Организация рабочего места секретаря

 

Рабочее место секретаря — это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различить три сектора — основ-ной, где находится рабочий стол с приставками и необходимой оргтех-никой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и  другое оборудование.

 

Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть в пределах 12—16 м².

88 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Организация рабочего места — это система мероприятий по ос-нащению рабочего места средствами и предметами труда и их функ-циональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обес­ печение соответствующих нормам условий труда. Коснемся прежде всего мебели — стола и стула.

 

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого со-трудника управления играет важную роль. В отдельных случаях произ-водительность труда от удачно подобранной мебели может повышаться на 10—20%.

 

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места (рис. 5.1).

 

 

Рис. 5.1. П-образная планировка рабочего места секретаря-референта(размеры в сантиметрах)

 

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68—73 см. Столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20—50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы сле-дует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 89

Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

 

Важным элементом рабочего места является внутренняя организа-ция отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вмести-мости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей.

 

За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели,

 

как стул, играет большую роль в организации рабочего места управ-ленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда — неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.

 

У секретаря-референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направле-ниях, что позволит подогнать его под любой рост.

 

Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращения бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников стулья и кресла делают с подлокотниками, для работы на компьютере или с вычислительной техникой — без подлокотников, чтобы не стес-нять движения.

 

Для работы сидя при среднем росте 1, 7 м целесообразно выдержи-вать следующие размеры:

 

zz высота подъемного стула — 0, 45—0, 6 м; zz площадь сиденья не более 40 × 40 см.Зона, в которой можно перемещать стул: zz 0, 6 м — по глубине;

 

zz 1 м — по длине.

Общая необходимая площадь перемещения — 1, 2 м².

 

Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно). Кроме стола с приставками

 

в состав рабочей мебели секретаря входит также стул для посетителя.

 

В секторе обслуживания посетителей должно быть три-четыре стула, стол. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом-стенкой (трех-четырехсекционными) или вращающимся стеллажом для хране-ния документов.

 

Для хранения документов конфиденциального характера, печати, штампов используется металлический сейф. В некоторых случаях уста-

 

90 Тюменский государственный университет №ИК-00948

навливается и платяной шкаф. Шкафы желательно делать встроенными (секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в при-емной, ставить вещи на видном месте и т.д.).

 

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются персональный компьютер, телефон (со-товый телефон), принтер, телефакс, возможно, копировальный аппарат (ксерокс) и другие технические средства.

 

В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и ско-росшиватели, блокнот-шестидневка, календарь, ручки, фломастеры, пюпитр, маркеры, дырокол, линейка, приспособления для подшивки бумаг, калькулятор, лампа настольная, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки и другие мелочи, ложемент для их хранения.

 

Допускается в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и др.

 

В приемной у секретаря для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и т.п.).

 

Рабочий архив секретаря

 

Рабочий архив секретаря складывается из двух основных со-ставляющих — служебной библиотеки и архива временного хранения дел, предусмотренных номенклатурой дел секретариата (канцелярии) организации.

 

Служебная библиотека не должна быть большой. В ней должны найти место энциклопедические справочники (общего, юридиче-ского и  экономического характера), сборники законов Российской Федерации, словари русского и иностранных языков, национальные (государственные) стандарты, справочная литература по ДОУ, специ-альная литература по профилю работы организации. Особо отметим необходимость постепенного укомплектования библиотеки правовыми, нормативными и инструктивными документами и материалами, со-держащими требования к оформлению управленческой документации и работе делопроизводственных служб и архивов.

 

Ясно, что контроль за состоянием библиотеки, своевременная за-мена устаревших изданий и пополнение ее свежей литературой являются задачами секретаря.

 

Что касается служебного архива документов, то его комплек-тование, порядок работы с документами, система учета, списание

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 91

и  уничтожение практически не отличаются от принципов организации документооборота организации в целом, чему ниже будет уделено зна-чительное внимание. Здесь приведем лишь ориентировочный перечень (номенклатуру) дел, которые секретарю необходимо иметь «под рукой».

 

Номенклатура дел подлежит уточнению в зависимости от профиля организации и функций, возложенных на секретаря.

 

Ориентировочная номенклатура дел секретаря может быть следу­ ющей.

 

1. Журнал учета входящих документов.

 

2. Журнал учета исходящих документов.

 

3. Журнал учета телеграмм, телефонограмм и факсов.

 

4. Журнал учета приказов и других распорядительных документов организации.

5. Журнал контроля за исполнением документов.

 

6. Приказы и распоряжения вышестоящих организаций.

 

7. Сводная номенклатура дел организации.

 

8. Штатное расписание организации.

 

9. Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции руководящего состава подразделений организации.

10. Переписка с вышестоящими организациями.

 

11. Переписка с деловыми партнерами.

 

12. Переписка по юридическим вопросам.

 

13. Переписка по финансовым вопросам.

 

14. Переписка по вопросам жизнеобеспечения деятельности орга-низации.

15. Журнал учета бланков строгой отчетности.

 

16. Журнал учета и выдачи справок.

 

17. Журнал заявок, учета и командировочных удостоверений.

 

18. Книга учета посетителей.

 

19. Обращения граждан.

 

20. Приказы по личному составу.

 

21. Книга (журнал) учета отпусков.

 

22. Книга, журнал, табели регистрации прихода и ухода с работы сотрудников секретариата.

23. Книга учета литературы.

 

24. Акты и отборочные списки на архивные дела, уничтоженные в  делопроизводстве.

25. Отчеты, доклады, протоколы по совещаниям у руководителя организации.

26. Материалы подготовки и проведения собрания акционеров

 

и  др.

 

 

92 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Контрольные вопросы

 

1. Изложите свое представление о месте секретаря руководителя в  структуре управления организации. Охарактеризуйте необходимые деловые и личные качества, которыми должен обладать работник, занимающий эту должность.

2. Перечислите обязанности и ответственность секретаря руководи-теля организации согласно должностной инструкции.

3. Охарактеризуйте требования, предъявляемые к рабочему месту секретаря руководителя, помещению приемной и ее оформлению.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

ЭТИКА ТРУДА СЕКРЕТАРЯ

 

 

Требования к внешнему виду

 

Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в  це-лом. Неслучайно секретаря считают «лицом фирмы».

 

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, со-временен и аккуратен.

 

Каких же норм в этом вопросе следует придерживаться?

 

В зависимости от времени года деловой костюм секретаря может быть различным по цвету и по используемым тканям. Главное требование к костюму — строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное — костюм должен быть удобным и практичным. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой, неприятно. Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относится и к выбору аксессуаров к костюму.

 

Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в осо-бенности крупными драгоценными украшениями, не красит секретаря разностилье украшений. Украшения должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюму следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

 

Секретарь должен постоянно помнить о личной гигиене. Особен-но внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не  следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном по-рядке, прическа — аккуратной, быть к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.

 

Культура делового общения

 

Важными показателями культуры общения секретаря являются веж-ливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть

 

94 Тюменский государственный университет №ИК-00948

мимикой своего лица, интонациями голоса, жестами. Деликатность, пред-упредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма — все это обеспечивает успешную работу секретаря.

 

Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении

 

в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предло-жить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя организации секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

 

Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по како-му вопросу пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.

 

Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом общения с окружающими — такова профессия секретаря.

 

При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.

 

При появлении посетителя секретарь должен закончить машино-писную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.

 

Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда отсут-ствует стремление понять и учесть особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и т.п.), по-сетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.

 

Важной формой общения секретаря с посетителями является беседа.

 

Секретарю приходится вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжела-тельность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь

 

в ее решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посе-тителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

 

Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его. Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с  отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 95

вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения.

 

Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит теле-фонный разговор.

 

Деловое общение секретаря не ограничивается контактом с посе-тителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения «руководитель — секретарь».

 

От того, как складываются отношения между руководителем и  секретарем, зависит успех их совместной трудовой деятельности, психологический микроклимат, удовлетворение от работы.

 

Выше уже говорилось, что секретарь по существу выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан хорошо знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывать ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовить необходимую корреспонденцию и информацию, ре-гулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представление о задачах организации, основных направлениях ее деятельности, ее структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.

 

Уже при приеме на работу руководитель должен подробно рас-сказать секретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работой.

 

Дж. Харрисон [26] называет следующие качества, необходимые во взаимоотношениях «руководитель — секретарь».

 

1. Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен на деле доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

 

2. При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему се-кретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными.

 

96 Тюменский государственный университет №ИК-00948

3. Секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от не-обходимости детально изучать материалы.

 

4. Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.

5. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руко-водителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие.

 

6. Руководителю необходимо постоянно информировать секре-таря обо всех своих делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.

7. Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и при-носить извинения, когда он неправ.

8. Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря,

 

а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть и не-пунктуальным.

9. Обеим сторонам необходимо чувство юмора.

 

10. Поведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников.

11. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руко­ водителя, например позаботиться о цветах для особых случаев, о  поздра­ вительных открытках и т.д.

 

Для того чтобы взаимоотношения «руководитель — секретарь» успешно складывались, следует координировать совместную рабо-ту, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учтены специфические условия работы организации, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей кор-респонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

 

Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руко-водителю и уважительную заботу о нем.

Достижение наилучшего контакта между секретарем и руководи-телем требует определенных обоюдных усилий.

Специалисты-психологи считают, что не только руководитель формирует деловые качества своего помощника, но и секретарь в свою очередь может оказать влияние на поведение и характер руководителя.

 

Американские психологи выработали соответствующие рекомен-дации, которые объединили под названием «Десять способов управле-ния шефом». Приведем их.

 

1. Надо четко знать, при каких обстоятельствах вы конфликтуете друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждае-тесь в помощи.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 97

2. Знайте, что ему нужно, и старайтесь предвидеть его потреб-ности. Никогда не критикуйте его и не оценивайте на людях.

3. Живите законами коллектива. Не забывайте, что уважение — основа успешного сотрудничества.

4. Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, гово-рите о доверии.

5. Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

6. Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.

 

7. Обсуждайте проблемы. Будьте объективны и профессиональны.

 

8. Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблем.

9. Призывайте шефа в свои наставники.

 

10. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управлен-ческую политику вашего шефа.

Одна из основных задач секретаря — умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя

 

с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и т.д.

 

В практике работы секретаря нередки случаи, когда ему прихо-дится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и  сотрудниками. Здесь многое зависит от гибкости поведения секретаря в  сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями.

 

Секретарю подчас приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, кон-тролировать их выполнение. При этом недопустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

 

Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с се-кретарями структурных подразделений своей организации, а также вышестоящих и подведомственных организаций.

 

6.3. Основные требования по ведению телефонных переговоров

 

Значительное время в течение рабочего дня у секретаря-референта занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в пере-писке, поездке в другую организацию и т.д. В обязанность секретаря

 

98 Тюменский государственный университет №ИК-00948

входит прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря — освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации.

 

Если говорить об этике телефонного общения, то необходимо придерживаться следующего:

 

zz говорить только по существу, о самом главном, без излишнихподробностей, кратко;

 

zz быть вежливым: доброжелательный тон, употребление вежли-вых форм общения, четкая дикция;

 

zz быть выдержанным: вести разговор терпеливо, без эмоций, спокойно;

 

zz нельзя передавать по телефону информацию, имеющую кон-фиденциальный характер;

 

zz недопустимо занимать служебный телефон разговорами поличным вопросам, особенно в присутствии посетителей.

 

Звонить на домашний телефон сотрудника по служебным вопро-сам можно только в случае острой необходимости.

 

Основные правила ведения телефонных переговоров, когда звонят секретарю, можно свести к следующему. Незамедлительно снять трубку, назвать организацию, представиться, выдержать паузу, дав время пред-ставиться абоненту. Затем, ответив на приветствие словами «добрый день», «здравствуйте», выяснить вопрос, по которому звонит абонент.

 

Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда и по ка-ким вопросам соединять абонента с руководителем. Принимая телефон-ный вызов, секретарь должен, назвав организацию и себя, в корректной форме выяснить, по какому вопросу звонит абонент, кто он, оценить срочность разговора. Зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь может переадресовать вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса.

 

В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов дру-гому сотруднику, следует сообщить абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон.

 

Если возникает необходимость для ответа абоненту навести справ-ку и отойти от телефона для поиска соответствующей информации, нужно предупредить об этом абонента. Если найти нужную информацию не представилось возможным, следует назвать абоненту точное время, когда он может перезвонить.

 

Недопустимо класть трубку, давая понять абоненту, что вы заня-ты, чтобы абонент больше не звонил. Такой «прием» свидетельствует о низкой культуре секретаря. Правильным будет ответить: «Извините, идет совещание. Позвоните, пожалуйста, через 20 минут».

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 99

Ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись пред-варительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.

 

В тех случаях, когда звонит секретарь, нужно придерживаться следующего.

 

1. Подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора. Уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения.

2. Набрав номер абонента и получив ответ, следует назвать себя и  фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом.

 

Во время междугородного телефонного разговора нужно назвать город, из которого вы звоните, затем себя, должность своего руководи-теля и наименование учреждения.

После взаимных представлений следует изложить причину, вызвав-шую необходимость разговора. Начать его можно словами: «мне пору-чено...», «мы вынуждены обратиться», — а затем изложить суть вопроса.

Если разговор должен вести руководитель, телефон переключается на его аппарат.

При передаче телефонограммы после представления говорят: «Примите телефонограмму» — и дают время собеседнику подготовить все необходимое для записи.

Заключительные слова телефонных переговоров зависят от их результата. В соответствии с правилами хорошего тона по завершении телефонного общения мужчина опускает трубку лишь после того, как

ее положила женщина, подчиненный — после старшего по положению.

 

В любом случае избыточность заключительных реплик нежелательна.

 

6.4. Задачи секретаря по подготовке сов對 щаний

В любой организации для решения вопросов, требующих колле­ гиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, засе-дания, конференции и т.п.

 

Нередко из-за плохой организации и подготовки совещаний они неоправданно затягиваются и являются малоэффективными.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возмож-ность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

 

100 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Если руководитель приглашен на совещание к руководителю высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить для него нужные документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

 

Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного сове-щания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководите-лю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким- либо причинам ситуация, требующая немедленного под-ключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания при-сутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь.

 

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за полторы-две недели до его про-ведения. Совместно с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, до-кладчиков, а также уточняет необходимость привлечения к подготовке совещания различных служб учреждения.

 

Следующий этап — оповещение участников совещания. Секретарь вместе с руководителем составляет текст телефонограммы, пригла­ шения.

 

За 1—1, 5 часа до начала совещания секретарь готовит для членов президиума папку с материалами совещания, чистую бумагу, каранда-ши простые и цветные (красные), скрепки, клеящую ленту, линейки, графин с чистой водой и стакан (для выступающих) или минеральную воду и т.п.

 

Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала сове-щания.

 

Если на совещание прибыли приглашенные, гости, их следует про-водить в зал и усадить в первых рядах. Остальные участники совещания размещаются произвольно.

 

Место руководителя — в середине стола президиума, остальные члены президиума размещаются в соответствии с рангом занимаемых должностей, почетные места — справа и слева от руководителя. Они предоставляются в первую очередь женщинам — участницам сове-щания.

 

Рабочее место стенографистки следует установить так, чтобы она хорошо слышала речи выступающих.

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 101

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется.

 

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязан-ности входят раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя; сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова; пред-упреждение о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.

 

По окончании совещания секретарь должен провести корректи-ровку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

 

На оформление протокола совещания отводят обычно два-три дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размно-жение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

 

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах со-вещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

 

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Устанавливать пепельницы и другие курительные принадлежности для участников совещания не следует.

 

Подготовка командировок руководителя

 

Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря.

 

Секретарь готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составля-ет и печатает программу командировки. В программе перечисляются: организации, которые планируется посетить; должностные лица, с  ко-торыми предполагается деловой контакт; вопросы, которые необходимо решить; а также проекты документов, закрепляющих эти решения. Устанавливаются такие технические детали, как адреса организаций, номера телефонов, имена и отчества должностных лиц и т.п.

 

Секретарь подбирает документы, собирает необходимые справки и  по указанию руководителя готовит материалы для выступления, те-зисы доклада, реферат.

 

В обязанности секретаря входят также детальная проработка марш-рута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы.

 

102 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Программа командировки в копии остается у секретаря с тем, чтобы можно было в любое время связаться с руководителем.

 

После возвращения руководителя из командировки секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет

 

о командировке.

 

⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒

Поделиться: