Деловые и личные качества секретаря

 

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кругозора, целого комплекса деловых и  личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

 

Обязанности секретаря можно разделить на работу по доку-ментному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работупо документному обслуживанию входят по указанию руководителя

 

¹ Цит. по: Стенюков М.В. Секретарские секреты. М.: Приор, 2000.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 83

составление, оформление распорядительной документации, редакти-рование корреспонденции, представляемой на подпись руководителю, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и участие в сдаче документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ по обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка команди-

 

ровок и т.д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомога-

 

тельно-технических функций.

 

Деловые и личные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При приеме на работу и при оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества данной профессии.

 

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплек-сом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение работать на компьютере, хорошо знать основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой и же-лательно стенографировать.

 

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себяответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и состав-ление документов по его указанию, расшифровка диктограмм, органи-зация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

 

При решении вопросов подготовки и проверки документов, пред-ставляемых на подпись руководителю, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную инфор-мацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую конфиден­ циальный характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, исключая свободный доступ к ним других сотрудников без соответствующего разрешения руководителя.

 

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, ра-ционально спланировать время, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

 

Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки до­ кументов, представлении их руководителю.

 

84 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Осведомленность. Секретарь должен знать:

 

а) правовые основы управления (административное, трудовое и  хозяйственное право); законодательные и нормативные акты, опре-деляющие работу организации, где он работает;

 

б) основы управления (система органов власти и управления в  стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; функции, зада-чи, структура организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали);

 

в) основы менеджмента и управления персоналом (использование экономических рычагов управления, человеческий фактор);

 

г) основы научной организации управленческого труда (стандар-ты и нормативно-методические документы по информационно-доку-ментационному обеспечению управленческой деятельности; нормативы времени на отдельные виды выполняемых работ; вычислительную и  организационную технику);

 

д) основы общей социальной психологии и этики делового обще-

 

ния;

 

е) секретарь должен быть в курсе событий, происходящих в орга-низации (подразделении).

 

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельностьи инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, под-держит имидж организации.

 

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понима-ние ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства — необходимое условие, чтобы стать не просто квалифици-рованным исполнителем, а действительно быть первым помощником руководителя.

 

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств секретарю нужно воспитывать в себе ряд личных качеств. Выделим наиболее су-щественные из них.

 

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работусвоевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое качество секретаря, секретаря-машинистки, архивариуса, как и любого другого работника организации.

 

Добросовестность. Секретарь должен обязательно качественно и сво-евременно выполнить работу, которую обещал выполнить: подготовить нужную документацию к приходу руководителя, выяснить какой-либо вопрос, навести справки. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 85

ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в  период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.

 

У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обя-занности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

 

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в  организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о  любом работнике, даже если он и обладает необходимыми деловыми

 

и личными качествами. Следует помнить, что секретарь — «лицо фир-мы», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

 

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегдадолжен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посе­тителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицатель-ный результат может быть вызван только объективными причинами.

 

Отсутствие доброжелательности, нескромность секретаря могут при-вести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

 

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация яв-ляется для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно, тактично.

 

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секре-тарю, можно отметить такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который помогает наладить правильные взаимо-отношения с посетителями и сотрудниками, даже некоторый артистизм

 

и по возможности чувство юмора.

 

Многие руководители, рассматривая кандидатуру на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устро-енность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

 

Интересы. Секретарь должен стремиться к пополнению общихзнаний, читать книги и периодику, проявлять живой интерес к новой информации, быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя и организации в целом.

 

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секре-тарю, не даются человеку в готовом виде. Нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе в этой престижной должности.

 

86 Тюменский государственный университет №ИК-00948

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться: