ГОСТ Р 6.30—2003. «Унифицированные системы документации. Уни-фицированная система организационно-распорядительной документации.

 

Требования к оформлению документов» [4].

 

Национальный (государственный) стандарт России ГОСТ Р 6.30— 2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Гос-стандарта России (теперь — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65‑ ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управ-ленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30—97 и его предшественников ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 29

Требования ГОСТ Р 6.30—2003 распространяются на организаци-онно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский клас-сификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к  их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов

 

с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

 

В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» [21], который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30—2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (нет выбора! ), то добровольность не

 

следует истолковывать как необязательность. Речь может идти толькоо некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с  ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30—97.

 

Кроме уже названных нормативно-методических документов в  стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

 

Перечисленные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления и  архивному делу конкретной организации, предприятия, фирмы.

 

3.2. Нормативно-методическое обеспечение системы документационного обеспечен對 управления в организациях

 

Нормативно-методическое обеспечение системы ДОУ органи-зации составляет совокупность документов организационного, ор-ганизационно-методического и нормативно-справочного характера, определяющую правила, требования, нормы, которые используются при решении задач документационного обеспечения управления.

 

К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе ДОУ организации и должностные инструкции ее работников; к числу организационно-методических документов  — Инструкция по документационному обеспечению деятельности ор-

 

30 Тюменский государственный университет №ИК-00948

ганизации; к нормативно-справочным — Табель форм документов, применяемых в организации.

 

Разработка названных документов базируется на действующих законодательных и нормативно-методических актах Российской Фе-дерации (см. параграф 3.1) и организационно-правовых документах внутреннего характера — уставе организации, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и  трудовых договорах с работниками службы ДОУ.

 

Устав организации — это правовой акт, являющийся одним из уч-редительных документов, определяющих правовой статус организации, необходимых для ее государственной регистрации. Общие положения об уставе содержатся в части первой ГК РФ.

 

Устав — сложный и объемный документ. В соответствии с уста-вом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность организации. Образцом устава акционерного общества может служить устав, подготовленный на основе Федерального закона от 26  декабря 1995 г. № 208‑ ФЗ «Об акционерных обществах».

 

Коллективный договор — важнейший организационный документ, регулирующий социально-трудовые отношения в организации.

В коллективный договор могут включаться обязательства работ-ников и работодателя по следующим вопросам [19]: формы, системы

и размеры оплаты труда; выплата пособий, компенсаций; механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжи-тельности отпусков; улучшение условий и охраны труда работников; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на произ-водстве; гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с об-учением, и другие вопросы.

 

Правила внутреннего трудового распорядка — основной органи-зационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы

 

и содержат следующие разделы: общие положения; порядок найма и  вы-свобождения персонала; основные обязанности персонала; основные обязанности администрации; рабочее время и его использование, время отдыха; поощрение за успешные результаты работы; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и некоторые другие.

При составлении правил трудового распорядка конкретной ор-

 

ганизации разработчики руководствуются действующими Типовыми правилами внутреннего распорядка при тщательной корректировке их

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 31

на соответствие Трудовому кодексу Российской Федерации (далее  — ТК РФ) и другим законодательным актам Российской Федерации.

 

Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий структуру, состав и штатную численность персонала организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

 

Трудовой договор (согласно ст. 56 ТК РФ) — это соглашениемежду работодателем и работником, в соответствии с которым рабо-тодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным догово­ ром, локальными нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязу-ется лично выполнять определенную договором трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие

 

в данной организации.

 

Организационная структура службы документационного обеспечения

Управления

 

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю. Наименование и структура службы ДОУ конкретной организации устанавливаются в соответствии с при-надлежностью ее к определенной группе организаций.

 

В центральном аппарате министерств и ведомств Российской Федерации, республиках, федеральных округах создаются единые структурные подразделения — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемные, секретари-аты министра и его заместителей, протокольное бюро), инспекция по контролю, канцелярия в составе бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро и др., от-дел писем (обращений граждан), отдел по совершенствованию работы

 

с документами и внедрению новых технологий, центральный архив.

 

В остальных аппаратах управления (организаций, учреждений, научно-исследовательских, проектных институтов, вычислительных

 

центров, высших учебных заведений и в некоторых других организациях)

 

32 Тюменский государственный университет №ИК-00948

создаются отделы документационного обеспечения управления или чаще  —

 

канцелярии. В их состав, как правило, включаются: подразделения (бюро, группы) по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с  документами и внедрению технических средств, секретариат, экспеди-ция, машинописное и копировальное бюро, архив.

 

В небольших организациях, не имеющих службы ДОУ, соответ-ствующие функции по документационному обеспечению возлагаются на секретаря руководителя или в отдельных случаях на другого сотрудника организации в порядке совместительства с основной работой.

 

Учитывая объективную тенденцию в современной российской эко-номике, а именно отход от крупных организаций и внедрение средних и  малых форм бизнеса, во многих случаях оказывающихся эффективнее крупных, основное внимание в пособии в дальнейшем изложении ма-териала будет уделяться структуре, целям, задачам и функциям служб ДОУ небольших и средних по численности организаций.

 

Организационная структура службы ДОУ схематически пред-ставляет собой совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений, должностных лиц, специалистов и рядовых сотрудников по документа-ционному обеспечению управления деятельностью организаций.

 

Основой построения службы ДОУ конкретной организации яв-ляется принятая в организации форма работы по документационному обеспечению — централизованная, децентрализованная или смешанная.

 

При централизованной форме все операции по обработке доку-ментов сосредоточиваются в едином центре — управлении делами, канцелярии или у секретаря. Децентрализованная форма строится на рассредоточении операций между структурными подразделениями организации. При смешанной форме операции выполняют как централи-зованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), так и децентрализованно (экспедиционное, справочно-информационное обслуживание, формирование дел, хранение документов).

 

Форму организации документационного обеспечения выбирают с  учетом финансовых возможностей, масштабов организации, объема документооборота, состава структурных подразделений (имеются ли в  них соответствующие специалисты и необходимые технические сред-ства), территориального расположения подразделений и т.д. Централи-зованную организацию, как правило, используют на малых и средних предприятиях; децентрализованную — в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях (последний вариант характерен для западной системы ДОУ). В большинстве организаций используют смешанную форму.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 33

Приведем два распространенных варианта организационной структуры службы ДОУ (рис. 3.2, 3.3).

 

Рис. 3.2. Структура службы ДОУ небольшой организации

 

 

Рис. 3.3. Организационная структура службы ДОУ средней организации

 

Что касается внутреннего пространства (помещений) службы ДОУ (офиса), то сложились два типа его организации — кабинетный и от-

 

34 Тюменский государственный университет №ИК-00948

крытый. Кабинетный тип размещения характерен для отечественных служб ДОУ, открытый — для зарубежных служб (рис. 3.4).

 

 

Рис. 3.4. Внутреннее размещение службы документационногообеспечения (офиса) открытого типа

 

Приведенные на рис. 3.2, 3.3 варианты организационных структур являются примерными и подлежат корректировке в зависимости от целей, задач и объема работ по каждой из функций, возлагаемых на службу ДОУ конкретной организации.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: