаются:

 

zz нейтральный тон изложения;

 

zz лаконичность и краткость текста;

 

zz точность, ясность выражения мысли.

 

Нейтральный тон изложения является нормой официального де-лового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 61

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным ис-пользованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

 

Особые требования при изложении текста предъявляются в от-

 

ношении точности, ясности выражения мысли.

 

Точность изложения предполагает однозначность понимания со-держания, изложенного в документе, и автором текста, и его адресатом.

 

Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

 

Деловой язык документа кроме сказанного выше характерен рядом других особенностей.

 

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Следует писать: не сего года, а  этого года (текущего года). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Слова типа «сани-рование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкое употребление.

 

Особенностью делового языка является употребление слов с «уни-версальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Приведем типичный случай их применения: «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется сла2бо» (т.е. недостаточно).

 

Специфической особенностью делового языка является ограни-ченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова всту-пать в смысловые связи с другими словами. Например:

 

—— руководство — брать на себя, возлагать, осуществлять, отстра-нять от, подменять, укреплять и т.д.;

—— налог — взимать, облагать, платить, снижать, сокращать; —— инициатива — брать на себя, выступать с, поддерживать, про-

являть, развиваться и т.д. [20].

 

Особенностью делового стиля является также широкое употребле-ние в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Например:

 

«В подтверждение нашей договоренности...»; «Напоминаем Вам, что... < …> Ваша задолженность по оплате со-

ставляет...»; «В соответствии с протоколом о взаимных поставках...» и т.д.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового языка, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

 

Подробнее со стилем служебного документа, с этикетом в служеб-ной переписке можно ознакомиться в учебной литературе [2].

 

62 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Понятие «служебное письмо». Классификация служебных писем

 

Служебное письмо — обобщенное название широко применяе-мого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории служебных писем относится также переписка между част-ными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

 

Письма классифицируют по функциональному признаку, по слож-ности, структуре на регламентированные и нерегламентированные и т.д.

По функциональному признаку письма подразделяются:

 

на циркулярные письма — обычно высылаются вышестоящей орга-низацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, носят распорядительный характер;

письма-запросы, в которых покупатель обращается к продавцу, им-портеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок; гарантийные письма — направляются с целью подтверждения дан-

 

ных ранее обещаний или оговоренных условий; оферта — письменное предложение одного лица (оферента), вы-

ражающего желание заключить договор с другим лицом (акцептантом); рекламация — коммерческий документ, представляющий собойпредъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя

договорные обязательства; сопроводительные письма — составляют при отправке адресату ка-

ких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и  ма-териальных ценностей;

письма-подтверждения — высылаются для подтверждения полу-чения документов или материальных ценностей;

письма-извещения, в которых что-либо сообщается или утвержда-ется. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов: «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

К числу писем функционального характера относятся также пись-ма-напоминания, письма-просьбы, информационные письма, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.

По структурным признакам письма разделяются на регламентиро-ванные и нерегламентированные. Регламентированные письма в  виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо норматив-ным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегламен-тированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализо-

 

ванный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 63

По месту составления письма подразделяются на письма, ис-пользуемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

 

По способу фиксации информации письма бывают рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

 

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и  не-срочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, уста-новленным законом и соответствующими правовыми актами, а  также резолюцией руководителя организации.

 

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом (секретные, для служебного поль-зования, конфиденциальные).

 

По степени обязательности письма бывают информационные, со-держащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций и директивные — обязательные для исполнения.

 

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и пись-ма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Оформление служебного письма

 

Служебные письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30—2003 (см. рис. 4.6—4.8), как правило, с угловым расположением постоянных рек-визитов («штампом»). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает семь-восемь строк.

 

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его на-зывают копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в  дело как свидетельство выполненной работы.

 

Из сказанного ранее вытекает, что составление текста и оформле-ние письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформ-ления их в рамках требований действующих нормативных документов.

 

На рисунках 4.11 и 4.14 приведены соответственно макет и образец входящего служебного письма. Кроме того, на рис. 4.15 изображен еще один вариант схемы расположения реквизитов в угловом варианте ис-полнения, который может служить хорошим наглядным пособием для составителей писем.

 

64 Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

- •

•

• • • • -

 

., 36, ., 113054

 

./. (095) 719•87•72 E•MAIL: mail@metoda.ru

 

‘’“‘ 02531011, ‘”•– 1016700830784 —––/’““ 7107022130/717002002

 

16.12.2006 99/97-15

 

06.02.00

 

.•. • •. •. • •, 69

 

-.? - -‚, 344007

 

		.
		.	.
		2
.
		.2006
	.12
20

 

… † ‡ ˆ …‰ ˆ Š

 

‹ Œ •Ž Ž • Ž •? ‘’ •. “.”. ‰

 

‡ ˆ …• • 06.02.00 «‘† -

 

• † - • Ž • »	… †			2007 -. • —˜
Ž ˆ …:
1. • - š.“., › Ž	.”.	Ž Ž •. —
30..;
2.	? • † “.“., ‹	•.., ‹ Ž Ÿ	.’.? … † Ž -
•. — 30	..
‘ Ž ˆ … Ž † • • … • Ž • ˆ ˜ - Ž -
Œ - ˆ Ž ¡ •? ¢ † ‡	‡ ˆ † • • -
•£ † • ‡ † ‰Š, †¤	Ž ˆ † † •-

Ž …‰ ¤ˆ Ž • Ž • Š Ž - ¡ Š.

Ž • ‰ Ž ˆ Ž • ˆ Ž ˜ • •Ž : 113054, • † -54, Ž •• Š Ž., •. 36, ? ‘’ •. “.”. ‰ -, † Œ •Ž « Ž Ž •».

 

Ž • •
06.02.00
¡ . † Œ •Ž Š Ž •
Ž •, •.£.., Ž Œ Ž	•. ••• •	š.“. • -
¥.. ¥
(495) 232 64 15
			? “‘
• •• 01-02		••		”‰. 72
doc/11-01.doc	«20 » 12.2006 -.
11.01.2007	05.01.2007

 

Рис. 4.14. Образец служебного (входящего) письма, на которое направлен ответ

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 65

 

 

 

10

Рис. 4.15. Размещение реквизитов ОРД при угловом варианте оформления

 

В учебно-практической литературе можно найти также ряд других образцов оформления служебных писем с целью дать возможность студенту самостоятельно проанализировать структуру документов, оце-нить язык и стиль изложения, позаимствовать положительные стороны оформления [2 и др.].

 

66 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, где не было бы не только неудачных выражений, фраз и даже ошибок, но и того по-лезного, что может пригодиться в будущей работе студента.

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: