Автоматизация работы с документами на базе персонального компьютера

 

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение тру-дозатрат на документирование, обработку и передачу, использование

 

110 Тюменский государственный университет №ИК-00948

документной информации, усиление контроля исполнения и упорядо-чение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПК и  автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обес­ печена информационно-техническая совместимость средств вычисли­ тельной техники между собой и с централизованными базами данных.

 

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в  основном на АРМ в структурных подразделениях организации. До-кумент, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

 

Автоматизированная регистрация документов может произво-диться также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии организации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установ-ленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машин-ном (магнитном, оптическом и т.п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

 

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно- поисковая система, обеспечивающая­ сведениями обо всех документах и месте их нахожде-ния при помощи вывода информации на экран дисплея или изготов-ления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

 

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает опе-ративное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

 

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки со-стояния исполнения, сведения о переносе сроков и другое выводятся на экран дисплея.

 

Руководство организации должно нести ответственность за эф-фективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

 

Все сотрудники организации обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

В настоящее время рынок программных продуктов ПК предо-ставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволя­ющих организовать документооборот любой организации на  со-временном уровне. В качестве примера рассмотрим архитектуру про-

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 111

граммных средств электронного офиса фирмы Microsoft, являющейся признанным лидером в этой области, а также общий порядок создания основных видов документов с помощью этих программных средств.

 

В состав Microsoft Office входят следующие прикладные программы: Microsoft Word — универсальный редактор текстов и средство под-

готовки оригинал-макетов;

 

Microsoft Excel — электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями;

 

Microsoft Power Point — программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиапрезентаций;

Microsoft Access — система управления реляционными (перемен-ными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

 

Microsoft Outlook — информационная система для работы с элек-тронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов.

 

Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающие в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы.

 

Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым докумен-том осуществляется любым из четырех способов:

1) нажатием кнопки «Пуск» и выбором названия программы в  папке «Программы»;

2) щелчком по значку программы на панели Office;

 

3) открытием шаблона документа;

 

4) двойным щелчком на имени файла, содержащего документ Office, в «Проводнике» Windows или Microsoft Outlook.

Например, запуск Microsoft Word с помощью кнопки «Пуск» про-изводится следующим образом.

1. Нажмите кнопку «Пуск» на панели задач (кнопка «Пуск» рас-положена в левом нижнем углу экрана).

2. Выберите папку «Программы» и найдите в ней Microsoft Word. Программы, входящие в Office, перечислены в алфавитном порядке.

3. Щелкните на программе Microsoft Word. Открывается окно приложения Microsoft Word, изображенное на рис. 7.1.

Если нужно создать конкретный деловой документ, но при этом неясно, какое именно приложение Office следует для этого использо-вать, можно выполнить в меню «Пуск» команду «Создать документ» Microsoft Office (New Office Document) или же нажать правой кнопкой

 

мыши «Создать документ» (Start A New Document).

 

112 Тюменский государственный университет №ИК-00948

 

 

Рис. 7.1. Внешний вид окна Microsoft Word

 

Таким образом, современные ПК предоставляют пользователю широкие возможности для создания разнообразных документов в  крат-чайшие сроки.

 

Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым разным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них явля-ется недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом. Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПК:

 

zz создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов;

zz периодически освобождать память компьютера от исполненных

и заархивированных документов, а также черновиков (копий);

 

zz ограничивать доступ исполнителей (операторов) к документам;

zz использовать в работе специализированные программы защиты

 

от вирусов для проверки поступающих данных извне и периодического тестирования собственного компьютера;

 

zz использовать БПУ (блоки бесперебойного питания).

 

Тюменский государственный университет №ИК-00948 113

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться: