Первичная учетная документация по личному составу

 

Трудовые правоотношения работодателя (государственной ор-ганизации, собственника организации) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ [19].

 

Все этапы трудового цикла — от приема на работу нового сотруд-ника до его увольнения — подлежат обязательному документированию. Необходимые функции в этой части осуществляют самостоятельные структурные подразделения организаций (отдел персонала, отдел кад­ ров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные специалисты (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совме-стительства — секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

 

Всю документацию по личному составу можно разделить на две группы — на организационно-распорядительную, представление о  ко-торой было дано выше, и первичную учетную документацию.

 

Первичная учетная документация по личному составу подразде-ляется на две группы документов:

 

1) по учету кадров;

 

2) учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

 

Комплекс первичных учетных документов по личному составу унифицирован­ и приводится в альбоме унифицированных форм до­ кументов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5  января 2004 г № 1.

 

Унифицированные формы первичной учетной документации рас-пространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего вре-мени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

 

Поскольку документация по учету использования рабочего вре-мени и расчетов с персоналом по оплате труда является бухгалтер-ской документацией, ее оформление здесь не рассматривается. Что касается распорядительных документов по учету труда, то перечень унифицированных форм данного вида документации приводится ниже в табл. 4.1.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 75

	Таблица 4.1
Перечень форм первичной учетной документации по учету труда
Номер формы	Унифицированная форма		Формат
	1. По учету кадров
Т-1	Приказ (распоряжение) о приеме работника		А4
	на работу
Т-1а	Приказ (распоряжение) о приеме работников		А4
	на работу
Т-2	Личная карточка работника		2А4
Т-2ГС(МС)	Личная карточка государственного (муниципального)		2А4
	служащего
Т-3	Штатное расписание		А4
Т-4	Учетная карточка научного, научно-педагогического		А4
	работника
Т-5	Приказ (распоряжение) о переводе работника		А4
	на другую работу
Т-5а	Приказ (распоряжение) о переводе работников		А4
	на другую работу
Т-6	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска ра-		А4
	ботнику
Т-6а	Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работ-		А4
	никам
Т-7	График отпусков		А4
Т-8	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудо-		А4
	вого договора с работником
Т-8а	Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудо-		А4
	вого договора с работниками
Т-9	Приказ (распоряжение) о направлении работника		А4
	в командировку
Т-9а	Приказ (распоряжение) о направлении работников		А4
	в командировку
Т-10	Командировочное удостоверение		А4
Т-10а	Служебное задание для направления в командировку и		А4
	отчет о его выполнении
Т-11	Приказ (распоряжение) о поощрении работника		А4
Т-11а	Приказ (распоряжение) о поощрении работников		А4

 

В перечисленных формах предусмотрены зоны кодирования ин-формации. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

 

zz предприятий и организаций (ОКПО); zz управленческой документации (ОКУД);

 

76 Тюменский государственный университет №ИК-00948

zz о населении (ОКИН);

 

zz профессий рабочих, должностей служащих и тарифных раз-рядов (ОКПДТР);

 

zz специальностей по образованию (ОКСО);

 

zz видов экономической деятельности, продукции и услуг(ОКДП).

 

В качестве характерных примеров оформления первичной учетной документации далее рассмотрим оформление приказа (рас-поряжения) о  приеме работника на работу и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником, т.е. об увольнении.

 

Оформление приказа (распоряжения)

о приеме на работу

 

Издание приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ) с предъявлением основных и дополнительных (при необходи-мости) документов.

 

Подготовка приказа (распоряжения) о приеме на работу сопрово-ждается оформлением следующих документов (рис. 4.16).

 

Рис. 4.16. Состав документов, оформляемых при приеме на работу

 

Приказ (распоряжение) оформляется по унифицированной форме

 

№ Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме

 

№ Т-1а в случае одновременного оформления на работу нескольких работников. Форма № Т-1 приводится ниже. Форма № Т-1а идентична по содержанию форме № Т-1.

 

На основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку работ-ника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)). Для научных, научно-педагогических работников оформляется учетная карточка по форме № Т-4. Приказ

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 77

 

 

78 Тюменский государственный университет №ИК-00948

(распоряжение) о приеме на работу является основанием для открытия бухгалтерией лицевого счета работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

 

Оформление учетных личных карточек производится отделом персонала (кадров) организации. Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала.

 

4.6.3. Документирование процесса увольнения (расторжения трудового договора)

 

Основания для расторжения трудового договора (увольнения) указаны в ст. 77 ТК РФ и подробно изложены в Трудовом кодексе РФ.

 

Рассмотрим документирование процесса увольнения на примере расторжения трудового договора по инициативе работника, т.е. уволь-нение по собственному желанию.

 

Согласно ст. 80 ТК РФ работник может уволиться по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. По истечении срока предупреждения об увольнении работникимеет право прекратить работу.

 

В общем виде последовательность документирования увольнения работника показана на рис. 4.17.

 

 

Рис. 4.17. Последовательность документирования увольнения работника

 

На основании принятого по заявлению решения (резолюция на заявлении) руководителем организации издается приказ по форме №  Т-8 (см. с. 85) или № Т-8а (последняя рассчитана на одновременное увольнение группы работников).

 

Приказ готовится сотрудником отдела персонала и после его подписания объявляется работнику (работникам) под расписку. В со-ответствии с приказом делается запись в трудовой книжке, в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС(МС) и в лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 79

 

 

80 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Бухгалтерия организации, согласно приказу, производит полный расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекраще-нии действия трудового договора с работником».

 

В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой.

 

Порядок расторжения трудового договора (увольнения) по иници-ативе работодателя подробно освещается в ст. 81, 82 ТК РФ.

Контрольные вопросы

 

1. Перечислите признаки, по которым классифицируются документы, используемые в организациях. Какие разновидности документов вы знаете?

2. Каково назначение и область применения ГОСТ Р 6.30—2003? Пере-числите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30—2003 и укажите их расположение в площади формуляров с угловым и продольным раз-мещением реквизитов.

3. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете? Из-ложите основные требования к учету и хранению гербовых бланков.

4. Перечислите виды и опишите структуру распорядительных доку-ментов по основной деятельности организации.

5. Изложите представление о служебном письме. Перечислите из-вестные вам виды служебных писем. Опишите состав реквизитов служебного письма.

6. Изложите на примере служебного письма, в чем заключаются осо-бенности языка и стиля служебных писем. Опишите порядок и суть контроля качества подготовки служебных писем.

7. Изложите представление об электронном документе, о его преиму-ществах и проблемах использования. Охарактеризуйте особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой.

8. Охарактеризуйте требования, предъявляемые к составлению и  оформлению актов и протоколов.

9. Назовите основные формы распорядительных документов по учету труда.

10. Каковы последовательность оформления и состав документов при поступлении работника на работу и его увольнении согласно требо-ваниям Трудового кодекса РФ?

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

5. СЕКРЕТАРЬ — ПЕРВЫЙ ПОМОќНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

 

 

5.1. Место секретаря в структуре управлен對 организацией

 

Должность секретаря руководителя предприятия в России появи-лась в 1840 г. (Путиловский и Невский машиностроительные заводы, Санкт-Петербург). Затем должность секретаря стала быстро распро-страняться по всей стране.

 

С самого начала работа секретаря наряду с рутинными обязанно-стями носила характер личного помощника первых руководителей (сло-во «секретарь» происходит от средневекового secretarius, что означает «доверенное лицо»). Однако в период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: прием и регистрация поступающей корреспонденции, контроль исполнения указаний ру-ководителя, отправка исполненной документации, сдача в  архив до-кументов, техническое обслуживание руководителя. Подготовка кадров в этот период велась на курсах секретарей и в ГПТУ. Вследствие этого у многих сложилось ошибочное представление о  работе секретаря как работе вспомогательной, малозначимой.

 

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Кроме традиционного знания делопроизводства и общей грамотности потребовались знания иностранного языка (желательно двух), умение работать на компьютере, хорошо ориентироваться в основах законода-тельства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. К функциям секретаря относятся обязанности не только по качественному документальному обслуживанию руководи-теля, но и по оказанию ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и др.

 

82 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современного се-кретаря: «Современный секретарь — это инициативный и здравомысля-щий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения

 

в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управ-ление на себя»¹.

 

Ясно, что перечисленные обязанности требуют от секретаря высо-ких профессиональных и человеческих качеств, которые бы обеспечи-вали идеальные отношения с руководителем, коллегами, посетителями. Речь идет помимо прочего и о внешнем виде, особенностях характера, любви к своей ставшей теперь престижной профессии.

 

Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «се-кретарь» подразумеваются и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления (офис-менеджер), обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководите-ля в деловой сфере. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.

 

Особым спросом на рынке труда профессия секретаря стала поль-зоваться в условиях становления разнообразных форм малого и среднего бизнеса. Сердцевиной управления малым предприятием, как известно, является не жесткая регламентация обязанностей сотрудников, а ра-бота, основанная на взаимном доверии, инициативе, взаимопомощи и взаимозаменяемости. Благодаря отсутствию формальных структур

 

в условиях малого бизнеса предельно упрощается система принятия управленческих решений, возрастает степень личного участия каждого работника в деятельности фирмы. Глава небольшой организации не-редко сам занимается кадровыми вопросами, анализом коммерческой деятельности, финансами и т.д. Именно в такой ситуации секретарь может стать незаменимым помощником своего руководителя.

 

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: